Online Werkplek

Reboarding: creëer een tweede thuis voor je medewerkers | hoofd Facilitair aan het woord

4 min leestijd

2-jul-2021 10:18:59

Daar sta je dan, in een leeg stuk kantoor. Alleen het tapijt en een verdwaalde muur zonder post-its blijven achter. De rest van het pand staat nog wel vol met lege werkplekken, maar de helft hiervan heeft een rode sticker. Een enkeling zit te werken, maar bij de koffieautomaat blijft het stil. Je hebt net 700 vierkante meter afgestoten en je vraagt je af of dit een moment is om te vieren of juist niet.

Groeiende afstand

Ik zal niet de enige facilitair manager zijn die zoiets het afgelopen jaar heeft meegemaakt. Het coronavirus kwam ook naar Nederland dus iedereen moest thuiswerken. Kantoren kwamen leeg te staan en de afstand tussen de organisatie en haar medewerkers groeide.

Het was voor veel mensen heel dubbel, want het thuiswerken had en heeft zowel voor- als nadelen. Ik vond het zelf heerlijk om bij mijn zoontje van ondertussen bijna twee jaar oud thuis te zijn. Zonder reistijd bracht ik meer tijd met hem door. En bovendien konden we rond de lunch of snel tussen afspraken door even knuffelen. Maar het was ook zwaar: al dat videobellen is slopend en ik miste het sociale contact met collega’s. Daarnaast transformeerde de werkgever zich van een tweede plek in je leven naar een abstract begrip.

Van de ene op de andere dag beperkte mijn sociale kring op het werk zich tot de mensen waarmee ik direct samenwerkte. Opeens was ik mijn werkvoelsprieten kwijt. Omdat ik collega’s niet meer toevallig tegenkwam had ik niet alles door wat er binnen de organisatie speelde of waar behoefte aan was.

Kijktip: bekijk onze on-demand webinar over reboarding.

Een tweede thuis

Ik kwam voor vragen te staan die grote impact hadden op mijn werk. Gaan we ooit terug naar de oude situatie? Omdat thuiswerken ook voordelen had, begrepen we al snel dat structureel thuiswerken wel een ‘ding’ zou blijven. Wat doen we dan met onze kantoorpanden? Toevallig waren we al bezig met de langetermijn-huisvestingsplannen en kwam het einde van het contract voor al onze panden in zicht. Ik zag dus genoeg mogelijkheden: verhuizen naar een ander pand, vestigingen afstoten of fuseren, een kantoorpand verbouwen…

De coronacrisis, hoe vervelend ook, bood ons de kans om opnieuw stil te staan bij wat de kantoren voor ons betekenen en hoe we ze kunnen verbeteren. Bovendien had de pandemie heel wat ‘heilige huisjes’ omgegooid: thuiswerken en samenwerken bleken samen te gaan en een ‘echte’ werkplek op kantoor bleek niet altijd nodig. In de toekomst hybride samenwerken, waarbij een gedeelte van het team thuiswerkt terwijl de andere helft op kantoor zit, sprak veel mensen aan. Maar hoe ondersteun je dat goed?

Ik vond het vooral belangrijk om stil te staan bij de functie van onze panden: een tweede thuis bieden aan alle OGD’ers. Wat hebben onze medewerkers nodig wanneer ze straks de helft van de tijd op kantoor zijn? Wat vinden ze belangrijk? Hoe ondersteunt een kantoor niet alleen het werk ter plekke, maar ook op afstand? En hoe houden we onze cultuur op beide plekken, thuis en op kantoor, levend?

Lees hier 7 tips om de bedrijfscultuur ook op afstand bloeiend te houden

hoe houden we onze cultuur op beide plekken, thuis en op kantoor, levend?

Van crisisteam naar reboardingsteam

Het begin van de pandemie vingen we op met ons reguliere crisisteam. Samen met Tim (hoofd HR), Tom (hoofd ict) en Bastiaan (Marketing manager) zorgde ik voor de crisiscommunicatie. Toen duidelijk werd dat deze situatie de nieuwe werkelijkheid was en we niet meer van een crisis konden spreken, kwamen we voor nieuwe uitdagingen te staan. Hoe nu verder? Hoe passen we ons als organisatie aan en welke rol spelen onze kantoren daarin?

Ik vroeg mijn crisisteamleden mij te helpen. Om naar de (middel)lange termijn te kijken, plannen te maken en daarover te communiceren. Want ik wilde werk maken van het ‘tweede thuis’ voor OGD’ers en zo de afstand tussen medewerkers en organisatie verkleinen. Ik hoopte de bedrijfscultuur weer voelbaarder te maken.

Zo kwam het ‘reboardingsteam’ tot stand. We beten ons niet alleen in kantoorvraagstukken, maar stonden ook stil bij leiderschap, de (interne) communicatie en hoe we de OGD-cultuur in alles konden meenemen. Gaandeweg maakten we beslissingen en gaven we adviezen. Eén van onze eerste adviezen aan de directie was het afstoten van twintig procent van ons totale oppervlak.

Wil je jouw medewerkers meenemen in het reboardingsproces? Lees dan onze blogpost over de employee journey bij reboarding

Reboarding gaat om het aansluiten van je faciliteiten bij de ‘nieuwe werkelijkheid’

Reboarding: aansluiten bij de nieuwe werkelijkheid

Maar reboarding is natuurlijk veel meer dan ‘downsizen’. Het gaat om het achterhalen van de wensen en behoeften van je medewerkers, het vertalen van je cultuur naar faciliteiten, het aansluiten van je faciliteiten bij de ‘nieuwe werkelijkheid’. En daar zitten we nu middenin.

Ik neem je graag mee in onze reboardingsreis. Ik weet dat de weg naar een tweede thuis voor OGD’ers niet zonder obstakels is. Denk aan:

grotere dromen hebben dan budget;
missers maken omdat we aan het pionieren zijn;
beperkingen zoals gedeelde ruimtes en klimaatinstallaties overwinnen;
weerstand van medewerkers krijgen.

En er komen vast nog allerlei andere, onvoorziene hobbels op de weg. Ik weet nog niet wat het eindresultaat zal zijn maar het doel is duidelijk. Een tweede thuis in post-coronatijd, daar gaan we voor!

Omdat reboarding meer is dan facilitair, laat ik gaandeweg ook mijn collega’s uit het reboardingsteam aan het woord. Zij onderzoeken bijvoorbeeld welke ict-voorzieningen je nodig hebt om je medewerkers ook na corona te ondersteunen en wat thuiswerken van je leiderschap vraagt. In de volgende reboarding-blogpost vertelt Bastiaan Koene, Marketing manager, hoe we de wensen en behoeftes van onze medewerkers vertalen naar aanpassingen aan onze panden .

Externe nieuwsbrief Reboarding Pleun