De juiste cloudstrategie in 5 stappen

“We have seen two years' worth of digital transformation in two months”, zei Microsoft CEO Satya Nadella aan het begin van de coronapandemie. Binnen de kortste keren zaten allerlei bedrijven in de cloud om vanuit huis te kunnen werken. Maar nu zijn we op het punt beland dat we ons moeten afvragen: ‘Hoe zetten we onze werkwijze voort?’ Gaan we weer terug naar af of zetten we door en bouwen we de mogelijkheden van de cloud uit? Kortom: welke richting moet je inslaan met de cloud? In deze blog geven we je een stappenplan voor een cloudstrategie die bij jouw organisatie past.

De cloud is het gebruik van applicaties en besturingssystemen in het datacenter van een ander. Je maakt gebruik van de rekenkracht en opslagmogelijkheden van een cloudprovider. Daardoor kun je makkelijker afschalen, sneller inspelen op security-uitdagingen en ben je ‘groener’ bezig omdat je met z’n allen gebruikmaakt van één datacenter.

 Kijktip: bekijk deze webinar over ‘de weg naar de cloud’.

Hoe begin je? In 5 stappen de juiste cloudstrategie

Voordat we dit stappenplan geven, willen we eerst benadrukken dat de cloud een middel is om je doel te realiseren. Maar het is niet zo dat de cloud alles oplost.

Stap 1: formuleer doelstellingen

Naar de cloud gaan ‘omdat iedereen dat doet´ is niet de juiste instelling. Ga voor je organisatie na: welke doelen heb je en hoe realiseer je die met de cloud? Hieronder een paar voorbeelden:

• Je wilt het thuiswerken faciliteren voor je mensen. Dankzij de cloud kunnen mensen overal en altijd vandaan werken.
• Je wilt de markt sneller betreden. Je verbetert bedrijfsprocessen door in de cloud te werken.
• Je wilt het securitybeheer uitbesteden. Zo ben je geen tijd en geld kwijt aan het interne beheer en de servers.
• Je wilt eenvoudiger op- en afschalen. Dankzij de cloud maak je gebruik van schaalbaarheid.
• Je wilt aantrekkelijk blijven voor jong talent: door de democratisering van de ict verwachten (jonge) medewerkers dat ze kunnen werken vanaf hun privé-devices. Met de cloud pas je je ict op deze doelgroep aan.

“Je mag ambitieus zijn met je doelstellingen, maar ga wel het gesprek aan met experts. Je hebt expertise nodig om te kiezen wat je inzet en waar je naartoe wilt. Die expertise betreft niet alleen techniek, maar juist ook beveiliging en governance over de dienstverlening.” – Gerbrandt van Santen

Stap 2: kijk naar de persona's in je organisatie

Het idee bestaat dat er één werkplekoplossing is voor de hele organisatie. Maar voldoe je met één oplossing aan de wensen van al jouw medewerkers? Dat lijkt onwaarschijnlijk.

Neem jouw medewerkers daarom eens onder de loep en stel hen de volgende vragen:

• Wat doen mijn medewerkers precies?
• Hebben mijn medewerkers specifieke eisen?
• Welke middelen kan ik inzetten voor dit type gebruiker?
• Welke prioriteiten bieden we aan die groep?

Zo kun je verschillende types gebruikers identificeren. Het kan zijn dat deze gebruikers niet hetzelfde willen. Zorg dat je naar allemaal luistert. Want je wilt natuurlijk dat iedereen goed zijn werk kan doen. Een one size fits all bestaat niet.

Stap 3: maak je applicatielandschap en procesvoering inzichtelijk

Neem je applicatielandschap en procesvoering onder de loep. Hoe ziet je applicatielandschap er op dit moment uit? Gebruik bijvoorbeeld een cloud-inventarisatie als manier om inzicht te krijgen in het hoe en het wat van elke cloud. Zo’n inventarisatie is belangrijk, omdat je op deze manier een beeld krijgt of het landschap aansluit op jouw doelen.

Daarnaast kun je naar je procesvoering kijken. Misschien maakt je organisatie helemaal niet zo vaak gebruik van bepaalde applicaties, werken bepaalde applicaties niet efficiënt of je kunt ze makkelijk vervangen door Teams of een PowerApp.

📖 De complete handleiding: werken in de cloud

Stap 4: bekijk wat je met de applicaties wil

In één keer met alle applicaties overgaan naar de cloud is niet realistisch. En het is ook niet nodig. Je hoeft je applicaties zeker niet één keer over te brengen naar de cloud. Je kunt ze ook gefaseerd overbrengen. Welke applicaties hoef je niet gelijk te migreren?

Een hybrid cloud is voor veel organisaties op dit moment de beste oplossing. Hierbij verbind je de cloudoplossing met je bestaande infrastructuur. Dat geeft de mogelijkheid om gefaseerd over te gaan:

• Oude applicaties: je kunt ervoor kiezen om deze applicaties te vervangen, te veranderen of als geheel te verplaatsen. Hierbij is het de uitdaging om dit zo transparant mogelijk en zonder impact voor de eindgebruiker te doen.
• Applicaties die gebonden zijn aan een locatie of datacenter: deze applicaties kun je zo inrichten en uitsplitsen dat je de beste beveiliging en meest efficiënte opzet realiseert.

Stap 5: maak een businesscase en zet alle opties tegenover elkaar

Maak een businesscase waarbij je de alternatieven (cloudwerkplek, hybride werkplek, on-premise werkplek) tegenover elkaar zet. Verwerk daarin:

• de (langetermijn)kosten van on-premises systemen die je nu gebruikt;
• kosten van verloren kansen door het gebruik van een meer traditioneel systeem;
• lange- en kortetermijnkosten van de cloud;
• een vergelijking van de verwachte kosten van het huidige systemen en de kosten van de voorgestelde oplossing.

“Een cloudstrategie kun je niet op je onderbuikgevoel maken. Dat kan alleen als je de kostprijs heel gedetailleerd in beeld brengt. Maak een weloverwogen afweging van de probleemstelling en de alternatieven. Dan pas heb je een verhaal te vertellen aan de organisatie.” – Gerbrandt van Santen

De (langetermijn)kosten van on-premises systemen die je nu gebruikt
Bij deze kosten kun je denken aan een Citrix-werkplek. Je moet daarvan de kosten van het datacentrum beheren. Maar wanneer je alleen Teams gebruikt moet je zowel Teams en Citrix beheren. Dat geeft weer een koppeling bij een datacentrum en applicaties bij derden, wat de langetermijnkosten verhoogt.

Kosten van verloren kansen door het gebruik van een meer traditioneel systeem
Onder deze kosten vallen zaken als de complexiteit van je ict-landschap. Wanneer je verschillende koppelingen hebt, is het beheer ervan steeds lastiger. Daardoor kun je ook lastiger kosten in kaart brengen. Ook moet je beheer en cyberdreigingen in overweging nemen. Want dat is lastiger te beheren dan wanneer je dit uitbesteedt. Daarnaast moet je gebruikerseenvoud van de cloud ook niet vergeten.

Lange- en kortetermijnkosten van de cloud
Gelukkig is het kostenschema van de cloud heel inzichtelijk. De transparantie in kosten is enorm hoog. Je weet voor elk onderdeel wat je uitgeeft. Daardoor lijkt het soms ook alsof cloud stukken duurder is dan een traditionele oplossing, maar vergeet niet dat je alle kosten inzichtelijk hebt bij de cloud. En daardoor kun je ook weer eenvoudiger in je kosten snijden. Dat is niet het geval bij een traditionele oplossing.

Vergelijking van de verwachte kosten van het huidige systeem en de kosten van de voorgestelde oplossing
Hierbij moet je denken aan totale eigendomskosten, zoals training, softwarelicenties, implementatie, cloudopslag en eventueel maatwerk. Je maakt de afweging: hoeveel kost het om dit zelf in te richten? En hoe weinig moeite kost het om dit bij een ander te leggen en die risico’s te aanvaarden?

Op zoek naar tips voor een businesscase voor de cloud? Lees deze blog van Jade Moors en ontdek de 4 tips voor een cloud-businesscase.

Maak een afweging tussen de risico’s en de kosten

Maak bij een cloudstrategie altijd een overweging tussen de risico’s en de kosten. Vaak is de cloud de beste oplossing van alle alternatieven, maar je moet het kunnen onderbouwen. Daarom is een businesscase van cruciaal belang. 

Meer weten over de juiste cloudstrategie?

Wil je meer weten over hoe een cloudoplossing bijdraagt aan verbeteren van jouw digitale aanbod? Download dan onze whitepaper.

Je leest in deze whitepaper:

• welke uitdagingen je overwint met de cloud;
• wat het juiste moment is om over te stappen;
• hoe je de cloudtransitie aanpakt (inclusief tips voor een assessment, roadmap en businesscase);
• wat jouw verwachtingen mogen zijn van een ict-partner.

Op zoek naar meer content over de cloud?

• werken in de cloud: de complete handleiding
• welke toegevoegde waarde de cloud biedt voor jouw medewerkers
• hoe je de overstap naar de cloud maakt in 5 stappen
• veilig werken met Microsoft 365