Reboarding met persona’s – wat hebben je medewerkers nodig?

De schetsen van nieuwe kantoorplattegronden vliegen me om de oren. En ik droom weg bij beelden van de ‘sociale hub’ die we van het kantoor willen maken. We zijn bij OGD druk bezig met het voorbereiden van de reboarding.

Als organisatie maak je al snel je eigen plannen voor het ‘nieuwe werken op kantoor’. Maar je werknemers hebben allemaal hun eigen wensen, behoeftes en verwachtingen. Het is belangrijk hier rekening mee te houden. Want een effectieve reboarding maakt werknemers opnieuw vertrouwd met het kantoor en de bedrijfscultuur en laat hen wennen aan een nieuwe manier van (samen)werken. Dit gaat veel beter als de werkplek en faciliteiten bij hen passen.

Kijktip: bekijk onze on-demand webinar over reboarding.

Maar hoe match je de verschillende wensen en behoeften van werknemers met de faciliteiten die je straks biedt? Ook bij OGD hebben we ons dit afgevraagd.

Plannen voor de reboarding

Hoe uitdagend het afgelopen jaar ook was, het gaf ons de kans om opnieuw te bepalen hoe we het werken (op kantoor) wilden vormgeven. En het was ons direct duidelijk dat we de OGD’ers hierin een grote stem zouden geven: het kantoor is er voor hen, dus het moet bij ze passen.

Mede daarom hebben we het afgelopen jaar onderzocht welke wensen en ervaringen onze werknemers hebben rondom het (thuis)werken. Daaruit bleken algemene wensen die we nu als uitgangspunt nemen bij de reboarding.

Zo willen OGD’ers graag dat het kantoor een ‘sociale hub’ is: een inspirerende plek waar je makkelijk samenkomt en contact hebt met collega’s. Een werkplek waar je je prettig voelt en waar je zowel kunt werken als lol hebben. Daarnaast bleek uit de onderzoeken dat straks per dag gemiddeld de helft van ons totale aantal mensen op kantoor zal zijn, al zal dit sterk verschillen per werkdag.

Sommige wensen van OGD’ers waren dus heel helder. Toch lieten de onderzoeken ook grote individuele verschillen in behoeftes zien. Van nooit meer willen thuiswerken tot bijna nooit meer naar kantoor komen, en van stilte op de werkplek tot gezellige, interactieve teamruimtes waar je met 8-12 man samenwerkt. We wilden graag rekening houden met dit soort wensen. Maar hoe moesten we hier chocola van maken?!

Het reboardingsteam van OGD. Vlnr: Bastiaan Koene (Marketing manager), Tom Abbing (CIO), Tim van der Hulst (hoofd HR) en Pleun Meuwissen (hoofd Facilitair)

Een succesvolle reboarding met persona’s

Met meer dan 1300 OGD’ers konden we niet elk individu als uitgangspunt nemen voor de nieuwe plannen. Dus kwam ik met mijn marketingachtergrond op het idee om binnen deze groep ‘persona’s’ te formuleren. Het vormen van persona’s is binnen de marketing een veelgebruikte methode om je plan en strategie gedetailleerd af te stemmen op je doelgroep.

Een persona is een semi-fictief personage dat symbool staat voor een subgroep binnen je totale doelgroep. Zo’n subgroep heeft op belangrijke punten overeenkomende kenmerken en behoeftes. Denk aan het type functie, de professionele doelen of persoonlijkheidskenmerken.

Via persona’s richt je je tot specifieke gebruikers van jouw product of dienst in plaats van tot één globale, onpersoonlijke doelgroep. Op die manier houd je veel meer rekening met specifieke wensen en behoeftes binnen je doelgroep, zonder dat je alle gebruikers eerst hoeft te spreken. Dit maakt de kans op succes veel groter.

In de reboarding vormen onze eigen medewerkers onze doelgroep en de ‘dienst’ die we aanbieden is een fijne werkervaring op maat, thuis én op kantoor. We realiseren ons daarbij wel dat we individuen niet kunnen reduceren tot een persona: het is belangrijk steeds in gesprek te blijven en open te blijven staan voor maatwerk.

Hoe wij tot onze persona’s kwamen

Ons reboardingsteam begon te brainstormen. We vroegen ons af:

• Hoeveel willen OGD’ers op kantoor werken?
• Hoe ziet het ideale kantoor van OGD’ers eruit?
• Welke faciliteiten hebben zij precies nodig?
• Waar hebben zij als mens - dus ook los van hun functie - behoefte aan?
• En vooral: welke onderlinge verschillen zijn er op bovenstaande gebieden?

Zo kwamen we tot een voorzet van 7 persona’s. We hebben die persona’s pakkende namen gegeven, die passen bij onze cultuur. Zo heeft iedereen die ermee te maken krijgt gelijk een beeld bij de persona’s.

Vervolgens hebben we deze persona’s getoetst bij de leidinggevenden van onze organisatie. We stelden hen drie vragen:

• Welke van deze persona’s heb je in je team, en zitten er persona’s bij die niet in ons lijstje staan?
• Wat verwacht je van de verhouding thuis versus kantoor voor jouw team?
• Op welke van onze vestigingen verwacht je dat jouw teamleden vooral willen werken?

Zo kregen we inzicht in de persona’s die OGD werkelijk rijk is. Hieronder zie je onze uitwerking hiervan.

De OGD-persona's:

Het koppelen van persona’s aan het reboardingsplan

De feedback van leidinggevenden gaf ons inhoudelijk inzicht in de persona’s, maar ook in de grootte van elke personagroep. En we kwamen erachter op welk van onze vijf kantoren zij het liefst werken. Daarna was het zaak om te achterhalen wat de persona’s nodig hebben als ze op kantoor zijn.

📖 Dé ultieme guide: Het juiste beleid voor hybride werken

We brachten per persona in kaart wat dit type werknemer nodig heeft en hoeveel hij of zij waarschijnlijk aanwezig zal zijn. Iemand die veel onderweg is (bij ons ‘de aanwaaier’) heeft op kantoor bijvoorbeeld ‘een aanwaaiplek’ nodig. Een plek waar je snel je laptop openklapt, internet en een stroompunt hebt, maar ook niet meer dan dat. Terwijl iemand die de hele dag in stilte wil werken een afgesloten, stille ruimte nodig heeft met goede hardware erbij.

Hieronder zie je het uitgewerkte voorbeeld van ‘de aanwaaier’:

Met dit soort informatie konden we functionele keuzes maken voor onze panden en faciliteiten. We schatten de benodigde capaciteit in en koppelden dit aan de indeling en het formaat van de ruimtes. Zo maakten we een verbouwingsplan voor onze kantoren.

De volgende fase: klankbordgroep

We zijn nu een heel eind met de reboardingsplanning, maar we zijn nog niet klaar. Op dit moment zitten we in de detailfase. Onze kantoren hebben nu de juiste muren en ruimtes. Nu is het zaak daar verder invulling aan te geven. Denk aan het meubilair, de technische ondersteuning en de kleuren op de muur.

Dit doen we samen met een klankbordgroep. Onze klankbordgroep wordt gevormd door een representatieve mix OGD’ers die de persona’s vertegenwoordigen. Zo nemen we ieders perspectief óók mee in de verdere verfijning van het verbouwingsplan. We vinden het belangrijk dat de aankleding bij OGD’ers en onze bedrijfscultuur past.

Toch gaan we de ruimtes niet teveel in detail afstemmen op de wensen van één bepaalde persona. Het idee is namelijk dat mensen veel gaan switchen van werkplek: een overleg in de teamruimte, een brainstorm in de sociale hub en daarna nog even focussen in de stilteruimte of op de thuiswerkplek. Flexibiliteit blijft dus een sleutelwoord: de ruimtes moeten voor elke OGD’er aantrekkelijk en bruikbaar zijn. En zo lang elke persona de ruimtes kan vinden die hij nodig heeft, zitten we goed.

Bovendien willen we aankijken hoe de nieuwe indeling bevalt. Misschien blijkt na een paar maanden dat OGD’ers er nog een SCRUM-ruimte bij willen. Of dat er meer plek nodig is om in stilte te werken. Dan willen we de flexibiliteit hebben om die aanpassingen te doen. En we blijven ook na de reboarding bij onze mensen peilen hoe zij het liefst werken en of zij tevreden zijn. 

Een werkplek die bij je mensen past

Het werken met persona’s helpt om de reboarding op maat te maken voor je mensen. Bij OGD halen we er veel informatie uit en onze medewerkers reageren er enthousiast op. De persona’s bleken niet alleen handig als voorspeller voor het aantal mensen dat straks dagelijks op kantoor wil zijn. Ze gaven ons ook inzicht in het soort ruimtes dat nodig is en hoe die uitgerust moeten zijn. Zo kunnen onze medewerkers straks aan de slag op een werkplek die écht bij ze past.

Wil je aan de slag met reboarding? Bekijk dan deze webinar waarin onze experts alles vertellen over de voorbereidingen van het hybride werken.