Meer ict-rechten voor meer productiviteit

Wat doe je als je een etentje hebt voorgeschoten aan vrienden? Grote kans dat je zonder erbij na te denken een Tikkie stuurt. En wil jij per se je favoriete serie kijken, maar je huisgenoot wil iets anders zien op tv? Geen probleem, jij pakt gewoon je tablet met Netflix erbij.

Het gebruiken van technologie gaat in het dagelijks leven vaak zo makkelijk. Tenminste, in ons privéleven wel. Maar op de werkvloer is dit meestal anders; daar zijn de technologische mogelijkheden vaak ingeperkt. Rigide ict-beheer lijkt in deze tijd noodzakelijk te zijn voor informatiebeveiliging. Maar is dat wel zo?

In deze blogpost leg ik uit hoe het strikte ict-beleid van bedrijven de productiviteit en creativiteit van medewerkers vaak afremt. Ook lees je hoe het geven van ruimte aan je mensen op het gebied van ict juist innovatieve kracht en hogere productiviteit kan opleveren.

Het dichttimmeren van ict maakt inefficiënt

Bedrijven timmeren de ict vaak krampachtig dicht. Waarschijnlijk ken je het wel: tijdens de zoektocht naar informatie stuit je al snel op het probleem van ‘beperkte rechten’. Medewerkers krijgen alleen toegang tot wat ze écht nodig lijken te hebben; de rest blijft afgeschermd. En op hun mobiel krijgen zij vaak nog minder rechten om bestanden te openen of apps te installeren.

Door deze strenge regels kosten allerlei handelingen meer tijd en moeite. Vaak blijken medewerkers namelijk meer rechten nodig te hebben dan zij aanvankelijk krijgen. Omdat ze bepaalde informatie of apps missen voeren ze handelingen omslachtig uit. Of bepaalde rechten moeten alsnog aan hen worden toegekend, wat vaak meerdere mensen binnen het bedrijf extra tijd en moeite kost.

Waarom beperken bedrijven het gebruiken van de ict dan zo sterk? Vaak willen ze grip houden op de informatie, omdat dat veilig voelt. Dat is begrijpelijk, maar het heeft vaak een flink remmende werking.

Schaduw-ict: de keerzijde van weinig rechten

Veel bedrijven zien de keerzijde van het inperken van de digitale werkomgeving niet in. Wat je in de praktijk vaak ziet is dat werknemers de beperkende ict-maatregelen proberen te omzeilen. Ze gebruiken dan bijvoorbeeld programma’s die niet in beheer zijn van de organisatie. Zo delen ze onderling bestanden met openbare apps als WeTransfer of DropBox. Of ze sturen een werkmail door naar hun privé e-mail, om deze op hun mobiel te bekijken.

Dit lijkt vrij onschuldig. Toch kan hierdoor bedrijfsinformatie zo op straat komen te liggen. Het gebruik van dit soort ‘schaduw-ict’ is precies wat bedrijven proberen tegen te houden met alle regels rondom ict-rechten. Maar gek genoeg stimuleren ze het gebruik ervan op deze manier juist.

De denkfout is dat medewerkers genoegen nemen met nét genoeg rechten om hun werk te doen. Maar dit is niet meer zo, omdat we inmiddels allemaal zijn gewend aan de vrijheid en mogelijkheden die ict ons thuis biedt. Dit willen we ook op ons werk. Hoe ga je hier als bedrijf mee om? Mijn visie: geef medewerkers de ruimte om gebruik te maken van alles wat ict te bieden heeft. 

Meer rechten is meer waarde toevoegen 

Binnen bepaalde grenzen kun je mensen echt de ruimte geven in je ict-omgeving. Natuurlijk is het voor de veiligheid belangrijk dat niet iedereen overal bij kan en dat informatie niet naar buiten lekt. Daar moet je goed op letten. Maar het niet geven van ruimte neemt dus ook het risico’s op datalekken met zich mee vanwege schaduw-ict.

Bovendien heeft het geven van ruimte aan je mensen veel voordelen. Zo geeft het breed aanbieden van de ict-mogelijkheden je medewerkers de kans om hiermee waarde toe te voegen aan het bedrijf. Laat mensen bijvoorbeeld applicaties inzetten om repetitieve, tijdrovende handelingen weg te automatiseren. Zo houden ze meer tijd en creativiteit over voor ‘het echte werk’.

En wanneer zij altijd en overal bij hun werkdocumenten en die van hun directe collega’s kunnen, scheelt dat tijd en frustratie. Zo werkt iedereen binnen een open ict-omgeving efficiënter en met meer plezier.

Met het breed aanbieden van de digitale werkomgeving toon je ook vertrouwen in je medewerkers. Natuurlijk zal niet iedereen meteen zelf een app gaan ontwikkelen, maar je geeft mensen wel de mogelijkheid. En daar gaat het nu juist om. 

Meer ict-rechten maakt doe-het-zelf ict mogelijk 

Werknemers kunnen vaak meer met ict dan het management denkt en daar liggen kansen. Het kan veel opleveren om hen toegang te geven tot een groter deel van de ict-omgeving. Daarbinnen kunnen ze actief aan de slag met het verbeteren van de ict.

Het is tegenwoordig niet meer nodig om softwareontwikkelaar te zijn om zelf een app te bouwen. En voor het automatiseren van handelingen hoef je geen code meer te kunnen schrijven. Sommige mensen spreken nu daarom van de Citizen Developer: de niet-ict’er die ict inzet om zijn of haar leven makkelijker te maken.

Een niet-ict’er kan met tools als IFTTT (If This, Then That) of Boomerang applicaties en devices laten samenwerken. Hiermee automatiseer je handelingen, waardoor het leven net wat makkelijker wordt. Zo stel je bijvoorbeeld een automatische reminder in je agenda in om iemand terug te bellen wanneer je een oproep hebt gemist. Op je werk kun je met dit soort automatiseringsslagen veel tijd en moeite besparen.

Denk aan standaard e-mailregels of applicaties als Microsoft Flow en PowerApps. Dit zijn programma’s waarmee je eenvoudig handelingen automatiseert of zelf een app bouwt. Dit is ideaal voor bedrijven die geen eigen ontwikkelaars in dienst hebben.

Ik vergelijk het automatiseren van je processen ook wel met het laten draaien van een vliegwiel. In het begin kost het extra energie, maar als de motor eenmaal loopt blijft deze draaien. Bepaalde medewerkers (zogenaamde ‘super users’) nemen het voortouw en gaan hard aan de slag met automatiseren. De hele organisatie profiteert daar vervolgens van. Je medewerkers besteden minder tijd aan hun dagelijkse handelingen en dit resulteert in winst voor jouw bedrijf.

Toch maken veel bedrijven nog niet volledig gebruik van de mogelijkheid om mensen zelf actief aan de slag te laten gaan met ict. Het is één ding om de applicaties in huis te hebben. Het is iets heel anders om deze ook echt te laten gebruiken door je werknemers. Het kan verleidelijk zijn om vast te houden aan hoe het altijd is geweest: een zo afgeschermd mogelijke ict-omgeving. Maar daarmee mis je dus allerlei kansen. 

Hoe je jouw mensen meer rechten geeft  

Stel, je gelooft net als ik dat je medewerkers beter werk leveren als je ze toegang geeft tot alle mogelijke tools. Toch ben je bang dat dit de organisatie meer werk gaat kosten. Misschien verwacht je er via trial and error achter te komen dat er toch weer veel beperkingen nodig zijn in de toegang. Het klopt dat het uitbreiden en optimaliseren van de rechten binnen de ict-omgeving eerst meer werk kost. Maar op de lange termijn werpt het zeker zijn vruchten af, omdat werknemers meer waarde toevoegen en efficiënter werken.

Natuurlijk geef je niet iedereen de rechten om alle informatie in te zien. En het is belangrijk om goede afspraken te maken met je mensen over het gebruik van apps en data. En als het nodig is kun je altijd weer beperkingen in de toegang instellen. Zo heb je zicht op de applicaties en informatiestromen, méér dan wanneer je alles dichttimmert en mensen schaduw-ict gebruiken. 

Conclusie 

Te veel afschermen binnen de ict-omgeving heeft meestal weinig zin, omdat dit schaduw-ict en inefficiëntie in de hand werkt. Sterker nog, het heeft juist veel voordelen om je mensen meer vrijheid te geven binnen de digitale omgeving. Wanneer zij alle benodigde informatie en apps bij de hand hebben werken zij doeltreffender. Ze zijn minder tijd kwijt aan het proces of aan het omzeilen ervan. Bovendien kunnen medewerkers zo zelf proactief aan de slag met het ontwikkelen of verfijnen van apps.

Op deze manier krijg je blijere medewerkers die meer waarde toevoegen aan het bedrijf. Zo doe je als organisatie dus dubbel je voordeel met het openstellen van de ict-omgeving.

Meer weten over hoe je zelf werk kunt automatiseren met Office 365-applicaties zoals Flow en Powerapps?