Vorige week las je in deel één van deze blogserie over de belangrijkste uitdagingen voor de interne communicatie bij hybride werken. Vandaag bespreek ik in deel twee voor elke genoemde uitdaging hoe je erop inspeelt. Zo houd je de interne communicatie goed wanneer je mensen niet of minder op kantoor zijn.
De belangrijkste uitdagingen voor de interne communicatie
De grootste uitdagingen voor de interne communicatie in een hybride situatie:
- Mensen blijven minder makkelijk op de hoogte en er ontstaat minder dialoog.
- De missie, waarden en bedrijfscultuur van de organisatie zijn minder tastbaar.
- Het management is op afstand moeilijker benaderbaar.
- Effectief samenwerken is lastiger als je niet naast elkaar zit.
In de blogpost van vorige week lees je alles over deze uitdagingen: De interne communicatie-uitdagingen bij hybride werken.
Zo speel je in op de uitdagingen rond interne communicatie
Okee, voldoende uitdagingen dus! Maar er zijn genoeg oplossingen waarmee je de interne communicatie een boost geeft in de hybride situatie. Hieronder lees je welke dat zijn.
Uitdaging 1: Minder makkelijk op de hoogte en minder dialoog
‘Samen rondhangen’ en informele kletspraatjes zijn geen tijdverdrijf binnen organisaties; ze zijn een essentieel onderdeel van de interne communicatie. Ze zorgen voor goede interne connecties, geïnformeerde medewerkers en nieuwe ideeën. Wanneer mensen niet (veel) op kantoor zijn komen deze zaken onder druk te staan.
Oplossing: Stimuleer (spontane) ontmoetingen tussen medewerkers
Verbind mensen zowel online als offline proactief met elkaar. Doe dit door de hele organisatie heen, ook buiten meetings om. Dat leidt tot blijere, verbonden medewerkers die meedenken over waar de organisatie heen moet.
Tips om dit aan te pakken:
- Versterk de ‘digitale wandelgang’: deel alle belangrijke ontwikkelingen binnen de organisatie online op een sociaal intranet en stimuleer hier de discussie. Zorg dat het management hier tijdig en regelmatig updates deelt over het organisatienieuws. Laat medewerkers hierop reageren met comments, die snel worden beantwoord. En zorg dat zij ook zelf laagdrempelig updates kunnen plaatsen. Want een levendig en open contact op intranet is nu belangrijker dan ooit.
- Stimuleer medewerkers om regelmatig updates te delen met de hele organisatie over hun projecten, uitdagingen en behaalde resultaten. Wie weet welke collega’s hier iets mee kunnen, of wie kan helpen. Het delen kan via intranet, maar ook in (online) kennis-sessies. Leidinggevenden zijn vaak de beste aanjagers van de deelname van medewerkers.
- Laat managers en teamleiders als lijm fungeren tussen medewerkers. Wanneer managers goed op de hoogte zijn van de activiteiten van hun team én de overige organisatie, spotten zij kansen. Zo kunnen zij mensen door de hele organisatie met elkaar verbinden. Dat is nu extra belangrijk.
- Maak het kantoor speciaal geschikt voor sociale uitwisseling. Denk aan aantrekkelijke sociale ruimtes, de juiste vormgeving en plekken voor face-to-face kennisuitwisseling. Want áls mensen straks op kantoor zijn, wil je dat ze elkaar ontmoeten, bijpraten en kennis delen.
- Ook online kunnen mensen elkaar spontaan ontmoeten! Bij OGD hebben we bijvoorbeeld geëxperimenteerd met onze zelfbedachte ‘Chat-roulette’. OGD’ers kwamen hier spontaan met elkaar in gesprek, of zij elkaar nu kenden of niet. Ze belden op een afgesproken tijd in en hadden een gesprek met andere OGD’ers. Maar met wíe: dat was een verrassing. Zo ontstonden de leukste gesprekken en nieuwe ideeën!
- Face-to-face ontmoetingen kunnen ook buiten kantoor plaatsvinden. Bij OGD stimuleerden we OGD’ers de afgelopen twee zomers bijvoorbeeld om elkaar op te zoeken door hun gezamenlijke picknick te betalen.
Uitdaging 2: De missie, waarden en bedrijfscultuur van de organisatie zijn minder tastbaar.
De missie, waarden en bedrijfscultuur van een organisatie voel je vooral. Ze uiten zich in het gedrag van mensen en bijvoorbeeld in de vormgeving van de ruimtes. Maar juist dit soort dingen komen digitaal en op afstand veel minder over. Hiermee ontstaat het risico dat deze belangrijke pijlers en drijfveren minder leven bij je medewerkers.
Oplossing: Houd mensen actief aangehaakt bij de missie en bedrijfscultuur.
Bij OGD vinden we dat de offline-ervaring onmisbaar blijft in het tastbaar maken van onze missie, waarden en bedrijfscultuur. Ook daarom willen wij elkaar regelmatig face-to-face blijven zien. Daarnaast kun je mensen gelukkig ook digitaal aangehaakt houden op dit vlak.
Tips om dit aan te pakken:
- Teamleiders zijn een belangrijke schakel in het tastbaar maken van de missie. Zij spreken medewerkers nog steeds regelmatig. Laat hen vaak aan teams terugkoppelen hoe hun bezigheden passen binnen de strategie van de organisatie. En hoe deze de grotere organisatie én de maatschappij verder helpen. Het liefst met concrete, aansprekende voorbeelden. Op afstand hebben medewerkers hier nog meer behoefte aan dan in de oude situatie.
- Ook in het overbrengen van de juiste waarden en cultuur zijn teamleiders onmisbaar. Een organisatie kan nog zulke mooie waarden hebben. Toch bepaalt vooral de omgang met sleutelfiguren in de organisatie hoe het bedrijf op de werknemer overkomt. Vóór de pandemie lag het zwaartepunt van deze taak bij de HR-afdeling. Maar nu mensen voornamelijk in hun eigen teambubbel blijven is dit verschoven naar de teamleider.
- Creëer een sterk onboardingsproces waarbij nieuwe medewerkers uitvoerig in contact komen met de missie, waarden en bedrijfscultuur. Vertel er niet alleen over, maar laat nieuwe collega’s deze echt beleven. Als het kan door elkaar regelmatig te ontmoeten op kantoor. En daarnaast bijvoorbeeld via (online) evenementen, activiteiten met het team of contact met klanten.
- Druk de bedrijfscultuur duidelijk uit in je pand(en). Zo kunnen medewerkers zich aan deze cultuur laven wanneer zij op kantoor zijn. Denk aan het uiterlijk, het doel en de sfeer van de ruimtes. Ook kun je de missie en behaalde doelen op een aansprekende manier onder de aandacht brengen. Bijvoorbeeld via leuzen op de muren, of met testimonial-video’s van blije klanten in centrale ruimtes.
Leestip: Hoe je het kantoor tot een tweede thuis maakt voor je medewerkers.
Uitdaging 3: Het management is op afstand moeilijker benaderbaar.
Nu mensen minder vaak (of niet) op kantoor zijn, komen zij automatisch ook minder snel het management tegen. Hierdoor vermindert het tweerichtingsverkeer in de communicatie tussen management en de overige werknemers, terwijl dat contact juist essentieel is voor goede interne communicatie.
Oplossing: Verlaag de drempel tot het management
Je kunt de dialoog met deze laag van de organisatie op verschillende manieren stimuleren:
- Creëer een digitale plek op het intranet voor contact met het management. Medewerkers kunnen hier laagdrempelig vragen stellen via een berichtje. En het management kan er zelf korte updates plaatsen, naast de langere, structurele berichten die zij elders op intranet delen. Een speciale Yammergroep is hiervoor bijvoorbeeld een geschikte oplossing.
- Laat leidinggevenden een schakelfunctie vervullen in het contact met het management. Zij zien zowel de medewerkers als het management regelmatig. Daarom is het belangrijk dat zij het organisatienieuws periodiek bespreken met hun team. Alle vragen en opmerkingen die daarbij naar voren komen, bespreken de teamleiders met het management. Zo is er indirect toch contact en blijft het tweerichtingsverkeer tussen management en de rest van de organisatie bestaan.
Uitdaging 4: Effectief samenwerken is lastiger als je niet naast elkaar zit.
Voor het samenwerken liggen de uitdagingen bij hybride werken vooral op het vlak van onderlinge betrokkenheid en het samen tot creativiteit komen. Bijkletsen, brainstormen en plannen uittekenen: het is digitaal lastiger.
Oplossing: Zet tools in voor creativiteit en blijf samen lol maken
Er zijn steeds meer tools en werkvormen die gezamenlijke creativiteit online bevorderen. Denk aan:
- digitale whiteboards;
- het inzetten van ijsbrekers: plezier maken laat mensen vrijer denken;
- idea jams, een groepsbijeenkomst waarbij je verschillende werkvormen gebruikt om samen sneller en met meer plezier tot nieuwe dingen te komen, bijvoorbeeld met Microsoft Visio;
- het inzetten van facilitators: zij houden (online) meetings levendig en effectief met de juiste leiding en op maat gemaakte oefeningen;
De onderlinge betrokkenheid kun je binnen hybride teams op verschillende manieren bevorderen:
- Plan wekelijkse en dagelijkse teammeetings in om elkaar op de hoogte te houden.
- Laat teams zodra het kan regelmatig aanwezig zijn op kantoor om samen te werken. Uit onderzoek blijkt dat de onderlinge betrokkenheid dan weer flink toeneemt.
- Zorg dat teams regelmatig – en vaker dan voorheen - leuke gedeelde ervaringen hebben. Dit geeft de verbondenheid een boost. Denk hierbij aan een wekelijkse borrel op kantoor. Of aan het spelen van digitale spellen (wij zijn fan van Among us!).
- Ook voor teams kun je een chat-roulette inzetten. Hierbij laat je een systeem twee of drie teamleden willekeurig aan elkaar koppelen om samen digitaal koffie te drinken. Zo blijft iedereen in het team elkaar informeel spreken.
- Besteed extra aandacht aan nieuwe collega’s, voor hen is de uitdaging van betrokkenheid met de organisatie nog groter. Laat ze uitvoerig kennismaken met alle teamleden, het liefst face-to-face als dat kan.
Lees hier hoe je het welzijn van medewerkers versterkt in deze digitale tijd.
Het menselijke centraal in het hybride werken
Wil je een innovatieve, verbonden en gemotiveerde organisatie blijven, dan is het in de hybride situatie belangrijk om hier met interne communicatie op in te spelen. In een situatie waarin we steeds meer contact maken via technische middelen zit de uitdaging hem vooral in het gemis aan het menselijke: het informele, het spontane, de verbondenheid en het voelen.
Dit zijn niet slechts ‘zachte waarden’ die verder geen bedrijfsresultaat opleveren. Het zijn essentiële zaken voor het goed functioneren van organisaties en mensen. Dus blijf samen rondhangen en lol maken, verbind mensen met elkaar, maak de kantoren zo ‘sociaal’ mogelijk en bevorder ook digitaal goed, regelmatig en informeel contact. Zo blijft de interne communicatie - en daarmee de organisatie – sterk.
Wil je verder lezen over het optimaliseren van hybride werken? Bekijk dan deze content:
Delen
Het juiste beleid voor hybride werken: de ultieme guide
Reboarding: de juiste ict-infrastructuur voor het hybride werken
