Online Werkplek

 Meestal sta je niet stil bij de cultuur van je werk. Totdat je gedwongen thuiswerkt. Dan mis je die cultuur. Het zit ‘m vaak in kleine dingen: mensen toevallig tegenkomen en een praatje maken, na werk ontspannen op het dakterras of je kennis verbreden tijdens een pizzasessie. Of, in mijn geval, voor je vergadering kunnen kiezen uit een Escape Room, een skihut of een Angry Birds-ruimte.

Sinds het thuiswerken is dit als CIO mijn grote uitdaging: de thuis- en kantoorwerkplek naadloos op elkaar laten aansluiten. Want hoe zorgen we straks dat een overleg voor iedereen prettig verloopt, terwijl de helft bij elkaar zit op kantoor en de rest thuis? En hoe maken we het op afstand samenwerken in één document nog effectiever?

De schetsen van nieuwe kantoorplattegronden vliegen me om de oren. En ik droom weg bij beelden van de ‘sociale hub’ die we van het kantoor willen maken. We zijn bij OGD druk bezig met het voorbereiden van de reboarding.

Daar sta je dan, in een leeg stuk kantoor. Alleen het tapijt en een verdwaalde muur zonder post-its blijven achter. De rest van het pand staat nog wel vol met lege werkplekken, maar de helft hiervan heeft een rode sticker. Een enkeling zit te werken, maar bij de koffieautomaat blijft het stil. Je hebt net 700 vierkante meter afgestoten en je vraagt je af of dit een moment is om te vieren of juist niet. 

De reboarding komt nu echt dichtbij: we kunnen vanaf volgende week weer (deels) structureel naar kantoor. Voor veel medewerkers zal dit een grote verandering zijn; het is zo lang geleden dat we hele dagen op kantoor doorbrachten! Deze omschakeling brengt leuke en goede dingen met zich mee, maar werknemers kunnen het ook spannend of uitdagend vinden.

Verbondenheid, een gedeelde missie en gezelligheid: dat is wat een goede bedrijfscultuur medewerkers geeft. En dat is belangrijk. Voor gemiddeld 77 procent van de werknemers is de bedrijfscultuur - ook nu - essentieel in de blijheid op het werk. Maar het communiceren en behouden van deze cultuur op afstand is een uitdaging. Want juist dingen als verbondenheid en gezelligheid voel je digitaal een stuk lastiger.

We videobellen wat af met z’n allen. Het is fijn dat dit kan, want het houdt ons actief en verbonden. Met video bootsen we de situatie van vóór de pandemie zo goed mogelijk na. Maar het heeft ook een keerzijde. De meeste mensen beginnen er goed moe van te worden. En ook uit onderzoek blijkt dat videobellen veel energie kost.

Na de coronacrisis is het tijd voor ‘reboarding’: je medewerkers helpen bij de overgang naar het weer (gedeeltelijk) werken op kantoor. Een lastige transitie, want het is niet dezelfde situatie als van vóór corona. Je medewerkers gaan afwisselend thuis, op kantoor of op locatie werken. Teams werken daardoor op een andere manier samen. Als organisatie wil en moet je deze hybride manier van (samen)werken faciliteren. Wat heb je daarvoor nodig? En hoe begin je dus goed voorbereid aan dit verandertraject?

“De nieuwe manier van werken – thuis en op allerlei momenten van de dag - vraagt veel van mensen”, stelt Rik van Berendonk, technisch directeur van OGD. “En dit zal ook na de pandemie zo blijven. Want het plaatsonafhankelijke werken en consumeren heeft de toekomst.”

“Er is een reflectiemoment nodig over het welzijn van werknemers”, zegt Rik van Berendonk, technisch directeur van OGD. “De nieuwe manier van werken in bepaalde sectoren – thuis en op allerlei momenten van de dag - vraagt veel van mensen. En dit zal ook na de pandemie zo blijven. Want het plaatsonafhankelijke werken en consumeren heeft de toekomst. Daarom is het nu extra belangrijk om na te denken over het waarborgen van het personeelswelzijn.”

Er valt mij de laatste maanden iets op als ITSM-consultant. Organisaties zoeken een ander soort ondersteuning bij hun it-servicemanagement (ITSM). Tot voor kort vroegen zij mij vooral om bepaalde zaken vóór hen uit te voeren. Bijvoorbeeld het in elkaar klikken van tools en het bouwen van rapportages. Maar de laatste tijd krijg ik steeds vaker de vraag: ‘Begeleid ons, leer ons hoe we het zelf kunnen doen, want we hebben zelf de technische expertise in huis om het ‘klikwerk’ te doen.’

Efficiënt en productief werken. Het is zo belangrijk voor jouw organisatie. Wanneer de samenwerking en communicatie soepel verlopen heeft dit grote invloed op de productiviteit van je medewerkers. Productiviteitssoftware helpt hierbij. Microsoft is 365 een voorbeeld van een productiviteitstool. Welke voordelen biedt Microsoft 365 voor jouw organisatie? Dat lees je in deze blog.