Hier moet je op letten als je Device-as-a-Service overweegt

Loop rond in een grote Nederlandse stad en je ziet het: spullen huren in plaats van kopen is hot. Aan alle kanten rijden elektrische huurscooters, groene deelauto’s en lease-fietsen met blauwe voorband je voorbij. We leven in een dienstenmaatschappij.

De vraag naar abonnementsvormen zien we ook steeds vaker in het bedrijfsleven rond ict-hardware, in de vorm van Device-as-a-Service (DaaS). Maar als je kritisch naar dit leasen van hardware kijkt zie je dat je er als organisatie niet altijd beter mee uit bent. Hoe weet je of het een slimme keuze is voor jouw organisatie? Waar moet je op letten? En wat bedoelen we nu eigenlijk met DaaS?

Waarom Device-as-a-Service in opkomst is

Device as a Service (DaaS) is een abonnementsmodel waarbij organisaties hardware-apparatuur zoals laptops en smartphones niet kopen, maar huren van een dienstverlener. Dit concept is in bepaalde opzichten vergelijkbaar met andere bekende 'as a Service'-modellen, zoals Software as a Service (SaaS) en Infrastructure as a Service (IaaS).

DaaS wordt vaak aangeprezen als een flexibele en kostenefficiënte manier om als organisatie over de juiste hardware te beschikken, zonder de zorgen en investeringen die horen bij het bezit en onderhoud ervan. Met als resultaat lagere kosten, tijdsbesparing en ontzorging op de ict-afdeling. En tevreden medewerkers, die continu flexibel beschikken over de beste, up-to-date devices. Dit kinkt veel bedrijven als muziek in de oren.

Lees ook: De rol van ict in de employee experience, het werkgeluk en de productiviteit van je medewerkers

Niet altijd zo gunstig als het klinkt

“Maar”, zegt Lee Garnier, product owner Hardware & Software bij OGD, “zo simpel ligt het in de praktijk niet. Als je goed kijkt hoe Nederlandse leveranciers deze dienst tot nu toe aanbieden, zie je dat deze niet voldoet aan het ‘as a service-model’. Het is niet zo dat je volledig wordt ontzorgd en je medewerkers moeiteloos over de juiste up-to-date hardware beschikken.”

In de praktijk wordt DaaS tot nu toe aangeboden als een lease-overeenkomst, waar je als klant contractant van bent. Lee: “DaaS is eigenlijk een fancy woord voor het outsourcen van het beheer op je werkplek. Het is vooral een betalingsprincipe, waarbij je de hardware least in plaats van koopt. Dit levert je het voordeel op van kostenspreiding, omdat je niet langer in één keer veel hardware hoeft te kopen. Maar daar is het meeste mee gezegd.”

Het beheer en onderhoud van je hardware moet je nog steeds zelf verzorgen, net als de administratie rond je apparaten. Lee: “Je ict-afdeling blijft met een DaaS-constructie dus net zo hard nodig. Goedkoper is het ook niet, in tegendeel zelfs. Ten eerste kost geld lenen geld. Daarnaast is de hardware na het einde van het leasecontract niet van jou. Dus de restwaarde ervan gaat naar de economische eigenaar, en dat is meestal de DaaS-leverancier.”

Ook is de dienstverlening vaak minder flexibel dan in eerste instantie gedacht. Je zit als klant alsnog vast aan langlopende contracten, waarbij de dienst - anders dan bij bijvoorbeeld leaseauto’s – niet schaalbaar is. Dit maakt het leasen in de praktijk minder kostenefficiënt en wendbaar dan het klinkt.

Contractvorming rond hardware is complex

Dat de huidige DaaS-constructies je meestal niet verregaand ontzorgen heeft te maken met obstakels in de contractvorming rond hardware.

Lee: “DaaS is al enkele jaren een buzzword, maar er is in Nederland geen leverancier die de dienst werkelijk ‘as a service’ levert. Dit heeft te maken met de complexe contractvorming, Je hebt hierin als leverancier en business te maken met lastig te verenigen wensen en eisen. Denk aan de looptijden van bruikleenovereenkomsten die de duur van de raamovereenkomst overstijgen.

Daarom wordt de dienst tot nu toe meestal geleverd in de vorm van een leaseovereenkomst. Maar dat werkt dus anders dan klanten van ‘as a service-constructies’ verwachten, met de nodige nadelen van dien.

De nadelen van DaaS voor bedrijven

De nadelen van de huidige manier waarop DaaS vaak wordt aangeboden kunnen dus groot zijn. Redenen om DaaS (nog even) links te laten liggen zijn:

1. Je wordt geen eigenaar van de devices

Je gebruikt geavanceerde apparaten, maar je wordt hier geen eigenaar van. Na een vastgestelde periode van een aantal jaar worden de apparaten afgeschreven. De DaaS-leverancier knapt deze devices dan waar mogelijk op om ze als refurbished apparatuur opnieuw te verhuren. Van dat tweede leven pluk jij zelf de vruchten niet. Wel kun je profiteren van het lagere tarief voor de huur van dit soort refurbished apparaten.

2. Je zit vast aan de looptijd van het contract

Zoals bij elk abonnement zit je vast aan de looptijd van het contract. Dit maakt de dienst dus minder flexibel dan veel organisaties denken. Afhankelijk van de afspraken met de dienstverlener is er tijdens die looptijd soms wel ruimte om op- en af te schalen in gebruik en een deel van de apparatuur te upgraden of te vervangen.

3. Het beheer van je hardware kost nog steeds evenveel tijd

Het monitoren, onderhouden en beveiligen van je hardware doe je nog steeds zelf. Je ict-afdeling is dus nog steeds druk met het goed werkend houden van de ict-middelen.

4. Het concept DaaS zit juridisch vaak ingewikkeld in elkaar

Het aangaan en onderhouden van een DaaS-overeenkomst vraagt vaak om meer inzet op hoog organisatorisch niveau. Denk aan contractmanagement of juridische medewerkers. Dit vanwege de complexe contractvorming rond hardware.

Blijf zelf eigenaar van je ict-middelen

Vanwege de nadelen van een DaaS-constructie, raadt Lee aan: “Blijf zelf eigenaar van je ict-middelen. Een leaseovereenkomst geeft spreiding in de kosten, maar levert je verder weinig op. Het is bijna altijd voordeliger om zelf eigenaar te blijven van je hardware. Zo profiteer je ervan als deze lang meegaat en eventueel nog gerefurbished kan worden.”

Lifecyclemanagement kan interessant zijn

Moet het hele DaaS-concept dan in de prullenbak? “Dat ook weer niet”, vindt Lee. “De ontzorging die een DaaS-constructie eigenlijk zou moeten bieden is weldegelijk interessant voor organisaties. Als je zelf eigenaar blijft van je ict-middelen kan een ict-dienstverlener je takenpakket wel flink verlichten met het lifecyclemanagement van de hardware. Je besteedt het beheer en de projectuitvoer rond je ict-middelen dan uit.”

Lifecyclemanagement: voordelen van een ontzorgde hardware-leveringsketen

Device-as-a-Service is meestal dus niet de beste keuze, maar het uit handen geven van de leveringsketen van je hardware zou dat wel kunnen zijn. Je moet alleen goed letten op de voorwaarden.

Een ontzorgde leveringsketen van je ict-middelen kan de volgende voordelen opleveren:

1. Ontzorging ict-afdeling

Als een ict-dienstverlener je lifecyclemanagement verzorgt heeft je ict-afdeling een hele zorg minder. Alles rond je hardware wordt dan geregeld: van inkoop tot inruil en afvoer van middelen, en van het werkplekbeheer tot de projectuitvoer. De dienstverlener zorgt dat je medewerkers continu de juiste, werkende en up-to-date devices hebben. En dat alles is geregeld rond de levenscyclus van je apparaten. 

2. Tevreden en productieve medewerkers

Medewerkers hebben steeds de juiste hardware op het juiste moment, die aansluit bij hun wensen en specifieke taken. En dat is belangrijk, want devices bepalen steeds sterker de tevredenheid van je medewerkers. Zij verwachten dat ict-middelen handig en licht zijn, intuïtief werken en volledig gebruiksklaar zijn bij ontvangst. De dienstverlener zorgt hiervoor. En dat is niet alleen goed voor het medewerkersbehoud, maar ook voor de productiviteit.

Lees ook: Goed werkende ict als randvoorwaarde voor productiviteit

3. Voorspelbare kosten

Het juiste lifecyclemanagement zorgt voor de spreiding in kosten van je hardware-aanschaf. Dit verbetert je cashflow en maakt je budgettering voorspelbaarder.

4. Soepele onboarding met de juiste ict-middelen

De onboarding van nieuwe mensen is met het juiste lifecyclemanagement meteen goed geregeld: de dienstverlener zorgt voor een passend, startklaar device op de eerste werkdag.

Zo maak je een einde aan opstartproblemen van nieuwe werknemers, zorg je voor een positieve eerste indruk en versterk je de medewerkersbinding.

5. Flexibiliteit

Groeit je aantal medewerkers, of gaan er juist ineens wat mensen weg? Dan schaal je snel op en af in het aantal devices: de dienstverlener regelt dit. Zo beschik je steeds over de het juiste aantal ict-middelen.

6. Level-up van je security

Het beheer van je ict-middelen wordt verzorgd, inclusief aanvullende diensten als apparaatbeheer, software-updates en beveiligingsopties. Dit soort diensten helpen je de gegevensbeveiliging te verbeteren en de naleving van regelgeving te waarborgen. Zo heb je nog minder omkijken naar je ict-middelen, terwijl alles goed en veilig werkt.

Lees meer:

• 10 securitymaatregelen die iedere digitale werkplek moet hebben
• Het belang van Mobile Device Management en Mobile Application Management voor veilig mobiel werken

7. Duurzaamheid

Lifecycle-management leent zich goed voor het gebruik van refurbished hardware voor medewerkers met specifieke functies en taken. Deze geïnspecteerde, opgeknapte en up-to-date gemaakt hardware die al eerder is gebruikt, kan goed zijn voor jaren nieuw gebruik binnen jouw organisatie. Met lagere kosten en een lagere CO2-voetafdruk tot gevolg.

Lees meer:

• Hoe vervuilend is hardware eigenlijk?
• Waarom steeds meer organisaties circulaire ict inzetten

Waar je op moet letten als je DaaS overweegt

Bij Device-as-a-Service-constructies met je goed letten op wie de eigenaar van de hardware is, en in hoeverre een dienstverlener je echt ontzorgt. Hoef je niks meer zelf te regelen rond je hardware en hebben je mensen continu de beste, up-to-date devices? Of is de constructie puur een leaseovereenkomst die je indirect geld kost, en doe je al het beheer nog steeds zelf?

Een overeenkomst waarin je zelf eigenaar blijft van de ict-middelen, maar een dienstverlener wel het beheer en lifecyclemanagement voor je verzorgt is vaak het voordeligst en het meest effectief. Zeker wanneer deze dienstverlener alsnog zorgt voor een spreiding van je aanschafkosten van nieuwe middelen.

Lifecyclemanagement waar je als klant van profiteert

Bij OGD werken we op dit moment aan een soortgelijke vorm van dienstverlening. Met dit lifecyclemanagement regelen onze klanten alles rond hun hardware in één keer goed. De hardware blijft van hen, maar wij voorzien hun medewerkers continu van veilige, moderne en up-to-date devices.

We garanderen daarbij dat deze devices precies passen bij hun behoeften en werkzaamheden. En dat ze voldoen aan de security- en data-compliance-vereisten van de organisatie.

Ook zorgen we voor het beheer en het tijdig vervangen en afvoeren van de hardware. Dit vervangen doen we met een gelijkmatig ritme, uitgespreid over de tijd. Zo krijg je een stabiel kostenplaatje en ben je helemaal ontzorgd wat betreft je ict-middelen.

5 fasen van lifecyclemanagement

Met lifecyclemanagement nemen we de hele leveringsketen van je hardware voor onze rekening, verdeeld over vijf fasen:

1. Planning: We zorgen voor een continue planning om je behoeften in kaart te brengen.
2. Acquisitie: We schaffen de juiste ict-middelen aan.
3. Installatie: Onze experts installeren de ict-middelen efficiënt en met optimale ondersteuning.
4. Onderhoud: We bieden doorlopend onderhoud om de prestaties van de ict-middelen te waarborgen.
5. Afvoer: We verzorgen een milieuvriendelijke afvoer van verouderde ict-middelen. Door de vervanging van hardware te verdelen over de looptijd van het contract, vermindert de organisatorische complexiteit en beperk je de impact die een project met zich meebrengt.

We houden je via ons blog op de hoogte van de ontwikkelingen rond DaaS en onze lifecyclemanagement-dienstverlening.