Zo versterk je het welzijn van medewerkers in deze digitale tijd

“De nieuwe manier van werken – thuis en op allerlei momenten van de dag - vraagt veel van mensen”, stelt Rik van Berendonk, technisch directeur van OGD. “En dit zal ook na de pandemie zo blijven. Want het plaatsonafhankelijke werken en consumeren heeft de toekomst.”

Deze situatie brengt uitdagingen met zich mee op het gebied van medewerkerswelzijn. Mensen staan al snel voortdurend ‘aan’ door een hoge werkdruk en een gebrek aan scheiding tussen werk en privé. Daarnaast missen velen van hen sociaal contact en beweging bij het werken op afstand. Voor de duurzame inzetbaarheid van je mensen is het daarom belangrijk om een prioriteit te maken van hun welzijn.

Lees hier met welke twee grote uitdagingen thuiswerkend personeel nu te maken heeft.

Het creëren van een welzijnscultuur

Je kunt als organisatie gelukkig veel doen om je mensen te ondersteunen. Grootschalig onderzoek toont aan dat aandacht voor welzijn binnen organisaties geen softskill is. Het is een kernvaardigheid die nodig is voor blije medewerkers en om hoge prestaties mogelijk te maken. En door welzijn voorop te stellen versterk je de veerkracht van je organisatie in het omgaan met een snel veranderende wereld. 

De sleutel is het creëren van een organisatiebrede ‘welzijnscultuur’. Dit betekent dat organisaties zich structureel toewijden aan het welzijn van hun werknemers op individueel-, team- en organisatieniveau. Je kunt hierbij inspelen op de vier welzijnsgebieden: fysiek, mentaal, emotioneel en spiritueel. 

“Denk daarbij ook alvast na over het personeels- en werkbeleid voor na de pandemie”, adviseert Tim van der hulst, hoofd HR bij OGD. “Veel medewerkers verlangen naar face-to-face-contact met elkaar. Hoe ga je in de toekomst om met de verdeling van het werken op kantoor en thuis? En welk soort ontmoetingsplek speelt dan het beste in op de behoeften van je medewerkers?”

📖 Dé ultieme guide: Het juiste beleid voor hybride werken

Tips voor het versterken van medewerkerswelzijn

Het welzijn van je mensen kun je op afstand versterken op verschillende manieren. Hieronder lees je onze belangrijkste oplossingen, die inspelen op de grootste uitdagingen van thuiswerken. En het mooie: de meeste tips zijn ook relevant wanneer je medewerkers weer (af en toe) naar kantoor kunnen.

Tip 1: Stimuleer het regelmatig ‘uitstaan’

Stimuleer je mensen om regelmatig ‘uit te staan’: om privétijd duidelijk af te bakenen, waarin zij niet werken en ook niks doen dat werkgerelateerd is. Denk daarbij aan onbereikbaar zijn voor collega’s, maar ook aan het kleiner maken van de kans om te piekeren over werk. Hieronder delen we een paar manieren waarop je dit kunt doen.

Beperkte bereikbaarheid

Help je mensen om hun bereikbare uren binnen de perken te houden. Wanneer je niet constant in meetings zit, gebeld wordt en mails ontvangt krijg je meer ruimte om te ontspannen. Van Berendonk: “Bij OGD maken we elkaar er nu bijvoorbeeld van bewust dat je meetings ook korter dan een uur kunt inplannen, zoals 45 minuten. Dan gun je elkaar de tijd om na een meeting even bij te komen en bijvoorbeeld een stukje te wandelen. Het werkt het beste als mensen die pauzes ook echt voor zichzelf inplannen, zodat ze vaststaan.”

Andere manieren waarop je beperkte bereikbaarheid stimuleert:

• Stel ook bij het thuiswerken richtlijnen op voor werktijden. Zo communiceer je organisatiebreed dat je niet verwacht dat mensen op bepaalde tijden nog werken, zoals in de avonduren. Overweeg wel of mensen zich hier strikt aan moeten houden. Veel werknemers vinden juíst de flexibiliteit van het thuiswerken fijn, zeker nu de lockdown overdag soms bepaalde zorgtaken oplevert.
• Voer op teamniveau een gezamenlijke, online opening en sluiting van de werkdag in, bijvoorbeeld in de vorm van een stand-up. Zo heeft elke werkdag – net als op kantoor – een duidelijk begin en einde. Daarnaast zorgt dit voor een gevoel van verbondenheid met elkaar.
• Je kunt overwegen om het versturen van mails buiten reguliere werktijden onmogelijk te maken. Dit doe je via de mailserver. Autofabrikant Volkswagen koos hier tien jaar geleden al voor, om zijn personeel ’s avonds rust te geven.
• Stel richtlijnen op voor het maximaal aantal meetings dat mensen op een dag hebben. Of geef je medewerkers soms een dag of een week ‘vrij’ van meetings. Google verbood afgelopen jaar bijvoorbeeld interne vergaderingen voor een hele week. Je perkt dan gelijk de videobelvermoeidheid in

Goed omgaan met nieuwe werktijden

Is het binnen jouw branche (tijdelijk) belangrijk om ’s avonds of ’s nachts door te werken? Bijvoorbeeld om snel te leveren, of om direct te reageren op nieuwe omstandigheden? Zorg dan dat mensen niet langer gaan werken, maar op andere tijden. Zo hoeven ze niet 24 uur per dag bereikbaar te zijn, en staan ze dus niet continu aan.

“Het  is in zo’n geval belangrijk dat je als organisatie de standaard 9-tot-5-mentaliteit echt loslaat”, benadrukt van Berendonk. “Anders werken mensen ’s avonds door, maar hebben ze het gevoel dat ze de volgende ochtend óók weer online moeten zijn. Dan is de balans weg. Zorg dat de verwachting van reguliere bereikbaarheid plaatsmaakt voor flexibiliteit en een goede afstemming tussen de verschillende onderdelen van de organisatie.”

Bouw shifts in of laat mensen zelf bepalen hoe zij hun werkuren het meest effectief kunnen indelen. “Uit de praktijk blijkt dat overdag vaker en langer pauze nemen valt in te ruilen tegen tot later doorwerken”, vult Van der Hulst aan. “Wel is dan belangrijk dat teamleden duidelijk van elkaar weten wanneer zij bereikbaar zijn. En als leidinggevende heb je hierin een voorbeeldfunctie. Werk jij ’s avonds nog je mail bij omdat je tijdens reguliere werktijden drie keer wat langer de hond uitlaat? Zorg dan dat je team wéét dat je ’s avonds mailt omdat je tijd inhaalt. Zo schep je niet de verwachting dat anderen, die overdag geen hond uitlaten, ook in de avond moeten mailen.”

Moedig het nemen van pauzes aan

Onderzoekers zijn er duidelijk over: het nemen van pauzes tijdens het werk komt enorm ten goede aan het welzijn, de productiviteit en de creativiteit. Het is daarom belangrijk om het nemen van pauzes te stimuleren. En in deze tijd geldt dat extra, nu mensen vanuit huis minder pauzeren en zich sneller schuldig voelen als zij even opstaan. En weten je medewerkers het pauzeren te koppelen aan buiten zijn en bewegen, dan is dit nog beter voor hun gezondheid.

Je kunt het nemen van pauzes op verschillende manieren stimuleren, hier een paar voorbeelden:

• Laat leidinggevenden het belang van pauzeren bespreken met hun team. Laat teamleden daarbij ervaringen en tips uitwisselen.
• Doe een smartwatch cadeau aan je medewerkers. Deze horloges houden bij hoe lang je al zit en herinneren je eraan om op te staan, pauze te nemen of wat lichaamsoefeningen te doen. Zo geef je medewerkers een leuk cadeau - en dus een gevoel van waardering - én help je ze fit en actief te blijven.
• Gebruik de wandel-app Ommetje. Met deze app van de Hersenstichting start je met collega’s een eigen wandelcompetitie. Zo kun je ‘samen wandelen’, zonder dat je op de dezelfde plek bent. Op deze manier motiveer je elkaar op een leuke manier om dagelijks een rondje te lopen.
• BepaaldeAI-tools helpen mensen om hun agenda zo te plannen dat zij voldoende ruimte hebben voor ontspanning en beweging.
• Vraag je mensen om voldoende vakantie te blijven opnemen. Ook al kunnen zij misschien niet naar hun geliefde vakantieadres, zij hebben het wel nodig om regelmatig wat langer vrij te zijn.

Psychologisch onthechten

Stimuleer je medewerkers om een soort ‘tussentijd’ in te bouwen tussen privé en werk. Dit helpt hen psychologisch te onthechten. Zo lopen werk en privé minder in elkaar over en verminder je stress en piekergedrag.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

• je medewerkers aanraden om voor en na het werk een rondje te lopen of te fietsen;
• mensen vragen om zoveel mogelijk in een aparte werkkamer te werken, waar zij de rest van de tijd niet komen. Hebben zij deze niet? Dan is het belangrijk dat zij alle werkspullen opruimen voor de momenten dat zij niet werken.

Tip 2: Versterk de onderlinge verbondenheid

Het behouden van de onderlinge verbondenheid van je thuiswerkende personeel is een grote uitdaging. Ze krijgen nu niet zomaar een fysieke schouderklop of begrijpende blik van elkaar, en hebben veel minder gedeelde ervaringen. Toch zijn er allerlei dingen die je kunt doen.

Paul Boselie, hoogleraar in human resource management, benadrukt dat het nu nog belangrijker is geworden om naar medewerkers te luisteren en hen te erkennen en waarderen. Op afstand voelen mensen zich – logischerwijs - minder gezien, waardoor de behoefte hieraan toeneemt.

“We realiseren ons door het thuiswerken nu meer dan ooit hoe belangrijk face-to-face contact is”, stelt Van der Hulst. “Voor het welzijn en de sociale interactie van je medewerkers, en bijvoorbeeld ook tijdens creatieve processen en het oplossen van eventuele conflicten. Dit gemis is niet helemaal op te vangen met digitale middelen, maar het is natuurlijk wel goed om daar je best voor te doen. Houd in de gaten hoe het met je mensen gaat en wat zij nodig hebben. Verleen maatwerk.”

Je kunt medewerkers op de volgende manieren het gevoel geven dat ze worden gezien. Tegelijkertijd versterken deze tips de onderlinge verbondenheid en kunnen zij het gevoel van eenzaamheid verminderen:

• Zorg dat mensen het team of de organisatie regelmatig updaten over waar zij zich werkinhoudelijk mee bezig houden en welke uitdagingen of successen er zijn.
• Las periodieke teambijeenkomsten in die niet over werk gaan, maar waarin mensen om de beurt vertellen hoe het met hen gaat of waar zij privé mee bezig zijn. Of maak dit onderdeel van de wekelijkste teammeeting. Dit hoeft niet lang te duren, maar het houdt mensen wel sociaal bij elkaar betrokken.
• Zorg dat teamleiders periodiek 1-op-1 een ‘check-in’ doen met de teamleden: wat speelt er, hebben zij iets nodig en hoe zitten zij in hun vel? Uit onderzoek blijkt dat de productiviteit van werknemers met 34 procent stijgt wanneer zij goed en regelmatig contact hebben met hun leidinggevende.
• Zet organisatiebreed een terugkerende vragenlijst uit over het welzijn van medewerkers. Hoe gaat het met hen, hoe ervaren zij het thuiswerken en hoe verbonden voelen zij zich met hun team en de organisatie? Wat hebben zij nodig? Op basis van dit soort informatie speel je adequaat in op de uitdagingen die er liggen.
• Organiseer regelmatig digitale, interne evenementen buiten werktijd, zoals een quiz, kookworkshop of wedstrijdje. En kijk ook wat je offline kunt regelen, binnen de coronabeperkingen. Kun je bijvoorbeeld de koffie-to-go betalen van twee collega’s die samen een lunchwandeling maken?
• Houd er rekening mee dat er maatwerk nodig is: medewerkers hebben verschillende behoeften op het gebied van contact en erkenning.

Het welzijn van werknemers centraal

Het is belangrijk om samen met je medewerkers in te spelen op de welzijnsuitdagingen die er liggen. Het creëren van een welzijnscultuur in alle lagen van de organisatie is hierin de sleutel. Stimuleer mensen organisatiebreed om op team- en individueel niveau structureel goed voor zichzelf en elkaar te zorgen, en stel hen hiertoe praktisch in staat. Zo bevorder je de duurzame inzetbaarheid van je mensen en de veerkracht van je organisatie: onmisbaar in het wendbaar inspelen op een snel veranderende wereld.

Verder lezen?

Hier vind je meer tips over het vergroten van personeelswelzijn:

• Het juiste beleid voor hybride werken: de ultieme guide
• De toekomst van het thuiswerken – Video-interview met HR-manager Tim van der Hulst
• Waarom werknemerswelzijn nu een van de belangrijkste speerpunten is
• Dit helpt je team om prettig samen te werken op afstand
• 5 tips om gezond en productief thuis te werken
• 2 ITIL 4-principes voor leiderschap en samenwerken op afstand