De online werkplek: 8x de toegevoegde waarde op de werkvloer

De online werkplek. Vakbladen staan vol met de voordelen voor je bedrijf: betere gegevensbescherming, minder zorgen en vaak ook lagere kosten. Maar wat is de toegevoegde waarde van een online werkplek op het werken zélf? Welke invloed heeft de cloud op de werkvloer en op jouw mensen?

In de cloud werk je vaak flexibeler en effectiever. Dingen als online samenwerken, face-to-face klantcontact en het gebruiken van je favoriete device worden makkelijker. Zo vergroot je het werkplezier en de doeltreffendheid van je mensen.

In deze blogpost delen we acht manieren waarop de online werkplek van toegevoegde waarde is op de werkvloer.

1. Werken waar je wilt: dichter bij de klant

In de cloud ben je plaatsonafhankelijk. Je hebt op elke gewenste plek veilig toegang tot bedrijfsdata via de kabel, wifi, of via 4G, bijvoorbeeld met een hotspot op je telefoon. Zo gaat het flexibele werken verder dan af en toe thuis werken. Je kunt bijvoorbeeld een dag bij de klant gaan zitten, ook wanneer daar geen internetverbinding is. Zo bouw je sneller een persoonlijke relatie op met klanten en verbeter je de dienstverlening. En met de online werkplek heb je altijd alle documentatie bij de hand.

Deze flexibiliteit levert bovendien efficiëntie op. Je kunt de uitkomst van een gesprek bijvoorbeeld op locatie verwerken, wanneer het nog vers in je geheugen zit. Vervolgens deel je de nieuwe informatie direct met je collega’s, waar je ook bent. Zij kunnen er dan gelijk mee aan de slag.

2. Flexibel online samenwerken in de cloud

Met een cloudoplossing als Microsoft Office 365 werk je samen aan één document vanaf één online locatie. Tegelijk of juist op een verschillend moment, ook als je allemaal ergens anders bent. Zo heeft jouw team altijd en overal toegang tot de nieuwste versies van bestanden. Handig wanneer meerdere mensen een bijdrage leveren aan een stuk, of hier hun mening over moeten geven.

Met een online werkplek hoef je dus nooit meer documenten rond te mailen. Zo voorkom je dat iedereen in een andere bestandsversie werkt. Ook het delen van bestanden via open source platforms als Google Drive en Dropbox behoort dan tot de verleden tijd. En dat is goed, want op dit soort platforms is je bedrijfsdata niet altijd goed genoeg beveiligd. Bovendien missen je mensen binnen open source platforms veel functionaliteiten die commerciële cloudplatforms te bieden hebben. Functionaliteiten die het efficiënt en prettig (samen)werken vaak enorm bevorderen.

Voorbeelden van dit soort tools zijn slimme communicatieapps als Skype for Business en Microsoft Teams. Via deze apps bel, chat en videochat je met collega’s, waar zij ook zijn. En binnen bestanden discussieer je in de online werkplek met verfijnde opmerkingen- en chatfuncties. Of je geeft elkaar online een presentatie via de schermdeelfunctionaliteit. Zo werk je écht doeltreffend samen, ook op afstand.

3. Je maakt je eigen favoriete werkplek: in én buiten de cloud

In de cloud werk je op elk gewenste device. Hierdoor kun je de werkplek op veel meer verschillende manieren inrichten. Met lichte en mobiele devices als laptops, tablets en mobiele telefoons heb je bijvoorbeeld geen groot bureau meer nodig.

Sterker nog, in de cloud zijn je mensen helemaal niet meer gebonden aan een bureau. Ze kunnen op kantoor bijvoorbeeld ook werken vanuit een hangmat, massagestoel of badkuip. Dat is waarschijnlijk niet comfortabel voor lange tijd, maar volgens Google geeft het inspiratie als je soms vanaf een ongewone plek op kantoor werkt.

Een online werkplek naar jouw smaak

Ook de digitale werkomgeving zelf maak je in de cloud gemakkelijk naar jouw smaak. Een goede cloudwerkplek heeft standaard een prettige uitvoering waarmee je snel aan de slag kunt. Deze bouw je vervolgens verder uit naar behoefte. Je kunt (eigen) applicaties en knoppen toevoegen aan het menu en verschillende views gebruiken. Zo maak je een online werkomgeving die helemaal past bij jouw mensen, zodat ze effectief kunnen werken.

4. Meer dynamiek en betere samenwerking op de werkplek

Een ander voordeel van mobiele devices is dat de dynamiek binnen het bedrijf toeneemt. Mensen gaan met een cloudwerkplek letterlijk meer bewegen, omdat zij niet meer vastzitten aan hun eigen bureau. Dit is gezond, maar komt ook de samenwerking ten goede. Medewerkers kunnen overal bij elkaar gaan zitten om te overleggen, met de relevante data digitaal bij de hand. Dat betekent efficiënter samenwerken en vergaderen. En ze switchen makkelijker tussen kantoortuin, concentratieruimtes en plekken binnen het kantoor waar zij snel inspiratie opdoen. Zo creëren ze steeds opnieuw de optimale werkplek voor zichzelf.

5. Software is altijd up-to-date in de online werkplek

Je werkt in de cloud automatisch met de nieuwste versie van software. Dit is belangrijk voor de gegevensbescherming, maar het vergroot ook het werkgemak en de productiviteit. Met een online werkplek hoef je hier zelf niks meer voor te doen. De cloudprovider houdt continu al je applicaties up-to-date, zonder dat je er iets van merkt. Je mensen kunnen ondertussen ongestoord verder.

Software as a Service (SaaS) is een cloudoplossing waarmee de cloudprovider jouw software en applicaties op afstand beheert. Jouw mensen gebruiken applicaties direct via het web, waar de cloudprovider deze continu monitort, analyseert en updatet. Zo profiteren je medewerkers van optimaal werkende apps waarbinnen ze veilig gegevens kunnen opslaan en uitwisselen.

6. Een betere work-life balance met de cloud

Doordat werknemers met een cloudwerkplek niet meer plaatsgebonden zijn, spelen zij makkelijker in op hun privébehoeften. Er zijn allerlei redenen te bedenken waarom mensen af en toe ergens anders willen werken. Denk aan het ontwijken van ellenlange files of het combineren van werk met de zorg voor een ziek kind thuis. Maar ook wanneer mensen re-integreren na een burn-out of ziekte kan het fijn zijn om een paar uur per dag op een rustige plek buiten het kantoor te werken.

En ook wanneer er niks speciaals aan de hand is kan de flexibiliteit van een online werkplek het welzijn van je mensen vergroten. Zo nu en dan wisselen van werkomgeving werkt namelijk stress verlagend en het vergroot je geluksgevoel.

7. Een online werkplek boost innovatie

Een online werkplek helpt mensen om vrijer en creatiever te denken. Dit zit hem vooral in de mogelijkheid om te werken waar je wilt. Soms buiten het kantoor werken stimuleert de creativiteit en productiviteit. Wanneer je bijvoorbeeld buiten werkt of in een mooie bibliotheek ben je losser van de bekende -en soms voorspelbare- structuren. Hierdoor blijken mensen eerder op creatieve ideeën te komen. Maakt jouw team gebruik van deze flexibiliteit, dan komen je mensen met een online werkplek dus sneller tot innovatieve ideeën.

8. In de cloud is ict-ondersteuning altijd dichtbij

Sommige cloudwerkplekken worden geleverd met 24/7-eindgebruikersondersteuning op afstand. Dit betekent dat medewerkers bij vragen en problemen altijd direct kunnen bellen en mailen met een ervaren servicedesk. Deze kijkt live met je mensen mee, zodat ze snel weer aan de slag kunnen. Zo zijn je medewerkers altijd goed ondersteund aan het werk en kunnen zij zich focussen op de corebusiness.

Conclusie

De online werkplek vergroot de doeltreffendheid en het werkplezier van je mensen. Je team heeft altijd en overal makkelijk en veilig toegang tot elkaar én de nieuwste versies van bestanden, waar mensen ook zijn. Dit bevordert de communicatie, het samenwerken en de manier waarop jouw mensen naar buiten treden, bijvoorbeeld richting klanten. Met een goede cloudwerkplek creëer je een hoop flexibiliteit voor je mensen, terwijl ook hun creativiteit en innovatieve kracht worden gestimuleerd. Zo tilt de online werkplek het werken naar een hoger plan!

Wil je meer weten over de online werkplek?