‘Copilot, hoe ziet mijn dag eruit? Wat heb ik gisteren gemist?’ Je sipt aan je koffie terwijl je Copilot jouw dag laat voorbereiden. Gedurende de ochtend mis je wat berichten. Geen nood, rond de lunch brengt Copilot je weer up to speed. In de middag heb je een belangrijke vergadering. Je gaat helemaal op in het gesprek, want je weet dat Copilot meetypt en straks een takenlijst voor je klaar heeft staan. Af en toe roep je: ‘Copilot, voeg deze taak toe aan de takenlijst van collega X.’ Wat een assistent die Copilot!
Ziet jouw dag en die van je medewerkers er al zo uit? Waarschijnlijk niet. Maar het is ondertussen ook geen toekomstmuziek meer: Copilot voor Microsoft 365 is in Nederland geland en klaar om ingezet te worden. Waar wacht je nog op?
Begin met een business case voor Copilot
Voordat je enthousiast aan de slag gaat met Copilot, is het verstandig om goed voorbereid te zijn. Daarom schreven we eerder al over het opstellen van een business case voor Microsoft 365 Copilot. Want waarom wil je Copilot gebruiken? En voor welke werkzaamheden? Welke medewerkers binnen jouw organisatie hebben er baat bij? En hoe zit het met de AI-readiness van je organisatie?
De rol van communicatie
Vanaf de start van de implementatie, begin je al met je communicatie richting je medewerkers. Ja, een communicatieplan is wel een goed idee hier. Het is niet even een ‘tooltje’ dat je implementeert, je vraagt van je medewerkers om hun manier van werken aan te passen.
Communicatie is key, vindt ook Business AI consultant Maurice Zondag. Hij houdt zich bezig met de inzet van AI en Copilot in het specifiek bij organisaties. “Stel je medewerkers in een zo vroeg mogelijk stadium op de hoogte van de plannen om Copilot in te zetten.
Maar zorg wel dat je al een idee hebt van hóe je Copilot gaat gebruiken. Copilot is niet voor elke medewerker even nuttig. Zo heeft een Excel-goeroe niet zoveel aan Copilot in Excel. Terwijl een kantoormedewerker die af en toe een Excel-bestand maakt, de hulp wel goed kan gebruiken."
Hoe werkt Copilot voor jou?
"Ik gebruik Copilot bijvoorbeeld veel voor updates over wat ik gemist heb (Teamsberichten en dergelijke). Ook zet ik Copilot in voor contextcreatie: ik stel Copilot vragen over wat er eerder is geschreven of gemaakt rondom een onderwerp, zodat ik snel op de hoogte ben van de context van een project bijvoorbeeld.
Maar deze voorbeelden zijn niet voor iedereen relevant. De truc is om heel goed stil te staan bij waar je medewerkers Copilot goed bij kunnen gebruiken. Want dit is voor elk type medewerker weer anders.”
Persona’s
Een handige manier om te bepalen voor wie en hoe Copilot relevant is, is het gebruik van persona’s. Wij doen dit bijvoorbeeld ook om verschillende type medewerkers de juiste werkplek te bieden. In deze blog lees je hoe je aan de slag gaat met persona’s.
Een voorbeeld: je organisatie heeft een fabriek, backoffice en marketing & sales-afdeling. Deze medewerkers kun je opdelen in drie persona’s. Voor een daarvan heeft Copilot geen toegevoegde waarde. De andere twee zijn kantoormedewerkers, waarvan de een Copilot vooral kan gebruiken voor het samenvatten van meetings, het ophalen van informatie uit de omgeving en Excel-werkzaamheden. De laatste persona schrijft veel en kan Copilot gebruiken voor contentcreatie, samenvattingen en het nakijken van teksten in Word.
Train je medewerkers om goed te prompten
Je hebt een business case, je weet waar je Copilot voor wil inzetten en bij wie. Dan is de belangrijkste stap: leren prompten!
Volgens Maurice staat of valt het succes met Copilot met goed prompten: “Copilot kan heel waardevol zijn. Er komen ook steeds meer functies bij. Maar je moet het wel goed weten te gebruiken. Als jouw prompt niet duidelijk of specifiek genoeg is, krijg je misschien een antwoord dat niet klopt. Of nergens op slaat. Of Copilot zegt: sorry, maar dit kan ik niet.
Een goede prompt is specifiek, geeft context en laat Copilot weten wat je als resultaat verwacht. Het is niet per se moeilijk, maar je moet wel weten hoe het moet. En er handigheid in krijgen. Daarom schreven we ook een blog over goed prompten.
Je kunt je medewerkers zelf aan laten rommelen, maar het slimste is toch wel om ze prompting-trainingen te geven. Die geven mijn OGD-collega’s en ik ook.” Bekijk hoe we jou bij Copilot kunnen ondersteunen.
Zo implementeer je Copilot in je organisatie
Het is zover: je gaat Copilot implementeren! Spannend.
Beantwoord ‘what’s in it for me?’
De belangrijkste vraag van elke medewerker is: ‘wat heb ik eraan?’ Het beantwoorden van deze vraag is een van de belangrijkste onderdelen van de adoptie van Copilot.
Je weet voor welke medewerkers Copilot een aanwinst kan zijn. En je weet hoe Copilot ze het beste helpt. Nu moet je dat nog aan je medewerkers zelf laten zien. Dit kun je op allerlei manieren doen.
Maurice: “Organiseer bijvoorbeeld sessies waarin je usecases deelt, dus voorbeelden van hoe je Copilot kunt gebruiken. Zorg dat deze voorbeelden ook passen bij het type medewerker dat je voor je hebt.”
Stel medewerkers gerust
Naast voordelen benoemen wil je ook nadelen ontkrachten. Sommige medewerkers hebben het idee dat AI hun werkzaamheden gaat overnemen en op termijn hun baan gaat kosten. Het is dus goed om tijdens de implementatie stil te staan bij alle menselijke kwaliteiten die AI niet heeft. Die maken dat medewerkers altijd van toegevoegde waarde blijven en Copilot ze niet vervangt. In deze blog lees je meer over waarom AI onze banen niet overneemt.
Start met een pilotgroep
Start met een pilotgroep die al trainingen heeft gekregen. Als het goed is, is dit een groep van ‘early adopters’ die graag met nieuwe techniek werkt. Zij geven meteen waardevolle feedback die je kunt gebruiken in de rest van het implementatietraject.
Vervolgens deel je ook licenties aan andere groepen uit.
Vraag om feedback
Vraag je medewerkers tijdens de implementatie vaak om feedback. Wat vinden ze prettig werken en wat niet? Laat ze vooral ook successen met elkaar en de organisatie delen. Daar leren anderen van. En je laat ermee het succes van Copilot binnen je organisatie zien.
Geef het tijd
Verwacht niet meteen grote resultaten. Maurice: “Zelfs als typische early adopter merk ik dat ik het vaak gewoon vergeet om Copilot te gebruiken. Oja, ik had op opnemen moeten drukken aan het begin van de meeting. O, ik had ook aan Copilot kunnen vragen om die samenvatting te maken.
Je moet Copilot echt onderdeel maken van je dagelijkse werk. Het moet routine worden. En dat heeft tijd nodig. Je moet het vaak doen en vaak gestimuleerd worden.”
Herinner je medewerkers of pilotgroep dus vaak aan Copilot. Deel tips (‘dit kun je ook met Copilot!’) en zorg dat er hulp beschikbaar is als iets niet lukt.
Elk adoptietraject is anders
Er is veel te zeggen over de adoptie van nieuwe tools en technieken, maar uiteindelijk is elke organisatie anders. Volgens Maurice is het daarom goed om terug te denken aan vorige adoptietrajecten. “Hoe ging het toen? Wat hebben jullie daar als organisatie van geleerd? Als je eerder al een succesvol adoptietraject hebt doorlopen, kun je de best practices daarvan weer toepassen.”
En weet je wat nou het mooie is? Je zet Copilot in om de ervaringen van vorige adoptietrajecten naar boven te halen. Dan heeft Copilot je al voor de adoptie tijd bespaard ;).
Extra Copilot-content:
