De financiële sector staat aan de vooravond van veel veranderingen. Een fluctuerende wereldeconomie, nieuwe toetreders zoals fintechs, groeiende cyberdreigingen, strengere eisen rondom duurzaamheid en een krappe arbeidsmarkt. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de introductie van de cybersecurity-wetgeving DORA en NIS2. De moderne werkplek die fijn (samen)werken faciliteert is nodig om bovengenoemende uitdagingen aan te gaan. Hoog tijd dus om in te zoomen op de ideale werkplek en hoe deze financials helpt om succesvol te zijn.
In deze driedelige serie over de moderne werkplek voor financiële instellingen zijn verschillende experts aan het woord. Zij vertellen welke vereisten een moderne werkplek heeft. Dit is het derde en het laatste deel van de serie.
Finance-expert Bas van Helden vertelt in de derde en laatste blog van deze serie hoe een werkplek bijdraagt aan retentie van personeel in een tijd van personeelstekorten en hoog personeelsverloop.
De war for talent in de financiële sector
Net als in veel andere sectoren is krapte op de arbeidsmarkt ook een belangrijke uitdaging binnen de financiële sector, vooral voor specifieke rollen. Bas: “Momenteel is de banenmarkt ‘zeer competitief’ binnen finance. Kandidaten worden overspoeld met baanaanbiedingen en je ziet dat medewerkers veel gemakkelijker switchen. Dit is met name na corona ontstaan, sinds mensen op afstand kunnen werken. Het is voor mensen gewoon makkelijker geworden om rond te kijken en met recruiters te praten. De ‘back-out’ is ook in opkomst: mensen slaan nu makkelijker een baanaanbod af voor een beter aanbod.”
Hoge werkdruk binnen de financiële sector
Financiële professionals hebben vaak te maken met lange werkdagen en strakke deadlines. Vooral tijdens periodes met maandafsluitingen waarin rapportages en analyses afgerond moeten worden. Daarnaast zijn er binnen de financiële sector ook nog steeds veel handmatige en repetitieve taken, die nog de nodige automatiseringsslag kunnen krijgen. Ook dit kan voor stress zorgen bij finance-professionals.
Het is daarom belangrijk dat organisaties hun mensen een hybride werkmodel aanbieden want medewerkers hechten sterk aan deze flexibiliteit. Uit onderzoek blijkt dat zo’n 35% van de finance-medewerkers zijn baan zou verlaten wanneer er geen goede, flexibele work-life balance is.
Wat een fijne moderne werkplek nodig heeft
De werkplek is er juist om mensen prettig en productief te laten werken. Ict moet mensen vooruithelpen. Volgens Bas zijn de volgende aspecten cruciaal aan een fijne, productieve werkplek:
1. Voor elke medewerker de beste werkplekoplossing
Het formuleren van de juiste persona’s helpt je bij het inzetten van de juiste applicaties en devices voor je medewerkers. Je hebt binnen organisaties vaak een aantal verschillende persona’s, oftewel typen medewerkers en afdelingen.
Bas noemt twee voorbeelden: “Zo heb je binnen financiële organisaties sales of de buitendienst. Buitendienst-medewerkers willen bijvoorbeeld een mooi scherm dat je naar buiten kunt draaien, en waarmee je gemakkelijk kunt presenteren. Ze geven veel presentaties en zijn vaak onderweg. Het is ook een groep die kan profiteren van de Copilot-functionaliteit om snel notities te maken en het CRM up-to-date te houden. Aangezien ze vaak onderweg zijn is goede integratie met telefonie en hybride vergaderingen belangrijk."
En dan heb je de klantcontactcenter-medewerkers. Zij maken voornamelijk gebruik van een beperkt aantal applicaties. Zij hebben geen mobiele apparaten, maar werken op een vaste werkplek. Deze apps moeten goed presteren, zoals de VoIP (Voice over IP)-applicaties en de telefonie-applicaties. Voor Know Your Customer (KYC) medewerkers of risk and compliance-medewerkers gelden juist weer andere vereisten.”
Persona’s helpen je dus om de werkplek zo in te richten dat het bij verschillende soorten medewerkers past. Maak keuzes in de verschillende soorten devices, het type hardware, de applicatieontsluiting en ict-support.
In dit uitgebreide stappenplan lees je hoe je in 4 stappen persona’s voor je organisatie opstelt.
2. Het opstellen van een informatiebeleid
Wanneer we praten over de werkplek komen we al snel in aanraking met het informatiebeleid. Een succesvolle werkplek bestaat niet zonder een gestructureerde datavoorziening. Zorg dus dat je het informatiebeleid duidelijk en consistent uitrolt.
Bas: “Hoe label je bijvoorbeeld documenten? Hoe werk je samen? Welke documenten sla je op in je persoonlijke OneDrive en welke plaats je op SharePoint? Hoe controleer en handhaaf je het beleid zodat mensen het conform de regels uitvoeren? Zorg dat deze procedures op orde zijn en worden toegepast.”
3. PowerApps voor vergroten productiviteit en zorgvuldigheid
De moderne werkplek biedt mensen de mogelijkheid om gebruik te maken van powerApps. Dit is zeker relevant binnen finance waar een hoge procesvolwassenheid vereist is maar ook nog veel repetitieve handelingen voorkomen.
Bas: “PowerApps bieden medewerkers de ruimte om eigen workflows in te richten en een eigen app te bouwen. Dat is hartstikke handig voor processen die niet zijn ingericht binnen de businessapplicaties. Daarmee voorkom je ook handmatige fouten.
Daarnaast zien we dat het bieden van de tools een positieve bijdrage levert aan autonomie van medewerkers en daarmee hun tevredenheid en productiviteit. Maar het gaat niet vanzelf, je moet je mensen daarin wel meenemen en trainen. Zo zorg je er gelijk voor dat de governance goed is ingericht.”
4. Werk-privébalans voor een gezonde werkdruk en hoge productiviteit
Onderdeel van werk anno 2024 is dat medewerkers continu blootgesteld worden aan prikkels. Bas: “Er is een continue stroom aan Teams-chats en mails. Daarnaast zitten medewerkers vaak in verschillende projectgroepen en maken ze deel uit van teams. Het werk houdt dan ’s avonds niet op. Ook in de financiële sector zien we dat veel mensen het hier moeilijk mee hebben en het risico op burn-outs groot is.”
Die voortdurende stroom aan prikkels is volgens Bas onlosmakelijk verbonden met het moderne werken en de techniek. Maar júíst de techniek die dat probleem veroorzaakt, biedt ook mogelijkheden voor oplossingen.
“Met de techniek kun je werk beter organiseren en plannen om je privébalans juist af te bakenen. Gebruik bijvoorbeeld die niet ‘storen button’ in je Teams-applicatie, of de functionaliteiten om je mail handig te ordenen. Vergeet ook de applicatie Planner niet, die allerlei slimme functionaliteiten heeft om productief te blijven.”
Lang niet alle medewerkers kunnen hier goed mee uit de voeten, hier valt voor werkgevers nog een wereld te winnen.
5. Training en adoptie
Met training en adoptie help je je medewerkers om op een veilige, fijne en productieve manier om te gaan met digitale middelen. In de adoptie kun je meenemen hoe je medewerkers werken conform cyber- en compliance-regels, hoe ze handig gebruik maken van tools waardoor ze eenvoudige taken slim automatiseren, en hoe ze met minder stress kunnen werken door effectief gebruik van ict.
Daarnaast zet je adoptie in om nieuwe digitale technologieën zoals generatieve AI effectief te gebruiken. Bas: “Dit is cruciaal, want zo leren zij deze toe te passen om hun productiviteit te verhogen en werkprocessen efficiënter te maken. Daardoor blijft je organisatie wendbaar en voldoe je aan de veranderende eisen van de markt.”
Goede training en adoptie dragen ook bij aan de medewerkerstevredenheid en het behoud van personeel, omdat werknemers zich competenter voelen en beter in staat zijn om met nieuwe technologieën om te gaan.
De moderne werkplek in de financiële sector
Een geweldige werkplek gaat niet alleen om een bureau en een laptop - het draait om flexibiliteit, ondersteuning en de juiste tools die jou en je team naar succes leiden. Dat begint bij een veilige stabiele basis, met een goede balans tussen veiligheid en werkbaarheid. En als deze basis staat, zorg je dat de werkplek flexibiliteit faciliteert om de concurrentie voor te blijven. Met de juiste mix van functionaliteiten en gebruiksgemak kan jouw werkplek het geheime wapen worden in het aantrekken én vasthouden van toptalent. Een fantastische werkplek is de sleutel tot maximale productiviteit en het boosten van de bedrijfsresultaten in deze uitdagende markt.
Meer weten over een moderne werkplek voor de financiële sector?
