7 tips voor succesvol verandermanagement van het hybride werken

We zijn hybride gaan werken. Voor velen een grote wens die uitkomt en het werpt ook zeker z’n vruchten af. Wél is hybride werken een grote verandering voor jouw organisatie. Om bij te blijven moet je inspelen op deze verandering. Dat doe je door een strategie op te zetten voor verandermanagement en hybride werken. Ik geef hiervoor 7 belangrijke tips, gebaseerd op de lessen die wij de laatste jaren hebben geleerd als organisatie.

Tip 1. Vorm als organisatie een visie op de centrale manier van werken

Start met het vormen van een visie op de centrale manier van werken. Kijk hierbij naar alles wat er komt kijken bij het hybride werken. Van de juiste tooling voor de informatiehuishouding tot de hoeveelheid online meetings. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers het hybride werkmodel waarderen, wanneer je duidelijkheid geeft over het hybride werken. Denk daarom na als organisatie met welke reden je vraagt aan je medewerkers om terug te keren naar kantoor.

Je kunt zaken in de nieuwe manier van werken bespreken als:

• De juiste tooling voor de informatiehuishouding: een goed georganiseerde informatiehuishouding is cruciaal. We willen overal kunnen werken en makkelijk informatie vinden. Dat begint als eerste bij het kiezen van de juiste tooling en het opzetten van een centrale manier van werken. Maak werkafspraken over hoe je gaat werken met de tooling.
• De verhoudingen tussen thuiswerken en op kantoor werken: stel binnen je organisatie persona’s op. In deze blog lees je meer over het opstellen van persona’s. Kijk hierbij naar de verhouding tussen op kantoor aanwezig zijn en thuis. Onderzoek hoe je de bedrijfscultuur levendig houdt, ook onder medewerkers die minder vaak aanwezig zijn. 
• Het beleid: hoe moet je als organisatie bijvoorbeeld omgaan met vergaderingen en beoordelingsgesprekken? Hoe vaak moeten teamleden fysiek aanwezig zijn tijdens vergaderingen? Vinden beoordelingsgesprekken bijvoorbeeld alleen op kantoor plaats wanneer de beoordelingsgesprekken niet goed zijn? Zorg met een duidelijk beleid dat managers en teamleiders weten waar ze aan toe zijn.  

“Zorg dat je in deze belangrijke beslissingen echt op één lijn zit.” - Thijs Leeuwenburgh

Leestip: lees ook deze blog van mijn collega Jacqueline over verandermanagement bij een organisatorische transformatie.

Tip 2. Vorm een klankbordgroep en vertegenwoordig de mening van de hele organisatie

Achterhaal de mening van de organisatie door bijvoorbeeld een klankbordgroep op te stellen. Ga met afgevaardigden uit de organisatie het gesprek aan. Zij zijn de ambassadeurs van de hele organisatie. Met hen test je de mogelijkheden van de nieuwe werkwijze. Je ontdekt dan wat wel en niet werkt voor jouw organisatie.

Tip 3. Geef directie een grote rol

We moeten niet zomaar voor lief nemen dat het hybride werken goed gaat. Het is een blijvertje, maar het betekent wel dat we hybride werken moeten faciliteren en de kaders daarbij moeten communiceren. En dat moet vanuit hogeraf komen. Niet vanuit de ict-afdeling, want het is zoveel meer dan ict. Het moet breed gedragen worden. De directie heeft de rol van boodschapper en ondersteuner. Om het meeste resultaat hieruit te halen moet je:

• Het hybride werken aankondigen als iets nieuws.
• Niet alleen het ‘wat’ van het hybride werken goed uitleggen, maar vooral ook het ‘waarom’. Gebruik hiervoor de ADKAR-methode. In deze blog lees je hoe dat werkt. 
• Navolging geven aan deze boodschap. Als directeur zit je bijvoorbeeld niet vijf dagen per week op kantoor terwijl je het hybride werken zelf promoot. En als manager verplicht je je teamleden bijvoorbeeld ook niet om drie dagen per week op kantoor te werken als je er zelf nooit bent.

Tip 4. Vind alternatieven voor de ‘snelle-informatiewisseling-cultuur’

Een grote verandering aan het hybride werken is de ‘snelle-informatiewisseling-cultuur’. Het praatje bij de koffieautomaat met die ene collega over zijn nieuwe project. Of die collega die snel even naar je bureau loopt voor een vraag die jij makkelijk beantwoordt. In pre-coronatijd vanzelfsprekend, maar niet meer tijdens het hybride werken. Toch is het cruciaal voor het succes van jouw organisatie.

Om die snelle informatiewisseling ook in het hybride tijdperk te boosten, kun je een aantal manieren inzetten. Binnen ons team maken we bijvoorbeeld nieuwsberichten op ons intranet waar we als team of individu trots op zijn. Zorg in ieder geval dat het een laagdrempelige manier is om informatie te delen en op te halen:

• Online kan dat via het intranet. Laat het management hier ook regelmatig updates plaatsen over organisatienieuws. Medewerkers moeten hier makkelijk op kunnen reageren met commentaren.
• Op kantoor kun je ruimtes ontwerpen die speciaal geschikt zijn voor sociale uitwisseling. Denk aan sociale ruimtes, de juiste vormgeving en plekken voor face-to-face kennisuitwisseling.

Lees deze blog voor praktische tips voor een betere informatiewisseling-cultuur.

Tip 5. Zorg voor regelmatig samenzijn

Stimuleer mensen om elkaar regelmatig te zien. Samenwerking en acceptatie van elkaar gaat dan veel beter. Daarnaast levert dit ook indirect voordelen op. Als manager kun je aan gezichtsuitdrukkingen aflezen hoe de medewerker in het werk zit. Van een webcam valt dit lastiger af te lezen.

Kijktip: bekijk onze webinar over de voorbereidingen voor het hybride werken.

Tip 6. Gebruik de kracht van herhaling voor structurele verandering

De kracht van herhaling is cruciaal om de nieuwe werkwijze van hybride werken tot een succes te maken. Dit is vooral belangrijk voor nieuwe medewerkers of medewerkers die moeite hebben met de nieuwe werkwijze. Door successen en regels te blijven herhalen, zorg je dat de nieuwe werkwijze niet verwatert.

Mensen moeten informatie minstens vijf tot zeven keer gehoord hebben voor ze iets compleet begrijpen en onthouden. Herhaal dus het nut van de nieuwe werkwijze en varieer hierbij in je berichten en kanalen. Het ene moment zet je bijvoorbeeld een video op het intranet, het andere moment spreekt de directie mensen toe via een businessupdate en weer een ander moment geeft elke manager een presentatie aan het team hierover.

📖 Dé ultieme guide: Het juiste beleid voor hybride werken

Tip 7. Evalueer het hybride werken regelmatig

Evalueer de voortgang van de nieuwe werkwijze regelmatig. Plan voor de komende maanden momenten in waarbij je de veranderingen die je hebt bedacht toetst op succes. Je kunt dit doen volgens de Plan-Do-Check-Act-manier.

• Plan: in deze stap stel je een plan op waarin je resultaten duidelijk beschrijft. Samen met de klankbordgroep kijk je naar wat je wil bereiken en hoe hybride werken hieraan bijdraagt.
• Do: in deze stap realiseer je het plan voor het hybride werken. Je registreert en beoordeelt prestaties continu.
• Check: in deze stap vergelijk je resultaten met de resultaten die je als organisatie voor ogen had.
• Act: je neemt in deze stap maatregelen om de geplande resultaten alsnog te behalen. Dat kan door medewerkerstevredenheidsonderzoeken of door bijvoorbeeld de key performance indicators (KPI’s) te evalueren.

Maak hybride werken tot een langdurig succes

Om hybride werken tot langdurig succes te maken is verandermanagement nodig. Met verandermanagement creëer je visie, draagvlak en een manier van werken die je continu evalueert. Het management moet aangehaakt zijn om de nieuwe manier van werken draagvlak te geven. Ook moet de organisaties een centrale visie vormen op de nieuwe manier van werken. Maak hierbij gebruik van een klankbordgroep. Herhaling en evaluatie zijn continu nodig om het hybride werken echt tot een succes te maken. Wil je meer weten over het hybride werken en hoe je het in de praktijk brengt? Lees dan onze whitepaper over hybride werken.