9 tips om je team nóg productiever te maken tijdens het thuiswerken

We zijn ondertussen massaal gewend geraakt aan thuiswerken. En uit onderzoeken blijkt dat thuiswerken net zo productief is als werken op kantoor. Maar blijven we nog net zo productief als toen we aan het begin van COVID-19 stonden?

Volgens Eric Molleman, hoogleraar aan de Rijksuniversiteit Groningen, is dat alleen het geval als je organisatie voldoet aan een aantal belangrijke eisen. “Het nieuwtje van thuiswerken is eraf. Daarbij komt dat face-to-face contact cruciaal is voor binding met het bedrijf en complexe projecten.” Hoe blijft je team dan productief tijdens het thuiswerken? Of nog beter: hoe maak je je team nóg productiever?

Een stappenplan om de productiviteit van je team te verhogen? Download deze whitepaper.

In deze blog vind je hier het antwoord op. Ik heb 9 tips op een rij gezet om de productiviteit van je team tijdens het thuiswerken te verhogen.

Tip 1: help je team om vanuit huis te werken
Tip 2: installeer Teams
Tip 3: communiceer liever teveel dan te weinig
Tip 4: werk vanuit de cloud
Tip 5: eenzaamheid voorkomen? Zet een vergaderritme op
Tip 6: maak vergaderingen leuk en effectief
Tip 7: zorg dat er genoeg ontspanningsmogelijkheden zijn
Tip 8: vergeet niet om je medewerkers waardering te geven
Tip 9: stel nu en dan je kantoor open als ontmoetingsplek voor je team

Tip 1: help je team om vanuit huis te werken

Zorg ervoor dat je medewerkers alles in huis hebben om productief thuis te werken.

Jouw organisatie is hiervoor verantwoordelijk. Bij OGD versturen we dan ook beeldschermen, bureaustoelen en andere apparatuur naar onze medewerkers.

Denk daarnaast mee met je medewerkers om een ‘zo productief mogelijke thuiswerkomgeving’ voor hen te creëren. Hier een aantal tips:

Moedig je medewerkers aan om af en toe een pauze te nemen: korte pauzes zorgen ervoor dat je medewerkers hun gedachten kunnen verzetten. Daarna kunnen ze zich weer vol op een project focussen. Dit is vooral belangrijk na video-meetings. Ga niet meteen door van de ene naar de andere video call. Het helpt al als je vijf tot tien minuten pauze neemt.
Laat zien dat je met je medewerkers meedenkt: dat kan door handige thuiswerk-tips met hen te delen.
Zorg dat je medewerkers met een gezin extra tegemoet komt: bied je medewerkers bijvoorbeeld werktijdverkorting, flexibele werktijden of laat ze hun overuren inruilen voor vrije uren.
Zorg voor enige mate van flexibiliteit: zo hebben je medewerkers het idee dat je hen vertrouwt en flexibiliteit geeft. Dat is uiteraard weer positief voor de productiviteit. Draaf echter niet door. Dat is weer niet handig voor de samenwerking met het hele team.
Kom je team financieel tegemoet: je team maakt tegenwoordig meer kosten op het gebied van internet, eten en drinken en elektriciteit. Houd hier als organisatie rekening mee.

Tip 2: installeer Teams

De juiste software is minstens zo belangrijk als het aanbieden van een goede fysieke werkruimte. Een gouden tip: start met het gebruik van Microsoft Teams. Hier lees je waarom:

Teams is volledig geïntegreerd: alle Office 365-apps, zoals Word, Excel en Powerpoint zijn naadloos verboden met elkaar.
Communiceer eenvoudig met collega´s: er is een apart communicatiekanaal, zodat je minder mails hoeft te versturen.
Beveiligde data: alle data die collega’s onderling uitwisselen is veilig, dankzij de integratie met de Office-apps.

Wil je alvast meer weten over het gebruik van Teams? Onderstaande video helpt je op weg.

Wil je een uitgebreide uitleg over het gebruik van teams? Bekijk dan zeker onze whitepaper.

Tip 3: communiceer liever teveel dan te weinig

Uit het 2020 State of Remote Report blijkt dat communicatie één van de grootste uitdagingen van thuiswerken is. Aangezien communicatie en productiviteit hand in hand gaan, is hier nog winst te behalen voor de meeste teams.

Communiceer liever teveel dan te weinig. En maak hierbij gebruik van technologie. Een voorbeeld:

Gebruik voor vragen en werkgerelateerde gesprekken chat-apps, zoals Teams of Slack.
Gebruik email voor formele aanvragen.
Gebruik een projectmanagementtool voor statusupdates.

Tip 4: werk vanuit de cloud

Geschikte programma’s voor veilig en eenvoudig samenwerken zijn bijvoorbeeld OneDrive en Sharepoint. Dankzij deze programma’s ben je onder andere verzekerd van het volgende:

Je bestanden zijn altijd up-to-date: je team kan tegelijkertijd in één programma werken. Je hoeft bestanden niet meer te mailen. Zo loop je geen risico dat je medewerkers in het verkeerde bestand werken.
Je bestanden zijn 100% beveiligd: cloudproviders als Microsoft, Google en Amazon zijn experts in databeveiliging.

Wil je hier meer over lezen? Lees dan deze blog over de voordelen van werken in de cloud.

Tip 5: eenzaamheid voorkomen? Zet een vergaderritme op

Het kenmerk van de kantoortuin is dat collega’s makkelijk op elkaar afstappen en dus ook meer communiceren. Wanneer je medewerkers thuiswerken valt die toegankelijkheid weg. Medewerkers kunnen zich eenzamer voelen en er sneller voor kiezen om minder te communiceren met hun collega’s.

Dit probleem los je deels op door dagelijkse check-ins neer te zetten. Hierin bespreek je de doelen per persoon, de dagelijkse KPI’s (Key Performance Indicators) en eventuele bottlenecks.

Bij OGD hebben we aan het begin en aan het einde van de dag zo’n check-in per team. Zo zien en spreken teamleden elkaar toch elke dag minimaal twee keer.

Tip 6: maak vergaderingen leuk en effectief

‘Zoom-moeheid’ bestaat echt. Thuiswerken (inclusief lange, online vergaderingen) maakt je medewerkers Zoom-moe. Vergaderingen verlopen daardoor niet altijd efficiënt en daarnaast zorgt dit voor minder werkplezier.

Wees er om deze reden alert op dat vergaderingen leuk en efficiënt zijn:

In een meeting waar niet iedereen elkaar kent is het leuk om een ice breaker-vraag te stellen.
In overvolle chatconferenties is het een idee om een leider aan te stellen die beurten geeft.
Zorg ervoor dat deelnemers een taak hebben, zodat ze minder snel afgeleid zijn. Je kunt denken aan het aanstellen van een facilitator, timekeeper en note taker.
Neem vergaderingen op in Teams zodat collega’s die afwezig waren dit later terug kunnen kijken.

Tip 7: zorg dat er genoeg ontspanningsmogelijkheden zijn

Wist je dat de koffieautomaatpraatjes, gezellige lunches en borrels positieve invloed hebben op de productiviteit van je medewerkers? Dit is één van de aspecten die je medewerkers het meest missen aan werken op kantoor volgens het 2020 State of Remote Report. Ook OGD zelf voerde onderzoek uit, waaruit inderdaad bleek dat medewerkers ‘gezelligheid op kantoor’ missen. Zo bleek dat maar liefst 38% van de respondenten zich wel eens eenzaam voelt in deze periode.

Bij OGD zorgen we ervoor dat onze medewerkers zoveel mogelijk contact met elkaar hebben. We merken dat online activiteiten voor bonding en enthousiasme zorgen.

Denk aan mogelijkheden als:

De online koffieautomaat: een kanaal waar medewerkers de hele dag door kunnen ‘bijkletsen’ met collega’s. Ze kunnen hier terecht voor informele gesprekken. Bij OGD gebruiken wij hiervoor Yammer, maar je kunt bijvoorbeeld ook Swiggle gebruiken.
Online spellen spelen: uit onderzoek blijkt dat je medewerkers graag iets interactiefs doen wanneer ze online interactie hebben. Denk aan online pubquizzes, tekenspellen als Drawful of skribbl.io, filmavonden of je team foto´s laten delen van hun lunches, werkplekken of huisdieren.
Een online borrel: dit werkt het beste voor niet al teveel mensen. Je kunt je team bijvoorbeeld aanmoedigen door een borreldoos op te sturen.

Tip 8: vergeet niet om je medewerkers waardering te geven

Waardering en erkenning is cruciaal voor de productiviteit van je medewerkers. Maar wist je dat je medewerkers hier nóg meer behoefte aan hebben sinds het thuiswerken? Hieronder een aantal tips:

Stuur je medewerkers zo nu en dan een bedankje: of dat een kaartje met een persoonlijke boodschap is, verse bloemen of een borrelpakket, dat maakt niet uit.
Ook al kun je nu geen verjaardagen of jubileums op kantoor vieren, vergeet je medewerkers ook dan niet in het zonnetje te zetten.
Maak een medewerkerswaardering-kanaal aan: zo kun je binnen in een groep ook weer medewerkers bedanken. Iets wat je voorheen tijdens de businessupdate zou doen bijvoorbeeld.

Tip 9: stel je kantoor zo nu en dan open als ontmoetingsplek voor je team

Feit is dat je medewerkers behoefte hebben aan informeel contact met hun collega’s. Face-to-face contact is een flink gemis volgens het 2020 State of Remote Report. Neem deze behoefte serieus. Laat medewerkers zo nu en dan (wanneer dit mogelijk is tijdens de COVID-19-pandemie) op kantoor komen om elkaar te ontmoeten.

Uit onderzoek blijkt dat je medewerkers hierdoor weer met nieuwe energie aan de slag gaan. En dus productiever zijn.

Bij OGD zorgen we er bijvoorbeeld voor dat we als team één keer in de zoveel tijd met z’n allen afspreken (uiteraard met afstand). Puur om verbonden met elkaar te blijven.

Meer tips en advies voor je kantoorinrichting tijdens het 'nieuwe normaal'? Bekijk onderstaande video waarin onze HR-manager vertelt over de toekomst van thuiswerken.

Productiever thuiswerken begint allemaal bij…

Het omarmen van de digitale transformatie.

Met de wetenschap dat thuiswerken heel normaal is in de toekomst, is het cruciaal dat je je digitale infrastructuur hierop aanpast. Kies dus een technologische oplossing die als basis dient voor thuiswerken. Naast het hebben van de juiste software in huis, is ook het HR-aspect van belang tijdens productief thuiswerken. Vergeet dus niet dat productiviteit hand in hand gaat met: