Digitale transformatie: zo doe je dat

Met digitale transformatie wil je snel inspelen op de nieuwe behoeftes van klanten in deze digitale wereld. Die veranderen namelijk steeds sneller, bijvoorbeeld door een wereldwijde pandemie. Als organisatie moet je flexibel zijn om relevant te blijven.

Maar hoe pak je digitale transformatie aan? Want je organisatie transformeer je natuurlijk niet zomaar even. Gelukkig zijn er wel fases te herkennen waarbinnen je de transformatie vormgeeft. Onze technisch directeur Rik van Berendonk legt aan de hand van concrete voorbeelden uit hoe je een digitale transformatie in goede banen leidt.

Wil je weten wat digitale transformatie inhoudt en waarom je ermee aan de slag wilt? Lees dan deze blogpost van onze technisch directeur. 

1. Aanleiding: de klantwaarde centraal

Het begint allemaal bij de aanleiding. Waarom ben je geïnteresseerd in digitale transformatie? Omdat je klanten voor een ander soort product of dienst kiezen? Omdat je concurrenten eerder met succesvolle nieuwe producten en diensten op de markt komen? Of misschien heb je wel kennis gemaakt met een interessant stuk techniek dat je wilt gebruiken. Ook is het mogelijk dat het concept ‘digitale transformatie’ je aanspreekt, maar je hier nog geen duidelijk doel of technologie bij voor ogen hebt.

Wat de aanleiding ook is, vergeet de waarde voor de klant niet centraal te stellen. Hierin zien we een aantal globale trends. Zo willen mensen tegenwoordig snel bediend worden: nu besteld is vanavond nog in huis. Gemak staat dus voorop. Aan de andere kant worden mensen zich steeds meer bewust van de impact van veel consumeren op onze planeet. Dus dat gemak en die snelheid mogen ook weer niet leiden tot enorm verbruik van grondstoffen, of tot meer vervuiling. En zo zijn er nog wel meer trends te benoemen, ook specifiek voor de sector waarin jouw bedrijf actief is.

Waar speelt de transformatie van jouw organisatie op in? Leg duidelijk vast op welke behoefte(s) jullie inspelen voordat je aan de transformatie begint.

2. De waarde voor jouw organisatie

Fijn, de klantwaarde staat nu centraal, dus je klanten gaan iets aan je transformatie hebben. Maar is het de investering ook waard voor jouw organisatie? Wat is de Return On Investment (ROI) van deze transformatie?

Het nieuwe businessmodel dat je voor ogen hebt moet niet alleen wat op gaan leveren, je moet het in eerste instantie ook kunnen financieren. Want je nieuwe bedrijfstak zal nog niet meteen winstgevend zijn. Dit doe je met je huidige bedrijfsvoering: verlies die dus niet uit het oog.

Zo had ik het in mijn vorige blogpost al over een 100 jaar oude fietsenwinkel die wil inspelen op de behoeftes aan gemak en snelheid. Naast hun traditionele fietsenverkoop gaan ze daarom ook ‘on demand’ fietsen verhuren. Deze nieuwe bedrijfstak richten ze als interne start-up op en wordt mogelijk gemaakt door waar ze van oudsher goed in zijn: de fietsenverkoop. Misschien dat ze uiteindelijk volledig over gaan op de verhuur, maar mogelijk blijft ook de traditionele verkoop nog lange tijd lucratief. Het is dus slim en zelfs noodzakelijk dat ze daar niet meteen afstand van doen.

Dit klinkt allemaal heel logisch, maar toch gaat het op dit punt maar al te vaak fout. Mensen starten transformaties op basis van een hippe trend of techniek. Maar vervolgens blijkt deze grote verandering toch een te kleine impact te maken om de initiële investeringen waard te zijn. Hoe manage je dit risico?

Het is slim en zelfs noodzakelijk om niet meteen afstand te doen van je huidige verdienmodel

2.1 Incubator

Binnen je organisatie heb je een broedplaats nodig om de ideeën voor een digitale transformatie uit te werken en dit soort lastige vragen te beantwoorden. De levensvatbaarheid van dit nieuwe businessmodel onderzoek je binnen een business incubator of innovatieteam. Zo doe je onderzoek naar je potentiële concurrenten, de mogelijke implementaties van het businessmodel en wat voor uitdagingen deze transformatie met zich meebrengt. Wanneer duidelijk is dat de transformatie levensvatbaar is, werk je eerst een marktpropositie uit. Hoe gaat jouw organisatie zich onderscheiden van de concurrentie?

De incubatorfase is een belangrijke stap die je niet wilt overslaan, maar je wilt ook geen halfjaar besteden aan onderzoek. Gebruik dus methodieken zoals agile om de vaart erin te houden en ga er vooral niet vanuit dat je aan het einde van deze fase een volledig uitgewerkt plan hebt. Je wilt zo snel mogelijk aan de slag met het minimale dat je nodig hebt om dit nieuwe businessmodel te testen.

2.2 Interne Startup

Het is tijd om de interne startup op te richten! Begin met het minimale dat je nodig hebt: het minimum aan mensen, middelen en processen. Hiermee kom je tot een MVP, een minimum viable product. Op dit punt heb je gelukkig nog geen complexe infrastructuur nodig aan kantoren, leveranciers en ict, dus de kosten blijven ook overzichtelijk. Zo kan de fietsenwinkel beginnen met een kleine voorraad fietsen waar nog geen speciale app voor nodig is. De klant kan deze dan online reserveren via een veelgebruikte app zoals WhatsApp.

3. Technologie, mensen en processen op orde

De lastigste fase breekt aan wanneer je interne startup goed loopt en je deze wilt uitbouwen. Ondertussen ben je er ook achter wat je allemaal nodig hebt om van dit businessmodel écht een succes te maken. Soms is dit toch wel meer dan verwacht.

Zo heeft de fietsenwinkel een groot aantal robuuste fietsen nodig voor de verhuurservice. Deze moet je natuurlijk ook periodiek ophalen voor onderhoud. Hoe houd je bij waar welke fiets is? En heeft een bepaalde zone meer fietsen nodig dan andere? Dan moet je dus met GPS-trackers gaan werken en realtime data verwerken. Hier heb je natuurlijk ook het juiste personeel voor nodig, dat die trackers kan instellen, beheren en onderhouden. Oftewel, de drie-eenheid ‘technologie, mensen en processen’ moet op orde zijn. Hoe pak je dat aan?

3.1 Inventarisatie en Quick Wins

Begin met een inventarisatie van wat je nodig hebt om van startup naar scale-up te gaan. Neem dus de schaalbaarheid van je bedrijfsvoering onder de loep. Bedenk ook welke onderdelen van je huidige processen je kunt automatiseren zodat je geld bespaart. Dat bespaarde geld kun je vervolgens natuurlijk weer in de scale-up investeren.

Verder kunnen je bedrijfsprocessen vaak wel een optimalisatieslag gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan de facturatie van de fietsenwinkel: voorheen gebeurde dit maandelijks, nu moet dit meteen wanneer klanten een fiets huren. Hiervoor moet de eigenaar het facturatieproces dus aanpassen.

3.2 De basis: ict-infrastructuur

Wanneer je goed voor ogen hebt wat je scale-up nodig heeft, is het slim om te beginnen met je ict-infrastructuur. Dit heeft meerdere redenen: goede ict is noodzakelijk voor het aansluiten van je bedrijfsprocessen op het nieuwe business model. Ook kunnen je mensen pas anders gaan werken wanneer hiervoor de juiste (ict-)ondersteuning aanwezig is. En bovendien biedt deze transformatie meteen kansen om te automatiseren.

3.3 Applicatietransformatie

Begin dus met het in kaart brengen van je ict-landschap; waarschijnlijk moet er wel het een en ander gebeuren om een succesvolle transformatie mogelijk te maken. Applicaties moeten bijvoorbeeld goed ontsloten en gekoppeld zijn om met realtime data te werken. Zo kan het systeem de data op de juiste manier verwerken, opslaan en tonen. Met een nieuwe applicatie kun je repetitieve handelingen automatiseren, zodat je andere applicaties niet meer nodig hebt. Daarnaast moeten de ‘fietsverhuur-app’ en bijbehorende systemen een plek krijgen in het applicatielandschap.

Wanneer je goed in kaart hebt wat er moet gebeuren, begin je aan de applicatietransformatie. Hier lees je hoe je dit aanpakt.

3.4 Mensen

Je hebt nu een goede basis gelegd voor de digitalisering van je organisatie. Je ict-landschap klopt, de benodigde technologie past daarbinnen en ook je processen heb je op orde. Eén belangrijk onderdeel ontbreekt nog: je mensen. En die zijn natuurlijk cruciaal voor het succes van je digitale transformatie!

Met de start-up heb je al een begin gemaakt. Maar met de uitbreiding daarvan heb je meer medewerkers nodig die werk doen dat past bij het nieuwe businessmodel. Denk bijvoorbeeld aan het onderhouden van de fietsverhuur-app of het analyseren en inspelen op de realtime data. Hiervoor kun je nieuwe medewerkers aannemen, of bestaande medewerkers inzetten die bijvoorbeeld vrijgespeeld zijn door een automatiseringsslag. Zij moeten natuurlijk wel de juiste vaardigheden hebben én gemotiveerd zijn om dit andere werk te gaan doen.

Een succesvolle digitale transformatie

Met de juiste voorbereiding en de juiste combinatie van technologie, processen en mensen, kun je zeker voor een succesvolle digitale transformatie zorgen. Begin wel altijd met de waarde voor de klant: waar heeft de klant behoefte aan en hoe speel je daarop in? Onderzoek natuurlijk ook of de beoogde investeringen zijn vruchten voldoende af gaan werpen. Begin vervolgens klein en werk van een incubator via een interne start-up aan je weg naar boven. Ook is het verstandig om eerst je ict onder de loep te nemen, wanneer je organisatiebreed met het nieuwe businessmodel op onze digitale wereld wilt inspelen. Dan pas kan ict de nieuwe technologie, processen en mensen goed ondersteunen.

Meer weten over het optimaliseren van je ict-landschap?