Een succesvolle software-implementatie: een stappenplan

12 februari, 2019

In bedrijven en organisaties wordt constant gewerkt aan innovatie en verbetering. Daar komen beleidsplannen uit en daaruit vloeien eventuele veranderingen. Het implementeren van nieuwe software kan hier een voorbeeld van zijn. Of het nu gaat om een nieuw financieel pakket of een nieuw CRM-systeem; het is altijd even wennen. Helaas zijn niet alle software-implementaties succesvol. Er kan veel weerstand komen vanuit medewerkers die er niet mee willen of kunnen werken. Een gefaalde software-implementatie loopt altijd in de kosten. Om deze situatie te voorkomen, hebben we een stappenplan opgesteld om jouw software-implementatie wél succesvol te maken.

Stap 1. Kom uit de echokamer

Een software-implementatie faalt vaak omdat alle plannen achter gesloten deuren zijn gemaakt. De ict-manager stelt samen met het management een plan op. Als je medewerkers niet betrekt bij dit proces, is de kans groot dat ze het plan niet zullen steunen. Zorg dus dat je uit je ict-bubbel komt. 

Probeer de verandering ook niet te brengen als iets dat al vaststaat, dit valt vaak niet in goede aarde. Niemand zit te wachten op een besluit dat uit de lucht komt vallen; een verandering waar je geen controle over hebt en waar je niet over na hebt kunnen denken. Door intern in gesprek te gaan creëer je draagvlak binnen het bedrijf. Het is logisch dat mensen graag mee willen beslissen: het zijn namelijk zaken die hen aangaan. Door medewerkers mee te nemen in de besluitvorming kun je weerstand voorkomen.

 

Stap 2. Bereid je medewerkers op tijd voor

Mensen houden van nature niet van verandering. Je wilt een situatie creëren waarbij je weerstand tegen de software-implementatie zoveel mogelijk voorkomt. De meeste weerstand haal je al weg op het moment dat je jouw medewerkers niet overrompelt met het nieuwsCrop@0.75xhttps://cdn2.hubspot.net/hubfs/524582/Crop@0.75x.png.

Laat ze dus eerst wennen aan het idee dat ze van software gaan veranderen. Geef gebruikers de tijd om zich te verdiepen in de verbeteringen die de nieuwe software met zich meebrengt. Laat je collega’s kennismaken met de nieuwe software door middel van een demo. Oftewel, laat ze op tijd weten wat voor verandering eraan zit te komen en wat dit voor gevolgen heeft. 

Stap 3. Leg het voordeel voor de gebruiker uit

Laat niet alleen een demo zien, bespreek ook meteen wat de voordelen voor jouw collega’s zijn. ‘Wat betekent deze verandering voor mij?’ is de vraag waar medewerkers antwoord op willen. Als ict-manager zal je misschien geneigd zijn om terug te vallen op de voordelen voor het bedrijf die je besproken hebt met je ict-afdeling. Maar medewerkers willen graag weten wat het concreet voor hen betekent. De kunst is dus om uit te leggen hoe deze nieuwe applicatie tijd bespaart en/of het gebruiksgemak verhoogt. Om erachter te komen wat de voordelen voor de gebruikers zelf zijn, zal je misschien zelf wat onderzoek moeten doen. Klik bijvoorbeeld rond in een testomgeving of vraag een gebruiker je hierbij te helpen. Zorg er in ieder geval voor dat je beslagen ten ijs komt.

Heb jij moeite om de directie te overtuigen van het belang van het voorbereiden van de gebruikers? Vraag ze te denken aan andere veranderingen die in de organisatie zijn doorgevoerd. Werd dat zonder waarschuwing gedaan? En zo ja, wat was de reactie van medewerkers? Of stel voor dat zij vanaf morgen op een andere manier gaan vergaderen. Als ze dit niet willen, kun je hen duidelijk maken dat dit komt doordat ze geen eigen inbreng hebben gehad en de verandering te plots kwam. Dan gaan ook zij inzien dat je medewerkers moet voorbereiden op een software uitrol. 

Stap 4. Zorg voor een geleidelijke overgang

Zorg voor een overgangsfase waarin gebruikers geleidelijk overgaan naar de nieuwe software. Is er een groep mensen die heel enthousiast is over de nieuwe software? Laat hen als eerste de nieuwe software in gebruik nemen. Zo kunnen zij hun collega’s laten zien hoe het werkt en wat er prettig aan is. Zij zijn dan ook in staat om veel vragen van collega’s te beantwoorden.

Mocht dit niet mogelijk zijn, bekijk dan de mogelijkheden van een testomgeving. Als een groep gebruikers het programma al heeft kunnen testen, zal dit enorm helpen bij de overgang. Als alle gebruikers in één keer overgaan, wees dan goed voorbereid op meer vragen voor de ict-afdeling.

Voor de overgangsperiode is het ook handig als er mensen rondlopen die vragen kunnen beantwoorden. Deze floorwalkers kunnen de gebruikers direct ondersteunen. Omdat ze tussen de gebruikers rondlopen kunnen zij op een laagdrempelige manier hulp bieden en zo de servicedesk ontlasten. 

Stap 5. Doe handreikingen na de overgang

De servicedesk zal meer vragen krijgen dan normaal. Zorg dat ze niet alleen voorbereid zijn op extra vragen, maar dat ze er ook inhoudelijk iets vanaf weten. Zoek bijvoorbeeld de meest voorkomende vragen over dit pakket op en zorg dat de servicedesk de antwoorden kent. Dit neemt een hoop onduidelijkheid weg bij zowel de gebruikers als de servicedesk zelf.

Het zal de gebruikers heel erg helpen als je van tevoren al een database aan informatie aanlegt. Maak bijvoorbeeld een SharePoint site aan met links naar nuttige websites, video’s en helpdocumentatie. Vergeet ook niet de gebruikers hierop te wijzen. Controleer of ze hier tijd voor krijgen en dit niet in hun eigen tijd hoeven te doen. Mocht je floorwalkers inzitten, kunnen zij de gebruikers ook op deze hulpdocumenten en video’s wijzen.

 Dit waren de 5 belangrijkste stappen om bij stil te staan bij een software-implementatie. Het zijn stappen die simpel klinken, maar vaak moeilijker zijn in de praktijk. Zorg dus dat je vanaf het begin dit stappenplan in je achterhoofd hebt en breng het managementteam hiervan op de hoogte. Zorg dat je hierin gesteund wordt door zowel de business als je ict-afdeling. Het is een enorm cliché maar wel waar: een goede voorbereiding is het halve werk!

Benieuwd naar hoe wij jou kunnen helpen bij een software-implementatie?

New call-to-action

Bekijk ook eens

Deze verhalen over Digitalisering

Ontvang de nieuwsbrief

Nog geen reacties

Reageer als eerste

Ben jij al bekend met ITIL 4?

Kom vrijdag 19 april naar de ITIL 4 kennissessie en laat je meenemen op een tour langs alle verandering en mogelijkheden van ITIL 4.

> Meld je nu aan!