Hoe je je ict-strategie aansluit op je bedrijfsstrategie: 4 tips voor een businesscase voor de cloud

Binnen nu en tien jaar is het onvermijdelijk om naar de cloud te gaan. Leveranciers bieden op den duur geen onderhoud meer voor on-premises systemen. De concurrentie stapt ook over naar de cloud, waardoor jij het met een on-premises systeem niet meer redt. Maar dat neemt niet weg dat een cloudtransitie een investering is waar je u tegen zegt. En wat als je organisatie twijfelt of het die investering wel waard is? Of wat als je organisatie nog bezig is met het afbetalen van de on-premises servers? Dan is een businesscase van belang. Die is nodig om c-level te overtuigen.

Als ict-manager is het jouw verantwoordelijkheid om met c-level af te stemmen hoe jouw ict-strategie hand in hand gaat met de bedrijfsdoelen. Jade Moors legt in deze blog uit hoe je als ict-manager de ict-strategie laat aansluiten op je bedrijfsstrategie. En daarbij hoort ook een businesscase om het management te overtuigen. In deze blog deelt Jade de 4 belangrijkste tips:

1. Overtuig, maar nooit van een cloudtransitie
2. Krijg erkenning vanuit c-level met de juiste businesscase
3. Luister naar de uitdagingen van c-level en ga het gesprek aan
4. Laat management en ict samenkomen

Leestip: waarom digitale transformatie nodig is voor jouw organisatie

Tip 1: overtuig, maar nooit van een cloudtransformatie

Je wilt je organisatie overtuigen om over te stappen naar de cloud. Maar probeer nooit te overtuigen van een cloudtransformatie, maar van groei, vooruitgang en verbetering van de organisatie. Als cloudtransformatie daarop het antwoord is, prima.

Maar zorg dat je dat goed aanpakt en op de juiste manier het traject aangaat. En samen met iedereen tot de conclusie komt wat de best passende oplossing voor je organisatie is. Zoek uit hoe je bedrijf er over vier jaar uitziet als je niets doet. En vergelijk dat met het verschil als je wél stappen maakt.

Probeer je organisatie nooit te overtuigen van een cloudtransformatie, maar van groei, vooruitgang en verbetering van de organisatie. – Jade Moors

Webinar: een zoektocht naar de beste weg richting de cloud

Tip 2: krijg erkenning vanuit c-level met de juiste businesscase

Wanneer je transformaties wilt doorvoeren is het cruciaal dat je met c-level in gesprek gaat. Deze stappen kun je doorlopen:

1. De toekomstvisie uitvragen van de organisatie

Stel de volgende vragen aan de directie:

• Wat is je bedrijfsvisie of missie?
• Waar wil je over vijf jaar staan?
• Wat heb je nu van ict nodig om die strategie te behalen?

Als het antwoord daar cloudtransformatie op is, dan kan je dat hard maken met een businesscase. Maar let op: ga niet naar de cloud omdat iedereen dat doet. Een cloudtransformatie is een middel om je bedrijfsdoelen te bereiken en geen doel op zich.

2. Bedrijfsrisico’s onder de loep nemen

Neem bedrijfsrisico’s onder de loep en kijk hoe de cloud hier een oplossing voor biedt. Hier wat voorbeelden:

• minder downtime;
• snellere time-to-market;
• verbeterde security.

Het is heel moeilijk om advies te geven op basis van gevoel. Een assessment helpt dan, dan kun je de feiten hard maken en het gesprek aangaan. - Jade Moors

3. Een oplossing bieden door verschillende scenario’s voor te leggen

Kijk vervolgens naar de oplossing en creëer een duidelijke businesscase. Werk bijvoorbeeld drie scenario’s uit zodat het management een duidelijke keuze kan maken.

Één keuze bieden is geen keuze. Laat het management dingen tegen elkaar afwegen. Transparantie en concretisering van de oplossing is cruciaal. Want daarmee zet je jezelf én de directie in hun kracht.

Wees transparant zodat het management hun kennis en skills op de juiste manier in kan zetten. Het moet een symbiose zijn tussen het management en ict. - Jade Moors

Probeer het technische verhaal zo goed als te vermijden. Praat juist over de bedrijfsrisico’s en functionaliteiten. Je maakt een vertaalslag van bedrijfswaardes naar de technische impact.

Over de businesscase: verschillende scenario’s

• Zorg dat je verschillende scenario’s biedt: denk aan de onveranderde situatie, en een optie zoals hybride cloud, public cloud of VDI-oplossing.
• Laat deze businesscase een aantal jaar bestrijken: een digitale transformatie zoals een cloudtransitie is een investering die je terug wilt verdienen. Maar daar doe je minimaal vier jaar over. Neem dat dus als uitgangspunt. Verwerk je kosten over meerdere jaren. Denk aan:
  
  • migratiekosten;
  • kosten van gebruik;
  • kosten van beheer;
  • kosten van SLA-contracten.

Houd ook rekening met kosten door gebreken van het huidige systeem zoals businesscontinuïteit en datalekken.

Tip 3: luister naar de uitdagingen van c-level en ga het gesprek aan

Luister naar de uitdagingen van c-level voor een cloudtransitie. In mijn werkveld als practice lead kom ik vaak c-level tegen die bedenkingen bij de cloud hebben op drie gebieden:

1) Kosten: grip houden op de kosten met de cloud

Gevoelsmatig geeft een on-premises server meer zekerheid voor organisaties dan de cloud als het gaat om de kosten. Want met on-premises heb je zicht op de TCO. In de cloud daarentegen, betaal je naar gebruik. En het kan zijn dat je veel meer of minder gebruikt dan je in eerste instantie had ingeschat.

Benieuwd hoe je het gesprek aangaat over kosten die de cloud met zich meebrengt? Lees dan deze blog.

2) Regie: afhankelijk voor updates van de cloudleverancier

Bij de cloud geef je een deel van je ict uit handen. Daar kan c-level moeite mee hebben. Je bent afhankelijk van de ontwikkeling en updates van de leverancier.
In deze whitepaper lees je waarom regie uit handen geven geen probleem zou moeten zijn als je aan leveranciersmanagement doet.

3) Security: afhankelijk voor updates van de cloudleverancier

Security-vraagstukken zijn de vaakst gehoorde redenen waarom c-level een cloudtransitie niet ziet zitten. Als jij alles in eigen beheer hebt, heb je ook de volledige controle over je data. Als een SaaS-leverancier je data beheert, zit je met vragen als: ‘Wie heeft mijn data? Waar is mijn data? Wordt mijn data niet gecheckt?’ Zeker als je gevoelige data hebt of data van persoonsgegevens kun je je daar zorgen om maken.

Top tip: Wil je weten hoe je het gesprek aangaat over deze uitdagingen? Ik schreef een blog met de 6 vaakst gehoorde risico’s van de cloud, inclusief feiten en tips hoe je ze weerlegt.

Tip 4: laat management en ict samenkomen

Het is belangrijk dat je management en ict echt laat samenkomen. Zorg dat c-level ict niet alleen als kostenpost ziet maar juist als innovator van de organisatie. Want als je als ict-afdeling het verschil wilt maken en transformaties wilt doorvoeren is dat eenvoudiger in een organisatie die op de volgende manier is ingericht:

• Maak het hoofd ict onderdeel van het bedrijfs-MT. Het is belangrijk dat je met de managementgesprekken aan tafel zit.
• Denk na over hoe je je ict-afdeling noemt. ‘Information en automatisering’ zegt bijvoorbeeld meer over het innovatieve karakter van ict.
• Structureer rollen of functies binnen je ict-afdeling. Denk hierbij aan:
  
  • Hoofd ict die onderdeel is van de bedrijfs ict en lid is van het MT.
  • Een informatie- en servicemanager die gaan over de processen daarbinnen en voor aansluiting met de business zorgen.
  • Business-analisten die de functionele vraag op halen en vertalen naar ict-oplossingen.
• Zorg voor business it-allignment. Geen ict die werkt volgens het ‘u draait, wij vragen’-principe, maar ict als volwaardige businesspartner. In deze blog lees je hoe je als ict-afdeling zorgt voor business it-alignment.

Lees mijn blog en leer hoe je maximale businesswaarde creëert met je applicatielandschap.

Starten met de cloud journey?

Als je eenmaal het management weet te overtuigen van een digitale transformatie, is het tijd om aan de slag te gaan met de cloud journey. In deze whitepaper lees je hoe je de cloud journey het beste aanpakt. Aan het einde van deze whitepaper weet je:

• welke uitdagingen je overwint met de cloud;
• wat het juiste moment is om over te stappen;
• hoe je de cloud journey aanpakt (inclusief tips voor een assessment, roadmap en businesscase);
• wat jouw verwachtingen mogen zijn van een ict-partner.