Zo stel je een goed beleid op voor generatieve AI, zoals de Copilots

Geschreven door Barbara Forbes
4 min leestijd
22-jan-2024 15:19:46

AI-tools – zoals ChatGPT, Bard en Copilot – verbieden voor je medewerkers? De kans dat je medewerkers de tool alsnog gebruiken is vrij groot. Dat blijkt uit onderzoek van Salesforce: 43% van de medewerkers wereldwijd gebruikt weleens een generatieve AI-tool zonder daar toestemming voor te hebben. 19% van deze medewerkers gebruikt zelfs tools waarvan ze weten dat ze deze niet mogen gebruiken.

Barbara Forbes, Technical Lead bij OGD én AI-enthousiast, kijkt hier niet vreemd van op. “De tools hebben veel bekendheid en zijn makkelijk te gebruiken. In plaats van het te verbieden is het belangrijk dat je een beleid maakt, je medewerkers voorlicht en je data opschoont.”

In deze blog gaat Barbara in op de verschillende AI-tools en hoe je hier als organisatie mee omgaat. “Afgelopen jaar zijn er veel AI-tools aangekondigd. Alle organisaties hebben hiermee te maken gehad; of je nu wilt of niet. Je medewerkers zullen de tools hoe dan ook gebruiken. Dus je moet hier als organisatie iets mee.”

Verschillende soorten Copilots

De afgelopen maanden werden complete Copilot-families geboren, generatieve AI-tools popten als paddenstoelen uit de grond. Barbara en haar collega-experts volgen de ontwikkelingen met grote interesse. De namen van verschillende tools vliegen je om de oren en sommigen veranderen ook weer. “Zo heb je Copilot, wat voorheen Bing Chat Enterprise was. Maar je hebt ook GitHub Copilot, Windows Copilot en Copilot for Microsoft 365. En dat is dus niet hetzelfde als Copilot. Volg jij het nog?” lacht Barbara.

Barbara: “Er is hier een ict-revolutie op ongekend grote schaal aan de gang. Het aantal Copilots en AI-tools groeit nog steeds, maar er zitten grote verschillen tussen. Daarom is het belangrijk om ze op een rij te zetten en benodigde acties uit te zetten.”

Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 is de tool waar we het meeste over horen. Deze richt zich op het verhogen van dagelijkse productiviteit in het Officepakket, Teams en Outlook. Hiervoor is het belangrijk dat je je data haarfijn op orde hebt. “Deze tool maakt gebruik van gegevens uit Sharepoint, OneDrive en Teams via permissies (toegang tot bepaalde data). En die permissies moeten op orde zijn.”

Barbara: “Permissies zijn vrijwel nooit 100% op orde, dat geldt voor elke organisatie. Medewerkers kunnen zelf bestanden met elkaar delen. Misschien heeft een medewerker meer permissies dan hij of zij zou moeten hebben. Misschien zijn er sites die met grotere delen van de organisatie zijn gedeeld dan de bedoeling was. Vaak heb je dus permissies naar bestanden waar je niet vanaf weet, omdat het ergens verkeerd is ingericht. Daarnaast gooien mensen oude bestanden niet weg, of gebruiken ze meerdere versies door elkaar. Waardoor er een warboel aan data ontstaat.”

Barbara zegt dat bedrijven vaak lang door kunnen gaan op deze manier, maar disruptieve tools als Copilot for Microsoft 365 brengen hier wel degelijk verandering in. “Je moet hoe dan ook aan de slag om je data op orde te krijgen. En mogelijk wil je beperken dat Copilot niet bij alle data kan.

Barbara schetst een situatie: “Een medewerker vraagt aan Copilot for Microsoft 365 wat de officiële waarschuwingen van HR aan medewerkers die maand zijn geweest. Stel dat HR deze data niet goed heeft afgeschermd, dan kan deze medewerker misschien antwoord krijgen op zijn vraag. Privé-HR informatie ligt dan te grabbel, dat wil je natuurlijk niet. Hoewel de bestanden voorheen misschien voor een medewerker beschikbaar waren (en wat uiteraard ongewenst is), is het door Copilot for Microsoft 365 veel makkelijker geworden om ze te vinden. Dus je moet inspelen op dat risico.”

Op dit moment is Copilot for Microsoft 365 nog niet in het Nederlands beschikbaar, maar de ontwikkelingen gaan hard. Dus volgens Barbara is dit hét moment voor organisaties om zich voor te bereiden. “Het is belangrijk om je Sharepoint uit te zoeken, de rechten van mensen erbij te pakken en te kijken hoe het er met de permissies voorstaat.”

ChatGPT en Copilot (voorheen Bing Chat Enterprise)

Bij het gebruik van deze tools zijn twee dingen belangrijk. Ten eerste selecteer je of je überhaupt wilt werken met deze tools. Barbara: “Wij waren er bij OGD in principe niet direct happig op dat medewerkers ChatGPT of Copilot gebruiken. Het is immers een risico als je bedrijfsdata erop wordt ingevoerd. Maar je kunt het niet voorkomen, mensen gebruiken deze tools toch wel. ChatGPT kun je met je persoonlijke account gebruiken, dan heb je er als organisatie helemaal weinig invloed op. Daarom zijn we ons gaan richten op voorlichting, om mensen bewust te maken van de gevolgen ervan. De belangrijkste slogan luidt ‘Wil je dat je ingevoerde data niet de voorpagina van de krant haalt? Zet het dan niet in Copilot of ChatGPT.’ Bedrijfsdata, financiële voorspellingen, klantendata, dat is non-negotiable, die zet je niet in deze tools.”

Omdat Copilot de data niet gebruikt voor trainingsdoeleinden, is de slogan daarvoor misschien wat te heftig. “Maar wij hebben het gebruikt om mensen de goede gewoonte aan te leren”, legt Barbara uit. “ChatGPT gebruikt data wel om het model te trainen. Mensenogen zien dus wat er in het model is ingevoerd. Dan wil je echt geen gevoelige data invoeren.” Bij Copilot is dat niet het geval. Wel wordt de data buiten de EU verwerkt, dus je moet als organisatie daar scherp op zijn of je dat wilt.”

Na de selectie van AI-tools stel je een beleid op. Barbara: “Hierin leg je vast welke tools je wilt gebruiken en welke vorm van educatie je richting je medewerkers gebruikt.” Hoe die educatie naar je medewerkers er dan uit moet zien? “Dat verschilt per bedrijf”, legt Barbara uit. “Bij OGD hebben we bijvoorbeeld communicatie uitgezet over meerdere kanalen, zodat het iedereen bereikt. Denk aan communicatie via het intranet, Viva Engage, en ook geven we presentaties tijdens de bedrijfsupdates of lunchsessies. We hebben gekeken naar wat past bij ons bedrijf en de manier waarop onze medewerkers de tools gebruiken.”

Start vandaag nog met het opschonen van je data!

Er is haast bij het opschonen van je data en het opstellen van een beleid voor AI-tools. Dat laatste had volgens Barbara gisteren al gedaan moeten zijn. “Een beleid opstellen voor generatieve AI, dat moet je nu echt wel op orde hebben, daar kan je niet vroeg genoeg mee beginnen.” Als het gaat om het opschonen van je data is dit het moment om ermee te beginnen volgens Barbara. “Mocht je de ambitie hebben om Copilot for Microsoft 365 te gebruiken, dan zou ik snel beginnen met het ordenen van Sharepoint en de bijbehorende applicaties. Hier kan je zeker onze experts voor inschakelen, want het is een flink proces. We zijn bij OGD al mee begonnen met OGD AI readiness.”

Wil je meer weten over de inzet van AI-tools? Lees dan ook deze content:

Ontvang email updates