Copilot for Microsoft 365 kent eindeloze mogelijkheden en nu is al gebleken dat de tool vele voordelen biedt, zoals gestegen productiviteit en meer creativiteit. Maar om Copilot optimaal te benutten is het belangrijk dat je weet wat de kwaliteit van je data is en of je data klaar is voor de implementatie van Copilot for Microsoft 365. Daarom neem je de data, applicaties en rechten onder de loep en kijk je waar de grootste uitdagingen liggen. Deze stap loopt meestal samen met het opstellen van beleid en een businesscase.
AI-readiness checklist: zo word jouw organisatie klaar voor Copilot for Microsoft 365
Applicaties
Als je Copilot wilt inzetten is het natuurlijk belangrijk om te kijken welke applicaties je medewerkers gebruiken en of die geschikt zijn voor Copilot for Microsoft 365.
“Dat lijkt misschien een no brainer”, zegt Barbara, “Maar het is makkelijk om dit te vergeten. Dus ga na of je organisatie standaard al Microsoft Teams, OneDrive en de nieuwe Outlook gebruikt. Is dat niet het geval, dan moet je overwegen dat eerst recht te trekken, anders kunnen je medewerkers nooit maximaal profiteren van Copilot in hun dagelijkse werk.
Daarnaast is het belangrijk dat je controleert of je over de juiste licenties beschikt om volledige functionaliteit te garanderen en eventuele beperkingen te voorkomen.”
Leestip: Is jouw organisatie klaar voor Microsoft 365 Copilot? | De AI-readiness checklist voor CIO's
Data
Je interne data moet klaar zijn voor Copilot. Barbara: “Staat al je data al keurig op OneDrive en SharePoint of staat je data nog op oude servers?”
Dit kan invloed hebben op de standaardtoegankelijkheid van data voor Copilot for Microsoft 365. En geen toegang tot de belangrijke data betekent ook dat Copilot geen informatie kan halen uit deze bronnen. En dat heeft weer invloed op de kwaliteit van de antwoorden.”
Inrichting van data
Daarnaast geeft Barbara aan dat je moet kijken hoe je data in SharePoint en OneDrive is ingericht. “Kloppen alle permissies en klopt je securitybeleid daarop? Het komt vaak genoeg voor dat mensen toegang hebben tot bestanden waar ze geen toegang tot mogen hebben, zonder dat ze dat weten. Bij veel bestanden wil je niet dat die data beschikbaar is, denk bijvoorbeeld aan salarisinformatie of documenten met jaargesprekken. Zorg daarom dat dit goed staat.”
Archiving
En kijk hoe je organisatie met ‘archiving’ omgaat. Barbara: “Want anders neemt Copilot niet relevante of oude documenten mee, met verouderde informatie. Ook dat heeft invloed op de uitkomst van de antwoorden van Copilot en dat is zonde!”
Labeling
Als je nog geen gebruik maakt van labels voor je documenten, is dit het moment. “Er zijn natuurlijk al genoeg redenen om bij het document te classificeren hoe gevoelig de data is,” zegt Barbara, “Maar met Copilot komt daar een extra reden bij om goed op de hoogte te zijn van hoe je organisatie met data omgaat.”
Customizations en datakoppelingen
Kijk tot slot naar data die niet in Microsoft-applicaties staat, zoals ServiceNow of HR-pakketten. “Grote leveranciers hebben daar oplossingen voor, meestal in de vorm van een connector. Bij kleinere pakketten is dat mogelijk nog niet zo. Dan moet je beslissen of je zelf een connector maakt, wacht op de leverancier, of accepteert dat Copilot for Microsoft 365 die data niet meeneemt.”
Barbara geeft aan dat dit de moeite waard is om je in te verdiepen. Deze koppelingen maken extra data beschikbaar zodat Copilot for Microsoft 365 nóg beter antwoord kan geven op supportvragen. “Maar focus je eerst op de algemene implementatie van Microsoft 365, en daarna pas op deze uitbreidingen."
Leestip: Wat jouw organisatie al kan met generatieve AI en wat juist niet
Optimaal gebruik van Copilot for Microsoft 365 met de juiste data
Om Copilot for Microsoft 365 optimaal te gebruiken, moet je zorgen dat je data, applicaties en rechten goed zijn ingericht. Controleer of je organisatie de juiste applicaties en licenties gebruikt. Zorg dat alle data op OneDrive en SharePoint staat en dat de toegang en beveiliging klopt. Let ook op het juist labelen van data en hoe je omgaat met archivering. Vergeet tot slot niet om naar data in andere systemen te kijken en beslis of je connectors nodig hebt. Zo kan Copilot optimaal presteren en de beste resultaten leveren.
