De impact van Corona: hoe techniek jouw bedrijf kan helpen

Nu het Coronavirus zich verder verspreidt, heeft het een flinke impact op Nederlandse bedrijven. Volgens senior onderzoeker Sandy Shen van onderzoeksbureau Gartner doen chief information officers (CIO’s) er goed aan om hier gericht op in te spelen. Shen ziet drie grote uitdagingen voor het bedrijfsleven. Het verschilt sterk per bedrijf of en hoe je hierop kunt inspelen. Wanneer je primaire proces (deels) bestaat uit het verwerken van informatie is er in elk geval een hoop dat je kunt doen. En moderne technologie helpt je daarbij. CIO bij OGD Tom Abbing vertelt welke maatregelen je kunt nemen.

Uitdaging 1: Minder mensen op kantoor

Medewerkers kunnen niet naar kantoor komen, vanwege ziekte, besmettingsgevaar of omdat zij ergens zijn gestrand. De meeste mensen werken nu los van elkaar vanaf verschillende plekken. Het is een uitdaging om te zorgen dat iedereen dan bij de juiste applicaties en bestanden kan, en dat mensen goed met elkaar kunnen overleggen en vergaderen. Daarbij is het belangrijk dat dit gebeurt volgens de regels van informatiebeveiliging.

Kortetermijnoplossingen:

• Verbinding: De grootste bottleneck in dit soort situaties zijn de verbindingen: kunnen deze het grote aantal thuiswerkers aan? Als je in de cloud werkt is dit probleem veel kleiner; cloudgebaseerde apps kunnen dit soort belasting beter opvangen dan individuele bedrijfssystemen. Werk je nog niet grotendeels in de cloud? "Laat activiteiten als chatten en vergaderen dan in elk geval zoveel mogelijk plaatsvinden in SaaS-applicaties als Office 365. Dat ontlast het geheel", raadt Abbing aan.
  
  
• Digitale samenwerkingstools: Als je nog geen voorzieningen hebt om buiten het kantoor effectief met elkaar in contact te blijven, neem hiervoor dan (tijdelijk) applicaties in gebruik. Abbing: "Ik raad mensen aan om een applicatie als Teams te gaan gebruiken. Zo kun je in elk geval met elkaar bellen, chatten en bestanden uitwisselen. Microsoft stelt deze app vanwege de uitbraak van Corona nu tijdelijk gratis beschikbaar aan bedrijven. Wie gebruik wil maken van dit aanbod kan contact opnemen met OGD. En ook Google biedt zijn digitale samenwerkingstools gratis aan voor klanten vanwege de situatie." Hier lees je hoe je de gratis versie van Teams in gebruik neemt.
  
  
• Een VPN-verbinding: Werk je nog niet vanuit de cloud, maar wil je meer stappen zetten om het werken op afstand snel te bevorderen? De snelste oplossing is dan vaak om een VPN-voorziening aan te leggen." Maar bekijk goed of dit op korte termijn meerwaarde oplevert," waarschuwt Abbing, "want zo’n verbinding is lang niet voor elke applicatie geschikt en je hebt de juiste apparatuur en datalijnen nodig om dat op te zetten."
  
  
• Informatiebeveiliging: Als de informatiebeveiliging van je bedrijf nog niet automatisch technisch is ingebouwd, zoals bij een goede cloudwerkplek, is dit niet iets dat je zomaar even regelt. Toch is dit bij het werken buiten het bedrijfspand extra belangrijk.
  
  Abbing: "Zorg in elk geval dat alle informatie die je samen bewerkt op één plek blijft, waar je de beveiliging ervan kunt controleren. Mail bestanden dus niet rond als bijlagen, want dan heb je geen grip op waar de informatie terecht komt. Kies voor een oplossing als Teams, waar je het bestand in laat zitten terwijl je het met elkaar deelt. Je geeft iemand dan tijdelijk toegang tot een bestand, maar die kun je later weer intrekken. Dat is veel veiliger. En zorg daarnaast dat je mensen op de hoogte zijn van de basisregels rondom informatiebeveiliging, zodat zij zich hier ook thuis aan kunnen houden."

Lees ook: Zo werk je effectief samen op afstand met Teams.
En hier vind je al onze tips om thuiswerken technisch goed mogelijk te maken.

Langetermijnoplossing:

• Online werkplek: Investeer in een goede online werkplek. Deze bevat automatisch de juiste tools en capaciteit om op afstand effectief (samen) te werken, net als een sterke informatiebeveiliging, ongeacht waar je inlogt. En een cloudwerkplek neemt ook kleinere, vaak draagbare devices met zich mee. Dit maakt je mensen heel flexibel qua werkplek, ook in het geval van ontwrichtende factoren als een virus.

Lees ook: hoe je overal veilig en flexibel kunt werken vanuit de cloud.

Uitdaging 2: Snel veranderende marktvraag

Door de wereldwijde virusuitbraak ontstaan in bepaalde sectoren grote veranderingen in de vraag van consumenten. Dit zet bedrijven flink onder druk. Een (te) grote toename in de vraag neemt het risico van het teleurstellen of verliezen van klanten met zich mee, terwijl een sterke daling in de vraag natuurlijk rampzalige financiële gevolgen kan hebben. Deze uitdaging is in veel gevallen groter dan wat techniek direct kan oplossen. Maar in sommige gevallen kunnen digitale oplossingen wel helpen.

Kortetermijnoplossing:

• Digitaal klantcontact: Blijf met klanten in contact via digitale kanalen. Met ‘face-to-face’ contact via de videofunctie van Skype doe je dit bijvoorbeeld zo persoonlijk mogelijk. Zo laat je de contacten en sales op een aangepaste manier doorlopen. Zo kun je klanten bijvoorbeeld blijven adviseren en digitaal bestellingen van hen in ontvangst nemen.

Langetermijnoplossing:

• Een wendbaar applicatielandschap: Zorg dat je een modern en wendbaar applicatielandschap hebt. Hiermee kun je makkelijker op- en afschalen in productie, maar ook simpeler wijzigingen doorvoeren in processen en applicaties. Zo speelt de bedrijfsvoering sneller en effectiever in op een nieuwe vraag of situatie.

Meer weten? Zo creëer je een optimaal applicatielandschap dat makkelijk meebeweegt.

Uitdaging 3: Medewerkers up-to-date houden

In deze bijzondere situatie is het extra belangrijk om je medewerkers goed op de hoogte te houden. Zeker als het nieuws direct impact heeft op hun manier van werken. Tegelijkertijd is dat extra uitdagend, omdat zij meestal niet op kantoor zijn. Techniek biedt hier uitkomst.

Kortetermijnoplossing:

• Eén informatiebron: Communiceer regelmatig vanuit één duidelijke informatiebron met je medewerkers, bijvoorbeeld vanuit een bedrijfscalamiteitenteam. Het is ook handig hiervoor één goed bereikbaar kanaal te gebruiken, zoals de cloudgebaseerde mail of een speciale pagina op een cloudgebaseerd intranet. Zo hebben medewerkers ook thuis snel toegang tot betrouwbaar en up-to-date (bedrijfs)nieuws.

Langetermijnoplossing:

• Investeer in digitale interne communicatie: zorg dat je als bedrijf verschillende digitale tools gebruikt waarmee je met medewerkers kunt communiceren. Abbing: "Bij OGD gebruiken wij hiervoor bijvoorbeeld al jaren de hele Office 365-suite. Daar zitten allerlei tools in om verschillende soorten communicatie digitaal in goede banen te leiden. Zo hebben we nu een SharePoint-gebaseerd intranet waar we de centrale informatie rondom Corona naar medewerkers communiceren. En de discussie die mensen hier informeel over willen houden sturen we naar Yammer. Zo houden we de boel overzichtelijk."

Met sociale technologieën, een flexibel applicatielandschap en digitale interne communicatie in de cloud speel je het meest flexibel en effectief in op calamiteiten. En een bonus is dat je van deze investeringen ook op de langere termijn profiteert: het zorgt ook na de crisis voor een betere informatiebeveiliging en effectievere manier van (samen)werken.

Meer weten? Op deze pagina vind je al onze tips en adviezen om technisch goed ondersteund thuis te werken. 

Tom Abbing is CIO bij OGD ict-diensten. Vanuit deze rol heeft hij met zijn team het werken op afstand mogelijk gemaakt voor OGD, op basis van Office 365 en Microsoft Azure.