Het juiste beleid voor hybride werken: de ultieme guide

Hybride werken is blijvend. De combinatie van thuiswerken en werken op locatie is voor veel mensen het beste van twee werelden. Toch komt er het nodige bij kijken voor jouw organisatie om hybride werken te laten slagen. Daarom moet je een duidelijk beleid hebben voor hybride werken. Je moet rekening houden met de nadelen van hybride werken maar ook wat het voor jou en je medewerkers oplevert.

In deze guide lees je het antwoord op al je vragen over het hybride werken.

1. Wat is hybride werken?
2. Wat zijn de voor- en nadelen van hybride werken?
3. Waarom is hybride werken nodig voor je organisatie?
4. Wat zijn tips om te starten met het hybride werken?
5. Hoe zorg je dat iedereen binnen je organisatie aan de slag gaat met hybride werken?
6. Hoe houd je de communicatie goed tijdens het hybride werken?
7. Hoe richt je de ict-infrastructuur in op het hybride werken?
8. Hoe zorg je dat het hybride werken past bij elke medewerker?
9. Hoe maak je het kantoor geschikt voor het hybride werken?

1. Wat is hybride werken?

Hybride werken staat voor het flexibel kiezen van de locatie waar je je werk doet. Bij hybride werken is de werklocatie niet leidend maar het type werk, het doel van de activiteit, de mate van contact met anderen en de persoonlijke voorkeuren van werknemers en klanten.

Meer weten? Lees onze whitepaper over het hybride werken

2. Wat zijn de voor- en nadelen van hybride werken?

De voordelen van hybride werken

1. Hybride werken is ruimte-efficiënt

Je houdt als organisatie veel ruimte over als niet iedereen continu aanwezig is. Die ruimte kun je weer gebruiken voor faciliteiten die je medewerkers eigenlijk nodig hebben, maar waar je nooit plek voor had:

• een aantrekkelijke, sociale plek waar collega’s elkaar laagdrempelig ontmoeten;
• stilteruimtes;
• flexibele vergaderruimtes;
• scrumruimtes;
• of iets vernieuwends als een creatief atelier.

2. Hybride werken motiveert je medewerkers

Je medewerkers voelen zich gemotiveerd wanneer zij hun eigen plaats en tijd kunnen bepalen. Dit maakt hen blijer en effectiever:

• Je sluit hierbij als werkgever aan op de trend van het activity based working (ABW). Je erkent dat je medewerkers verschillende activiteiten voor hun werk uitvoeren en daardoor verschillende werkomgevingen, technologie en werksferen nodig hebben om het meest effectief te zijn.
• De kans dat je werknemers aan boord blijven bij jouw organisatie is groter met de mogelijkheid om hybride te werken. De thuiswerkperiode heeft ervoor gezorgd dat medewerkers hun flexibiliteit niet meer willen inleveren.

3. Hybride werken kan een boost zijn voor je bedrijfscultuur

Veel managers zijn bang dat de bedrijfscultuur ten dode is opgeschreven wanneer medewerkers minder vaak op kantoor zijn. Maar de kans is groot dat je medewerkers wanneer ze naar kantoor komen in het hybride werkmodel veel meer openstaan voor sociaal contact, samenwerken en gezelligheid.

Meer weten? Lees dan deze blog over de voor- en nadelen van het hybride werken.

3. Waarom is hybride werken nodig voor je organisatie?

1. Een hybride model maakt je organisatie wendbaarder

Om wendbaar te zijn moeten je medewerkers een flexibele manier van werken hebben. Het is gebleken dat medewerkers sneller veranderingen kunnen doorvoeren, wanneer zij vrij zijn in hun manier van werken.

Een hybride werkmodel helpt hierbij:

• 94 procent van de werkgevers vindt hun thuiswerkende medewerkers net zo productief of productiever dan voor de thuiswerkperiode.
• 82 procent van de medewerkers die startten met thuiswerken ervoer dat ze taken sneller afkreeg.

2. Een hybride model als wapen in de ´War on Talent´

Om je mensen aan boord te houden en nieuw talent aan te trekken, moet je een hybride manier van werken faciliteren. Er is een groot tekort aan toptalent en in de toekomst wordt dit tekort alleen maar groter.

Voor organisaties die hun medewerkers dwingen om na de coronapandemie weer fulltime naar kantoor te komen, is een verlies tijdens deze ´war´ onvermijdelijk. Want dit gaat dwars in tegen de waardes van vrijheid, gelijkheid en flexibiliteit die nu voor veel mensen bovenaan staan.

Meer inzichten? Download onze whitepaper over de werkplek van de toekomst. 

3. Een hybride model als logisch gevolg van 'netflixificatie' van de ict

’Netflixificatie’ of democratisering van de ict – de manier waarop mensen privé met apps omgaan – zorgt dat medewerkers andere verwachtingen hebben van werk. Ze willen op werk net zo intuïtief gebruik kunnen maken van techniek als thuis. Dat betekent dat je hier als organisatie op in moet spelen, wil je je medewerkers behouden.

Benieuwd naar ondersteunende statistieken voor deze redenen? Lees dan deze blog over de redenen waarom een hybride werkplek belangrijk is.

4. Wat zijn tips om te starten met het hybride werken?

Het onderzoek: wat willen je medewerkers?

1. Breng in kaart hoe je medewerkers willen werken en stel persona's op

Veel organisaties denken dat iedereen in de organisatie ongeveer hetzelfde wil. Maar dat klopt niet. De prioriteiten verschillen per medewerker. Maak je keuze echt met en vanuit je medewerker.

Wanneer je start met het implementeren van het hybride werken is het daarom belangrijk om feedback op te halen uit alle hoeken van de organisatie. Dat kan door:

• Het uitsturen van een enquête waarin medewerkers kunnen aangeven wat ze belangrijk vinden.
• Het opstellen van persona’s om de ervaring op maat te maken voor verschillende typen medewerkers. 

2. Geef keuzemogelijkheden voor de nieuwe werkwijze

Geef je medewerkers een aantal opties om uit te kiezen. Maar maak deze opties niet te uitgebreid. Laat ze bijvoorbeeld kiezen uit:

• de plaats waar medewerkers willen werken;
• het aantal dagen per week dat medewerkers remote willen werken.

3. Neem activity based working als basis voor het ontwerp van de werkplek

Ontwikkel een kantooromgeving die gebaseerd is op ABW. Zo creëer je niet alleen een ruimte die past bij de werkzaamheden, maar ook een cultuur van verbinding, inspiratie, vertrouwen en autonomie. Een plaats waar je medewerker centraal staat en zijn werk met plezier uitvoert. 

Het ontwerp: zorg dat alles de nieuwe manier van werken faciliteert

4. Zorg voor een stabiele technische basis en zet een hybride-vriendelijk pand op

De techniek moet voldoen aan de wensen van al jouw medewerkers. Het moet een veilige, toekomstbestendige werkplek zijn die met jouw medewerkers kan meegroeien. Zorg dat deze werkplek cloudgebaseerd, data-centrisch en veilig is en communicatie met elkaar centraal zet.

Het pand moet ervoor zorgen dat medewerkers ook remote de complete employee experience mee krijgen. Zo doe je dat:

• Zorg voor de juiste camera’s en microfoons: de camera’s en microfoons moeten perfect op elkaar afgestemd zijn.
• Zorg dat je alle live features bij de hand hebt zoals: live reacties, live captions en live transcriptie.

5. Besteed veel aandacht aan de adoptie van de nieuwe technologie

De waarde van de nieuwe technologie komt pas echt tot zijn recht bij volledige adoptie van de eindgebruiker. Omdat er zoveel veranderingen plaatsvinden bij een nieuwe werkwijze is een adoptietraject cruciaal. Concreet zou een adoptietraject het volgende moeten opleveren:

• alle medewerkers weten dat er een nieuwe ict-oplossing is voor het hybride werken;
• medewerkers snappen waarom een nieuwe manier van werken nodig is;
• medewerkers weten wat de oplossing moet opleveren in hun dagelijkse werkzaamheden;
• medewerkers gaan volgens de nieuwe manier aan het werk.

De nazorg: ondersteun je medewerker met technische kennis en ondersteuning

6. Bewaak en behoud je bedrijfscultuur

Vóór het tijdperk van het hybride werken was de bedrijfscultuur vanzelfsprekend. Maar met hybride werken moeten we er proactief mee aan de slag. Zorg er in ieder geval voor:

• dat je organisatie vertrouwen en transparantie ademt;
• teams de mogelijkheid hebben om elkaar frequent te zien;
• dat er passend leiderschap is en dat managers van zich laten horen en toegankelijk zijn.

7. Maak je medewerkers technisch wendbaar op de lange termijn

Vul de technische kennis van je medewerkers continu aan. Zorg echt dat je medewerkers technisch wendbaarder worden. Levenslang leren en een learning culture zijn dan het antwoord. 

Leestip: bekijk deze blog voor een uitgebreide checklist van de 7 stappen voor het hybride werken.

5. Hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen je organisatie aan de slag gaat met hybride werken?

Tip 1. Vorm als organisatie een visie op de centrale manier van werken

Vorm een visie op de centrale manier van werken. Kijk hierbij naar alles wat er komt kijken bij het hybride werken. Van de juiste tooling voor de informatiehuishouding tot de hoeveelheid online meetings. Denk aan:

• De juiste tooling voor de informatiehuishouding: een goed georganiseerde informatiehuishouding is cruciaal..
• De verhoudingen tussen thuiswerken en op kantoor werken: stel binnen je organisatie persona’s op en onderzoek hoe je de bedrijfscultuur levendig houdt.
• Het beleid: zorg met een duidelijk beleid dat managers, medewerkers en teamleiders weten waar ze aan toe zijn.  

Tip 2. Vorm een klankbordgroep en vertegenwoordig de mening van de hele organisatie

Achterhaal de mening van de organisatie door bijvoorbeeld een klankbordgroep op te stellen. Ga met afgevaardigden uit de organisatie het gesprek aan en test met hen de mogelijkheden van de nieuwe werkwijze.

Tip 3. Geef de directie een grote rol bij de communicatie van het hybride werken

Geef de directie de rol van boodschapper en ondersteuner in de communicatie van het hybride werken. Om het meeste resultaat hieruit te halen moet je:

• Het hybride werken aankondigen als iets nieuws.
• Niet alleen het ‘wat’ van het hybride werken goed uitleggen, maar vooral ook het ‘waarom’. Gebruik hiervoor de ADKAR-methode. In deze blog lees je hoe dat werkt.  
• Navolging geven aan deze boodschap.

Tip 4. Vind alternatieven voor de ‘snelle-informatiewisseling-cultuur’

De ‘snelle-informatiewisseling-cultuur’ is cruciaal voor het succes van je organisatie. Door het hybride werken verdwijnt die snelle informatiewisseling steeds meer.

Om de snelle informatiewisseling-cultuur toch te boosten in het hybride tijdperk kun je een aantal manieren inzetten. Zorg voor een laagdrempelige manier om kennis te delen en op te halen:

• Online kan dat via het intranet. Laat het management hier regelmatig updates plaatsen over organisatienieuws. Medewerkers moeten hier makkelijk op kunnen reageren met commentaren.
• Op kantoor kun je ruimtes ontwerpen die speciaal geschikt zijn voor sociale uitwisseling. Denk aan ruimtes met de juiste vormgeving en plekken voor face-to-face kennisuitwisseling.

Tip 5. Zorg voor regelmatig samenzijn

Stimuleer mensen om elkaar regelmatig te zien. Samenwerking en acceptatie van elkaar gaat dan veel beter.

Tip 6. Gebruik de kracht van herhaling voor structurele verandering

De kracht van herhaling is cruciaal om de nieuwe werkwijze van hybride werken tot een succes te maken. Dit is vooral belangrijk voor nieuwe medewerkers of medewerkers die moeite hebben met de nieuwe werkwijze. Door successen en regels te blijven herhalen, zorg je dat de nieuwe werkwijze niet verwatert. Herhaal het nut van de nieuwe werkwijze en varieer hierbij in je berichten en kanalen.

Tip 7. Evalueer het hybride werken regelmatig

Evalueer de voortgang van de nieuwe werkwijze regelmatig. Plan voor de komende maanden momenten in waarbij je de veranderingen die je hebt bedacht toetst op succes. Je kunt dit doen volgens de Plan-Do-Check-Act-manier. 

Meer weten over succesvol verandermanagement van het hybride werken?

6. Hoe houd je de communicatie goed tijdens het hybride werken?

Uitdaging 1: Minder makkelijk op de hoogte en minder dialoog

‘Samen rondhangen’ en informele kletspraatjes zorgen voor goede interne connecties, geïnformeerde medewerkers en nieuwe ideeën. Wanneer mensen niet (veel) op kantoor zijn komen deze zaken onder druk te staan.

Oplossing: stimuleer (spontane) ontmoetingen tussen medewerkers

Verbind mensen zowel online als offline proactief met elkaar. Tips om dit aan te pakken:

• Versterk de digitale wandelgang: gebruik sociaal intranet om alle belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie online te delen.
• Stimuleer medewerkers om regelmatige updates te delen met de hele organisatie over hun projecten, uitdagingen en behaalde resultaten.
• Maak het kantoor geschikt voor sociale uitwisseling. Lees in deze blog hoe je je kantoor geschikt maakt voor sociale interacties.

Uitdaging 2: De missie, waarden en bedrijfscultuur van de organisatie zijn minder tastbaar

De missie, waarden en bedrijfscultuur uiten zich in het gedrag van mensen en bijvoorbeeld in de vormgeving van de ruimtes. Maar juist dit soort dingen komen digitaal en op afstand veel minder over. Hiermee ontstaat het risico dat deze belangrijke pijlers en drijfveren minder leven bij je medewerkers.

Oplossing: Houd mensen actief aangehaakt bij de missie en bedrijfscultuur

De offline-ervaring blijft onmisbaar in het tastbaar maken van de missie, waarden en bedrijfscultuur. Daarom blijft het belangrijk om elkaar regelmatig face-to-face te zien. Ook kun je mensen digitaal aangehaakt houden op dit vlak:

• Teamleiders zijn een belangrijke schakel in het tastbaar maken van de missie en de juiste waarden en cultuur. Laat hen vaak aan teams terugkoppelen hoe hun bezigheden passen binnen de strategie van de organisatie.
• Creëer een sterk onboardingsproces waarbij nieuwe medewerkers uitvoerig in contact komen met de missie, waarden en bedrijfscultuur.
• Druk de bedrijfscultuur duidelijk uit in je pand(en). In deze blog lees je hoe je het beste cultuur uit in je kantoorpand.

Kijktip: webinar over het hybride werken

Uitdaging 3: Het management is op afstand moeilijker benaderbaar

Nu mensen minder vaak (of niet) op kantoor zijn, komen zij automatisch ook minder snel het management tegen. Dit contact is juist essentieel voor goede interne communicatie.

Oplossing: Verlaag de drempel tot het management

Je kunt de dialoog met het management op verschillende manieren stimuleren:

• Creëer een digitale plek op het intranet voor contact met het management. Medewerkers kunnen hier laagdrempelig vragen stellen via een berichtje. En het management kan er zelf korte updates plaatsen.
• Laat leidinggevenden een schakelfunctie vervullen in het contact met het management. Zij zien zowel de medewerkers als het management regelmatig. Daarom is het belangrijk dat zij het organisatienieuws periodiek bespreken met hun team.

Uitdaging 4: Effectief samenwerken is lastiger als je niet naast elkaar zit

Voor het samenwerken liggen de uitdagingen bij hybride werken vooral op het vlak van onderlinge betrokkenheid en het samen tot creativiteit komen. 

Oplossing: Zet tools in voor creativiteit en blijf samen lol maken

Er zijn steeds meer tools en werkvormen die gezamenlijke creativiteit online bevorderen. Denk aan:

• digitale whiteboards;
• idea jams;
• het inzetten van facilitators.

Ook de onderlinge betrokkenheid kun je binnen het hybride werkmodel op verschillende manieren bevorderen:

• Plan wekelijkse en dagelijkse teammeetings in om elkaar op de hoogte te houden.
• Laat teams regelmatig aanwezig zijn op kantoor om samen te werken. Uit onderzoek blijkt dat de onderlinge betrokkenheid dan weer flink toeneemt.
• Zorg dat teams regelmatig – en vaker dan voorheen - leuke gedeelde ervaringen hebben, zoals een wekelijkse borrel op kantoor of een digitaal spel.
• Besteed extra aandacht aan nieuwe medewerkers, voor hen is de uitdaging van betrokkenheid met de organisatie nog groter.

Wil je nog meer lezen over het optimaliseren van de communicatie bij hybride werken? Lees dan deze blog boordevol tips.

7. Hoe richt je je ict-infrastructuur in op het hybride werken?

Je uitgangspunt voor de hybride werkplek moet zijn dat het nauwelijks uit mag maken of je op kantoor of op afstand werkt. Elke werknemer functioneert als volwaardig teamlid, waar hij of zij op dat moment ook is. De werkplek moet voldoen aan de wensen van al jouw medewerkers.

Het moet een veilige, toekomstbestendige werkplek zijn die met al jouw medewerkers kan meegroeien. Daarnaast moet de apparatuur op meerdere locaties prettig inzetbaar zijn. Vaak zijn er nog wel wat technische aanpassingen nodig om alles uit het hybride werken te halen:

• De ict-infrastructuur moet het effectief faciliteren van de samenwerking op afstand ondersteunen. Kies vooral voor technieken en applicaties die cloudgebaseerd zijn. Cloudgebaseerde applicaties hebben weinig verbinding nodig om goed te functioneren. Zorg er daarnaast ook voor dat je kantoor is ingericht op het hybride werken en dat de techniek goed geïntegreerd is.
• Een sterke cybersecurity is nodig voor een hybride ict-infrastructuur. Security verloopt in een hybride werksituatie eigenlijk alleen goed met een ‘zero trust-aanpak’. Hierbij toets je de toegang van gebruikers tot applicaties en informatie continu. Je controleert bij elke inlogpoging de betrouwbaarheid van een apparaat, applicatie en gebruiker.

Wil je concreet weten wat je kunt doen om de ict-infrastructuur aan te passen op het hybride werken?

8. Hoe zorg je dat het hybride werken past bij elke medewerker?

1. Onderzoek wat medewerkers willen en creëer persona’s

Je kunt niet elk indivdu als uitgangspunt nemen voor het hybride werken. Persona’s gebruiken is een goede manier om rekening te houden met verschillende gebruikersgroepen. Breng per persona in kaart wat dit type werknemer nodig heeft en hoeveel hij of zij waarschijnlijk aanwezig zal zijn. 

2. Stel een klankbordgroep samen

Met een klankbordgroep denk je na over de details van het hybride werken. Het is belangrijk dat deze klankbordgroep een representatieve mix vormt van medewerkers die de persona’s vertegenwoordigen. Zo neem je ieders perspectief mee.

3. Onderzoek regelmatig of de hybride werkplek nog steeds bevalt voor je medewerkers.

Blijf regelmatig peilen of de werkplek nog steeds bevalt voor je medewerkers. Stuur bijvoorbeeld regelmatige enquêtes uit en ga in gesprek met de klankbordgroep. Gebaseerd op deze informatie kun je de werkplek aanpassen. Probeer die flexibiliteit dus echt te behouden.

In deze blog lees je een compleet overzicht van wat jouw medewerkers nodig hebben voor het hybride werken. Ook lees je hier hoe OGD het hybride werken heeft geïntroduceerd.

9. Hoe maak je het kantoor geschikt voor hybride werken?

Om de transitie naar het werken op kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen is een goede voorbereiding belangrijk. Daarom vind je hier de 4 belangrijkste tips voor het geschikt maken van je kantoor voor hybride werken:

1. Verzamel input van je medewerkers voor het hybride werken

Voor een soepele overgang moet je weten wat de behoeften en wensen van je medewerkers zijn. Een grootschalige enquête is een goede eerste stap, maar het liefst vraag je regelmatig om input. Dit kan via:

• een discussie op het intranet;
• frequente bijeenkomsten van een klankbordgroep;
• de input van teams via hun manager of teamleider. 

Zo kom je erachter wat je organisatie nog kan verbeteren. Daardoor kom je tot de juiste nieuwe situatie voor jouw kantoorpand.

2. Evalueer het kantoor voor hybride werken

Om het kantoor goed in te richten wil je weten hoeveel werkplekken je nodig hebt. Daarnaast is het goed om na te denken over wat je met de rest van de ruimte doet.

Gebruik de input van je medewerkers om te kijken hoeveel dagen ze naar kantoor willen en waarom. Op basis van deze informatie kun je het kantoor inrichten op Activity Based Working: je creëert ruimtes die afgestemd zijn op de activiteiten van je medewerkers, waarbij elke ruimte zich bij uitstek leent voor één soort activiteit.

Bij het inrichten van het kantoor zet je techniek op de eerste plaats. Zorg daarom voor zoveel mogelijk ondersteunende aspecten die een live-gesprek nabootsen. Denk aan een goede camera, goede speaker en een digitaal whiteboard. Maak gebruik van productiviteits-apps zoals Microsoft Teams.

Het opnieuw inrichten van je kantoor voor het hybride werken biedt kansen voor het verbeteren van het welzijn voor je medewerkers. Stel hen centraal en denk ook na over wat hen blij maakt. Misschien een sportzaal, creatieve ruimte, massagestoel of meer groen in het gebouw.

Whitepaper: lees hier hoe je de productiviteit binnen je organisatie verhoogt met Microsoft 365

3. Faciliteer het hybride samenwerken op kantoor

Een goede oplossing om het hybride werken te faciliteren is een reserveringssysteem. Laat teams en individuele medewerkers ruimtes en werkplekken reserveren, zodat je medewerkers altijd verzekerd zijn van een plekje op kantoor. Zo’n systeem zet je bijvoorbeeld al eenvoudig in elkaar met een simpele PowerApp.

4. Betrek je medewerkers bij het hybride werken met het juiste communicatieplan

Permanent hybride werken is een flink verandertraject. Stel daarom in ieder geval een communicatieplan op. Deze vier tips kunnen daarbij helpen:

1. Kies voor communicatie die past bij de bedrijfscultuur.
2. Geef mensen de tijd om te wennen aan de verandering.
3. Leun op de kracht van herhaling.
4. Zorg voor continue feedback.

Aan de slag met hybride werken?

Hybride werken heeft de toekomst. Maar het is belangrijk om een beleid voor hybride werken klaar te hebben. De juiste voorbereiding is het halve werk. Wil je nog meer inzichten in het hybride werken? Wij schreven een whitepaper over het hybride werken.

Je vindt hier het antwoord op de vraag: hoe laten we het hybride model werken? Download de whitepaper en ontvang:

• een overzicht van de trends en ontwikkelingen die onze bedrijfsvoering vormen;
• inzichten in hoe deze veranderingen onze werkplek beïnvloeden;
• antwoord op de vraag hoe we hybride werken vormgeven;
• OGD's visie op de toekomstige werkplek.