3 tips om het hybride werken voor de overheid tot een succes te maken

Hybride werken wordt wel gezien als het beste van beide werelden. We combineren de voordelen van het online werken met de voordelen van het samenzijn op kantoor. Ook bij de overheid zien we dat hybride werken de norm is. Dat blijkt uit verschillende onderzoeken waaronder het onderzoek van Citrix:

• 87% van de besluitvormers in de publieke sector vindt dat hybride werken de weg voorwaarts is voor hun organisatie.
• 30% van de overheidsorganisaties heeft het hybride werken al permanent ingevoerd.

Veel overheden hebben dus al een goede start gemaakt. Maar ze zijn er nog niet! Want uit hetzelfde onderzoek van Citrix blijkt dat slechts 15% van de overheidsinstanties vergevorderd is in hun digitale transformatieproject. En digitale transformatie is noodzakelijk want het is een voorwaarde voor hybride werken.

📖 Dé ultieme guide: Het juiste beleid voor hybride werken

Er zijn dus nog uitdagingen op het gebied van hybride werken voor overheden. In deze blog geef ik je de drie belangrijkste tips om met deze uitdagingen om te gaan. Zo maak je het hybride werken voor de overheid tot een succes.

De belangrijkste tips voor het hybride werken voor overheden op een rij:

1. Weg met legacy-applicaties, op naar de cloud
2. Zorg voor een waterdichte security
3. Investeer in goede hybride vergader- en samenwerkfaciliteiten

Tip 1: Weg met legacy-applicaties, op naar de cloud

Een groot gedeelte van overheden werkt nog met veel on-premises-systemen en legacy-applicaties. Veel van deze applicaties zijn niet geschikt voor thuiswerken. Deze applicaties werken alleen goed en snel binnen de kantoormuren.

Wanneer medewerkers remote willen werken op allerlei verschillende devices, dan zie je dat deze legacy-applicaties een beperking zijn in de gebruikservaring. Ze zijn traag, werken niet intuïtief en werken niet effectief samen met nieuwere software.

Daarom heb je een platform nodig dat alle applicaties met elkaar verbindt. Cloudgebaseerde systemen die het netwerk overal vandaan ondersteunen zijn dan de beste oplossing. Voordelen van het werken in de cloud zijn:

• Het eenvoudig faciliteren van thuiswerken voor je medewerkers: een cloudwerkplek is uiterst geschikt voor het hybride werken, omdat de applicaties op een cloudplatform intuïtief zijn en goed met elkaar schakelen.
• Eenvoudig op- en afschalen: je profiteert van extra capaciteit in de cloud wanneer je dit nodig hebt. En je schaalt daarna ook weer makkelijk en snel af.
• Vanuit de cloud voldoe je gemakkelijker aan wetten en compliance-normen: dit komt doordat de cloud je stimuleert om vanuit data-inzichten te werken. Een Azure-platform geeft je bijvoorbeeld veel informatie over compliance, kostenoptimalisatie en security. Vanuit die inzichten kun je continu gericht op deze punten verbeteren.

Wil je alle voordelen van de cloud voor de overheid weten? Lees dan deze blog van Guy Counet.

Legacy-applicaties moderniseren als eerste stap

De overstap naar een cloudwerkplek levert een organisatie echt wat op. Om dat te realiseren is het noodzakelijk dat je je applicatielandschap (inclusief legacy-applicaties) moderniseert.

Kijk dus naar je applicaties en probeer deze zoveel mogelijk naar de cloud te brengen. Doe bijvoorbeeld een assessment van je applicatielandschap. En gebruik hiervoor het 6R-model. In deze whitepaper lees je hoe het 6R-model je helpt bij het moderniseren van je applicatielandschap.

Als we de lijn volgen van de Modern Workplace waar Microsoft naartoe beweegt, dan kun je het gebruik van virtuele desktops het beste minimaliseren en je echt focussen op de cloud. Je medewerkers zijn tenslotte blijer met een werkplek die werkt als één geheel. Want dat werkt intuïtief het beste.

Klantcase: waarom een cloudplatform de juiste keuze was voor gemeente Huizen

Tip 2: Zorg voor een waterdichte cybersecurity 

Privacy en informatiebeveiliging moeten topprioriteit zijn voor de overheid. Nieuwe technologieën en digitalisering leiden tot een explosieve toename in cybercrime, ook voor overheden en burgers.

De uitdagingen van cybersecurity en privacy zijn alleen maar groter geworden sinds de coronapandemie. Want met het hybride werken, werken mensen vaker buiten de kantoormuren. En dat betekent meer potentiële toegangspunten voor hackers.

Zorg dat beveiliging niet alleen iets is van de ict-afdeling. Zorg dat de eindgebruiker goed op de hoogte is van de eigen verantwoordelijkheid. – Floris de Haan | Lead Consultant

Gelukkig zijn er een aantal belangrijke voorzorgsmaatregelen die overheden kunnen nemen:

• Beheer van rechten: zorg voor beveiliging op bestandsniveau. Gebruikers bepalen zo zelf wie toegang heeft tot welke informatie. Zo kun je eenvoudig controleren wie de data deelt en wie niet. Daarmee maak je beveiliging niet alleen iets van de ict-afdeling, maar ook echt van de eindgebruiker.
• Zero trust moet prioriteit zijn voor overheden: zero trust is een visie op security die ervan uitgaat dat je niets en niemand buiten én binnen je ict-omgeving zomaar kunt vertrouwen. Een zero trust-architectuur controleert continu de toegang van alle gebruikers, applicaties en apparaten tot jouw informatie. Wanneer je het zero trust-model samen met MFA implementeert zet je een cruciale stap in het voorkomen van een datalek.
• Proactieve security door AI en datastrategie: dankzij moderne technieken, zoals Azure Information Protection van Microsoft, kun je proactief met security aan de slag. Op basis van AI en loggegevens kun je verdacht gedrag eruit filteren. Als een medewerker bijvoorbeeld eerst inlogt vanuit Nederland en vijf minuten later vanaf een device vanuit een ander werelddeel dan is dat abnormaal. Je kunt dan bijvoorbeeld extra authenticatie met een multifactor-oplossing inzetten om de identiteit van de gebruiker te controleren.

Leestip: in 4 stappen een datalek voorkomen

Tip 3: Investeer in goede hybride vergader- en samenwerkfaciliteiten

Verbinding zoeken met medewerkers is een uitdaging, blijkt uit een onderzoek van Deloitte onder diverse overheidsorganisaties. Investeren in medewerkers is belangrijk, zeker nu het personeelsverloop steeds hoger wordt. Dat doe je onder andere door je medewerkers de flexibiliteit te bieden om overal te werken. Met de juiste technische middelen kunnen medewerkers overal verbinding maken, samenwerken en waarde leveren.

Eén ding is in ieder geval duidelijk: het hybride werken heeft volgens overheidsmedewerkers een positieve invloed op hun welzijn. Dat geldt voor 74% van deze groep. Wel verwacht 52% van de overheidsmedewerkers dat hun professionele en persoonlijke leven beter geïntegreerd wordt. Er zijn verschillende manieren om de werk-privébalans van medewerkers te verbeteren:

1. Zorg dat de kantoorruimte geschikt is voor de sociale connectie van je medewerkers. Het kantoor moet verbondenheid, flexibiliteit en doelgerichtheid uitstralen. De sociale connectie is heel belangrijk om ons werk goed te kunnen doen. Praktische tips om ervoor te zorgen dat het kantoor sociale interacties bevordert vind je in deze blog.
   
2. Zorg samen met managers voor de juiste balans in het hybride werken. Het kan onbedoeld gebeuren dat (externe) medewerkers die vaak thuiswerken op achterstand komen te staan. Zij hebben minder vaak spontaan contact met collega’s. Het helpt hierbij om dagelijkse check-ins met het team in te stellen. Zo kun je als team eventuele problemen van (externe) teamleden aanpakken en begrijpen. Het is aan managers om een inclusieve teamomgeving te bevorderen.
3. Besteed veel tijd en aandacht aan verandermanagement. De cultuur van de overheid is nog steeds gebaseerd op aanwezigheid en men geeft nog vaak voorkeur aan urenregistratie. Vertrouwen is een sleutelwoord om het hybride werken te laten werken. Dit werkt het beste wanneer je samen met je medewerkers een plan opstelt voor het hybride werken. Ook is het belangrijk dat je de verandering goed communiceert. Verandermanagement is hierbij cruciaal. Met verandermanagement creëer je visie, draagvlak en een manier van werken die je continu evalueert.

Blog: starten met hybride werken: een checklist van 7 stappen

Hybride werken bij de overheid: maak van de noodzaak een kans

Grijp hybride werken met beide handen aan als overheidsinstantie. Jouw medewerkers willen dit en het levert je organisatie verschillende voordelen op. Maar je moet de hybride werkwijze wel goed uitdenken. Het belangrijkste is dat je applicaties zoveel mogelijk moderniseert met behulp van SaaS-oplossingen. Daarnaast vraagt hybride werken om investeringen in security en het juiste verandermanagement.

Wil je meer weten over het hybride werken en hoe je dit als overheidsinstantie in de praktijk brengt?