Hybride werken is blijvend. De combinatie van thuiswerken en werken op locatie is voor veel mensen het beste van twee werelden. Toch komt er het nodige bij kijken voor jouw organisatie om hybride werken te laten slagen. Daarom moet je een duidelijk beleid hebben voor hybride werken. Je moet rekening houden met de nadelen van hybride werken maar ook wat het voor jou en je medewerkers oplevert.
In deze guide lees je het antwoord op al je vragen over het hybride werken.
Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de locatie waar je je werk doet. Bij hybride werken is de werklocatie niet leidend maar het type werk, het doel van de activiteit, de mate van contact met anderen en de persoonlijke voorkeuren van werknemers en klanten.
Meer weten? Lees onze whitepaper over het hybride werken
Je houdt als organisatie veel ruimte over als niet iedereen continu aanwezig is. Die ruimte kun je weer gebruiken voor faciliteiten die je medewerkers eigenlijk nodig hebben, maar waar je nooit plek voor had:
Je medewerkers voelen zich gemotiveerd wanneer zij hun eigen plaats en tijd kunnen bepalen. Dit maakt hen blijer en effectiever:
Veel managers zijn bang dat de bedrijfscultuur ten dode is opgeschreven wanneer medewerkers minder vaak op kantoor zijn. Maar de kans is groot dat je medewerkers wanneer ze naar kantoor komen in het hybride werkmodel veel meer openstaan voor sociaal contact, samenwerken en gezelligheid.
Meer weten? Lees dan deze blog over de voor- en nadelen van het hybride werken.
Om wendbaar te zijn moeten je medewerkers een flexibele manier van werken hebben. Het is gebleken dat medewerkers sneller veranderingen kunnen doorvoeren, wanneer zij vrij zijn in hun manier van werken.
Een hybride werkmodel helpt hierbij:
Om je mensen aan boord te houden en nieuw talent aan te trekken, moet je een hybride manier van werken faciliteren. Er is een groot tekort aan toptalent en in de toekomst wordt dit tekort alleen maar groter.
Voor organisaties die hun medewerkers dwingen om na de coronapandemie weer fulltime naar kantoor te komen, is een verlies tijdens deze ´war´ onvermijdelijk. Want dit gaat dwars in tegen de waardes van vrijheid, gelijkheid en flexibiliteit die nu voor veel mensen bovenaan staan.
’Netflixificatie’ of democratisering van de ict – de manier waarop mensen privé met apps omgaan – zorgt dat medewerkers andere verwachtingen hebben van werk. Ze willen op werk net zo intuïtief gebruik kunnen maken van techniek als thuis. Dat betekent dat je hier als organisatie op in moet spelen, wil je je medewerkers behouden.
Benieuwd naar ondersteunende statistieken voor deze redenen? Lees dan deze blog over de redenen waarom een hybride werkplek belangrijk is.
Veel organisaties denken dat iedereen in de organisatie ongeveer hetzelfde wil. Maar dat klopt niet. De prioriteiten verschillen per medewerker. Maak je keuze echt met en vanuit je medewerker.
Wanneer je start met het implementeren van het hybride werken is het daarom belangrijk om feedback op te halen uit alle hoeken van de organisatie. Dat kan door:
Geef je medewerkers een aantal opties om uit te kiezen. Maar maak deze opties niet te uitgebreid. Laat ze bijvoorbeeld kiezen uit:
Ontwikkel een kantooromgeving die gebaseerd is op ABW. Zo creëer je niet alleen een ruimte die past bij de werkzaamheden, maar ook een cultuur van verbinding, inspiratie, vertrouwen en autonomie. Een plaats waar je medewerker centraal staat en zijn werk met plezier uitvoert.
De techniek moet voldoen aan de wensen van al jouw medewerkers. Het moet een veilige, toekomstbestendige werkplek zijn die met jouw medewerkers kan meegroeien. Zorg dat deze werkplek cloudgebaseerd, data-centrisch en veilig is en communicatie met elkaar centraal zet.
Het pand moet ervoor zorgen dat medewerkers ook remote de complete employee experience mee krijgen. Zo doe je dat:
De waarde van de nieuwe technologie komt pas echt tot zijn recht bij volledige adoptie van de eindgebruiker. Omdat er zoveel veranderingen plaatsvinden bij een nieuwe werkwijze is een adoptietraject cruciaal. Concreet zou een adoptietraject het volgende moeten opleveren:
Vóór het tijdperk van het hybride werken was de bedrijfscultuur vanzelfsprekend. Maar met hybride werken moeten we er proactief mee aan de slag. Zorg er in ieder geval voor:
Vul de technische kennis van je medewerkers continu aan. Zorg echt dat je medewerkers technisch wendbaarder worden. Levenslang leren en een learning culture zijn dan het antwoord.
Leestip: bekijk deze blog voor een uitgebreide checklist van de 7 stappen voor het hybride werken.
Vorm een visie op de centrale manier van werken. Kijk hierbij naar alles wat er komt kijken bij het hybride werken. Van de juiste tooling voor de informatiehuishouding tot de hoeveelheid online meetings. Denk aan:
Achterhaal de mening van de organisatie door bijvoorbeeld een klankbordgroep op te stellen. Ga met afgevaardigden uit de organisatie het gesprek aan en test met hen de mogelijkheden van de nieuwe werkwijze.
Geef de directie de rol van boodschapper en ondersteuner in de communicatie van het hybride werken. Om het meeste resultaat hieruit te halen moet je:
De ‘snelle-informatiewisseling-cultuur’ is cruciaal voor het succes van je organisatie. Door het hybride werken verdwijnt die snelle informatiewisseling steeds meer.
Om de snelle informatiewisseling-cultuur toch te boosten in het hybride tijdperk kun je een aantal manieren inzetten. Zorg voor een laagdrempelige manier om kennis te delen en op te halen:
Stimuleer mensen om elkaar regelmatig te zien. Samenwerking en acceptatie van elkaar gaat dan veel beter.
De kracht van herhaling is cruciaal om de nieuwe werkwijze van hybride werken tot een succes te maken. Dit is vooral belangrijk voor nieuwe medewerkers of medewerkers die moeite hebben met de nieuwe werkwijze. Door successen en regels te blijven herhalen, zorg je dat de nieuwe werkwijze niet verwatert. Herhaal het nut van de nieuwe werkwijze en varieer hierbij in je berichten en kanalen.
Evalueer de voortgang van de nieuwe werkwijze regelmatig. Plan voor de komende maanden momenten in waarbij je de veranderingen die je hebt bedacht toetst op succes. Je kunt dit doen volgens de Plan-Do-Check-Act-manier.
Meer weten over succesvol verandermanagement van het hybride werken?
‘Samen rondhangen’ en informele kletspraatjes zorgen voor goede interne connecties, geïnformeerde medewerkers en nieuwe ideeën. Wanneer mensen niet (veel) op kantoor zijn komen deze zaken onder druk te staan.
Verbind mensen zowel online als offline proactief met elkaar. Tips om dit aan te pakken:
De missie, waarden en bedrijfscultuur uiten zich in het gedrag van mensen en bijvoorbeeld in de vormgeving van de ruimtes. Maar juist dit soort dingen komen digitaal en op afstand veel minder over. Hiermee ontstaat het risico dat deze belangrijke pijlers en drijfveren minder leven bij je medewerkers.
De offline-ervaring blijft onmisbaar in het tastbaar maken van de missie, waarden en bedrijfscultuur. Daarom blijft het belangrijk om elkaar regelmatig face-to-face te zien. Ook kun je mensen digitaal aangehaakt houden op dit vlak:
Kijktip: webinar over het hybride werken
Nu mensen minder vaak (of niet) op kantoor zijn, komen zij automatisch ook minder snel het management tegen. Dit contact is juist essentieel voor goede interne communicatie.
Je kunt de dialoog met het management op verschillende manieren stimuleren:
Voor het samenwerken liggen de uitdagingen bij hybride werken vooral op het vlak van onderlinge betrokkenheid en het samen tot creativiteit komen.
Er zijn steeds meer tools en werkvormen die gezamenlijke creativiteit online bevorderen. Denk aan:
Ook de onderlinge betrokkenheid kun je binnen het hybride werkmodel op verschillende manieren bevorderen:
Wil je nog meer lezen over het optimaliseren van de communicatie bij hybride werken? Lees dan deze blog boordevol tips.
Je uitgangspunt voor de hybride werkplek moet zijn dat het nauwelijks uit mag maken of je op kantoor of op afstand werkt. Elke werknemer functioneert als volwaardig teamlid, waar hij of zij op dat moment ook is. De werkplek moet voldoen aan de wensen van al jouw medewerkers.
Het moet een veilige, toekomstbestendige werkplek zijn die met al jouw medewerkers kan meegroeien. Daarnaast moet de apparatuur op meerdere locaties prettig inzetbaar zijn. Vaak zijn er nog wel wat technische aanpassingen nodig om alles uit het hybride werken te halen:
Wil je concreet weten wat je kunt doen om de ict-infrastructuur aan te passen op het hybride werken?
Je kunt niet elk indivdu als uitgangspunt nemen voor het hybride werken. Persona’s gebruiken is een goede manier om rekening te houden met verschillende gebruikersgroepen. Breng per persona in kaart wat dit type werknemer nodig heeft en hoeveel hij of zij waarschijnlijk aanwezig zal zijn.
Met een klankbordgroep denk je na over de details van het hybride werken. Het is belangrijk dat deze klankbordgroep een representatieve mix vormt van medewerkers die de persona’s vertegenwoordigen. Zo neem je ieders perspectief mee.
Blijf regelmatig peilen of de werkplek nog steeds bevalt voor je medewerkers. Stuur bijvoorbeeld regelmatige enquêtes uit en ga in gesprek met de klankbordgroep. Gebaseerd op deze informatie kun je de werkplek aanpassen. Probeer die flexibiliteit dus echt te behouden.
In deze blog lees je een compleet overzicht van wat jouw medewerkers nodig hebben voor het hybride werken. Ook lees je hier hoe OGD het hybride werken heeft geïntroduceerd.
Om de transitie naar het werken op kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen is een goede voorbereiding belangrijk. Daarom vind je hier de 4 belangrijkste tips voor het geschikt maken van je kantoor voor hybride werken:
Voor een soepele overgang moet je weten wat de behoeften en wensen van je medewerkers zijn. Een grootschalige enquête is een goede eerste stap, maar het liefst vraag je regelmatig om input. Dit kan via:
Zo kom je erachter wat je organisatie nog kan verbeteren. Daardoor kom je tot de juiste nieuwe situatie voor jouw kantoorpand.
Om het kantoor goed in te richten wil je weten hoeveel werkplekken je nodig hebt. Daarnaast is het goed om na te denken over wat je met de rest van de ruimte doet.
Gebruik de input van je medewerkers om te kijken hoeveel dagen ze naar kantoor willen en waarom. Op basis van deze informatie kun je het kantoor inrichten op Activity Based Working: je creëert ruimtes die afgestemd zijn op de activiteiten van je medewerkers, waarbij elke ruimte zich bij uitstek leent voor één soort activiteit.
Bij het inrichten van het kantoor zet je techniek op de eerste plaats. Zorg daarom voor zoveel mogelijk ondersteunende aspecten die een live-gesprek nabootsen. Denk aan een goede camera, goede speaker en een digitaal whiteboard. Maak gebruik van productiviteits-apps zoals Microsoft Teams.
Het opnieuw inrichten van je kantoor voor het hybride werken biedt kansen voor het verbeteren van het welzijn voor je medewerkers. Stel hen centraal en denk ook na over wat hen blij maakt. Misschien een sportzaal, creatieve ruimte, massagestoel of meer groen in het gebouw.
Whitepaper: lees hier hoe je de productiviteit binnen je organisatie verhoogt met Microsoft 365
Een goede oplossing om het hybride werken te faciliteren is een reserveringssysteem. Laat teams en individuele medewerkers ruimtes en werkplekken reserveren, zodat je medewerkers altijd verzekerd zijn van een plekje op kantoor. Zo’n systeem zet je bijvoorbeeld al eenvoudig in elkaar met een simpele PowerApp.
Permanent hybride werken is een flink verandertraject. Stel daarom in ieder geval een communicatieplan op. Deze vier tips kunnen daarbij helpen:
Hybride werken heeft de toekomst. Maar het is belangrijk om een beleid voor hybride werken klaar te hebben. De juiste voorbereiding is het halve werk. Wil je nog meer inzichten in het hybride werken? Wij schreven een whitepaper over het hybride werken.
Je vindt hier het antwoord op de vraag: hoe laten we het hybride model werken? Download de whitepaper en ontvang:
OGD levert ict-diensten op het gebied van infrastructuur, end-user management en software-ontwikkeling. Dat doen we in de vorm van outsourcing, projecten, advies en ict-professionals.
Bij OGD zijn we eerlijk en willen we altijd blijven leren. We zijn inventief en maken samen lol. Al 30 jaar lang.
© 2022 OGD ict-diensten.
Algemene voorwaarden | Algemene inkoopvoorwaarden | Privacyverklaring
Nog geen reacties
Reageer als eerste