De belangrijkste uitdagingen voor de interne communicatie bij hybride werken

De nieuwste geruchten oppikken doordat twee collega’s naast je erover praten? Of even binnenstappen bij het management met een kritische vraag? Dat gaat sinds de pandemie een stuk lastiger. En daarmee zorgt het thuiswerken – en straks het hybride werken - voor uitdagingen op het gebied van interne communicatie.

Want hoe houd je elkaar op de hoogte als je elkaar minder vaak spreekt? En wat gebeurt er met de spontane interacties die de banden warm houden en nieuwe ideeën opleveren?

In deel één van deze blogserie zet ik de belangrijkste uitdagingen voor de interne communicatie op een rij. Volgende week bespreek ik in deel twee voor elke uitdaging hoe je erop inspeelt. Want – gelukkig – oplossingen zijn er genoeg!

Uitdagingen van hybride werken voor de interne communicatie

Uitdaging 1: minder op de hoogte en minder dialoog

Bij OGD hadden we een florerend ‘WIS’: het Wandelgangen Informatie Systeem. Binnen dit informele, onzichtbare systeem wisselden collega’s dagelijks van gedachten over de belangrijke – en minder belangrijke - nieuwtjes in de organisatie. Gewoon, met een kop koffie in de hand, of tijdens een wandeling in de lunchpauze.

Dit soort informele, toevallige en team-overstijgende gesprekken zijn essentieel voor de interne communicatie van elke organisatie. Mensen houden elkaar op de hoogte, delen kennis en geven samen betekenis aan het organisatienieuws. Zo ontstaan nieuwe inzichten die de organisatie verder kunnen helpen. Daarnaast zorgen deze gesprekken voor gezelligheid, een fijne werksfeer en goede interne connecties.

Ik hoef vast niemand te vertellen dat ons WIS het door het thuiswerken wat moeilijker kreeg. Veel organisaties zullen dit herkennen. Contact ontstaat op afstand nu eenmaal minder spontaan en laagdrempelig. En je videobelt toch vooral om kort en gericht zaken door te praten; niet om het over ditjes en datjes te hebben.

Hierdoor zijn mensen minder op de hoogte. Zo loop je kansen mis op innovatieve ideeën en feedback van medewerkers. Daarnaast vermindert het aantal interne connecties, vooral buiten de eigen teams. Een ander mogelijk gevolg is dat werknemers minder betrokken zijn bij elkaar en de organisatie. Ook dat is niet goed voor de interne dialoog en het delen van kennis.

Uitdaging 2: missie, doelen, strategie en waarden zijn minder tastbaar

Waar gaan we heen, waar zetten we ons voor in en op welke manier doen we dat? Het zijn belangrijke vragen voor een organisatie. Met passende antwoorden laten ze medewerkers gemotiveerd voor dezelfde doelen gaan, waarmee zij dit ook overbrengen op klanten. Maar daarvoor is één ding heel belangrijk: dat de missie, strategie en waarden ook echt leven bij de medewerkers.

En dat is precies waar de uitdaging zit in de hybride situatie. Want een missie, waarden en ‘passie om ergens voor te gaan’ die voel je vooral. Het is een begin om ze zwart op wit te laten prijken op intranet, maar dat is niet voldoende. Deze elementen uiten zich vooral in het gedrag van mensen op de werkvloer en in het samen vieren van successen. En bijvoorbeeld ook in een passende vormgeving van de ruimtes. Ze komen kortom het beste tot hun recht wanneer je elkaar in de ogen kijkt en wanneer je een organisatie bezoekt.

Het is daarom de vraag of werknemers genoeg in contact komen met de missie, strategie en waarden als ze maar weinig op kantoor zijn. Zeker wanneer werknemers zich in de hybride situatie gemiddeld minder betrokken voelen bij de organisatie en het intranet niet nauwgezet volgen.

Lees hier waarom gedeelde doelen en waarden zo belangrijk zijn voor een hybride organisatie. 

Uitdaging 3: het management kan op afstand moeilijk benaderbaar zijn

Wanneer we op kantoor zijn luncht het managementteam van OGD op kantoor vaak mee in de kantine. Zij werken tussen de anderen en de deur van hun (eventuele) kamer staat open. Dit geeft OGD’ers de kans om laagdrempelig met hen in gesprek te gaan.

De hybride situatie kan hier verandering in brengen. De kans dat je elkaar tegenkomt op kantoor wordt kleiner. En bij de echte vergadertijgers kleurt het statusbolletje in communicatieapps wel heel vaak rood. Dit kan de drempel om contact te zoeken verhogen. Hierdoor vermindert het tweerichtingsverkeer in de communicatie tussen management en de overige werknemers al snel, terwijl dat tweerichtingsverkeer juist essentieel is voor goede interne communicatie.

Uitdaging 4: effectief samenwerken is lastiger op afstand

Na bijna twee jaar (grotendeels) thuiswerken weten we het allemaal: samenwerken op afstand lukt best. Sociale productiviteitstool als Microsoft Teams en goede camera’s en speakers maken veel mogelijk. Uit verschillende onderzoeken blijkt zelfs dat samenwerken efficiënter gaat vanuit huis, bijvoorbeeld doordat meetings meer to-the-point zijn.

Toch zijn er ook op het gebied van samenwerken de nodige uitdagingen in de hybride situatie. Mensen geven bijvoorbeeld aan moeilijker gezamenlijk tot creativiteit te komen via een beeldscherm. Brainstormen, plannen uittekenen, maar ook small talk inzetten om op nieuwe ideeën te komen: het is digitaal lastiger. Daarnaast helpt ook de afgenomen betrokkenheid bij elkaar niet om samen bergen te verzetten.

Werk aan de winkel voor de interne communicatie

Goed, voldoende uitdagingen dus! Gelukkig zijn er ook oplossingen. De sleutel ligt in het centraal stellen van ‘het menselijke’, óók op afstand. Je leest hier volgende week meer over in deel twee van deze serie. Daarin geef ik concrete oplossingen voor de uitdagingen hierboven. Tot volgende week!