Het nieuwe samenwerken: hoe speel je erop in?

De manier waarop we samenwerken is aan het veranderen. Het aantal tijdelijke contracten en zzp’ers groeit en banen verdwijnen door technologische ontwikkelingen als automatisering, robotisering en kunstmatige intelligentie. Hierdoor werken we de komende jaren steeds vaker in wisselende functies en verbanden. Daarnaast werken mensen vaker buiten het kantoor, bijvoorbeeld vanuit huis of in een co-working space. 

Deze flexibilisering van de arbeidsmarkt neemt communicatieve uitdagingen met zich mee. Hoe houd je de communicatie centraal in een project waaraan steeds wisselende mensen meewerken? En hoe blijven collega’s bij elkaar betrokken als zij werken vanuit verschillende kantoren, steden, of werelddelen? In deze blogpost leggen we uit wat er precies verandert en hoe sociale technologieën de samenwerking in flexibele verbanden bevorderen.  

Het nieuwe samenwerken: de organisatie van de toekomst 

Organisatievormen binnen bedrijven krijgen een permanent wisselend karakter, stelt accountants- en belastingadviseurbedrijf PwC in haar recent verschenen rapport  ‘De toekomst van werk 2030’. Volgens het bedrijf werken Nederlanders over tien jaar voornamelijk op project- en contractbasis en dus zonder vast dienstverband. Ondernemers en projectmanagers zoeken voor elk project de juiste mensen bij elkaar. Na afronding van het project valt zo’n team weer uit elkaar en gaat ieder zijn eigen weg. Bij dezelfde of bij een andere werkgever. Zo spelen projectleiders optimaal in op uitdagingen, die steeds om verschillende kennis en vaardigheden vragen.  

Dit ‘vloeiend worden’ van organisaties wordt aangedreven door het internet. Er zijn de afgelopen jaren veel digitale platforms ontstaan waar innovatieve bedrijven, zelfstandigen en consumenten elkaar vinden binnen online netwerken. Dit soort virtuele gemeenschappen helpt mensen snel aan flexibel werk en tijdelijke krachten. Waarden als autonomie, ondernemerschap en de zoektocht naar zingeving komen hier samen. En dit zijn precies waarden die de huidige generatie belangrijk vindt in werk.

De werknemer van de toekomst 

De generatie millennials, geboren tussen 1985 en 2000, maakt het komende decennium een groot deel uit van de beroepsbevolking. Millennials zoeken inhoudelijk zinvol werk en willen continu nieuwe uitdagingen aangaan. Hierdoor zijn zij minder gebonden aan functies, teams of specifieke organisaties. Daarnaast zijn ze niet plaatsgebonden als het aankomt op werk. Millennials zijn opgegroeid in het digitale tijdperk; social media is hun tweede natuur. Op deze manier blijven zij gemakkelijk in contact met collega’s en relevante netwerken, waar zij ook zijn.  

Hierdoor zitten we waarschijnlijk steeds minder vaak in nette rijtjes aan bureaus op kantoor. Millennials krijgen graag de vrijheid om af en toe buiten het kantoor te werken, in binnen- en buitenland. Dit geeft hen het gevoel van autonomie waarnaar zij op zoek zijn en het levert een betere work-lifebalance op. Zo combineren ze als ‘digital nomad’ bijvoorbeeld werk met het maken van een wereldreis.  

Lees hier bijvoorbeeld hoe een werknemer vanaf hoe een werknemer vanaf het terras in Parijs effectief samenwerkt met zijn collega’s op Nederlandse bodem. 

Ict als sociaal smeermiddel 

Hoe blijf je als collega’s goed met elkaar in contact als je elkaar niet of weinig ziet?  

Technologische ontwikkelingen spelen in op deze uitdaging. Er bestaan allerlei ‘sociale technologieën’ die de communicatie tussen collega’s -ook op afstand- effectief houden en versterken. Denk hierbij aan het houden van online videoconferences, de mogelijkheid om samen op afstand in één document te werken en apps die de communicatie binnen het team bevorderen. 

Zo heeft Microsoft bijvoorbeeld de applicatie Teams ontwikkeld om teamleden efficiënt online te laten samenwerken. Via de app kunnen zij onder andere (groeps)chatten, vergaderen, bestanden delen en projectplanningen inzien. En met een app als SharePoint kunnen teamleden altijd en vanaf elke werkplek bij de laatste versie van relevante documentatie. Binnen deze documenten zien zij elkaars wijzigingen realtime in, chatten zij met elkaar en kunnen zij opmerkingen aan elkaar plaatsen. Bovendien zorgt het opslaan van bestanden in SharePoint ervoor dat deze altijd beschikbaar blijven voor het team, ook wanneer de auteur van het stuk het team verlaat. 

Lees hier hoe Microsoft Teams mensen helpt om effectiever samen te werken. 

De toekomst van sociale technologieën 

Een recent onderzoek van consultantsbureau McKinsey laat zien dat sociale technologieën al meer dan ooit zijn geïntegreerd in ons dagelijkse werk. Bestuurders vertellen in het onderzoek dat werknemers hierdoor steeds makkelijker en overzichtelijker met elkaar communiceren. Ook werken teams onder invloed van sociale technologieën vaker zelfsturend. Volgens McKinsey is dit vooral van belang nu werk steeds vaker is georganiseerd op projectbasis in plaats van op functiebasis, en mensen dus niet allemaal in dezelfde ruimte aanwezig zijn. 

De invloed van deze sociale technologieën wordt de komende jaren waarschijnlijk nog groter, want ze raken in hoog tempo verder verfijnd. Zo is de verwachting dat artificial intelligence (AI) en machine learning videobellen binnenkort optimaliseren. AI plant de vergadering dan vooraf voor je in op het handigste tijdstip. Tijdens de meeting verbetert de technologie continu de beeld- en geluidskwaliteit, bijvoorbeeld door te focussen op degene die aan het woord is. En na afloop krijgen alle betrokkenen de door AI uitgewerkte notulen. 

Face-to-face blijft ook belangrijk 

Toch benadrukken veel experts dat ook face-to-facecontact belangrijk blijft. Hoe goed hightech microfoons de emotie in iemands stem ook kunnen overbrengen: je mist toch een persoonlijke connectie. Een handdruk bij de eerste kennismaking of het opvangen van elkaars non-verbale uitingen zijn onmogelijk, of op zijn minst moeilijker via een beeldscherm. Terwijl dit juist dingen zijn waardoor je nauwer bij elkaar betrokken raakt. Breng je team dus ook regelmatig in levenden lijve samen als dat mogelijk is. 

Conclusie 

Werk raakt steeds meer gestructureerd op projectbasis, in plaats van op functiebasis en medewerkersbestand. Werknemers komen en gaan en bevinden zich niet meer altijd binnen de muren van het kantoor. De losse structuur van het werk stelt andere eisen aan de communicatie tussen collega’s. Om de onderlinge samenwerking effectief te houden is het belangrijk om te investeren in goede online communicatietechnologieën. Met slimme sociale technologieën blijven jouw medewerkers altijd en overal bij elkaar betrokken, waar zij ook zijn. Zo haal je op een toekomstbestendige manier het meeste uit de samenwerking. 

Lees hier hoe je met een goede cloudwerkplek automatisch de nieuwste sociale technologieën gebruikt.