Een succesvolle software-implementatie: een stappenplan

Bedrijven werken constant aan innovatie en verbetering. Daar komen beleidsplannen uit en dat betekent eventuele veranderingen. Denk maar aan het implementeren van nieuwe software bijvoorbeeld.

Of het nu gaat om een nieuw financieel pakket, een nieuw CRM-systeem of een cloudoverstap: het is altijd even wennen. Helaas zijn niet alle software-implementaties succesvol. Soms krijg je te maken met weerstand vanuit je medewerkers. Een gefaalde software-implementatie loopt altijd in de kosten. Om deze situatie te voorkomen, hebben we een stappenplan opgesteld om jouw software-implementatie wél succesvol te maken.

• Stap 1. Communiceer de software-verandering vanuit het management
• Stap 2. Bereid je medewerkers op tijd voor op de software-implementatie
• Stap 3. Leg het voordeel van de nieuwe software voor de gebruiker uit
• Stap 4. Zorg voor een geleidelijke overgang bij de software-implementatie
• Stap 5. Doe handreikingen na de overgang van de nieuwe software

Stap 1. Communiceer de software-verandering vanuit het management

Een software-implementatie faalt vaak omdat alle plannen achter gesloten deuren zijn gemaakt. De ict-manager stelt samen met het management een plan op. Maar als je je medewerkers niet betrekt bij dit proces, is de kans groot dat ze het plan niet steunen. Zorg dus dat je uit je ict-bubbel komt.

Communiceer de software-implementatie vanuit de directie. Niet vanuit de ict-afdeling, want het is zoveel meer dan ict. De verandering moet breed gedragen worden. – Thijs Leeuwenburgh

Hier een aantal tips:

• Probeer de verandering niet te brengen als iets dat al vaststaat. Dit valt vaak niet in goede aarde. Niemand zit te wachten op een besluit dat uit de lucht komt vallen. Een verandering waar je geen controle over hebt en waar je niet over na hebt kunnen denken.
• Ga het gesprek aan met je medewerkers. Dan creëer je draagvlak binnen het bedrijf. Het is logisch dat mensen graag mee willen beslissen. Het zijn namelijk zaken die hen aangaan. Door medewerkers mee te nemen in de besluitvorming voorkom je weerstand.

Door je medewerkers zeggenschap te geven is de kans groter dat ze de verandering accepteren. - Jacqueline Rodenburg | Office productivity consultant bij OGD

Leestip: 6 bewezen tips voor verandermanagement

Stap 2. Bereid je medewerkers op tijd voor op de software-implementatie

Mensen houden van nature niet van verandering. Je wilt eensituatie creëren waarbij je weerstand tegen de software-implementatie zoveel mogelijk voorkomt. De meeste weerstand haal je al weg op het moment dat je jouw medewerkers niet overrompelt met het nieuws.

Laat ze dus eerst wennen aan het idee dat ze van software gaan veranderen:

• Geef gebruikers de tijd om zich te verdiepen in de verbeteringen die de nieuwe software met zich meebrengt. Een voorbeeld is deze blog waarbij we de voordelen van Microsoft op een rij zetten.
• Laat je collega’s kennismaken met de nieuwe software door middel van een demo. Oftewel, laat ze op tijd weten welke verandering eraan komt en wat dit voor gevolgen heeft.

Stap 3. Leg het voordeel van de nieuwe software voor de gebruiker uit

Laat niet alleen een demo zien, bespreek ook meteen wat de voordelen voor jouw collega’s zijn. ‘Wat betekent deze verandering voor mij?’ is de vraag waar medewerkers antwoord op willen.

Maak de case specifiek voor je medewerkers. Laat duidelijk naar voren komen: ‘what’s it in for them?’ - Jacqueline Rodenburg | Office productivity consultant bij OGD

Als ict-manager ben je misschien geneigd om terug te vallen op de voordelen voor het bedrijf die je besproken hebt met je ict-afdeling. Maar medewerkers willen graag weten wat het concreet voor hen betekent. De kunst is dus om uit te leggen hoe deze nieuwe applicatie tijd bespaart en het gebruiksgemak verhoogt.

Om erachter te komen wat de voordelen voor de gebruikers zelf zijn, moet je misschien zelf wat onderzoek doen. Klik bijvoorbeeld rond in een testomgeving of vraag een gebruiker je hierbij te helpen. Zorg er in ieder geval voor dat je beslagen ten ijs komt.

Stap 4. Zorg voor een geleidelijke overgang bij de software-implementatie

Zorg voor een overgangsfase waarin gebruikers geleidelijk overgaan naar de nieuwe software. Is er een groep mensen die heel enthousiast is over de nieuwe software? Laat hen als eerste de nieuwe software in gebruik nemen. Zo kunnen zij hun collega’s laten zien hoe het werkt en wat er prettig aan is. Zij zijn dan ook in staat om veel vragen van collega’s te beantwoorden.

Is dit niet mogelijk? Bekijk dan de mogelijkheden van een testomgeving. Als een groep gebruikers het programma al heeft getest, helpt dit enorm bij de overgang. Als alle gebruikers in één keer overgaan, wees dan goed voorbereid op meer vragen voor de ict-afdeling.

Voor de overgangsperiode is het ook handig als er mensen rondlopen die vragen kunnen beantwoorden. Deze floorwalkers kunnen de gebruikers direct ondersteunen. Omdat ze tussen de gebruikers rondlopen kunnen zij op een laagdrempelige manier hulp bieden en zo de servicedesk ontlasten.

Stap 5. Doe handreikingen na de overgang

De servicedesk krijgt door de software-implementatie meer vragen dan normaal. Zorg dat servicedesk-medewerkers niet alleen voorbereid zijn op extra vragen, maar dat ze er ook inhoudelijk iets vanaf weten. Zoek bijvoorbeeld de meest voorkomende vragen over de nieuwe software op en zorg dat de servicedesk de antwoorden kent. Dit neemt een hoop onduidelijkheid weg bij zowel de gebruikers als de servicedesk zelf.

Het helpt gebruikers enorm als je van tevoren al een database aan informatie aanlegt. Hier een paar dingen die je kunt doen om het nog makkelijker te maken voor je gebruikers:

• Maak bijvoorbeeld een SharePoint-site aan met links naar nuttige websites, video’s en helpdocumentatie. Vergeet ook niet de gebruikers hierop te wijzen.
• Controleer of medewerkers tijd krijgen om de informatie door te nemen over de nieuwe software, en dit niet in hun eigen tijd hoeven te doen.
• Mocht je floorwalkers inzetten, dan kunnen zij de gebruikers ook op deze hulpdocumenten en video’s wijzen.

Een software-implementatie in 5 stappen

Dit waren de 5 belangrijkste stappen om bij stil te staan bij een software-implementatie. Het zijn stappen die simpel klinken, maar vaak moeilijker zijn in de praktijk.

Zorg dus dat je vanaf het begin dit stappenplan in je achterhoofd hebt en breng het managementteam hiervan op de hoogte. Het is belangrijk dat zowel de business als je ict-afdeling je hierin steunt. Het is een enorm cliché maar wel waar: een goede voorbereiding is het halve werk!

Wil je weten hoe de juiste software jouw organisatie naar een hoger niveau tilt? Lees dan deze whitepaper.