Verandermanagement bij een cloudtransitie: 6 bewezen tips

Wist je dat 70% van de digitale transformaties, zoals een cloudtransitie, mislukt? Daar zit je dan. Een hoop geld geïnvesteerd, maar de transformatie levert je niet op wat je zou willen. De grootste reden is dat zo’n digitale transformatie vaak stuit op weerstand bij de medewerkers. Verandermanagement is dan cruciaal. Maar hoe pak je dit aan?

Als productiviteitsconsultant heb ik dagelijks te maken met organisaties die een digitale transformatie ondergaan. Zij lopen vaak tegen dezelfde uitdagingen aan. Daarom vind je in deze blog de belangrijkste tips voor verandermanagement bij een overstap naar de cloud.

De adoptie van een nieuwe werkwijze in de cloud slaagt alleen als je er de nodige moeite, tijd en geld in investeert. Maar dan levert het je organisatie ook echt succes op.

Hieronder lees je de 6 belangrijkste tips voor change management.

Tip 1: neem een proactieve rol in als manager

Veel te vaak nemen managers een passieve rol in bij een cloudtransitie. Ze doen niet zichtbaar mee, tonen te weinig betrokkenheid bij het project of ze haken halverwege af. Dit zorgt voor verwarring bij je medewerkers. Het creëert chaos voor hen en daarnaast neem je de weerstand bij je medewerkers niet weg. De kans is groot dat je project dan faalt.

Ondersteuning van het topmanagement is noodzakelijk om de cloudtransitie te laten slagen. Het management moet het goede voorbeeld geven. Uit onderzoek blijkt dat dit een digitale transformatie 85% succesvoller maakt.

De ondersteuning van het topmanagement is cruciaal. Alleen als jij 100% achter deze transformatie staat, toegewijd bent om de verandering uit te voeren, en dit ook uitstraalt, wordt de adoptie ervan een succes.

- Jacqueline Rodenburg | Office productivity consultant bij OGD

Als manager heb je een belangrijke rol bij het overbrengen van de visie op de verandering. Je kunt je visie op allerlei manieren overbrengen:

• Via een vlog of korte video: korte videoboodschappen doen het goed, vooral in een tijd van thuiswerken.
• Stap voor stap tijdens meetings: ook persoonlijk, face-to-face contact werkt goed.
• Door de nieuwe applicatie zelf actief te gebruiken: zo geef je zelf een zichtbaar voorbeeld aan je medewerkers.

📖 De complete handleiding: werken in de cloud

Tip 2: betrek je medewerkers actief bij de verandering

Een digitale transformatie, zoals een cloudtransitie, is een ingrijpende verandering. Zo’n verandering heeft echt tijd nodig. Een overstap naar de cloud twee weken van tevoren aankondigen is dus onvoldoende. Neem ruim de tijd om je medewerkers voor te bereiden op deze verandering.

Betrek je medewerkers vanaf het begin bij het project. Ze moeten de verandering echt kunnen en willen begrijpen. Verder is het van belang dat je medewerkers ook weten wat de verandering toevoegt aan hun werkwijze.

Betrek je medewerkers op de volgende manieren:

• luister naar hun mening over de overstap naar de cloud;
• vraag medewerkers wat ze nodig hebben;
• geef je medewerkers intensieve begeleiding.

Door je medewerkers zeggenschap te geven is de kans groter dat ze de verandering accepteren. 

 

 

- Jacqueline Rodenburg | Office productivity consultant bij OGD

Top tip: kies een aantal medewerkers die als pilot dienen voor de verandering. Met hen test je de mogelijkheden van de nieuwe inrichting of werkwijze. Je ontdekt dan wat wel en niet werkt voor jouw organisatie.

Tip 3: creëer een duidelijke businesscase

Creëer een duidelijke businesscase. Stel jezelf de volgende vraag: wat heeft mijn bedrijf aan de cloudtransitie?

Tips voor het maken van de businesscase:

1. Betrek iemand die veel kennis heeft van de nieuwe software en van de technische inrichting van jouw bedrijf.
2. Maak de case specifiek voor je medewerkers. Laat duidelijk naar voren komen: ‘what’s it in for them?’ Wat levert de nieuwe software je medewerkers op? Kijk naar hoe je medewerkers nu werken en hoe dat verandert met de nieuwe werkwijze in de cloud. Een voorbeeld:
   

   “Bij de oude software had je 22 klikken nodig om deze taak af te ronden, straks zijn dat nog maar tien klikken.”

Tip 4: ga duidelijk in op het waarom van de verandering

Het waarom van de verandering moet duidelijk zijn. Wanneer je medewerkers geen idee hebben waarom je organisatie een cloudtransitie ondergaat, kun je rekenen op weerstand. Je medewerkers zullen dan weinig moeite doen om de verandering te omarmen.

Staan je medewerkers achter de reden van de verandering? Dan voelen ze zich emotioneel verbonden. Dat heb je nodig. Medewerkers zijn dan geïnspireerd – niet gemanipuleerd- om de verandering tot een succes te maken.

Bij OGD gebruiken we hiervoor de Prosci ADKAR-methodiek. Deze methodiek laat zien dat de grootste reden waarom medewerkers moeten veranderen bekend moet zijn. Deze methodiek bestaat uit:

• Awareness: aandacht vragen voor het project helpt je medewerkers om al vroeg kennis te maken met de verandering. Zet een communicatieplan uit om je medewerkers bewust te maken van de reden van de verandering. Dat kan via campagnes, focusgroepen en teammeetings.
• Desire: het doel is dat je medewerkers de verandering omarmen. Niet omdat ze dat moeten, maar omdat ze zelf de waarde van de verandering inzien. Dat doe je door workshops te geven en evenementen te organiseren. Communiceer daarbij duidelijk: ´what’s it in for them?´
• Knowledge: vaak nemen medewerkers de verandering niet aan, omdat ze niet weten wat er van hen wordt verwacht of op welke manier ze moeten werken. Zorg daarom voor een duidelijk coachingsplan en instructies.
• Ability: bij dit onderdeel begint het pas echt, want het gaat hierbij om het in de praktijk brengen van de aangeleerde vaardigheden en de nieuwe werkwijze. Je helpt je medewerkers om de opgedane kennis toe te passen.
• Reinforcement: blijf informatie delen over de verandering. Dit moet een blijvend proces zijn. Hiermee zorg je dat medewerkers niet terugvallen in oude gewoontes. Stapt je organisatie bijvoorbeeld over op Microsoft 365? Dan kun je gebruikmaken van onze videoreeks Tips van Thijs. Onze experts geven hier tips en updates over Microsoft 365.

Op zoek naar een praktisch stappenplan om Microsoft 365 te implementeren binnen je organisatie? Download dan deze whitepaper.

Tip 5: gun je medewerkers de tijd

Voer de veranderingen stapsgewijs door bij een cloudtransitie. Gun je medewerkers echt de tijd. Een verandering waarbij je overstapt van een fileserver naar de cloud, is namelijk behoorlijk wennen voor je medewerkers. Je gaat bijvoorbeeld opeens anders om met security, je kunt links naar bestanden delen in plaats van dat ze op de schijf staan en nog veel meer.

De adoptie van zo’n verandering kan jaren duren. Wij zijn bijvoorbeeld zelf drie jaar geleden overgestapt naar Teams. Een halfjaar geleden moest ik nog steeds aan collega´s uitleggen dat het efficiënter is om bestanden te delen in plaats van deze mee te sturen als bijlage.

Je hebt in elke organisatie een groep early majority die digitale veranderingen omarmt. Dat is slechts een klein percentage: gemiddeld zo´n 34%. Je hebt daarentegen ook te maken met de late majority. Bij deze groep heeft de verandering veel tijd nodig. Het helpt zeker niet als je de verandering dwingt en deze groep slechts een week de tijd geeft om eraan te wennen.

Top tip: zet de oude omgeving op alleen-lezen. Zo kunnen je medewerkers langzaam wennen aan het feit dat ze binnenkort overstappen naar een andere omgeving.

Tip 6: creëer een systematisch communicatieplan

Een communicatieplan is geen overbodige luxe. Dit zorgt ervoor dat je de juiste informatie deelt met de juiste mensen op het juiste moment. Door een communicatieplan:

• zorg je dat er duidelijkheid ontstaat voor je medewerkers;
• voelen je medewerkers zich meer onderdeel van de plannen en processen van je organisatie.

Laat medewerkers duidelijk weten wat ze kunnen verwachten. En wat er van hen wordt verwacht. Zorg dat er bijvoorbeeld een tijdlijn beschikbaar is voor alle medewerkers op een SharePoint-pagina.”

 

 

Jacqueline Rodenburg| Office productivity consultant bij OGD

Top tip: limiteer je communicatiestrategie niet alleen tot je medewerkers. Voeg hier ook partners, klanten en andere belanghebbenden aan toe.

Extra tips voor na de implementatie:

• Vraag je medewerkers regelmatig om feedback. Vraag stakeholders en key users regelmatig hoe zij de nieuwe software vinden werken. Zo peil je of je medewerkers echt achter de beslissing staan. Ook kun je bijsturen wanneer je medewerkers aangeven dat ze niet tevreden zijn. Een andere optie is om leidinggevenden als klankbord te gebruiken. Zij staan dicht bij de medewerker en kunnen nagaan waarom bewuste medewerkers niet mee willen werken aan de adoptie.
• Vier successen, zelfs kleine successen. Behaal je kleine successen? Besteed hier dan volop aandacht aan. Dit werkt bemoedigend voor je medewerkers tijdens het adoptieproces.
• Blijf communiceren: het zit hem (deels) in de kracht van herhaling. Mensen moeten informatie minstens vijf tot zeven keer gehoord hebben voor ze iets compleet begrijpen en onthouden. En varieer daarbij in je berichten en kanalen.
• Zorg voor een goede helpdesk: bereid de helpdesk voor op extra ondersteuning van de cloudtransitie.

Op een rij: wat moet mijn rol als manager precies zijn bij een cloudtransitie?

Als manager heb je een prominente rol binnen de digitale transformatie. Je vervult verschillende rollen om de verandering in goede banen te leiden Maak gebruik van de CLARC-methode om je rollen helder te hebben:

• Communicator: jij bent degene die de boodschap overbrengt aan je medewerkers. Wat gaat veranderen? En waarom? Zorg dat je dit duidelijk overdraagt.
• Liaison: jij bent de verbinding tussen alle partijen (je medewerkers, het project en de andere managers) in deze cloudtransitie.
• Advocate: als manager geef jij het goede voorbeeld. Daarom ben jij degene die actief start met het gebruikmaken van de nieuwe software.
• Resistance manager: je gaat in gesprek met medewerkers die weerstand hebben. Op deze manier probeer je te achterhalen wat er nodig is om de weerstand te verminderen.
• Coaching: je kijkt op persoonlijk niveau mee met je medewerkers. Waar kunnen zij verbetering aanbrengen in hun werkwijze?

Aan de slag met de adoptie van een cloudtransitie?

Het is belangrijk om veel tijd, geld en moeite in de cloudtransitie te investeren. Steek je de nodige moeite in het adoptietraject? Dan kun je ervan verzekerd zijn dat een cloudtransitie je een hoop voordelen oplevert. Het stelt je medewerkers in staat sneller en productiever te werken, zeker ook op afstand. Wil je je eerst nog meer te weten komen over de mogelijkheden en voordelen van een cloudtransitie? Bekijk dan zeker deze webinar on-demand.