Bedrijven werken constant aan innovatie en verbetering. Daar komen beleidsplannen uit en dat betekent eventuele veranderingen. Denk maar aan het implementeren van nieuwe software bijvoorbeeld.
Of het nu gaat om een nieuw financieel pakket, een nieuw CRM-systeem of een cloudoverstap: het is altijd even wennen. Helaas zijn niet alle software-implementaties succesvol. Soms krijg je te maken met weerstand vanuit je medewerkers. Een gefaalde software-implementatie loopt altijd in de kosten. Om deze situatie te voorkomen, hebben we een stappenplan opgesteld om jouw software-implementatie wél succesvol te maken.
Een software-implementatie faalt vaak omdat alle plannen achter gesloten deuren zijn gemaakt. De ict-manager stelt samen met het management een plan op. Maar als je je medewerkers niet betrekt bij dit proces, is de kans groot dat ze het plan niet steunen. Zorg dus dat je uit je ict-bubbel komt.
Communiceer de software-implementatie vanuit de directie. Niet vanuit de ict-afdeling, want het is zoveel meer dan ict. De verandering moet breed gedragen worden. – Thijs Leeuwenburgh
Hier een aantal tips:
Door je medewerkers zeggenschap te geven is de kans groter dat ze de verandering accepteren. - Jacqueline Rodenburg | Office productivity consultant bij OGD
Leestip: 6 bewezen tips voor verandermanagement
Mensen houden van nature niet van verandering. Je wilt eensituatie creëren waarbij je weerstand tegen de software-implementatie zoveel mogelijk voorkomt. De meeste weerstand haal je al weg op het moment dat je jouw medewerkers niet overrompelt met het nieuws.
Laat ze dus eerst wennen aan het idee dat ze van software gaan veranderen:
Laat niet alleen een demo zien, bespreek ook meteen wat de voordelen voor jouw collega’s zijn. ‘Wat betekent deze verandering voor mij?’ is de vraag waar medewerkers antwoord op willen.
Maak de case specifiek voor je medewerkers. Laat duidelijk naar voren komen: ‘what’s it in for them?’ - Jacqueline Rodenburg | Office productivity consultant bij OGD
Als ict-manager ben je misschien geneigd om terug te vallen op de voordelen voor het bedrijf die je besproken hebt met je ict-afdeling. Maar medewerkers willen graag weten wat het concreet voor hen betekent. De kunst is dus om uit te leggen hoe deze nieuwe applicatie tijd bespaart en het gebruiksgemak verhoogt.
Om erachter te komen wat de voordelen voor de gebruikers zelf zijn, moet je misschien zelf wat onderzoek doen. Klik bijvoorbeeld rond in een testomgeving of vraag een gebruiker je hierbij te helpen. Zorg er in ieder geval voor dat je beslagen ten ijs komt.
Zorg voor een overgangsfase waarin gebruikers geleidelijk overgaan naar de nieuwe software. Is er een groep mensen die heel enthousiast is over de nieuwe software? Laat hen als eerste de nieuwe software in gebruik nemen. Zo kunnen zij hun collega’s laten zien hoe het werkt en wat er prettig aan is. Zij zijn dan ook in staat om veel vragen van collega’s te beantwoorden.
Is dit niet mogelijk? Bekijk dan de mogelijkheden van een testomgeving. Als een groep gebruikers het programma al heeft getest, helpt dit enorm bij de overgang. Als alle gebruikers in één keer overgaan, wees dan goed voorbereid op meer vragen voor de ict-afdeling.
Voor de overgangsperiode is het ook handig als er mensen rondlopen die vragen kunnen beantwoorden. Deze floorwalkers kunnen de gebruikers direct ondersteunen. Omdat ze tussen de gebruikers rondlopen kunnen zij op een laagdrempelige manier hulp bieden en zo de servicedesk ontlasten.
De servicedesk krijgt door de software-implementatie meer vragen dan normaal. Zorg dat servicedesk-medewerkers niet alleen voorbereid zijn op extra vragen, maar dat ze er ook inhoudelijk iets vanaf weten. Zoek bijvoorbeeld de meest voorkomende vragen over de nieuwe software op en zorg dat de servicedesk de antwoorden kent. Dit neemt een hoop onduidelijkheid weg bij zowel de gebruikers als de servicedesk zelf.
Het helpt gebruikers enorm als je van tevoren al een database aan informatie aanlegt. Hier een paar dingen die je kunt doen om het nog makkelijker te maken voor je gebruikers:
Dit waren de 5 belangrijkste stappen om bij stil te staan bij een software-implementatie. Het zijn stappen die simpel klinken, maar vaak moeilijker zijn in de praktijk.
Zorg dus dat je vanaf het begin dit stappenplan in je achterhoofd hebt en breng het managementteam hiervan op de hoogte. Het is belangrijk dat zowel de business als je ict-afdeling je hierin steunt. Het is een enorm cliché maar wel waar: een goede voorbereiding is het halve werk!
Wil je weten hoe de juiste software jouw organisatie naar een hoger niveau tilt? Lees dan deze whitepaper.
OGD haalt al meer dan 35 jaar het maximale uit ict voor mensen en organisaties. Als strategisch partner bedenkt, bouwt en beheert OGD fullservice ict-oplossingen die de bedrijfsdoelen en medewerkers optimaal ondersteunen. Hierin neemt OGD de uitdagingen van alle afdelingen en medewerkers mee, vanuit het idee dat organisaties alleen zo duurzaam succes bereiken.
© 2023 OGD ict-diensten.
Algemene voorwaarden | Algemene inkoopvoorwaarden | Privacyverklaring
Nog geen reacties
Reageer als eerste