Online Werkplek

De periode van thuiswerken en de COVID-19- maatregelen vragen om creatieve oplossingen. Gelukkig voldoe je al snel aan de nieuwe werkwijze als jouw organisatie Office 365 gebruikt. We geven je graag een aantal voorbeelden van hoe je de verschillende applicaties van Microsoft combineert en inzet om meerwaarde te creëren voor je organisatie en medewerkers.

We zijn ondertussen massaal gewend geraakt aan thuiswerken. En uit onderzoeken blijkt dat thuiswerken net zo productief is als werken op kantoor. Maar blijven we nog net zo productief als toen we aan het begin van COVID-19 stonden?

9 Tips om goed samen te werken

Geen praatje bij het koffieapparaat of over de schouder met elkaar meekijken. Hoe zorg je dat jouw team effectief samenwerkt, als teamleden niet bij elkaar in de buurt zijn? Je leest het in onze 9 tips:

1. Start de dag met een teammeeting in Microsoft Teams. Spreek samen de dag door.  Zo is gelijk duidelijk waar iedereen mee bezig is en waar mogelijk nog problemen liggen.
   
   
2. Iets met elkaar overleggen? Zorg dat iedereen zijn videofunctie aanzet. Het praat toch fijner als je elkaars gezicht ziet, en je blijft meer bij elkaar betrokken.
   
   
3. Vraag je medewerkers om zich te houden aan het normale kantoorritme en de gewoonlijke structuur. Dit betekent bijvoorbeeld dat mensen op dezelfde tijd beginnen met werken en ook op het gebruikelijke moment lunchen. Zo is de structuur voor het team duidelijk en weten mensen wanneer zij elkaar kunnen bereiken.
   
   
4. Zorg uiteraard ook dat je medewerkers op de normale tijd stoppen met werken. Mensen laten zich soms verleiden om meer uren te maken omdat zij toch thuis zitten. Maar balans tussen werk en privé is belangrijk!
   
   
5. Je wilt natuurlijk dat waardevolle, spontane ideeën net zo goed kunnen ontstaan als op de dynamische werkvloer. Denk dus na over manieren waarop deze ideeën ook op afstand kunnen opbloeien. Richt bijvoorbeeld een Teamskanaal in waar mensen de ruimte krijgen om samen doorlopend te brainstormen en waar zij nieuwe ideeën kunnen delen.
6. Bespreek het belang van een goede, persoonlijke werkplanning. Als medewerkers deze voor zichzelf maken weten zij precies wat zij elke dag moeten doen. Het is handig om hiervoor de Outlookagenda te gebruiken. Zo weten de teamleden steeds van elkaar waar zij mee bezig zijn.
   
   
7. Kies de juiste kanalen voor je communicatie. Chatten, bellen en online vergaderen hebben allemaal hun eigen plek. Maak hierover duidelijke afspraken met je team!
   
   
8. Het is belangrijk om ook het niet-werkgerelateerde contact op peil te houden. Mensen missen thuis de praatjes bij het koffieapparaat. Maak daarom bijvoorbeeld een apart kanaal aan in Teams, waar mensen gezellige en grappige weetjes plaatsen en op elkaar kunnen reageren. Het kan ook leuk zijn om af en toe een digitale teamborrel in te plannen. En spoor je medewerkers aan om onder werktijd eens te bellen met hun vaste 'koffieleuten'.
   
   
9. Af en toe de benen strekken en een frisse neus halen is gezond en vergroot de productiviteit. Help je mensen hieraan herinneren. En wonen teamleden bij elkaar in de buurt? Dan kunnen zij elkaar misschien ontmoeten voor een lunchwandeling of wandelvergadering op 1,5 meter afstand?

Tips van Thijs

In deze Tips van Thijs legt Thijs je uit hoe je gemakkelijk zelf een vergadering in Teams opzet. Hij laat zien hoe je teamleden uitnodigt, videobelt en hoe je collega's laat meekijken met jouw werk.

Jouw teamleden werken thuis. Of dat nu is vanwege een coronavirus of omdat zij geen oppas konden regelen; zij beschikken ineens over een heel andere werkplek. De koffie is - waarschijnlijk - beter en zij hebben misschien een éxtra geliefde 'collega' naast zich zitten. Maar er is ook iets om goed op te letten: hoe zorg je voor de juiste informatiebeveiliging als iedereen vanuit huis werkt?

Lees hier hoe je de informatiebeveiliging óók waarborgt als jouw team werkt vanuit 'vestiging thuis'.  

Kunnen jouw medewerkers al optimaal thuiswerken? Wanneer iedereen vanuit huis werkt, vraagt dit veel van jouw systemen. Niet elke omgeving is hierop gebouwd. Lees hier hoe Microsoft Teams bijdraagt aan het creëren van een stabiele thuiswerkplek.

De ideale werkplek. Wat is dat nu eigenlijk? En hoe realiseer je hem? Al jaren roepen ict-leveranciers dat ze nu écht de oplossing hebben. Maar in de praktijk komt dit nooit helemaal uit de verf. De op het eerste gezicht ‘perfecte werkplek’ heeft dan toch weer last van rafelige randjes. Deze blijkt bijvoorbeeld alleen geschikt voor een Windows device. Of het videobellen lijkt meer op een haperende diashow.

Werken in de cloud, je hoort er al jaren over. En nu veel mensen thuiswerken al helemaal. Een digitale werkplek in de cloud maakt het technisch mogelijk om veilig en goed ondersteund te werken vanaf allerlei locaties buiten het kantoor. Best relevant nu. Maar los van het technische verhaal: wat betekent werken vanuit de cloud op de werkvloer en past dit bij jouw organisatie? De manier van werken hoeft meestal niet of nauwelijks te veranderen wanneer je overgaat naar de cloud. Maar een online werkplek biedt wel veel voordelen aan eindgebruikers. 

Bijna drie weken na de introductie van de coronamaatregelen maken we de balans op. Wat is hiervan tot nu toe de impact? Wat kwam er allemaal bij kijken voor organisaties zoals OGD? Ook werpen we een blik op de toekomst: verwachten we dat organisaties door deze situatie anders gaan werken? We geven een kijkje in onze keuken en gaan daarmee specifiek in op hoe onze afdelingen ict, facilitair en marketing met de situatie omgegaan. Hiervoor sprak ik met onze CIO Tom Abbing, onze facilitair manager Pleun Meuwissen en onze marketing manager Bastiaan Koene.

Zo, de thuiswerkweek zit er weer bijna op. Misschien waren de juiste zithouding en opstelling van je pc de afgelopen weken niet je grootste zorg. Je was allang blij als je kon inloggen in het systeem en een rustige plek vond om te werken. Maar uit eigen ervaring kan ik zeggen dat er na een aantal dagen toch iets gaat schuren als je schouders permanent tikkertje spelen met je oren, en je benen de halve dag klem zitten tussen de stoel en het bureaublad.

Een tijdje thuis zitten: de één vindt het een drama en de ander knuffelt heerlijk de hele dag met de kat. Hoe je de quarantaine ook beleeft, we kunnen allemaal wel wat tips gebruiken om het nog net wat aangenamer te maken. Want hoewel thuiszitten geen grote opgave lijkt, kan langdurige quarantaine wel degelijk invloed hebben op je mentale gezondheid. Tijd dus om nieuwe manieren van vermaak te vinden!

Vanwege het coronavirus werken de meeste Nederlanders nu vanuit huis. En dat is misschien even wennen, zeker met een kat of kind op schoot. Maar hoe haal je er toch het meeste uit en zorg je ervoor dat jij en je collega's productief en professioneel achter de laptop zitten? 

Microsoft biedt de zakelijke thuiswerksoftware Teams tijdelijk gratis aan vanwege het COVID-19-virus. De komende zes maanden kan ieder bedrijf en individu een gratis premiumversie van Microsoft Teams gebruiken. Zo kunnen teams en individuen wereldwijd extra effectief en in contact met elkaar werken vanuit huis. Sinds 10 maart heeft Microsoft de gratis versie uitgebreid met video-conferencing. Graag leggen we je uit wat je hiermee kunt, hoe je dit aanpakt en waar je rekening mee moet houden.