Reboarding: de juiste ict-infrastructuur voor het hybride werken

Sinds het thuiswerken is dit als CIO mijn grote uitdaging: de thuis- en kantoorwerkplek naadloos op elkaar laten aansluiten. Want hoe zorgen we straks dat een overleg voor iedereen prettig verloopt, terwijl de helft bij elkaar zit op kantoor en de rest thuis? En hoe maken we het op afstand samenwerken in één document nog effectiever?

We weten inmiddels allemaal wat er nodig is om goed te kunnen thuiswerken. Maar nu dringt zich de vraag op hoe we de ict-infrastructuur optimaal afstemmen op het hybride werken na de pandemie, zodat we er alles uithalen. Want het deels thuis en deels op kantoor werken lijkt voor de meeste organisaties een blijvertje.

Ik neem je graag mee op mijn weg naar het realiseren van de beste ict-ondersteuning voor het hybride werken binnen mijn eigen organisatie OGD.

Kijktip: bekijk nu de on-demand webinar over reboarding. 

Een specifieke ict-infrastructuur voor hybride werken

Mijn uitgangspunt voor de hybride werkplek is dat het nauwelijks uit mag maken of je op kantoor of op afstand werkt: elke werknemer functioneert als volwaardig teamlid, waar hij of zij op dat moment ook is. Dit vraagt om een specifieke infrastructuur. Zowel digitaal als op kantoor.

Ik zie OGD’ers onder werktijd wisselen tussen thuis- en flexwerkplekken en onze verschillende kantoren. Dit vraagt om een zeer effectieve online werkplek die rekening houdt met deze wisselingen. Ook op het gebied van gegevensbeveiliging. Daarnaast moet het kantoor de juiste tools bieden om goed te kunnen samenwerken, ook met collega’s die inbellen vanaf een andere plek.

Hoe ondersteun je het hybride werken met ict?

Vaak zijn er nog wel wat technische aanpassingen nodig om alles uit het hybride werken te halen. Het gaat hierbij ten eerste om apparatuur die op meerdere locaties prettig inzetbaar is. Daarnaast zijn de volgende punten van belang, die ik hieronder verder bespreek:

• het effectief faciliteren van de samenwerking op afstand;
• een sterke cybersecurity.

Tip: download onze whitepaper en leer hoe je het hybride werken faciliteert binnen jouw organisatie.

Effectief faciliteren van de samenwerking op afstand

Nu het hybride werken de norm wordt, wil ik de samenwerking op afstand voor OGD’ers optimaliseren. Daarvoor zoom ik in de volgende factoren, die ik hieronder bespreek:

• inspelen op gebruikersbehoeften;
• online werkplek en draagbare devices;
• de juiste werkplek op kantoor;
• thuis samenwerken alsof je naast elkaar zit;
• een sterke verbinding.

Inspelen op gebruikersbehoeften

De medewerkers, daar doe ik het voor. Zij moeten soepel kunnen werken met de ict. Wij hebben ons bij OGD daarom opnieuw verdiept in hun behoeften en wensen.

We hebben medewerkers verschillende vragen gesteld om hun gebruikersbehoeften te achterhalen. Denk aan vragen als:

• Wat heb je nodig voor het hybride samenwerken? (Bijvoorbeeld: welke devices, applicaties, faciliteiten, vergaderruimtes, rollen- en rechten.)
• Wat mis je thuis van kantoor en andersom?

Zo kwamen we erachter wat onze organisatie nog kan verbeteren en kregen we zicht op de beste ict-situatie voor OGD.

Lees hier meer over hoe je de reboarding op maat maakt voor je mensen.

Online werkplek en draagbare devices

Heeft jouw organisatie nog geen cloudwerkplek? Dan ben je vorig jaar waarschijnlijk bezig geweest met het op afstand toegankelijk maken van systemen en gegevens. Net als met VPN-verbindingen en losse maatregelen om de gegevensbescherming op peil te houden.

Bij OGD hadden we het geluk dat een flink deel van onze ict al was bedoeld om op afstand te kunnen werken. De meeste werknemers werkten al op hun laptop in de cloud. Maar dat gold niet voor onze servicedeskmedewerkers. Het was wel even pittig om hen allemaal thuis aan de slag te krijgen! Inmiddels hebben ook zij vrijwel allemaal een laptop en een werkplek in de cloud, zodat ze ook in de toekomst flexibeler zijn.

Nu het hybride werken blijvend is, raad ik je aan te investeren in een goede online werkplek. Deze bevat de juiste tools en capaciteit om op afstand effectief (samen) te werken. Daarnaast brengt een cloudwerkplek ook kleinere, vaak draagbare devices met zich mee. Laptops bieden de vrijheid om te werken waar je maar wilt. Een must dus, bij het hybride werken. En op het vlak van security is het inzetten van een mobiel apparaat tegenwoordig geen probleem meer.

De juiste werkplek op kantoor

Behalve de focus op de online werkplek, vind ik het ook belangrijk om de fysieke werkplek op kantoor helemaal aan te laten sluiten op het hybride werken. Bij OGD bieden we op kantoor nu bijvoorbeeld minder individuele werkplekken; niet iedereen zal meer tegelijk aanwezig zijn. In plaats daarvan creëren we juist meer ruimte en mogelijkheden voor samenwerking. Daarnaast is het belangrijk dat mensen kunnen rekenen op een werkplek als ze die nodig hebben. Daarom hebben we een reserveringssysteem ingevoerd.

Mijn advies is om bij het opnieuw inrichten van het kantoor veel aandacht te besteden aan de integratie van techniek. Bij OGD bekijken we nu opnieuw hoe we dat het beste kunnen doen. Mijn doel daarbij is om van de vergaderruimtes een zo transparant mogelijke brug te maken tussen mensen in het pand en hun collega’s op afstand.

Ik vind het belangrijk dat collega’s op afstand niet op achterstand staan bij het deelnemen aan vergaderingen. Daarom zijn we bezig met het plaatsen van goede camera’s, luidsprekers en microfoons in de vergaderruimtes zelf. En we kijken naar nóg betere mogelijkheden om op afstand samen te werken aan dezelfde content.

Kijktip: bekijk nu deze on-demand webinar over reboarding en de voorbereidingen van het hybride werken

Thuis samenwerken alsof je naast elkaar zit

Ook als geen van de collega’s op kantoor is moet het samenwerken zo soepel en prettig mogelijk verlopen: alsof zij gewoon naast elkaar zitten. Ik ben van mening dat je het gemis aan direct contact nooit helemaal vervangt met techniek. Maar je kunt techniek wel inzetten om zoveel mogelijk aspecten van een echt gesprek te faciliteren. En ook al hadden we al goede apparaten, de nieuwe situatie vraagt om extra investeringen.

Denk naast camera’s en speakers bijvoorbeeld aan een digitaal whiteboard. Ook maken we veel gebruik van de functionaliteiten van Microsoft Teams. Deze applicatie krijgt er steeds nieuwe mogelijkheden bij om gesprekken digitaal zo veilig en natuurlijk mogelijk te voeren. En ik merk dat OGD’ers er steeds meer uithalen, nu ze er zo op aangewezen zijn.

Bekijk hier ook:

• de Tips van Thijs om alles uit Teams en Microsoft 365 te halen;
• hoe je het videobellen minder vermoeiend maakt.

Sterke verbinding

Bij op afstand werken is een goede verbinding natuurlijk essentieel. De kunst is hier dus vooral om te kiezen voor technieken en applicaties die weinig nodig hebben om goed te functioneren. 

Cloudgebaseerde apps kunnen dit soort belasting beter opvangen dan individuele bedrijfssystemen. Werk je nog niet grotendeels in de cloud? Laat activiteiten als chatten en vergaderen dan in elk geval grotendeels plaatsvinden in SaaS-applicaties zoals Office 365. Dat ontlast het geheel.

Een sterke cybersecurity

En dan natuurlijk nog het hoofdstuk gegevensbeveiliging. Want het hybride werken neemt nieuwe security- uitdagingen met zich mee:

• De muren van het kantoor zijn niet langer de muren van het werk: medewerkers strijken overal neer. Daardoor krijg je wijdvertakte netwerken en een andere digitale infrastructuur. Deze is lastiger te beveiligen. Met als gevolg dat de kans op datalekken een stuk groter wordt, als je er niets aan doet.
• Cybercriminelen maken van deze situatie dankbaar gebruik. Er is sinds corona steeds meer cybercriminaliteit, terwijl veel organisaties te weinig doen aan gegevensbescherming.

Werk aan de winkel dus. Ook bij OGD zetten we ons hier intern en extern elke dag voor in. En we hebben eerder al verschillende maatregelen genomen, zodat iedereen vanaf elke plek en op elk moment kan werken, terwijl onze informatie sterk beveiligd is. Hoe we dat deden? Het belangrijkste ingrediënt was voor ons een zero-trust aanpak.

Zero trust-aanpak

Security verloopt in een hybride werksituatie eigenlijk alleen goed met een ‘zero trust-aanpak’. Hierbij toets je de toegang van gebruikers tot applicaties en informatie continu. Je controleert bij elke inlogpoging de betrouwbaarheid van een apparaat, applicatie en gebruiker.

In de praktijk komt de zero trust-aanpak hierop neer:

• Controleer elke eindgebruiker die zich aanmeldt bij een applicatie.
• Controleer het apparaat waarmee de eindgebruiker zich aanmeldt.
• Controleer de beveiliging van de informatie zelf; sla zo min mogelijk lokaal op.
• Stel extra eisen aan het inloggen wanneer een medewerker in een openbare ruimte werkt, zoals een café. Dit doe je bijvoorbeeld met een VPN-verbinding.

Wil je meer weten over hoe je dit aanpakt? Lees dan mijn blog Zo is je bedrijfsinformatie goed beveiligd.

Kijktip: bekijk nu deze on-demand webinar over het omgaan met securitydreigingen

De werkplek van vandaag en morgen

Dé werkplek van vandaag en morgen ondersteunt het hybride werken optimaal. Ik zet mij er elke dag voor in om medewerkers prettig en veilig te laten (samen)werken vanaf elke gewenste locatie. Zo blijf je als organisatie flexibel en effectief!

Wil je meer weten over hoe je dit voor elkaar krijgt of heb je hier vragen over? Laat het me weten, ik denk graag met je mee.

Het reboardingsteam van OGD. Vlnr: Bastiaan Koene (Marketing manager), Tom Abbing (CIO), Tim van der Hulst (hoofd HR) en Pleun Meuwissen (hoofd Facilitair)

Wil je meteen met reboarding aan de slag? Houd dan onze blog goed in de gaten. De komende periode plaatsen wij veel content over het hybride werken. En lees ook eens deze blogposts:

• Reboarding na corona: in 4 stappen terug naar kantoor
• Reboarding: creëer een tweede thuis voor je medewerkers | hoofd Facilitair aan het woord
• 6 tips voor een sterke employee journey bij reboarding
• Reboarding met persona's - wat hebben je medewerkers nodig?

Of download onze whitepaper waar we onze visie geven op de toekomstige werkplek en hoe je het beste hybride werken in de praktijk brengt.