Reboarding na corona: in 4 stappen terug naar kantoor

Na de coronacrisis is het tijd voor ‘reboarding’: je medewerkers helpen bij de overgang naar het weer (gedeeltelijk) werken op kantoor. Een lastige transitie, want het is niet dezelfde situatie als van vóór corona. Je medewerkers gaan afwisselend thuis, op kantoor of op locatie werken. Teams werken daardoor op een andere manier samen. Als organisatie wil en moet je deze hybride manier van (samen)werken faciliteren. Wat heb je daarvoor nodig? En hoe begin je dus goed voorbereid aan dit verandertraject?

Checklist reboarding na corona

Om de transitie naar kantoor zo goed mogelijk te laten verlopen is een goede voorbereiding belangrijk. Daarom hebben we een checklist samengesteld. In een volgende blogpost geven we je een kijkje in onze keuken en lees je hoe je deze acties in de praktijk brengt.

1. Verzamel de input van je medewerkers.
2. Evalueer het kantoorpand.
3. Faciliteer het nieuwe samenwerken.
4. Betrek je medewerkers met het juiste communicatieplan.

1. Verzamel de input van je medewerkers

De VIP’s van de reboarding: je medewerkers. Voor een soepele overgang moet je weten wat de behoeften en wensen van je medewerkers zijn. Wat hebben ze bijvoorbeeld nodig voor het hybride samenwerken? Wat missen ze nu van kantoor? Vergeet ook niet te vragen wat medewerkers nu juist wél fijn vinden aan het thuiswerken. Zo kom je erachter wat je organisatie nog kan verbeteren. Uiteindelijk kom je met de input van je medewerkers tot de juiste nieuwe situatie voor jouw organisatie.

Het kan lastig zijn om de meningen van al je medewerkers te verzamelen. Je wilt natuurlijk alle hoeken van je organisatie uithoren. Een grootschalige enquête is een goede eerste stap, maar het liefst vraag je regelmatig om input. Dit kan via:

• een discussie op het intranet;
• frequente bijeenkomsten van een klankbordgroep;
• de input van teams via hun manager of teamleider. 

Kijktip: bekijk onze on-demand webinar over reboarding.

2. Evalueer het kantoorpand 

Nu veel medewerkers thuiswerken biedt dat de ruimte om het kantoor opnieuw in te richten. Je hebt letterlijk ruimte over wanneer driekwart van je medewerkers thuis of op locatie werkt. En met minder mensen op kantoor voer je een verbouwing makkelijker uit.

Om het kantoor goed in te richten wil je weten hoeveel werkplekken je nodig hebt. En wat doe je met de rest van de ruimte? Vraag je medewerkers hoeveel dagen ze naar kantoor komen en waarom. Is dat om samen te werken, te vergaderen, met een klant af te spreken of alleen omdat het gezelliger is? Op basis van deze informatie kun je het kantoor inrichten op Activity Based Working: je creëert ruimtes die afgestemd zijn op de activiteiten van je medewerkers, waarbij elke ruimte zich bij uitstek leent voor één soort activiteit.

Bij het inrichten van het kantoor zet je techniek op de eerste plaats. De kantoorruimtes moeten het hybride samenwerken natuurlijk ondersteunen. Tom Abbing, CIO van OGD, vertelt hoe je dit doet: “Zorg voor zo veel mogelijk aspecten van een live gesprek: goede camera, goede speaker, een digitaal whiteboard. En maak gebruik van de functionaliteiten van apps zoals Microsoft Teams, die steeds nieuwe mogelijkheden erbij krijgt.” Verder is het handig als iedereen een laptop heeft. Tom: “Laptops bieden de vrijheid om te werken waar je maar wilt. Ook vanuit een beveiligingsoogpunt is het inzetten van een eigen apparaat tegenwoordig geen probleem.”

Het opnieuw inrichten van je pand(en) biedt daarnaast nog meer kansen. Dat vindt ook facilitair manager Pleun Meuwissen: “Nu kun je een grote stap zetten in het verbeteren van het welzijn van je medewerkers.” Want het welzijn van de medewerker is zeker in coronatijden extra belangrijk; het centraal stellen van de mens staat niet voor niks tussen onze ict-trends voor 2021. Wat maakt jouw medewerkers blij: een sportzaal, een creatieve ruimte, een massagestoel of meer groen in het gebouw?

Wil je weten hoe je het hybride werken het beste ondersteunt? Lees onze whitepaper 'de 6 belangrijkste ict-trends voor 2022' 

3. Faciliteer het nieuwe samenwerken

Of je nu je hele kantoorpand verbouwt of niet, voor je medewerkers zijn er blijvende veranderingen. Want dat iedereen elke dag op kantoor werkt is verleden tijd. Thijs Leeuwenburgh, hoofd Consultancy bij OGD, beaamt dat: “Hybride vergaderingen zullen echt blijven.” Een hybride manier van samenwerken roept wel vragen op, zoals ‘wie mag wanneer de kantoorfaciliteiten gebruiken?’ of ‘Hoe voorkomen we dat iedereen op dinsdag naar kantoor komt?’

Een goede oplossing hiervoor is een reserveringssysteem. Laat teams en individuele medewerkers ruimtes en werkplekken reserveren, zodat je medewerkers altijd verzekerd zijn van een plekje op kantoor. Zo’n systeem is niet lastig in elkaar te zetten: het kan al met een simpele PowerApp. In deze blogpost lees je hoe we een soortgelijk reserveringssysteem in elkaar hebben gezet.

Een ander onderdeel van het hybride samenwerken is het aanpassen van werkwijzen. Het is niet handig als het ene deel van het team post-its plakt terwijl het andere deel inbelt en niet kan meekijken. Gelukkig zijn ook voor dit soort brainstormsessies digitale oplossingen. Thijs: “Om in een hybride samenwerking te brainstormen hebben we een simpele PowerPoint beschikbaar gesteld. Hierbij kan elke deelnemer op een digitale manier post-its schrijven en opplakken.”

En zijn er nog taken die je op kantoor moet uitvoeren? Onderzoek dan of je ze kunt wegautomatiseren. Hoe je dat doet, lees je in deze whitepaper.

4. Betrek je medewerkers met het juiste communicatieplan

Reboarding na de coronatijd is een flink verandertraject. Daar kan je wel wat verandermanagement bij gebruiken! Stel in ieder geval een communicatieplan op. Deze vier tips kunnen daarbij helpen:

1. Kies voor communicatie die past bij de bedrijfscultuur.
2. Geef mensen de tijd om te wennen aan de verandering.
3. Leun op de kracht van herhaling.
4. Zorg voor continue feedback.

Deel de veranderplannen met de organisatie. Hoe je dit doet, hangt af van jullie bedrijfscultuur. Lezen je medewerkers graag e-mails of bekijken ze liever een video op het intranet? Hoe je ook communiceert, houd het kort en krachtig. Niemand heeft zin in een enorm lange tekst of toespraak.

Het is daarnaast slim om gebruik te maken van de kracht van herhaling. Als je vaak en op meerdere plekken je boodschap herhaalt, vergroot je de kans dat de informatie bij je medewerkers blijft hangen.

Vergeet ook niet te communiceren over de voortgang. Deel bijvoorbeeld de input die je bij punt 1 van deze checklist hebt verzameld. Door open en transparant te zijn bouw je aan wederzijds vertrouwen.

Als je jouw medewerkers echt wilt betrekken bij de reboarding, vraag je continu om feedback. Dit doe je door vaak updates te geven over de reboarding en daarbij bijvoorbeeld een aantal vragen te stellen. Zet de deur in ieder geval open voor discussie. Wanneer je vroeg in het proces feedback krijgt, kun je daar veel makkelijker op inspelen dan op een later moment.

Wil je meer tips rondom verandermanagement? Lees dan ook onze blogpost Verandermanagement bij een cloudtransitie.

Een geslaagde reboarding

De reboarding na corona zorgt voor een hoop veranderingen: een nieuwe indeling op kantoor, hybride vergaderingen en meer aandacht voor het welzijn voor de medewerker. Dat is niet voor iedereen makkelijk. Gelukkig weet jij nu hoe je zo’n reboarding in goede banen leidt! En wil je weten hoe dit er in de praktijk uitziet? Download dan hier onze whitepaper over het hybride werken.