Van ict-stress naar succes: zo groeit jouw mkb door

Rust alle ict-stress van je mkb op jouw schouders? Van verouderde systemen tot een wildgroei aan tools; het lijkt soms alsof de uitdagingen zich opstapelen. En ondertussen moet alles blijven draaien met een krappe bezetting en net zo’n budget.

Gelukkig hoef je niet bij de pakken neer te zitten, want die stress kun je inzetten als motivatie voor verbetering. Zie uitdagingen als kansen en zet ze om in succes. In deze blog lees je welke obstakels je het vaakst tegenkomt en hoe je ze met slimme acties het hoofd biedt. Per punt geven we je praktische tips en laten we zien hoe een ict-partner je erbij kan helpen. Zodat jouw bedrijf weer kan groeien, zonder ict-zorgen.

De 6 meest voorkomende ict-uitdagingen en de bijbehorende take-aways:

• Gebrek aan interne ict-kennis en capaciteit: Met een ict-partner speel je sneller in op veranderingen en profiteer je van flexibele capaciteit en expertise, zonder de vaste lasten van extra eigen personeel.
• Risico op downtime: Back-ups, onderhoud en redundantie beperken risico’s op storingen en gegevensverlies.
• Zorgen over cybersecurity en compliance: Basismaatregelen en trainingen voor cybersecurity en een verantwoordelijke voor compliance beschermen je organisatie.
• Versnipperde systemen en tools: Vereenvoudig je ict-landschap voor betere processen en groei.
• Verouderde systemen (legacy): Moderniseer je ict-landschap stapje voor stapje of met een ict-partner.
• Strategische ict-verbetering blijft lastig: Door samen te werken met een ict-partner kun je focussen op strategie en groei. Zodat ict van reactief naar proactief gaat.

1. Gebrek aan interne ict-kennis en capaciteit

Uitdaging: Veel mkb’ers hebben geen volwaardige ict-afdeling. Soms is er één beheerder, of ligt ict bij iemand met een andere functie. Daardoor blijven structurele verbeteringen liggen en komen grotere projecten moeilijk van de grond. Specialistische kennis ontbreekt vaak. Extra ict-personeel is duur, en expertise heb je meestal maar af en toe nodig. Het gevolg: overbelasting, kwetsbaarheid bij ziekte of vakantie, en cruciale kennis zit vaak bij één persoon.

Voorbeeld: In een productiebedrijf vertrouwt de technisch manager volledig op één ict-collega. Die collega doet alles, maar mist specialistische kennis (zoals cloud of cybersecurity). Bij afwezigheid ontstaat direct een probleem. Door een co-sourcingbeheerder met specifieke kennis in te zetten, sla je twee vliegen in één klap: je kunt met zijn of haar kennis de volgende stap zetten, zoals een cloudmigratie, en je hebt altijd voldoende capaciteit.

Zelf aanpakken:

De uitdaging ‘gebrek aan ict-kennis en capaciteit’ is lastig zelf op te lossen zonder (gespecialiseerde) ict’ers vast in dienst te nemen. Toch kun je wel wat doen:

• Maak een overzicht van de ict-kennis die je in huis hebt en wat je mist. Dan weet je waar de grootste gaten zitten.
• Investeer in bijscholing van je medewerkers. Laat ze cursussen doen of certificaten halen. Zo groeit jullie interne kennis stap voor stap.
• Leg kennis vast. Documenteer belangrijke procedures en instellingen. Zo voorkom je dat alles stilvalt als de vaste ict-collega er even niet is.

Samen met een ict-partner:

• Haal externe expertise in huis op flexibele basis. Via co-sourcing kun je bijvoorbeeld één of twee dagen per week een ervaren systeembeheerder toevoegen aan je team. Die werkt met jullie mee, maar komt van buiten en brengt dus frisse kennis.
  • Zo’n co-sourcing-beheerder is een kruising tussen beheerder en technisch consultant: hij of zij houdt de boel draaiende en denkt proactief met je mee. Je krijgt dus meteen nieuwe inzichten.
  • Schaal naar behoefte. Heb je extra hulp nodig (bijvoorbeeld tijdens een migratie of drukke periode)? Schaal op. Is het rustig, dan schaal je weer af. Je betaalt alleen voor wat je nodig hebt, zonder vaste personeelskosten.
  • Behoud zelf de controle. Anders dan bij volledige outsourcing houd je bij co-sourcing de touwtjes in handen. De externe collega’s werken met jou samen. Jouw team blijft betrokken en leert zelf ook mee. Zo bouw je intern kennis op, terwijl de dagelijkse ict-zorgen afnemen.

“Dankzij de co-sourcingsdienstverlening van OGD is er meer stabiliteit. Dit draagt ook bij aan de productiviteit van onze medewerkers. We werken een stuk efficiënter.” – Tommie Verhoeven, IT-servicemanager Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant (ODZOB)

Lees de volledige klantcase van ODZOB.

2. Risico op downtime

Uitdaging: Continuïteit is geen luxe, zeker niet in de industrie en logistiek. Downtime betekent direct productieverlies, misgelopen omzet en ontevreden klanten. Tegelijk vraagt goed beheer om onderhoud: updates, patches en het vervangen van hardware. Dat leidt soms tot tijdelijke stilstand, die je het liefst voorkomt. Veel bedrijven draaien bovendien op een paar verouderde, maar kritieke systemen (zie ook punt 5). Hoe langer je wacht met onderhoud of vervanging, hoe groter het risico op een onverwachte storing die alles platlegt. 

Voorbeeld: in je fabriek valt je hoofdserver uit, waardoor je productielijn stilvalt. Een eenvoudige oplossing is een redundante server die altijd meedraait. Valt de ene uit, dan neemt de andere het automatisch over. Zo blijft je productie gewoon draaien.

Zelf aanpakken:

• Plan onderhoud slim. Voer updates eerst uit in een testomgeving of op een minder kritieke machine. Rol ze pas uit in de productie op een rustig moment om de impact te beperken.
• Maak back-ups en test ze. Zorg voor recente back-ups van je belangrijkste data en systemen, en controleer regelmatig of je die echt kunt terugzetten. Zo ben je voorbereid mocht er iets uitvallen.
• Breng kwetsbaarheden in kaart. Welke systemen zijn verouderd of draaien op hun laatste benen? Begin op tijd met zoeken naar vervangers of upgrades, zodat je niet voor verrassingen komt te staan als ze uitvallen.
• Leg noodprocedures vast. Wat doen we als systeem X morgen crasht? Bedenk scenario’s en spreek af wie wat doet in zo’n geval. Een goed draaiboek kan downtime flink verkorten als er echt iets misgaat.

Samen met een ict-partner:

• Continuïteitsplan en redundantie. Samen met een specialist kun je een plan opstellen om risico’s te verminderen, waardoor je continuïteit niet in gevaar komt. De ict-partner kan belangrijke systemen dubbel uitvoeren zodat er automatisch een back-up overneemt bij storing. Of denk aan cloud-back-ups instellen, preventief onderhoud uitvoeren of een verouderde applicatie gefaseerd vervangen door een nieuwe.
• Updates zonder zorgen. Een ict-partner kan alle updates en patches voor je uitvoeren. Zij testen die dan eerst grondig en voeren ze indien mogelijk buiten kantooruren uit. Je blijft dan up-to-date en veilig, zonder verstoring van je bedrijfsproces.
• Monitoring en support. Een partner kan een oogje in het zeil houden en bijspringen wanneer dat nodig is. Naast het reguliere beheer neem je bijvoorbeeld remote monitoring af, die de omgeving continu in de gaten houdt, en tech support voor ondersteuning buiten de werktijden van je beheerder. Bij OGD bieden we dit aan binnen Co-sourcing.

“We gaan naar een tijd waarin downtime niet meer geaccepteerd wordt. Je moet het gewoon op orde hebben dat je mensen altijd, overal, zonder technische ruis hun werk kunnen doen.” – Arjan Kruizinga, consultant bij OGD

Co-sourcing in de praktijk: aan de hand van voorbeelden lees je in deze blog hoe Co-sourcing je laat groeien.

3. Zorgen over security en compliance

Uitdaging: Je maakt je zorgen om de continuïteit van je ict vanwege de vele cyberaanvallen. En juist middelgrote bedrijven zijn een aantrekkelijk doelwit, omdat ze vaak minder geavanceerde beveiliging hebben dan grote organisaties. Denk aan risico’s als:

• phishing-mails die niet van echt te onderscheiden zijn;
• ransomware die je hele bedrijf stillegt;
• vertrouwelijke (klant)data die door een datalek op straat komen te liggen;
• reputatieschade als gevolg van een datalek.

Ook stellen wetten en regels zoals de AVG (privacywetgeving) en binnenkort NIS2 steeds strengere eisen aan de beveiliging en continuïteit van je ict.

Voorbeeld: Je runt een advieskantoor met gevoelige klantdata, maar je beveiliging is minimaal. Eén goedgemikte phishingmail en al je klantinformatie ligt op straat. Dit scenario voorkom je door de basisbeveiliging op orde te brengen.

Zelf aanpakken:

• Zorg voor basis cyberhygiëne. Houd al je software up-to-date en installeer beveiligingspatches meteen als ze beschikbaar zijn. Implementeer MFA en vergroot het cybersecurity-bewustzijn onder medewerkers. Pas encryptie toe op al je apparaten. En bescherm en fragmenteer je netwerk.
• Beperk het aantal accounts en tools. Hoe meer verschillende systemen en logins, hoe ingewikkelder het wordt om ze allemaal veilig te houden. Ruim oude of ongebruikte accounts en applicaties op. Geef medewerkers alleen toegang tot wat ze écht nodig hebben.
• Train je medewerkers. Mensen zijn vaak de zwakste schakel. Leer je mensen hoe ze phishing herkennen en wat ze moeten doen bij verdachte mails of gebeurtenissen.
• Wijs iemand aan voor compliance. Zorg dat er iemand binnen je organisatie zich buigt over compliance en het aanspreekpunt is rond alles wat met privacy te maken heeft. Een (parttime) privacy officer bijvoorbeeld.

Samen met een ict-partner:

• Security audit en plan. Een externe specialist voert een uitgebreide veiligheidsscan uit van jouw ict-omgeving. Hij brengt kwetsbaarheden in kaart, denk aan verouderde software of medewerkers met te veel rechten. Vervolgens krijg je een plan van aanpak om je security verder te verbeteren.
• Brede invoering van maatregelen. Een partner helpt je om die basismaatregelen ook echt overal door te voeren. Denk aan het organisatiebreed instellen van MFA, het inrichten van een degelijk back-up-systeem en het testen daarvan, of zorgen dat alle werkplekken een goede virusbeveiliging en versleuteling hebben.

“Je moet je fundament op orde hebben om het criminelen niet makkelijk te maken. Maar wat doe je als ze toch binnenkomen? Mijn tip is om een simulatie te doen.” – Eward Driehuis, Cybersecurity-expert en -strateeg

• Proactieve monitoring en incident response. Je kunt je netwerk en systemen laten bewaken door een Security Operations Center (SOC) van de partner. Zij houden 24/7 in de gaten of er verdachte activiteiten zijn. Bij een aanval of lek kunnen ze direct ingrijpen.
• Hulp bij certificering en compliance. Heb je te maken met specifieke normen (ISO27001, NEN, NIS2)? Een ervaren ict-dienstverlener kan je begeleiden om daaraan te voldoen. Bijvoorbeeld door policies op te stellen, te helpen met verplichte documentatie of zelfs te assisteren bij audits.
  
  

4. Versnipperde systemen en tools

Uitdaging: Naarmate een organisatie groeit, groeien vaak ook de aantallen tools en systemen. Je verliest het overzicht: data staat verspreid en soms dubbel, processen zijn inefficiënt door handmatig knip-en-plakwerk tussen systemen, en het beheer is complex. Medewerkers moeten voor hun werk in veel verschillende programma’s tegelijk bezig zijn, wat frustratie en fouten oplevert. Bovendien maakt zo’n tooldoolhof het lastig om je informatie goed te beveiligen, want je vergeet makkelijk een update van een vergeten tool. Ook lukt het niet goed om inzichten uit data te halen wanneer alles in losse applicaties zit.

Zelf aanpakken:

• Inventariseer je applicaties. Breng samen met collega’s in kaart welke software jullie allemaal gebruiken. Vergeet niet de ‘schaduw-ict’ mee te nemen; tools die teams zonder centrale toestemming gebruiken.
• Schrap dubbele en overbodige tools. Kijk kritisch: welke applicaties doen ongeveer hetzelfde? En welke tools gebruiken teams eigenlijk nauwelijks? Stop daar mee. Dat scheelt licentiekosten en complexiteit.
• Maak interne afspraken. Voorkom nieuwe wildgroei door af te spreken dat de aanschaf van nieuwe software via een kort overleg loopt.
• Centraliseer accounts (Single Sign-On). Overweeg een centraal login-systeem waarmee medewerkers op meerdere apps kunnen inloggen. Dit maakt het voor hen makkelijker en voor jou overzichtelijker bij in- en uitdiensttreding.

Samen met een ict-partner:

• Orde scheppen en vereenvoudigen. Een ict-partner brengt overzicht in je applicatielandschap door alle systemen en datastromen in kaart te brengen. Op basis daarvan adviseert een partner hoe je kunt vereenvoudigen, bijvoorbeeld door te kiezen voor één platform. Misschien kan jullie ERP die losse Excelletjes wel overbodig maken, of bouwt deze partner een paar gerichte koppelingen. Zo bereiken jullie hetzelfde, maar met minder of beter geïntegreerde tools.
• Implementatie van integraties of migraties. Wanneer jullie besloten hebben om systemen te koppelen of data over te zetten, kan de partner dat technisch uitvoeren. Bijvoorbeeld het bouwen van een interface tussen twee pakketten, of het migreren van alle documenten naar één centraal SharePoint-systeem in de cloud.
• Identiteit- en toegangsbeheer. Een partner kan een Identity and Acces Management(IAM)-oplossing voor je inrichten. Daarmee regel je centraal wie toegang heeft tot welke applicaties. Dit verbetert de beveiliging en maakt het beheer efficiënter.
• Adoptie en training. Bij het opschonen van je applicatielandschap zorgt een partner ook voor de adoptie van de veranderingen. Ze kunnen trainingen geven of handleidingen maken, zodat je medewerkers de nieuwe werkwijze snel oppikken. Zo pluk je meteen de vruchten van een overzichtelijk ict-landschap.

“Het is onmisbaar om je investering in ict terug te krijgen en je mensen prettig en efficiënt te laten werken” – Jacqueline Rodenburg, Productivity en adoptie-consultant bij OGD

5. Verouderde systemen (legacy)

Uitdaging: Veel mkb’ers hebben legacy-systemen: verouderde software of apparatuur die bedrijfskritisch is. Denk aan een maatwerk-ordersysteem uit 2008, of machines in de productie die draaien op een stokoude Windows-versie. Zolang het werkt, wil niemand eraan zitten. Maar vroeg of laat loop je tegen de beperkingen aan: incompatibel met nieuwere tools, niet kunnen koppelen of zelfs niet meer kunnen updaten. Ze zijn vaak onveilig en kunnen innovatie in de weg staan doordat data uitwisselen lastig is. Bovendien: als zo’n oud systeem op een dag crasht, heb je een probleem. Continuïteit, security en groei komen in gevaar door legacy.

Voorbeeld: je logistieke bedrijf leunt op een verouderd systeem. Het is niet compatibel met nieuwe toepassingen en bij elke update houd je je hart vast. Wacht niet tot het misgaat: oriënteer je nu op een modern alternatief en bereid een migratie voor, desnoods in kleine stappen.

Zelf aanpakken:

• Inventariseer en bepaal urgentie. Noteer welke software en machines je gebruikt. Welke legacy-systemen vormen het grootste risico? Bijvoorbeeld omdat ze essentieel zijn én geen updates meer krijgen. Zet die bovenaan je lijst om aan te pakken.
• Pak quick wins. Misschien kun je met een relatief kleine ingreep al wat moderniseren. Bijvoorbeeld overstappen van een lokale fileserver naar een cloudopslagdienst voor je documenten, of een oud boekhoudpakket vervangen door een online variant.
• Leg kennis vast en bereid voor. Voor de grote legacy-systemen die je (nog) niet direct kunt vervangen: zorg dat je precies weet hoe ze in elkaar steken. Laat je huidige beheerder(s) documentatie maken. Verzamel installatiebestanden en licenties. En denk alvast na over een migratie: is er exporteerbare data en zijn er moderne alternatieven op de markt?

Samen met een ict-partner:

• Planmatige modernisering. Samen stel je een roadmap op om legacy te vervangen of te upgraden. Misschien besluit je om het in fases te doen: eerst de minder risicovolle onderdelen, later het kloppende hart. Een partner kan inschatten wat slim is qua volgorde en timing, zodat je nooit teveel risico tegelijk loopt.
• Uitvoering met minimale overlast. Het grote voordeel: een partner kan mensen en middelen inzetten om migraties soepel te laten verlopen, terwijl jouw bedrijf doordraait. Ze kunnen bijvoorbeeld een nieuwe omgeving opzetten naast de oude, daar alles heen kopiëren en testen, en dan een geplande overstap doen. Jullie eigen ict-verantwoordelijke(n) kunnen hieraan meewerken, maar hoeven het niet in hun eentje te dragen.
• Tijdelijke tussenoplossingen. Voor legacy-systemen die nog even blijven, kan een partner helpen risico’s te verkleinen en data te ontsluiten. Bijvoorbeeld door het oude systeem af te schermen in het netwerk zodat het minder kwetsbaar is voor aanvallen. Of door een dataplatform als ‘tussenlaag’ te bouwen waarmee je toch data uit je legacy-systemen haalt die je niet kunt koppelen met moderne applicaties.
  
  “Met een dataplatform kun je gedoseerd data uit jouw omgeving halen. Je hoeft je omgeving dan niet meteen compleet nieuw in te richten of open te stellen met alle beveiligingsrisico’s van dien.” – Jasper van Dijk, Lead Business Development bij OGD

6. Strategische ict-verbetering blijft lastig

Uitdaging: veel mkb’ers zien ict nog vooral als noodzakelijk kwaad: systemen moeten het gewoon doen, en de ict-verantwoordelijke wordt er pas bij geroepen als er problemen zijn. Daardoor blijft de ict-inzet reactief. Er is weinig tijd om na te denken over hoe ict de bedrijfsdoelen beter kan ondersteunen. Misschien wil je als bedrijf graag datagedreven werken of online nieuwe diensten aanbieden, maar worden investeringen vooruitgeschoven en wordt ict niet actief betrokken bij de plannen. Je loopt de kans mis om echt met ict te versnellen. Terwijl concurrenten misschien wél digitaal innoveren.

Zelf aanpakken:

• Maak een eenvoudige ict-roadmap. Je hoeft geen uitgebreid meerjarenplan te schrijven, maar zet eens op een rijtje welke ict-verbeteringen of -projecten je het komende jaar wilt oppakken. Bekijk hoe ze aansluiten bij de bedrijfsdoelen en strategie van de komende jaren. Zo kun je al toewerken naar meer strategische ict-verbetering.
• Kijk naar branchetrends. Verdiep je in wat vergelijkbare bedrijven doen op ict-gebied. Misschien kom je via een branchevereniging, webinar of vakartikel op ideeën die voor jullie ook nuttig zijn en aansluiten bij de koers die je bedrijf vaart.
• Experimenteer in het klein. Reserveer een beetje tijd en budget om nieuwe dingen uit te proberen. Denk aan een pilotproject of proof-of-concept. Wil je meer met data doen? Probeer eens een simpel BI-tool op een afdelingsproces. Nieuw idee voor klantinteractie? Test het uit met één team. Zo krijg je met een kleine investering waardevolle inzichten.

Samen met een ict-partner:

• Strategisch meedenken. Een goede ict-partner beperkt zich niet tot techniek maar kijkt ook naar jouw strategie. Bij co-sourcing zet een partner bijvoorbeeld bewust in op constant overleg. Ze leren je bedrijf kennen en komen actief met voorstellen. Die frisse blik van buiten kan helpen om ict echt op de agenda te krijgen als bepalende factor bij het bereiken van je doelen.
• Ict-roadmap en uitvoering. Samen met de partner kun je een concrete ict-strategie opstellen die aansluit op je bedrijfsplannen. Bijvoorbeeld: je wilt de klanttevredenheid verhogen, welke digitale projecten kunnen daaraan bijdragen? De ict-partner helpt dit uit te stippelen en kan vervolgens de projecten uitvoeren of begeleiden.
• Juiste expertise op het juiste moment. Via een partner heb je altijd toegang tot een breed team van experts. Wil je bijvoorbeeld meer met data-analyses doen, dan kan de partner iemand inzetten die daar verstand van heeft. Zo kun je innovatieve ideeën oppakken zonder meteen dure specialisten vast in dienst te nemen.
• Focus op jouw kerntaken. Doordat de partner de dagelijkse ict-zaken soepel laat lopen en al vooruitdenkt, hoef jij je minder druk te maken over techniek. Je kunt je richten op je eigen werkterrein terwijl je toch zeker weet dat ict niet achterblijft.
• Blijven verbeteren. Een partner zal periodiek samen met jou de resultaten evalueren en nieuwe kansen identificeren. Het is een continu proces van optimalisatie: van reactief naar steeds meer proactief. Zo groei je als organisatie in digitale volwassenheid, met ict als strategisch middel om je concurrentie een stap voor te blijven.

“Je moet de strategische impact van een verandering begrijpen. Hoe sluit deze aan bij de bedrijfsstrategie? Een goede ict-partner helpt hierbij” -Tom de Boer, strategisch consultant bij OGD

Van ict-stress naar succes

Elke mkb’er heeft weleens last van ict-stress, zoals een tekort aan ict-capaciteit, zorgen over beveiliging of verouderde systemen. Deze uitdagingen kunnen je groei remmen, maar door actie te ondernemen, zorg je dat ict je weer vooruithelpt.

Begin klein: zet overbodige applicaties uit, plan een serverupgrade of geef medewerkers een korte cybersecuritytraining. Iedere verbetering telt en is een stap richting een toekomstbestendige ict.

Je hoeft niet alles zelf te doen; externe ondersteuning maakt vaak het verschil. Co-sourcing biedt een flexibele middenweg waarbij je de regie behoudt en toegang krijgt tot kennis en capaciteit wanneer dat nodig is. Zo wordt ict-beheer een samenwerking, en kun je sneller en slimmer inspelen op veranderingen.

Kortom, met de combinatie van zelf doen en partners inschakelen, kun je de omslag maken van ict-stress naar ict-succes. Dan zorgt ict niet langer voor hoofdpijn, maar voor groei.

Wil je weten hoe co-sourcing jouw organisatie kan helpen om deze uitdagingen aan te pakken? Ontdek Co-sourcing of lees de blog “Hoe co-sourcing je organisatie laat groeien” voor praktijkvoorbeelden. We helpen je graag vooruit!