Starten met hybride werken: een checklist van 7 stappen

Uit verschillende onderzoeken blijkt dat de meeste medewerkers het liefst hybride werken. Hybride werken is een must voor elke organisatie! De belangrijkste vraag is dan: ‘hoe we ervoor zorgen dat iedereen op z’n plek zit in jouw organisatie?’ Leidend moet zijn: zet jouw medewerkers centraal. In deze blog lees je welke 7 stappen je kunt zetten om het hybride model te laten werken.

Download nu de whitepaper over het hybride werken: De weg naar een toekomstige werkplek

Het onderzoek: wat willen je medewerkers?

1 Breng in kaart hoe je medewerkers willen werken en stel persona’s op

De overgang naar het nieuwe werken betekent een grote verandering voor je medewerkers. Want je hebt misschien te maken met medewerkers die nog altijd werkzaam waren op kantoor, en nu structureel overgaan naar een hybride oplossing.

Veel organisaties denken dat iedereen in de organisatie ongeveer hetzelfde wil. Maar dat klopt niet. De prioriteiten verschillen per medewerker. Wanneer je start met het implementeren van het hybride werken is het daarom belangrijk om feedback op te halen uit alle hoeken van de organisatie.

Hieronder een aantal tips:

• Stuur een enquête uit waarin je medewerkers vraagt wat ze belangrijk vinden.
• Stel persona’s op om de ervaring op maat te maken voor verschillende typen medewerkers. In deze blog lees je hoe je dat doet.

Kortom: maak je keuze echt met én vanuit je werknemers.

2 Geef keuzemogelijkheden voor de nieuwe werkwijze

Geef je medewerkers een aantal opties om uit te kiezen. Maar maak deze opties niet te uitgebreid. Laat ze bijvoorbeeld kiezen uit:

• de plaats waar medewerkers willen werken;
• het aantal dagen per week dat medewerkers remote willen werken;

Op deze manier kom je je medewerkers tegemoet en daarnaast is het op deze manier realistisch voor je organisatie om de juiste resources toe te wijzen.

Let op: ook al geef je je medewerkers meer flexibiliteit, toch kun je nog wel vasthouden aan bepaalde kaders. Denk aan vaste momenten waarop je team werkt, zodat je medewerkers toch goed met elkaar in contact blijven. Katherine Fleming van mcKinsey zegt hierover: “Op termijn veranderen de werktijden wel, maar voorlopig nog niet. Mensen zijn sociale wezens en zoeken elkaar ook op. We kunnen dus altijd bepaalde structuren blijven verwachten." 

Bekijk ook onze webinar over hybride werken waar we ingaan op keuzemogelijkheden voor de medewerker.

3 Neem activity based working als basis voor het ontwerp van de werkplek

Zet activity based working (ABW) in voor de werkplek. Activity based working betekent dat je er rekening mee houdt dat medewerkers verschillende werkzaamheden uitvoeren, en dat zij daarvoor behoefte hebben aan verschillende soorten werkruimtes.

Ontwikkel een kantooromgeving die gebaseerd is op ABW. Zo creëer je niet alleen een ruimte die past bij de werkzaamheden, maar ook een cultuur van connectie, inspiratie, vertrouwen en autonomie.

Kortom: een plaats waar je medewerker centraal staat en zijn werk met plezier uitvoert. Met als gevolg een productieve manier van werken voor je medewerkers.

📖 Dé ultieme guide: Het juiste beleid voor hybride werken

Het ontwerp: zorg dat alles de nieuwe manier van werken faciliteert

4 Zorg voor een stabiele technische basis en zet een hybride-vriendelijk pand op

Een goede techniek ligt aan de grondslag van een goede samenwerking. Het belangrijkste in je keuze voor techniek is dat het voldoet aan de wensen van al jouw medewerkers. Het moet een veilige, toekomstbestendige werkplek zijn die met jouw medewerkers kan meegroeien. Zorg dat deze werkplek:

• cloudgebaseerd is;
• data-centrisch is;
• veilig is;
• communicatie met elkaar centraal zet;
• het fundament is voor innovatie.

Daarnaast ontwerp je ook je pand voor het hybride werken met de juiste hardware en Microsoft Teams. Zorg ervoor dat medewerkers ook remote de complete employee experience meekrijgen. Zo doe je dat:

• Zorg voor de juiste camera’s: de camera’s zorgen dat mensen remote alle mensen in de kamer zien. De camera’s en microfoons moeten perfect op elkaar afgestemd zijn.
• Zorg dat je alle live features bij de hand hebt zoals: live reacties, live captions en live transcriptie.

De implementatie: zorg dat elke medewerker kennis maakt met de nieuwe manier van werken

5 Besteed veel aandacht aan de adoptie van de nieuwe technologie

De waarde van de nieuwe technologie komt pas echt tot zijn recht bij volledige adoptie van de eindgebruiker. Er verandert natuurlijk een hoop voor je medewerkers:

• Medewerkers hebben één laptop die ze zowel thuis als op kantoor gebruiken. Deze laptop heeft zowel thuis als op kantoor dezelfde functionaliteiten en is voorzien van alle benodigde functionaliteiten om hybride te werken.
• De meetings gebeuren hybride en vergaderruimtes moeten hier dan ook goed op ingericht zijn.
• Medewerkers werken volledig in de cloud waardoor zij overal toegang hebben tot hun bestanden.

• alle medewerkers weten dat er een nieuwe ict-oplossing is;
• medewerkers snappen waarom een nieuwe manier van werken nodig is;
• medewerkers weten wat de oplossing moet opleveren in hun dagelijkse werkzaamheden;
• medewerkers gaan volgens de nieuwe manier aan het werk;
• de medewerkers worden technisch wendbaarder doordat hun kennis steeds wordt aangevuld door de learning culture van de organisatie.

"Denk goed na over de vraag: wat is onze centrale manier van werken als organisatie? En neem hier ook zaken in mee die vroeger vanzelfsprekend waren maar nu niet meer. Zoals de borrel, het praatje bij het koffieautomaat of het overleggen aan iemands bureau. Dat zijn onbewuste dingen die veel effect hebben gehad op onze werkwijze. Dat moeten we ook meenemen in onze nieuwe, hybride werkwijze.” – Thijs Leeuwenburgh | diensteigenaar Consultancy bij OGD

De nazorg: voed je medewerker met technische kennis en ondersteuning

6 Bewaak en behoud je bedrijfscultuur

Het is geen geheim dat de bedrijfscultuur cruciaal is voor het welbevinden van je organisatie. Uit onderzoek van Kotter blijkt dat een goede bedrijfscultuur leidt tot stijging van de winst, retentie en netto inkomsten. 

Vóór het tijdperk van het hybride werken was de bedrijfscultuur vanzelfsprekend. Maar met hybride werken moeten we er proactief mee aan de slag. Zorg er in ieder geval voor:

• dat je organisatie vertrouwen en transparantie ademt;
• teams de mogelijkheid hebben om elkaar frequent te zien;
• dat er passend leiderschap is en dat managers van zich laten horen en toegankelijk zijn.

Kijktip: bekijk onze webinar over het hybride werken.

7 Maak je medewerkers technisch wendbaar op de lange termijn

Vul de technische kennis van je medewerkers continu aan. Zorg echt dat je medewerkers technisch wendbaarder worden. Hierbij hoort ook een learning culture. Levenslang leren en een learning culture zijn dan het antwoord. Dan maak je veranderen tot onderdeel van je organisatie, waardoor jouw organisatie flexibel meebeweegt met nieuwe ontwikkelingen.

Nog meer inzichten en advies over het hybride werken?

Wij schreven een whitepaper over de werkplek van de toekomst. Je vindt hier het antwoord op de vraag: hoe laten we het hybride model werken? Download de whitepaper en ontvang:

• een overzicht van de trends en ontwikkelingen die onze bedrijfsvoering vormen;
• inzichten in hoe deze veranderingen onze werkplek beïnvloeden;
• antwoord op de vraag hoe we hybride werken vormgeven;
• OGD's visie op de toekomstige werkplek.