Reboarding: hoe uit je cultuur in je kantoorpand?

 Meestal sta je niet stil bij de cultuur van je werk. Totdat je gedwongen thuiswerkt. Dan mis je die cultuur. Het zit ‘m vaak in kleine dingen: mensen toevallig tegenkomen en een praatje maken, na werk ontspannen op het dakterras of je kennis verbreden tijdens een pizzasessie. Of, in mijn geval, voor je vergadering kunnen kiezen uit een Escape Room, een skihut of een Angry Birds-ruimte.

Een lege ruimte blijft een lege ruimte

Voor de coronacrisis zou ik waarschijnlijk gezegd hebben dat onze bedrijfscultuur – de OGD-cultuur – zit in elementen zoals de thematische vergaderruimtes. Maar ook met een Angry Birds-ruimte straalt een leeg kantoorpand geen cultuur uit. Het is er stil, je mist de mensen. Het ligt voor de hand, maar het is zo waar: de medewerkers maken de cultuur.

Een kantoorpand alleen ademt geen cultuur. Maar hoe lastig cultuur ook te definiëren is, de kantoorruimtes spelen zeker een rol. De organisatiecultuur is een optelsom van waar de organisatie voor staat, wat de medewerkers belangrijk vinden, hoe mensen met elkaar omgaan en de sfeer die er hangt.

De aankleding van een bedrijfspand bepaalt mede de sfeer. Een loods met een strak interieur voelt toch heel anders dan een ruimte met vloerbedekking, planten en wegzak-stoelen. Organisaties kiezen aankleding die past bij hun cultuur en nieuwe medewerkers kiezen onder andere voor een bedrijf vanwege de sfeer die er hangt.

Kijktip: bekijk onze webinar on demand over reboarding.

De pantry van OGD Delft 

Het aanpassen van je kantoor aan je cultuur in de praktijk

Hoe creëer je als organisatie dan een kantoor dat past bij je medewerkers, en dus bij je cultuur? Daar heb je drie dingen voor nodig:

1. input van je medewerkers over wat ze nodig hebben en wat ze belangrijk vinden;
2. input vanuit de organisatie over de cultuur, zoals normen en waarden;
3. een manier om deze input te vertalen naar je kantoor.

Om je cultuur te uiten in het kantoor, moet je die cultuur zien te vertalen naar faciliteiten, inrichting en aankleding. Het klinkt simpel, maar het is nog best ingewikkeld. Input van je medewerkers haal je bijvoorbeeld op met enquêtes en de kernwaarden van het bedrijf heb je al helder. Maar hoe vertaal je deze input en uitkomsten naar keuzes voor je pand? Mijn reboardingscollega Bastiaan Koene (Marketing manager) vertelde eerder al hoe we daarvoor persona’s hebben ingezet. Individuele wensen en behoeftes bundel je in persona’s en maak je daarmee behapbaar. Zo is het mogelijk om ook heel uiteenlopende behoeften – hardop brainstormen en in volledige stilte werken - een plek te geven in je kantoor.

Je hebt alleen meer nodig dan faciliteiten om de cultuur voelbaar te maken. Want de bedrijfscultuur is niet meteen af te lezen aan een stilteplek of samenwerkruimte. Je moet achterhalen wat je medewerkers belangrijk vinden en wat bij ze past.

De Angry Birds- en de skihut-vergaderruimtes op OGD Delft 

Betrek je medewerkers

Betrek je medewerkers op zoveel mogelijk manieren bij de reboarding (of een verhuizing of verbouwing) om de cultuur tot z’n recht te laten komen. Enquêtes zijn handig om erachter te komen wat een grote groep medewerkers nodig heeft, maar geven geen mogelijkheid tot brainstormen of discussie. De inbreng van een individuele medewerker blijft daarnaast beperkt. Terwijl je misschien juist de creatievelingen of stille krachten van jouw organisatie een kans wil geven om met ideeën te komen of het kantoor zelfs aan te passen.

Een aantal ideeën om je medewerkers onderdeel te maken van de verandering:

• Stel een klankbordgroep samen waarmee je kunt brainstormen en beslissingen maken. Probeer een representatieve doorsnede van de organisatie samen te brengen.
• Maak ruimte voor unieke ideeën. Geef medewerkers met toffe ideeën een budget en randvoorwaarden en laat ze als projectgroep de ideeën uitwerken.
• Stel vragen op het sociale intranet. Dit kunnen open vragen zijn maar ook polls. Denk aan vragen als: ‘waarom kom je graag naar kantoor?’
• Laat mensen stemmen. Bijvoorbeeld op de top 3 vloerbekleding of de naam van het pand.
• Vraag medewerkers om hun favoriete verhaal over de cultuur te delen in de nieuwsbrief of op het intranet. Dit soort verhalen geven een inkijkje in wat mensen belangrijk vinden.
• Laat medewerkers vergaderruimtes (thematisch) aankleden. Hiermee geef je het pand meteen sfeer en voorkom je saaie ruimtes.

De 'Tesla Rossa' op OGD Delft

Faciliteer de cultuur

Je medewerkers maken de cultuur dus wil je ze faciliteren in wat ze doen. Dat betekent natuurlijk hun werk, maar je kunt ze ook faciliteren in wat ze daarbuiten doen. Je kunt je kantoor zo inrichten dat medewerkers er niet alleen prettig werken, maar er ook blijven hangen om te praten, sporten of een hobby uit te oefenen. Misschien doen ze dit eerder als je bepaalde snacks of versgemalen koffie aanbiedt.

Natuurlijk zijn dit extra’s voor in het pand. Het zou zonde zijn als je een yogastudio inricht die je medewerkers vervolgens nauwelijks gebruiken. Onderzoek dus goed wat je medewerkers belangrijk vinden en waar ze écht blij van worden.

Wil je zeker weten dat deze extra’s in de smaak vallen? Laat medewerkers met ideeën komen én geef ze de mogelijkheid om ze zelf uit te werken. Roep je medewerkers op het intranet op om met een idee en een projectgroepje te komen en geef aan wat het budget en de voorwaarden zijn. Dit kunnen dingen zijn zoals ‘het moet passen bij onze kernwaardes’ of ‘de ruimte moet functioneel zijn’. Zorg dat de projectgroepen voldoende ondersteuning krijgen van afdelingen zoals ict en facilitair zodat ze hun ideeën ook echt kunnen realiseren.

Een leuk extraatje waar wij zelf voor kozen: een plaquette met de namen van de medewerkers bij het voltooide project. Hiermee kan de hele organisatie trots laten zien hoe en door wie dit tot stand is gekomen.

De Makerspace-vergaderruimte op OGD Delft

Van Angry Birds tot Makerspace

Je medewerkers ruimtes laten aankleden is een van de manieren waarop je je medewerkers kunt betrekken en de cultuur in het pand tot uiting brengt. Wij zijn daar op ons hoofdkantoor in Delft heel ver in gegaan: het merendeel van de vergaderruimtes is volledig ontworpen en aangekleed door OGD’ers. Zo toverden medewerkers een van de ruimtes om tot een Escape Room voor ons jaarlijkse festival ‘Technival’ en is de ‘makerspace’-vergaderruimte en echte werkruimte waar je kunt 3D-printen.

Ons hoofdkantoor ademt hierdoor cultuur. Medewerkers geven trots rondleidingen langs de vergaderruimtes en krijgen veel positieve reacties van bezoekers. Van dit kantoor zijn er zeker geen dertien in een dozijn en het past perfect bij de OGD-cultuur.

Uit deze aanpak hebben we ook lessen geleerd. Thema’s zijn leuk, maar uiteindelijk is de functionaliteit van een ruimte het belangrijkst. Je moet er dus goed kunnen vergaderen of samenwerken. Dat lukt niet altijd even goed als je laptop niet op de werkbank past of je stoel niet lekker zit. Daarnaast weten we nu dat we het beste tijdloze thema’s kiezen. De Angry Birds-ruimte is een van de populairste vergaderruimtes, maar niemand speelt dat spelletje nog.

Reboarding na corona

De reboarding na de coronacrisis pakken we aan om ons hoofdkantoor flink te verbouwen. We focussen ons hierbij zoveel mogelijk op de functionaliteiten die medewerkers nu nodig hebben. We faciliteren het hybride werken en kijken naar wat medewerkers belangrijk vinden wanneer ze naar kantoor komen.

Natuurlijk willen we ook onze cultuur tot z’n recht brengen. We verzamelen dus zoveel mogelijk input, onder andere over thema-ruimtes. Maar we willen ook andere ideeën de ruimte geven, zoals het etaleren van onze geschiedenis door een tijdslijn met objecten op de muur te maken. We integreren onze cultuur dus in het gebouw door onze medewerkers zoveel mogelijk bij de reboarding te betrekken en door open te staan voor al hun ideeën. Tegelijkertijd houden we in het achterhoofd dat de wereld niet stilstaat, en onze organisatie en cultuur dus ook niet. Details zijn ook later toe te voegen en met een flexibele aankleding is het kantoor eerder toekomstbestendig.

Hoe pak jij de reboarding van jouw medewerkers aan? Voor meer tips van onze ervaringsdeskundigen kijk je naar de on-demand webinar over reboarding. 

Het reboardingsteam. Vlnr: Bastiaan Koene (Marketing manager), Tom Abbing (CIO), Tim van der Hulst (hoofd HR), Pleun Meuwissen (hoofd Facilitair)

Lees ook:

• Reboarding: creëer een tweede thuis voor je medewerkers | hoofd Facilitair aan het woord
• Reboarding met persona’s – wat hebben je medewerkers nodig?
• Reboarding: de juiste ict-infrastructuur voor het hybride werken