Copilot for Microsoft 365 is dé intelligente assistent die het leven van je medewerkers eenvoudiger maakt. De tool is ontworpen om productiviteit en samenwerking te verbeteren en werkprocessen te automatiseren. Deze AI-assistent is best een investering, dus het is belangrijk dat je onderzoekt hoe Copilot for Microsoft 365 bijdraagt aan je bedrijfsdoelstellingen. In deze blog helpen we je bij het opstellen van een businesscase en beleid voor Copilot for Microsoft 365. Barbara Forbes, generatieve AI-expert bij OGD, legt uit hoe je een businesscase opstelt en een beleid vormt.
Businesscase opstellen
Zonder businesscase geen Copilot for Microsoft 365. De businesscase is nodig voor een overzicht van hoeveel tijd en geld generatieve AI je organisatie kan opleveren.
Het is belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt van wat je kan verwachten van Copilot for Microsoft 365. Barbara voegt toe: “Na aankoop van de eerste licenties voor de pilotgroep is het goed om te kijken wat je wil bereiken met de aanschaf van Copilot en op welke manier. Je brengt in beeld wat de licenties gaan kosten, maar ook wat ze potentieel gaan opleveren.”
Volgens Barbara houd je je bezig met de vraag wie Copilot gaat gebruiken binnen je organisatie. Denk goed na over welke afdelingen of functies het meeste profijt hebben van Copilot. Barbara noemt wat voorbeelden: “Zo kan Marketing veel baat hebben bij het gebruik van Copilot omdat de tool informatie geeft voor nieuwe content. Of denk aan Finance, waarbij Copilot het makkelijker maakt om financiële rapporten te maken.
Belangrijk is dat je goed kijkt op welke schaal je Copilot-licenties inzet. Hoewel je dat in een pilot op individuele basis doet, wil je dit bij de productie-implementatie waarschijnlijk voor hele teams tegelijk doen.”
Beleid schrijven
Vervolgens schrijf je een beleid voor Copilot. Barbara adviseert: “Stel een beleid op voor alle soorten Copilots waarvan jouw organisatie wil dat je medewerkers ze wel of niet gebruiken.”
En wat als je organisatie nog helemaal niet klaar is voor generatieve AI? Ook dan is het belangrijk dat je organisatie hier een beleid voor hebt.
Barbara: “Anders gaan je medewerkers toch wel AI-tools gebruiken, of je het nu wilt of niet. Denk dus na over alle soorten AI-tools, inclusief vrij beschikbare varianten zoals ChatGPT enGoogle Gemini en neem dit op in je beleid. Vertel aan je medewerkers wat er van ze wordt verwacht en geef voorlichting over de risico’s van generatieve AI, zeker voor bedrijfsdata.”
Stel een aanspreekpunt aan
Copilot is behoorlijk revolutionair en wordt ook wel de vierde digitale revolutie genoemd. Barbara: “Niet gek dat je medewerkers dus een hoop vragen hebben. Stel daarom een aanspreekpunt aan, bij wie mensen terecht kunnen met hun vragen.”
Communicatie naar je medewerkers
In je beleid stel je vast hoe je met je medewerkers communiceert. Barbara: “Bij OGD hebben we bijvoorbeeld communicatie uitgezet over meerdere kanalen, zodat het iedereen bereikt. Denk aan communicatie via het intranet, maar ook presentaties tijdens bedrijfsupdates of lunchsessies. We hebben gekeken naar wat past bij ons bedrijf en de manier waarop onze medewerkers de tools gebruiken.”
KPI's opstellen
En dan zijn er nog de KPI’s. Barbara: “Je wilt kunnen zien wat de investering van Copilot je organisatie oplevert. Zo kun je bijvoorbeeld meten hoeveel tijd je marketingteam bespaart met AI-gegenereerde posts of hoeveel sneller notulen worden uitgewerkt. Dit maakt het duidelijker wat de voordelen zijn en zorgt voor meer draagvlak binnen je bedrijf. Bovendien kun je zo makkelijker bepalen of mensen zich productiever voelen en of de kwaliteit van het werk verbetert.”
Een doordacht beleid en een solide businesscase
Een goed doordacht beleid en een businesscase voor Copilot for Microsoft 365 zijn nodig om de voordelen van generatieve AI volledig te benutten. Door ethische overwegingen mee te nemen, duidelijke communicatie te verzorgen en KPI's op te stellen, zorg je ervoor dat je organisatie niet alleen efficiënter werkt, maar ook klaar is voor de toekomst.
