Bedrijfsverandering: zo krijg je jouw mensen mee

Het wil nog wel eens gebeuren dat veranderingen binnen een bedrijf op een verkeerde manier worden doorgevoerd. Dit kan negatieve emoties losmaken bij werknemers. In onze vorige blogpost over verandermanagement deelden we een stappenplan om veranderingen succesvol aan te pakken en weerstand te voorkomen. In deze blogpost zoomen we verder in op deze weerstand.

Welke emoties kan een verandering bij werknemers oproepen? Hoe ontstaan deze en vooral, hoe kun je ze aanpakken? We brengen de kant van de werknemer meer in kaart, zodat duidelijk wordt waar de knelpunten zitten. Een succesvolle verandering staat of valt namelijk bij tevreden werknemers.

Een succesvolle verandering

Om specifiek aan te wijzen welke elementen van veranderingen tot problemen op de werkvloer kunnen leiden, moeten we veranderingen eerst opdelen in verschillende onderdelen:

1. Visie: een duidelijk doel vanuit de projectleiding: wat wordt de nieuwe uitgangspositie?
2. Vaardigheden: de technische, functionele en emotionele vaardigheden die nodig zijn om de verandering succesvol door te voeren.
3. Motieven: de voordelen van de verandering voor het bedrijf en de werknemers. Dit zijn de redenen voor het bedrijf om te veranderen.
4. Middelen: alle middelen die nodig zijn om de verandering succesvol door te voeren (financiële middelen, aantal werknemers etc.).
5. Plan: het stapsgewijze, inzichtelijke plan voor het doorvoeren van de verandering.

Al deze onderdelen samen maken een succesvolle verandering. Als één van de onderdelen ontbreekt, heeft dat niet alleen negatieve invloed op het succes van de verandering, maar ook op de medewerkers. Nu we de onderdelen in kaart hebben gebracht, kunnen we per onderdeel kijken waar er weerstand bij werknemers kan ontstaan.

1. Visie

Een visie is essentieel bij het doorvoeren van een verandering. Waar werken we naartoe? Het is de poolster waar je altijd naar kunt kijken; het uitgangspunt van de verandering. Het is niet alleen belangrijk dat deze visie aanwezig is, maar ook dat hij bekend is bij iedereen in het bedrijf. Anders ontstaan er gevoelens van verwarring en chaos. Presenteer de visie daarom duidelijk aan alle betrokkenen en zorg dat deze in lijn is met de algemene visie van het bedrijf. Als de visie gepresenteerd wordt, is het belangrijk dat nog niet alles vastligt. Neem feedback vanuit werknemers mee en geef ze daarmee zeggenschap in de beslissing. Op deze manier raken werknemers betrokken. Door ze zeggenschap te geven is de kans dat de verandering geaccepteerd wordt groter.

2. Vaardigheden

Het is noodzakelijk dat je de geplande verandering ook echt kunt uitvoeren. Stel, je wilt een app bouwen die jouw mensen efficiënter helpt werken. Het is dan belangrijk dat je mensen in huis hebt die deze app kunnen maken. Dit klinkt logisch, maar vaak zijn veranderingen te ambitieus. Dit leidt tot projecten die niet worden afgemaakt: een verspilling van tijd, geld en moeite.

Als de nodige vaardigheden voor de verandering niet in huis zijn, leidt dit tot onzekerheid en angst bij werknemers: ‘Wordt de verandering wel op de juiste manier doorgevoerd?’ en ‘Gaat de verandering niet onnodig ten koste van een bepaalde werkwijze?’. Werknemers willen graag het gevoel hebben dat de verandering in goede handen is. Als je een verandering wilt doorvoeren, kijk dan dus goed of je zelf de vaardigheden in huis hebt.

Je kunt vaardigheden natuurlijk ook inhuren bij een extern bedrijf. Voer dan wel eerst een aantal gesprekken met zo’n partij, zodat je zeker weet dat ze jouw visie, plan en bedrijfscultuur goed begrijpen. Zo zorg je ervoor dat de verandering en het veranderproces passen bij jouw medewerkers.

3. Motieven

De motieven om een verandering door te voeren hangen nauw samen met de visie. De visie laat zien hoe de nieuwe situatie eruit gaat zien. De motieven zijn de redenen om de verandering door te voeren. Het management moet aan de werknemers kunnen uitleggen welke voordelen de verandering heeft op de werkvloer. Want het is leuk dat het management het wil, maar waarom zouden werknemers zelf moeite doen om te veranderen als de voordelen voor hen niet duidelijk zijn?

Om het eerdere voorbeeld te gebruiken: de nieuwe app zorgt voor een efficiëntere werkwijze. Dit scheelt tijd, moeite en geld. De bedrijfsmotieven zijn hier dus efficiëntie en besparing. Maar het is essentieel voor de werknemer om te weten wat hij of zij zélf heeft aan de verandering. In dit geval is dat bijvoorbeeld dat hij bepaalde handelingen makkelijker kan uitvoeren.

Als het niet duidelijk is wat de voordelen van de nieuwe applicatie zijn, kunnen medewerkers deze weigeren te gebruiken. Het kan veel moeite kosten om dit soort gevoelens van weerstand tegemoet te komen. Een verandering die leidt tot veel weerstand kan ervoor zorgen dat de verandering mislukt. Maar wanneer de motieven voor de werknemers meteen duidelijk zijn en breed worden gedragen, geeft dit hen de drive om ermee aan de slag te gaan. Een mogelijkheid om deze weerstand voor te zijn, is door een groep werknemers de nieuwe applicaties of werkwijze van tevoren te laten testen. Zo maken ze op een praktische manier kennis met de voordelen van de verandering. Zij kunnen dit vervolgens ook aan hun collega’s laten weten. Inzicht in de voordelen van de verandering zorgt voor acceptatie.

4. Middelen

Je hebt de juiste en voldoende middelen nodig om een verandering goed door te voeren. Denk aan financiële middelen, werknemers, het juiste materiaal etc. In de praktijk zie je soms dat projecten met een minimum aan middelen worden uitgevoerd. Wanneer de kwaliteit van de uitvoering hieronder leidt, kan dit zorgen voor frustratie onder medewerkers. Bovendien zullen zij de verandering dan misschien niet accepteren. Niemand zit te wachten op een aanpassing die niet goed is uitgevoerd.

Stel je voor dat mensen een nieuwe app moeten gebruiken die nog vol fouten zit, omdat er is bezuinigd op het bouwproces. Zij zullen waarschijnlijk snel gefrustreerd raken met de nieuwe applicatie. De kans dat ze dan teruggrijpen op het oude, werkende systeem is groot.

Hoe voorkom je dit? Maak vooraf de begroting met alle betrokkenen. Zorg dat er een buffer aan middelen aanwezig is.

5. Plan

Een verandering kan grote gevolgen hebben voor het bedrijf en de werknemers. Mensen weten graag waar zij aan toe zijn en wat zij kunnen verwachten. Een duidelijk en transparant plan met deadlines, mijlpalen, taken en workflows voor iedereen die zich ermee bezighoudt is dus essentieel. Het is vooral belangrijk dat het plan zichtbaar is en bekend bij iedereen. Werknemers kunnen op deze manier goed de vorderingen in de gaten houden. Deel je het plan niet, dan wordt een verandering vaak ervaren als abrupt en onduidelijk. Transparantie en communicatie zijn dus heel belangrijk om mensen mee te krijgen.

Conclusie

We hebben gezien dat een verandering rust op vijf pijlers. Een succesvolle verandering bevat al deze onderdelen. Wanneer een onderdeel (deels) ontbreekt, zorgt dit voor weerstand bij de werknemers. Tijdens een veranderproces is het belangrijk om je in te leven in de werknemer. Vraag je altijd af wat de impact van een verandering is op hem of haar. Het beste is om werknemers mee te nemen in de verandering en ze hier ook zeggenschap over te geven. Weten waar de weerstand vandaan komt en hoe ermee om te gaan is de eerste stap naar een succesvolle verandering.