Effectiever hybride werken met Office 365

Gebruikt jouw organisatie Teams, maar moeten jullie nog apart inloggen via Citrix om erin te komen? Of mailen je medewerkers elkaar nog veel, ondanks dat jullie Microsoft Office 365 hebben? En heb je – kortom – het idee dat jullie nog veel handiger hybride kunnen werken? Dan leg ik je hier uit hoe je dat voor elkaar krijgt, onder andere met Microsoft 365.

Van houtje-touwtje oplossing naar écht effectief

Tijdens de pandemie zijn veel organisaties snel overgeschakeld op een online werkplek. Maar die werkplekken zitten nu vaak nog met houtje-touwtje-oplossingen aan elkaar. Verschillende systemen werken niet optimaal met elkaar samen. En medewerkers weten niet altijd hoe ze de applicaties het beste kunnen gebruiken. Zij gebruiken misschien wel Teams, maar laten de andere mogelijkheden van Office 365 links liggen. Of mensen moeten voor bepaalde processen nog steeds naar kantoor komen.

Aan het begin van de pandemie, toen alles snel moest werken, was deze situatie goed genoeg. Maar nu het hybride werken voor velen blijvend is, is het belangrijk om de online werkplek écht gebruiksvriendelijk en effectief te maken.

📖 Dé ultieme guide: Het juiste beleid voor hybride werken

De cloud: het begint met een goede basis

Wat heb je in de basis nodig om de hybride situatie tot een succes te maken? Het begint met een ict-landschap dat overal veilig en gemakkelijk beschikbaar is, op elk soort device. Je wilt daarbij liever geen gedoe met legacy-applicaties en Citrix-oplossingen.

Daarom is het handig om verder naar de cloud te bewegen. Daarnaast kan applicatietransformatie verschillende (legacy)systemen weer goed met elkaar laten ‘praten’. Zo krijg je een goed geïntegreerd ict-landschap waarbinnen mensen gemakkelijk en intuïtief kunnen werken.

Lees hier hoe je in vijf stappen bepaalt welke kant je op wilt met de cloud.

Beter (samen)werken binnen Office 365

Een andere voorwaarde voor effectief hybride werken is dat je medewerkers het maximale uit Microsoft 365 halen. Daarvoor hebben zij de juiste kennis én werkafspraken nodig. Hieronder bespreek ik voor verschillende Office-tools hoe je er alles uit haalt.

Gebruik Teams als online kantoor

Teams is voor velen de bekendste tool uit het Microsoft 365-pakket. Toch biedt Teams veel meer mogelijkheden dan de meeste gebruikers weten. Een chatberichtje versturen kan iedereen wel. Maar weten jouw mensen al dat zij hun agenda, mail, projectplanning en bestandsopslag allemaal vanuit Teams kunnen beheren?

Teams als centraal startpunt en communicatiemiddel gebruiken voor al je computerwerk heeft grote voordelen. Ten eerste hoef je als gebruiker niet allerlei losse apps te openen. Dat creëert rust en overzicht. Daarnaast zijn alle bestanden, planners, gemeenschappelijke agenda’s en andere communicatie op één plek inzichtelijk voor alle betrokkenen, bijvoorbeeld voor de leden van een projectgroep. Zo weet je zeker dat iedereen op de hoogte is en de juiste bestanden gebruikt, ongeacht waar mensen op dat moment zijn.

Wij zeggen bij OGD weleens dat Teams je online kantoor is: daar gebeurt het allemaal. Je komt er samen, deelt er informatie en vindt er alle belangrijke bestanden. Teams heeft zelfs een eigen intranetsectie – Microsoft Viva – zodat je mensen via Teams ook op de hoogte blijven van het organisatienieuws.

Lees hier hoe je effectief samenwerkt op afstand met Teams en gebruikmaakt van de belangrijkste opties.

Integreer thuis en kantoor met Teams Rooms

Met Teams Rooms maak je het hybride vergaderen vanaf kantoor zo levensecht mogelijk. En dat is nodig, want in de toekomst vinden vergaderingen steeds vaker zowel online en op kantoor plaats. Je wilt dan dat iedereen zich even betrokken voelt en even goed mee kan doen, waar hij of zij ook is. Teams Rooms helpt hierbij.

Je laat de tool draaien op een los device in de vergaderruimte. Deze sluit je aan op de daar aanwezige hardware, zoals presentatieschermen, microfoons, speakers en camera’s. Vervolgens start je met één druk op de knop een hybride online meeting op in Teams. Zonder dat iedereen met eigen devices aan de slag moet. Daarnaast laat Teams Rooms het zoveel mogelijk lijken alsof iedereen gewoon bij elkaar zit. Als je de tool combineert met een goede videobar is de beeld- en geluidkwaliteit optimaal, en richten slimme camera’s zich op degene die praat.

Structureer gezamenlijke projecten met Planner

Planner is een tool die je inzet om structuur aan te brengen in teamwerkzaamheden. Iedereen uit het team kan hier (project)planningen maken, bewerken en inzien. Ook wijs je er binnen projecten taken toe aan teamleden. Vervolgens houden zij in planner overzichtelijk de vordering van deze taken bij, zodat iedereen hiervan op de hoogte is.

Op basis van deze informatie maakt Teams automatisch een dashboard dat inzicht geeft in de status van de planning en projecten. Je integreert planner in de manier van werken door het onderdeel te maken van je overleggen. Kijk samen met de projectgroep elk overleg even naar de planner en zie snel en duidelijk hoe jullie ervoor staan.

Weten hoe je het werk samen organiseert met Planner? Thijs legt het je uit in de video hieronder.

Bevorder medewerkerswelzijn met Viva Insights

Als je hybride werken op een duurzame manier succesvol wilt maken, is het essentieel om het welzijn van medewerkers te bevorderen. Juist nu zij veel thuis werken liggen dingen als een te hoge werkdruk en eenzaamheid op de loer. Microsoft Viva helpt je hier gestructureerd op in te spelen.

De tool Viva bestaat uit verschillende onderdelen. Een daarvan is Viva Insights, die medewerkers inzicht geeft in hoe zij hun werkuren besteden en hoe zij hierin beter voor hun eigen welzijn kunnen zorgen. Zo adviseert de tool mensen op basis van hun outlookagenda om vaker pauzes te nemen of om meer focustijd voor zichzelf te reserveren.

Voor managers zijn er geanonimiseerde overzichten beschikbaar die hen een idee geven van het mentale welzijn van hun teamleden. Zij zien hierin bijvoorbeeld hoe vol de agenda’s van hun mensen gemiddeld zitten en hoe vaak zij elkaar ongeveer spreken in kleine groepsmeetings. Zo hebben zij op afstand meer grip op de situatie van medewerkers en kunnen zij eerder in gesprek gaan wanneer het minder goed lijkt te gaan.

Automatiseer met PowerAutomate, PowerApps en Forms

Zijn er bepaalde taken die jullie alleen op kantoor kunnen uitvoeren? Automatiseer deze processen dan zoveel mogelijk. Zo werk je digitaal en dus in de meeste gevallen plaatsonafhankelijk. Daarnaast werk je hiermee repetitieve taken weg, wat de efficiëntie en het werkplezier vergroot. En nog een voordeel: geautomatiseerde processen zijn vaak veel makkelijker aan te passen.

Microsoft heeft verschillende tools waarmee je werkzaamheden gemakkelijk zelf automatiseert: Power Automate, Power Apps en Forms. Voorbeelden van processen die je vaak goed kunt automatiseren zijn het ondertekenen van documenten en taken binnen een inkoopregistratie- of klachtafhandeling-registratiesysteem.

Voor een klant hebben wij bijvoorbeeld het proces van het goedkeuren van zakelijke reizen geautomatiseerd. Voorheen moest een voorstel voor een zakelijke reis fysiek langs drie verschillende managers ter ondertekening. Dit kostte veel tijd en leverde een flinke papierwinkel op. Daarnaast is dit bijna niet te doen in de hybride- en thuiswerksituatie. Met Power Apps hebben wij daarom een formulier gebouwd waarmee de managers deze handtekening veilig per mail kunnen zetten.

Maak hybride werken tot een succes

Hybride werken biedt ons een hoop vrijheid. Maar de manier van werken moet er goed op zijn ingesteld, anders maakt het processen omslachtiger en vermindert het werkplezier. Met het juiste gebruik van Office 365-tools benut je de vrijheid die hybride werken biedt, en je werk je ook nog eens effectiever.

Heb je na het lezen van deze blog nog vragen? Ik en mijn collega's van het Office Productivity team denken graag met je mee over deze juiste tools, adoptie en werkafspraken voor jouw medewerkers. Ook kunnen we meedenken over het automatiseren van werkzaamheden.

Wil je meer weten over hybride werken?

Lees dan onze whitepaper over hybride werken. Hierin lees je over:

• de trends en ontwikkelingen voor je bedrijfsvoering;
• het antwoord op de vraag hoe je hybride werken vormgeeft;
• OGD’s visie op de toekomstige werkplek.