Is jouw organisatie klaar voor Microsoft 365 Copilot? | De AI-readiness checklist voor CIO’s

Geschreven door Barbara Forbes
6 min leestijd
17-jun-2024 16:55:10

Als kantoormedewerker zie ik echt uit naar de komst van Microsoft 365 Copilot. Wat moet het heerlijk zijn om geen notulen meer te maken tijdens een vergadering. Elke keer als ik dat nu nog doe, denk ik: nog even en dan doet Copilot for Microsoft 365 dit voor mij. En dan heb ik het nog niet eens gehad over de extra mogelijkheden met Copilot for Microsoft 365, zoals een opzet schrijven voor e-mails, samenvattingen van stukken tekst maken en inspiratie geven voor contentcreatie. Maar voordat het zover is, moeten wij, en alle andere organisaties, nog het een en ander regelen om Copilot for Microsoft 365 zo efficiënt mogelijk te gebruiken.

Ik schiet een vergadering in met Barbara Forbes, onze generatieve AI-expert. We hebben het over AI-readiness, want je organisatie moet inspelen op generatieve AI met een beleid en een businesscase. En vergeet niet dat je data op orde moet zijn en dat je mensen klaargestoomd moeten zijn om Copilot zo efficiënt en ethisch mogelijk te gebruiken.

Barbara vertelt mij hoe organisaties zich moeten organiseren. Zo kwamen we tot een handige AI- readiness checklist. Hierbij zijn twee zaken belangrijk om in het achterhoofd te houden:

  • We hebben het in de blog specifiek over Copilot voor Microsoft 365.
  • De onderstaande checklist geeft een algemeen beeld, maar de realiteit is natuurlijk ingewikkelder. Daarom kun je voor meer details doorklikken naar uitleg per subthema.

Wat is AI-readiness en waarom is het belangrijk?

“Waarom is AI-readiness belangrijk?” vraag ik Barbara als eerste. AI-readiness betekent dat je organisatie organisatorisch, technisch, en cultureel klaar is om succesvol gebruik te maken van generatieve AI-tooling. Generatieve AI kan je organisatie veel bieden, maar dan moet je wel weten wat het je organisatie oplevert en hoe je omgaat met de risico’s. Daarom is het belangrijk dat je organisatie klaar is om alles uit generatieve AI te halen.

Checklist: is jouw organisatie echt AI-ready om Copilot for Microsoft 365 te implementeren

1. Businesscase en beleid

We gaan ervan uit dat je een duidelijk beeld hebt van wat je organisatie met generatieve AI wil bereiken. Of dat nu kosten besparen is of de operationele efficiëntie verbeteren: je moet weten hoe generatieve AI bijdraagt aan je bedrijfsdoelstellingen. Zorg dat je antwoord hebt op de volgende vragen:

  • Hoe draagt generatieve AI bij aan mijn organisatiedoelen?
  • Wat verwacht ik van generatieve AI voor mijn organisatie?
  • Wie van mijn mensen of afdelingen worden productiever met generatieve AI?

Businesscase

Stel een businesscase op en bereken hoeveel tijd en geld generatieve AI je organisatie kan besparen. Neem hierin de licenties en budgetten mee.

“Voor de grootschalige uitrol is het goed om te kijken: hoe staan we ervoor en wat moet er gebeuren?” – Barbara Forbes

Beleid voor het gebruik van Copilot for Microsoft 365 

In het beleid kijk je naar de verschillende aspecten die copilot meebrengt, zoals ethische aspecten, KPI’s en de verschillende soorten Copilots.

  • Stel een beleid op voor alle soorten Copilots en Generative AI die jouw organisatie wel of niet mag gebruiken. Ook al kom je tot de conclusie dat jouw organisatie intern nog niet klaar is voor generatieve AI, dan nóg is het belangrijk een beleid op te stellen. Anders gaan je medewerkers het toch gebruiken, of je wilt of niet.
    • Denk na over de gratis varianten, zoals ChatGPT en Google Gemini.
    • Communiceer naar je medewerkers wat je hierin van ze verwacht.
  • Schrijf ook uit welke verschillende Copilot-versies er zijn en waar je interesse in hebt. En in welke volgorde je deze Copilots gaat gebruiken. Denk aan Github Copilot, Copilot Studio, Copilot for Microsoft Fabric en Copilot for Security.
  • Stel een aanspreekpunt binnen je organisatie aan voor alle generatieve AI-gerelateerde zaken bij wie mensen terecht kunnen met hun vragen.

KPI's opnemen in het beleid

  • Beslis centraal welke teams gaan starten met Copilot, of laat teams zelf beslissen welke KPI’s zij willen opstellen. Het is belangrijk dat je de investering van 30 euro per medewerker per maand eruit haalt. Maar hoe kom je erachter wat de meerwaarde van Microsoft Copilot voor je medewerkers is? Ideeën om Microsoft 365 Copilot te evalueren zijn bijvoorbeeld:
    • Tijdsbesparing: het verschil in tijd om een tekst te schrijven met en zonder Copilot for Microsoft 365.
    • Gevoel: het gevoel van medewerkers of ze zich productiever voelen met Copilot for Microsoft 365 door enquêtes uit te sturen.

“Denk van tevoren goed na welke afdelingen in je organisatie het meeste profijt hebben van Copilot for Microsoft 365. Dan haalt je organisatie er de meeste waarde uit.” – Barbara Forbes

 

2. Data en inrichting voor Copilot for Microsoft 365

Hoe staat het met jouw datahuishouding? AI en data gaan hand in hand, Copilot for Microsoft 365 werkt pas echt als jouw data kwalitatief goed is. Bij deze stap is het belangrijk dat je je data, applicaties en rechten onder de loep neemt en kijkt waar de grootste uitdagingen liggen.

Applicaties: gebruik je de juiste Microsoft-producten als jij Microsoft 365 Copilot wil inzetten?

  • Ga na welke applicaties nodig zijn voor Copilot for Microsoft 365, zoals Teams, PowerPoint en Outlook. Als medewerkers deze apps nog niet gebruiken voor het dagelijks werk, hebben ze weinig profijt van Copilot for Microsoft 365.  Het kan nodig zijn om nieuwere versies te gebruiken dan de huidige standaard.
  • Controleer of je over de juiste licenties beschikt om volledige functionaliteit te garanderen en eventuele beperkingen te voorkomen.

Data: is jouw interne data al klaar voor Copilot for Microsoft 365?

  • Onderzoek waar je data staat en hoe je het is ingericht. Controleer of je data al in SharePoint en OneDrive staat. Wanneer data nog op oude servers staat moet je beslissen of je deze data wilt verplaatsen naar SharePoint of OneDrive.
  • Data governance: onderzoek hoe SharePoint en Onedrive zijn ingericht. Data governance is van groot belang bij het gebruik van Microsoft 365 Copilot. Breng in kaart hoe je data op dit moment is geregeld en neem hierin risico’s mee. 
    • Controleer of de permissies in SharePoint kloppen. Bekijk of de toegangsrechten van je mensen kloppen. Het gebeurt regelmatig dat mensen onbedoeld toegang hebben tot data waar ze geen toegang voor mogen hebben. Dat moet je natuurlijk voorkomen.
    • Zorg dat je securitybeleid up-to-date is.
  • Kijk of er ook belangrijke data in andere systemen (buiten SharePoint en OneDrive) staat:
    • Ga na welke systemen dat zijn. Denk aan Dynamics waar bijvoorbeeld je HR- en financiële data staat. Onderzoek vervolgens met welke Copilot licentie je deze data moet koppelen.
    • Denk ook na over data in softwarepakketten die niet van Microsoft zijn, zoals ServiceNow. Breng van tevoren in kaart welke systemen je gebruikt. Bekende leveranciers zullen connectors beschikbaar hebben. Bij kleinere leveranciers moet je hier mogelijk op wachten of overweeg om zelf connectors te ontwikkelen.

Archiving en labelling

  • Controleer hoe je organisatie omgaat met ‘archiving’. Dus zoek uit of er geen verouderde documenten tussen je data zit.
  • Label de data. Kijk goed bij vertrouwelijke informatie, zoals HR-informatie of financiële informatie en zorg dat ze het label ‘vertrouwelijk’ krijgen. Dit mag absoluut niet openbaar staan.

3. Adoptie: correct en efficiënt gebruik van Copilot for Microsoft 365

Het succes van generatieve AI hangt af van de acceptatie ervan bij je mensen. Zorg dat je mensen weten hoe ze met Microsoft Copilot moeten werken en alles uit deze tool halen.

  • Creëer awareness rondom veilig en juist omgaan met Copilot for Microsoft 365. Medewerkers moeten weten tot welke gegevens Copilot toegang heeft en waar ze voorzichtig moeten zijn met gevoelige bedrijfsinformatie. Daarnaast is het cruciaal dat je medewerkers het werk van Copilot niet rechtstreeks overnemen, maar Copilot gebruiken als inspiratie.
  • Geef trainingen rondom het efficiënt gebruik van Copilot for Microsoft 365. Copilot kan een besparing van 1,2 uur per medewerker per week opleveren. Maar dat gebeurt niet zomaar. Je medewerkers moeten in ieder geval op de hoogte zijn van wat ze kunnen doen met  Copilot for Microsoft 365. En daarnaast het ermee om kunnen gaan, zoals het schrijven van de juiste prompts en andere slimme toepassingen. Geef ze hierin trainingen.
  • Op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen van Copilot for Microsoft 365. Copilot wordt voortdurend bijgewerkt en verbetert, zorg dat je medewerkers weten wat nieuw is en hoe ze deze updates kunnen gebruiken.

Ethisch gebruik

En denk daarnaast na over de ethisch gebruik van Microsoft 365 Copilot:

  • Denk na over hoe je organisatie omgaat met plagiaat. Modellen trainen zich op werk van echte mensen, zoals afbeeldingen, muziek en code. Maar het blijft de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de content te controleren op plagiaat. Er zijn nog geen specifieke wetten hierover. Maak mensen daarom bewust van het juiste gebruik ervan.
  • Stel medewerkers op de hoogte van het risico op hallucinaties. De AI-tool kan antwoorden geven die niet overeenkomen met de werkelijkheid. Het is belangrijk dat je medewerkers hier kritisch op blijven en de content blijven verifiëren.
  • Houd rekening met de vooroordelen van AI-systemen. AI-tools kunnen bevooroordeeld zijn, soms zelfs meer dan mensen dat zijn, het is goed om hier alert op te zijn.
  • Ethische aspecten in het beleid
  • Op dit moment is er nog geen AI-wet. Daarom is het belangrijk dat je organisatie zelf de verantwoordelijkheid neemt op ethisch gebied en nadenkt over verantwoord gebruik. Kijk goed of het gebruik van AI in je organisatie aansluit bij de AI act en de GDPR. Neem de ethische aspecten op in de adoptie van Microsoft 365.

AI-readiness checklist: een praktische gids het gebruik van Microsoft Copilot

Het is belangrijk dat je organisatie van tevoren goed nadenkt over de organisatorische, technische en ethische aspecten van generatieve AI. Het kost tijd om dit uit te zoeken, daarom is het handig om een AI-readiness scan uit te voeren. Zo ontdek je waar jouw organisatie staat en waar je organisatie naartoe wilt. Dan is jouw bedrijf klaar om de voordelen van generatieve AI volop te benutten.

Wil je meer weten? Lees ook deze content:

 

 

 

 

 

 

Ontvang email updates