Je werkplek in de cloud: de voordelen voor eindgebruikers

Werken in de cloud, je hoort er al jaren over. En nu veel mensen thuiswerken al helemaal. Een digitale werkplek in de cloud maakt het technisch mogelijk om veilig en goed ondersteund te werken vanaf allerlei locaties buiten het kantoor. Best relevant nu. Maar los van het technische verhaal: wat betekent werken vanuit de cloud op de werkvloer en past dit bij jouw organisatie? De manier van werken hoeft meestal niet of nauwelijks te veranderen wanneer je overgaat naar de cloud. Maar een online werkplek biedt wel veel voordelen aan eindgebruikers. 

Download nu: onze whitepaper over productief werken met Office 365.

De digitale werkplek: werken waar je wilt

Stel je voor: vanuit de trein doe je een aanpassing in een tekst, terwijl je collega’s deze op afstand realtime inzien. Wachtend op een afspraak werk je in de lobby je mail bij. En even later discussieer je vanuit huis met een projectgroep over een belangrijk document, terwijl je de wijzigingen live met elkaar bekijkt en doorvoert. Met een goede cloudwerkplek kan het.

In de cloud werk je plaatsonafhankelijk, doordat bedrijfsgegevens online zijn opgeslagen. Je werkt op een laptop, tablet of telefoon, via wifi of zelfs via 4G (bijvoorbeeld via een hotspot op je mobiel). Doordat je niet meer vastzit aan een bureau, win je een hoop flexibiliteit en efficiëntie. Je werkt waar je wilt, met toegang tot alle apps, documenten én je collega’s.

Zo werk je gemakkelijk vanuit huis. Ook zoek je klanten of cliënten laagdrempeliger op om daar een deel van het werk te doen. Op deze manier bouw je een persoonlijke relatie op met je doelgroep en verbeter je de dienstverlening, terwijl je als eindgebruiker overal efficiënt aan de slag kunt.

 2. Flexibel online samenwerken en vergaderen

Een goede online werkplek is vaak uitgerust met allerlei handige tools om ook op afstand goed met collega’s in contact te blijven. En dat gaat verder dan het bekende bellen en chatten via Skype. Met de communicatietools werk je effectief samen met je collega’s, of je nu op kantoor bent of allemaal ergens anders.

Zo werk je binnen Office 365 bijvoorbeeld met SharePoint samen aan één document vanaf één online locatie, ook als je allemaal ergens anders bent. Hierdoor werkt iedereen steeds in hetzelfde, up-to-date bestand. Je hoeft bestanden dan niet meer naar elkaar te mailen, met het risico dat mensen in een verouderde versie van het document werken. Via het plaatsen van opmerkingen en het live chatten binnen het bestand houd je elkaar op de hoogte van onderlinge feedback en aanpassingen. En met versiebeheer kun je gemaakte wijzigingen altijd weer terugdraaien.

Slimme communicatieapplicaties als en Skype for Business bevorderen de samenwerking verder. Via deze apps bel en chat je overal met collega’s, één op één of in projectgroepen. Ook kun je online aan elkaar presenteren via de schermdeelfunctionaliteit. En met een app als Teams houd je - ook op afstand - samen gestructureerd de projectplanning bij.

Lees ook: Hoe je effectief samenwerkt op afstand met Microsoft Teams.
Leek ook:  Microsoft Teams: de juiste uitleg voor jouw team.

3. Een goede werk-privébalans

Uit onderzoek blijkt dat het voor Nederlandse werknemers steeds belangrijker wordt om af en toe buiten het kantoor te kunnen werken. 41 procent zet deze mogelijkheid zelfs op nummer één in het verhogen van de werkvitaliteit. Werknemers doen dit volgens het onderzoek het liefst in combinatie met flexibele werktijden. Op deze manier combineren zij het werk bijvoorbeeld makkelijker met de zorg voor gezins- of familieleden of ontwijken zij dagelijks lange files. Dingen die de werk-privébalans flink verbeteren.

Als werkgever maak je dit mogelijk met een goede online werkplek en draagbare devices. Zo kiezen eindgebruikers per moment de werkplek die het beste aansluit bij hun werkzaamheden en behoeftes.

Lees hier wat vitaliteit en een cloudwerkplek met elkaar te maken hebben.

4. Software is altijd up-to-date

In een goede cloudwerkplek houdt de cloudprovider jouw omgeving continue up-to-date. Zonder dat je er iets van merkt: je werkt ondertussen ongestoord door. Zo werk je altijd met de nieuwste versie van applicaties. Naast gebruiksgemak brengt dit ook je gegevensbeveiliging naar een hoger niveau. En het scheelt een hoop tijd, moeite en onderbreking van het werk.

5. Meer mobiliteit binnen het kantoor

Ook als je wel op kantoor werkt neemt je mobiliteit met een online werkomgeving vaak toe. Want hoe mobieler het apparaat, hoe mobieler de eindgebruiker. Je kunt dan op allerlei plekken in het pand samenkomen met collega's om te overleggen of te werken, met de relevante data digitaal bij de hand. Efficiënter vergaderen, creatiever overleggen en minder printen dus!

Verder zit je met een online werkplek niet meer vast aan de standaard kantoorinrichting vol bureaus. Je kunt nu dus kiezen voor een inrichting en manier van werken op kantoor die echt bij jou en je organisatie past.

6. Hulp is steeds dichtbij

Het ligt aan de clouddienst die je afneemt, maar sommige cloudwerkplekken worden geleverd met eindgebruikersondersteuning. OGD levert cloudwerkplek 1ict bijvoorbeeld standaard met een servicedesk voor eindgebruikers. In zo’n geval bel je bij vragen en problemen direct met de servicedesk. Zo ben je goed ondersteund aan het werk, binnen de muren van de organisatie, maar ook onderweg of thuis.

7. Solide gegevensbeveiliging buiten de kantoormuren

Met een goede cloudwerkplek kun je vertrouwen op een solide gegevensbescherming, waar je applicaties en bestanden ook opent. Cloudproviders als Microsoft, Google en Amazon zijn experts in informatiebeveiliging. Zij hanteren encryptie op alle data, zowel in opslag als ‘in transit’. Daarnaast kun je meervoudige authenticatie aan gebruikers verplichten om bij de bedrijfsdata te komen. Dit beperkt de kans op datalekken enorm. Zo is de data in de cloud minstens net zo veilig - en vaak veiliger - dan in jouw eigen serverruimte.

De cloud op de werkvloer

Een cloudwerkplek biedt veel voordelen op de werkvloer. Je bent flexibel in waar en wanneer je werkt. Maar denk ook aan software die altijd up-to-date is, goede online samenwerkingstools en het binnenwandelen van elke vergadering met de juiste documenten bij de hand. Zo maakt de online werkplek het werken voor eindgebruikers prettiger en efficiënter, zowel buiten áls binnen het kantoorpand!

Wil je meer weten over productiever werken?