Verandermanagement: 6 stappen om weerstand te voorkomen

Bedrijven en organisaties veranderen continu. Technologische ontwikkelingen, veranderingen in de markt en de concurrentie zorgen ervoor dat jij je bedrijfsvoering aan moet passen om bij te blijven. Dit heeft een een grote uitwerking op je interne processen, zoals de werkplek, systemen en strategieën. Deze veranderingen raken dan ook het meest waardevolle onderdeel van je bedrijf: de mensen die er werken. Jouw werknemers moeten door veranderingen bijvoorbeeld gebruik gaan maken van nieuwe applicaties. Dit soort veranderingen kunnen grote invloed hebben op hun dagelijkse werk.

Een stappenplan om weerstand te voorkomen

Veel bedrijven staan dan ook voor een grote uitdaging; we moeten ons blijven aanpassen en veranderingen doorvoeren, maar we willen met deze veranderingen onze werknemers niet wegjagen. Hoe voer je als bedrijf nu effectief veranderingen door? En hoe voorkom je weerstand hierbij? In deze blog vertellen we aan de hand van een ict-gerelateerd probleem in zes stappen hoe je dit zou kunnen aanpakken.

Verandermanagement voor een effectieve verandering

Het probleem; er zijn een aantal nieuwe applicaties waarmee werknemers moeten werken. Hiermee zullen ze in de toekomst effectiever en efficiënter kunnen werken. Dat is uiteindelijk gunstig voor zowel henzelf als voor jouw bedrijf. Maar men staat niet te popelen om een nieuwe werkwijze te moeten leren. Hoe pak je dit aan?

Als eerste moet er een plan komen. Een goed plan zorgt ervoor dat werknemers mee worden genomen in het proces en weten waar ze aan toe zijn. Veel veranderingen die doorgevoerd worden mislukken doordat werknemers de verandering negatief beoordelen. Of doordat het management geen actieve houding aanneemt om de werknemers te begeleiden. Een professional inhuren kost vaak veel geld. Geld dat je liever aan de verandering zelf uitgeeft. Daarom hebben wij een stappenplan uitgeschreven om jou te helpen bij het effectief doorvoeren van een verandering binnen jouw bedrijf.

Stap 1: Definieer de verandering en zorg dat de ict en de business op één lijn zitten

Het klinkt misschien logisch, maar veel organisaties slaan deze plank mis. Het is één ding om de verandering te formuleren, maar iets heel anders om de verandering kritisch te toetsen aan de doelen en prestaties van de organisaties. Dit zorgt ervoor dat de verandering jouw organisatie ook in de goede richting helpt.

Een goede verandering zal je bedrijf op de lange termijn strategisch, ethisch en financieel helpen en zorgen voor meetbare resultaten als het gaat om de tijd, moeite en geld. Kijk dus kritisch naar de voorgestelde verandering. Kijk of de verandering een logische stap is wat betreft de doelen, strategie en cultuur van je bedrijf. Gaan de nieuwe applicaties ervoor zorgen dat werknemers hun werk beter kunnen doen? Werken de werknemers al met soortgelijke applicaties? Staan de nieuwe applicaties niets in de weg qua cultuur, doelen en of strategieën?  Belangrijk is dat de ict’ers binnen jouw bedrijf vanaf het begin worden meegenomen. Zo kunnen zij meedenken over de overgang.

Sleutelvragen:

• Wat moeten we veranderen?
• Waarom moeten we dit veranderen?

Stap 2: Stel vast hoe groot de impact is en op wie de verandering impact heeft

Als je weet wat je wilt bereiken en waarom is het van belang om te kijken op wie de verandering impact heeft. Kijk naar de impact op elk onderdeel van de business en hoe het doorwerkt door de verschillende organisatieniveaus.

Zodra dit duidelijk is, weet je waar er op termijn training en ondersteuning verleend zal moeten worden. Het is van belang om jezelf in te beelden in de situatie van de werknemer. Hoe hebben de nieuwe applicaties invloed op zijn dagelijkse routine? Een dag meelopen met een aantal werknemers die een pilot zijn voor de verandering kan handig zijn. Op deze manier worden dingen waar je tegenaan loopt al snel duidelijk en kun je deze problemen vroegtijdig oplossen.

Sleutelvragen:

• Wat is de impact van de verandering?
• Op wie heeft de verandering de meeste impact?
• Hoe zal de verandering worden ontvangen?

Stap 3: Ontwikkel een communicatiestrategie

Het spreekt voor zich dat alle werknemers ingelicht moeten worden over de verandering. Stap 1 en 2 maken duidelijk welke werknemers er in het bijzonder goed ingelicht moeten worden.

Besluit welke manier van communicatie over de verandering het meest effectief is. Deze moet ervoor zorgen dat werknemers eenvoudig kunnen reageren. Een intern forum is een goed medium om veranderingen aan te kondigen, updates te plaatsen en op vragen te reageren. Kijk vooral naar welk medium goed bij jouw bedrijf past. De communicatiestrategie moet in ieder geval een tijdlijn bevatten over wanneer de veranderingen stapsgewijs gecommuniceerd worden en welk medium daarbij gebruikt wordt.

Sleutelvragen:

• Hoe wordt de verandering gecommuniceerd?
• Hoe wordt er omgegaan met de feedback?

Stap 4: Zorg voor effectieve trainingen

De verandering is nu gecommuniceerd. Nu is het belangrijk dat alle werknemers waarop de verandering impact heeft, weten dat ze training zullen krijgen. De werknemers krijgen zo de vaardigheden en de kennis om effectief te kunnen blijven werken. Op deze manier leren de werknemers vanaf het begin hoe ze moeten omgaan met de nieuwe applicaties.

Bovendien kun je in de praktijk goed laten zien wat het nut is van de applicaties. Op deze manier neem je veel vragen en onvrede weg die een effectieve verandering anders in de weg staan.

Deze training kun je gestructureerd of juist informeel opzetten. De training kan gegeven worden in de vorm van online modules, presentaties, workshops of op nog andere manieren. Welke manier je kiest, ligt aan de cultuur van je bedrijf en aan hoe jouw medewerkers het liefst werken.

Sleutelvragen:

• Welk gedrag en welke kennis is er nodig om te werken in de nieuwe situatie?
• Welke vorm van training is het meest effectief en past het beste bij mijn bedrijf?

Benieuwd naar welke trainingen wij te bieden hebben?

Stap 5: Implementeer een structuur voor ondersteuning

Zorgen voor ondersteuning is essentieel voor het succesvol invoeren van een verandering binnen jouw bedrijf. Door middel van ondersteuning leren werknemers de vaardigheden en kennis aan om zich aan te passen aan de verandering.

Het kan handig zijn om de periode na de verandering een aparte balie te openen voor vragen en problemen over de nieuwe applicaties. Ook is het verstandig om een aantal mensen die zich in de nieuwe applicaties hebben verdiept, over de werkvloer te laten lopen om mensen te helpen.

Uiteraard kan verandering zorgen voor een verandering in resultaten, maar het is belangrijk dat je positief blijft en jouw werknemers blijft begeleiden. Voer bijvoorbeeld een opendeurbeleid in met onder andere het management. Hierdoor wordt de drempel weggenomen voor vragen over eventuele problemen en blijf je medewerkers meenemen in het proces.

Sleutelvragen:

• Waar is de ondersteuning het meest nodig?
• Wat voor soorten ondersteuning zijn het meest effectief binnen mijn bedrijf?

Stap 6: Monitor de verandering en de vooruitgang

Tijdens de verandering is het belangrijk de vooruitgang te monitoren. Wat voor impact heeft het op de business? Worden alle kansen aangegrepen om de negatieve impact te minimaliseren en te luisteren naar de problemen op de werkvloer? Belangrijk is dat je het hele proces volledig documenteert en achteraf evalueert. Zo kan je bekijken hoe effectief het proces was en wat de geleerde lessen zijn voor de toekomst. Betrek bij deze evaluatie het management, de servicedesk en vooral de werknemers zelf.

Sleutelvragen:

• Heeft de verandering bijgedragen aan het behalen van de doelen van de business?
• Was het veranderingsproces succesvol?
• Wat kan er in de toekomst verbeterd worden?

Elk bedrijf moet zich aanpassen, anders is het niet mogelijk om te groeien en bij te blijven bij de markt, de concurrentie en de technologische ontwikkeling. Dit stappenplan kan je helpen om actief over het proces na te denken. Hierbij kom je misschien ook zaken tegen waar je nog niet aan had gedacht. Het is bij elke stap in het proces belangrijk om de werknemers als uitgangspunt te nemen en ze actief bij het proces te betrekken. Uiteindelijk staat of valt een effectieve verandering bij de houding van je werknemers ten opzichte van de verandering. Met dit stappenplan kun je weerstand bij je medewerkers voorkomen.

Wil je jouw medewerkers helpen bij het in gebruik nemen van Microsoft Teams? Klik dan op de button hieronder.