De 7 grootste risico’s van een cloudoverstap | en hoe je ermee omgaat

Overstappen naar de cloud. Het biedt enorm veel kansen en voordelen. Toch komen er ook risico’s bij kijken. En wegen die risico´s wel op tegen alle kansen? Een vraagstuk waar veel organisaties zich mee bezighouden. In elk geval staat vast dat een cloudoverstap een grote beslissing is. Weeg daarom risico´s en uitdagingen zorgvuldig af tegen de kansen en voordelen. Dan is jouw organisatie goed voorbereid op een cloudoverstap.

Ik zet in deze blog de 7 grootste risico’s op een rij en geef advies hoe je ermee omgaat. Dit zijn de grootste risico’s van een cloudoverstap:

1. Securitybeleid
2. Hoge ict-kosten
3. Klantcontact
4. Bedrijfscultuur
5. Datamigratie
6. Medewerkers
7. Continuïteit van processen

Wil je eerst nog meer weten over de verschillende soorten cloud? Lees dan deze blog waarin we het verschil uitleggen tussen de public, private en hybrid cloud.

1.“Ik weet niet of ik de dataopslag van cloudproviders daadwerkelijk kan vertrouwen. Ik ben bang dat dit negatieve gevolgen heeft voor de veiligheid van mijn data.”

Je kunt als organisatie het gevoel hebben dat je geen grip hebt op data in de cloud. Wat gebeurt er eigenlijk mee? De data staat immers niet meer in jouw eigen cloudopslag maar is nu publiek. Je bent niet de enige die zich hier zorgen over maakt. Uit een onderzoek blijkt dat de veiligheid van de data bij een cloudoverstap de grootste zorg (66 procent) is voor organisaties.

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: het is terecht dat organisaties zich zorgen maken over hun security. Maar dit heeft niets te maken met data in de cloud. De cloud is niet per definitie veilig of onveilig. Het gaat erom: hoe richt ik mijn securitystrategie in? Houd ik me aan de wet- en regelgeving? Hoe gaan mijn mensen om met het securitybeleid? Ik raad wel altijd aan om een Europese cloudprovider te selecteren. Zij voldoen allemaal aan de AVG-wetgeving.

 Kijktip: bekijk nu de on-demand webinar over het omgaan met securitydreigingen

2.”Een overstap naar de cloud is een enorme investering. Mijn organisatie is hier nog niet aan toe.”

Overstappen naar de cloud vereist altijd een investering:

• Investeringskosten: het herschrijven van de applicatie-architectuur voor de cloud en de investering in mensen en tools die nodig zijn voor een succesvolle migratie.
• Kosten voor het gebruik van de cloud: je betaalt in de cloud per gebruiker en je moet daardoor afwegen hoe vaak je gebruikmaakt van je clouddata.

Zomaar overstappen omdat andere organisaties om je heen dat ook doen, is nooit een goede reden voor een cloud-investering.

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: een cloud-investering levert je organisatie veel op. Dat kan in allerlei vormen zijn, of dat nu het terugverdienen van de investering is dankzij een kortere time-to-market, lagere runkosten of juist een sterkere innovatiekracht. Wél is het cruciaal om een doel en duidelijke cloudstrategie te formuleren. Stel een duidelijk plan en businesscase op. Geef een concrete definitie waarom jij voor een cloudmigratie kiest. Op deze manier kun je stappen zetten en alle afdelingen bij de cloudtransformatie betrekken.

Top tip: Lees mijn blog over de manier waarop je met een applicatietransformatie vijf belangrijke doelen kunt bereiken (+ succesvoorbeelden uit de praktijk).

3.“Een overstap naar de cloud zorgt voor een enorme verandering in het klantcontact.”

Door een overstap naar de cloud kan het contact met je klanten veranderen. Voorheen sprak je vaker fysiek af met de klant, een overstap naar de cloud zorgt ervoor dat het contact vaker digitaal verloopt. Ook kan het zijn dat je voorheen vaker diensten verleende of producten verkocht via medewerkers van je verkoopafdeling. Je bent bang dat het klantcontact de menselijke kant verliest.

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: vergeet ten eerste niet dat jouw klant (de afnemer) een steeds grotere digitale focus krijgt. Jouw afnemers worden steeds jonger. Denk maar aan millenials of zelfs Gen Z. Zij behoren tot de digital first-generatie. Zij verwachten juíst dat jouw organisatie digitale diensten verleent. Maar ook mensen die niet tot de digital first-generatie behoren, verwachten een naadloze online ervaring.

Daarnaast is jouw organisatie flexibel dankzij de cloud. Je zit niet meer vast aan een bureau. Je gaat dus gemakkelijk langs bij je klanten, met alle relevante data bij de hand. Hierdoor bouw je makkelijker een persoonlijke relatie op met klanten en verbeter je de dienstverlening. En deze flexibiliteit levert je veel efficiëntie op.

📄Whitepaper: hoe de cloud jouw digitale aanbod helpt te verbeteren

4.“Bedrijfsprocessen worden ingewikkeld voor mijn organisatie wanneer ik overstap naar de cloud.”

Een cloudtransformatie zorgt voor een verandering in de continuïteit van je processen. En het kost een hoop tijd voor je organisatie om zich hierop aan te passen:

• Door een cloudtransitie zijn bepaalde bedrijfsprocessen op een andere manier met elkaar verbonden. Hierdoor moet je bepaalde processen opnieuw indelen.
• Je mensen moeten op een andere manier werken. De cloud werkt anders en mensen hebben tijd nodig om dat te begrijpen. Het verschil tussen de huidige en de toekomstige manier van werken kan groot en gecompliceerd zijn. Het kost je medewerkers tijd om de nieuwe manier eigen te maken

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: het is inderdaad goed om stil te staan bij de processen die veranderen tijdens een cloudtransitie. Negeer deze veranderingen van processen dan ook zeker niet. Zorg dat je de processen van vóór en na de cloudtransitie en het verschil ertussen uitzoekt. Zo heb je van tevoren helder hoeveel tijd de transitie kost.

Maak hierbij gebruik van impactanalyses. Een impactanalyse is cruciaal om de verandering in de processen goed op te vangen. Je krijgt dan écht inzicht in wat het kost. Aan mentale en fysieke inspanning en aan kosten en tijd om processen uit te voeren.

Zo zet je een impactanalyse in:

• Formuleer de impact van de processen. Hierbij vergelijk je het oude procesdesign met de nieuwe situatie met BPM (business process modeling): je werkt het proces uit en voorspelt de moeite en tijd die het je medewerkers gaat kosten.
• Denk na hoe medewerkers beter presteren tijdens deze processen. Dit doe je door veel aandacht te besteden aan het adoptietraject.

“Door het uitvoeren van een impactanalyse laat je zien dat je meedenkt met de medewerker. Ik merk dat medewerkers van mijn klanten heel blij zijn met zo’n analyse en zich gehoord voelen. Dan is de continuïteit van je processen echt gewaarborgd.” - Jade Moors| Adviseur Applicatie Transformatie Services

5.“Mijn medewerkers zitten niet te wachten op een cloudoverstap en zullen niet meewerken.”

Medewerkers meekrijgen in een overstap naar de cloud kan een uitdaging zijn. Medewerkers zijn tevreden over de oude situatie en zien lang niet altijd de meerwaarde van een grote verandering in.

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: een adoptie- en implementatietraject bereidt je medewerkers goed voor op de verandering. Verder is het cruciaal om je medewerkers vanaf het begin erbij te betrekken. Lees deze blog voor handige tips voor het adoptietraject om je medewerkers te overtuigen en te begeleiden.

“Zorg dat je medewerkers zich gehoord voelen. Dan zijn zij meer bereid om mee te werken aan de overstap.” – Jade Moors| Adviseur Applicatie Transformatie Services

6.“Een cloudoverstap gaat tegen onze bedrijfscultuur in. Wij willen geen controle uit handen geven.”

Bij een overstap naar de cloud verandert het eenvoudige plaatje van jouw organisatie. Je verliest inzicht in de normale processen en data en de integrale controle valt weg.

• Je geeft namelijk een deel van de ict uit handen. En dat betekent dat je controle verliest. Die controle wil je helemaal niet uit handen geven.
• Daarbij komt ook dat je een vendor lock-in wilt voorkomen. Je wilt immers geen risico lopen om voor altijd vast te zitten aan de cloudprovider.
• Verder ben je bang voor het risico van tijdigheid van data: is de data wel op tijd beschikbaar wanneer je die opvraagt?

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: stel jezelf erop in dat je controle uit handen geeft. En zorg er tegelijkertijd voor dat je invloed blijft uitoefenen. Door de juiste keuzes te maken houd je de regie in eigen hand. Dit is belangrijk, omdat je dan weet wat er in je eigen organisatie gebeurt, wat je kunt uitbesteden en wat de clouddienst kan leveren. De basis hiervoor is dat je vaststelt wat de cloud je biedt.

Hier een aantal tips om de regie in eigen hand te houden:

• Stel van te voren een plan van aanpak op waarin je alle vragen verzamelt die je jezelf en de leverancier moet stellen om de regie te behouden. Denk hierbij aan de focusgebieden: business, levering en applicatie(beheer).
• Kies alleen cloudoplossingen waarbij je eigenaar van de data blijft.
• Maak duidelijke afspraken met de leverancier. Vraag door naar de technologische groeipaden en maak hier zo nodig afspraken over.

📖 De complete handleiding: werken in de cloud

7.“De impact van een datamigratie is zo groot dat we dit niet zien zitten.”

Wanneer je veel data in bezit hebt is het migratieproces lastig. Je hebt geen zicht op welke data belangrijk is en welke niet. En je vraagt je af: ‘Wat geef ik wel niet allemaal aan de leverancier?’ Bij ongesorteerde data is dat een probleem. Je loopt dan tegen het garbage-in-garbage-out-effect aan. Want als je er vuilnis instopt, haal je er ook als vuilnis uit.

Waarom dit geen probleem hoeft te zijn: in principe hoeft de datamigratie geen probleem te zijn. Maar voorkom zeker het garbage-in-garbage-out-effect.

Hier een aantal tips om de datamigratie efficiënt aan te pakken:

• Praat met de leveranciers over hun roadmap: stem samen af waar je in de toekomst wilt staan en wat je van elkaar verwacht.
• Bekijk welke data je nodig hebt voor de toekomst: neem de datadomeinen en businessprocessen mee. Bepaal welke dataflows er door je processen lopen en deel dit op in datadomeinen. En definieer je datadefinities. Daaruit komt je datastrategie. Dat geeft je houvast bij zowel de migratie als die nieuwe manier van werken. Zo haal je het maximale uit je data.
• Luister naar de wensen van je eindgebruikers: neem in alle stappen de visie van je medewerkers mee. Zij moeten immers met de data aan de slag.

Top tip: huur een consultant in. Een consultant focust zich op het clusteren van alle data die jouw organisatie nodig heeft. Daardoor krijg je meer grip op je data. 

De 4 ingrediënten die nodig zijn voor een succesvolle cloudoverstap

Ik verwacht dat een cloudtransformatie op termijn onvermijdelijk is. Je kunt het vergelijken met een mobiele telefoon versus een smartphone. Je kunt in principe leven met een mobiele telefoon, maar je valt buiten de boot als iedereen een smartphone heeft. Je kunt op den duur niet meer communiceren en gebruikmaken van alle applicaties. Zo gaat het ook met werken in de cloud. Op termijn moet je overstappen als organisatie.

Bereid je daarom zorgvuldig voor op een cloudtransitie. Stippel het traject van begin tot eind uit. In ieder geval heb je de volgende vier ‘ingrediënten’ nodig om je project te laten slagen:

• Visie: je moet weten waar je heen wilt. Een overkoepelende digitale visie en roadmap zijn essentieel. Alleen dan maak je de juiste keuzes en stel je de juiste prioriteiten.
• Veranderingsbereidheid: je moet als organisatie van tevoren bewust zijn van de grote verandering die de transitie teweegbrengt. Veranderingen kunnen zelfs zo ingrijpend zijn dat je bijvoorbeeld de productie een week stil moet leggen. Heb je dit over voor de transformatie en ben je hierop voorbereid?
• Veranderkracht: de mogelijkheid om veranderingen aan te gaan en voor te bereiden is cruciaal. Je gaat waarschijnlijk op weerstand stuiten binnen de organisatie; dat is meestal onvermijdelijk bij een digitale transformatie. Maar je kunt hier als organisatie op inspelen, zodat iedereen de verandering goed aan kan gaan.
• Organisatorische kracht: een digitale transformatie vergt nieuwe rollen, projecten en processen. Hierbij is het van belang dat je de sterke kanten en vaardigheden van je mensen op de juiste manier inzet.

“Je organisatie moet 100% klaar zijn voor een digitale transformatie. Daar komt een duidelijke visie, verandermanagement, veranderkracht en organisatiekracht bij kijken. ” – Jade Moors| Adviseur Applicatie Transformatie Services

Aan de slag met een cloudoverstap?

Je kunt beginnen met een assessment en je doelen opstellen. Hoe gaat de transitie eruitzien, wat is je toekomstbeeld? Vervolgens kijk je naar de quick wins. Dan begint de daadwerkelijke transformatie.

Wil je je eerst nog verder inlezen over een overstap naar de cloud? Lees dan zeker onze blogs over de verschillende soorten cloud, het verschil tussen PaaS, SaaS, en IaaS en het belang van een digitale transformatie. En vergeet ook zeker niet onze on-demand webinar te bekijken over de cloud. Hier leggen onze experts uit hoe je een cloudoplossing implementeert die het beste aansluit bij jouw organisatie.