Microsoft Teams: de juiste uitleg voor jouw team

Jouw organisatie gebruikt Office 365. Leuk, dan kun je Microsoft Teams gaan gebruiken! Bij het implementeren van deze applicatie komt nogal wat kijken. Gebruikers moeten de juiste rechten hebben, goede training krijgen en het programma ook écht gaan gebruiken. Dat laatste gaat niet altijd vanzelf. Hoe zorg je ervoor dat jouw mensen MS Teams daadwerkelijk in gebruik nemen? In deze blogpost geven we je zes tips om de overgang naar Microsoft Teams soepel te laten verlopen.

Meer weten over productiviteit verhogen met Office 365? Download onze whitepaper.

1. Denk na over de juiste situaties voor Microsoft Teams

Hoe wil je Microsoft Teams eigenlijk gaan inzetten? Denk van tevoren na over de situaties waarin jullie de applicatie het beste kunnen gebruiken. Zijn dit kleine projecten binnen teams of gaat de hele afdeling op MS Teams over? Wil je het volledige project in Microsoft Teams hebben of gaat het in eerste instantie voornamelijk om online communicatie en het delen van bestanden?

Het is niet alleen slim om hier zelf bij stil te staan; vraag ook aan de gebruikers wat hun ideeën hierover zijn. Waar denken zij zelf het meest behoefte aan te hebben?

Als ze Microsoft Teams nog niet (goed) kennen, kunnen ze hier lastig antwoord op geven. In dat geval kun je jouw gebruikers vragen wat hen op dit moment het meeste stoort in de samenwerking. Je kunt ze bijvoorbeeld vragen waar zij in hun werkwijze ruimte zien voor verbetering.

2. Maak geen handleiding, maar luister naar je gebruikers

Het is verleidelijk om je gebruikers een standaard training te geven of een handleiding uit te delen over de werking van Teams. Toch zal dit er niet toe leiden dat jouw medewerkers de applicatie ook echt gaan gebruiken. Deze handleidingen en trainingen leggen namelijk uit wat de tool kan.

Microsoft Teams integreert allerlei applicaties en kan daardoor heel veel. Op het moment dat je de functionaliteiten van Microsoft Teams uitlegt, raken mensen dus al snel overweldigd door de hoeveelheid informatie. Bovendien zeggen de mogelijkheden van de tool niets over hoe jouw mensen de applicatie het beste kunnen inzetten.

Stel de behoeftes van je gebruikers centraal. Laat je gebruikers uitleggen wat ze allemaal nodig hebben om goed te kunnen samenwerken. Wat gebeurt er bijvoorbeeld binnen een project waar ze nu aan werken? Daaruit kun je herleiden wat er allemaal nodig is om de samenwerking in goede banen te leiden.

Denk aan het delen van documenten, het voeren van gesprekken en het maken van een planning. Misschien maken ze ook rapportages of hebben ze behoefte aan een aparte plek voor notities. Door te focussen op wat zij nodig hebben, kun je veel gerichter trainingen geven.

Meer weten over hoe Microsoft Teams werkt?

3. Focus op de voordelen voor de gebruiker

Zodra je in kaart hebt gebracht wat de gebruikers nodig hebben, kun je Teams uitleggen aan de hand van de voordelen voor hen. Want een applicatie als Teams gaat pas echt leven wanneer mensen doorhebben dat het hun leven gemakkelijker maakt. Beantwoord hun belangrijkste vraag: wat heb ik eraan?

Begin bijvoorbeeld bij de start van de dag; wat doen mensen nadat hun computer is opgestart? Vervolgens kun je laten zien dat MS Teams een handige applicatie is om je dag mee te beginnen. Het programma integreert veel applicaties, waardoor je op één plek een overzicht hebt van alles wat je in de ochtend wilt raadplegen. Denk aan je agenda, je nieuwe berichten of de rapportage die je straks in een meeting moet laten zien.

Ook kun je de eerder besproken behoeftes en uitdagingen als leidraad nemen. Door per behoefte uit te leggen hoe je dit in Teams aanpakt, laat je zien dat het gebruik van de applicatie voor hen waardevol is:

• Storen ze zich aan alle documenten die constant heen er weer worden gemaild? Leg uit hoe je MS Teams inzet voor het opslaan en delen van bestanden.
• Hebben de gebruikers moeite met het bijhouden van de taken tijdens een project? Laat ze zien dat je Microsoft Planner binnen Teams kunt gebruiken.
• Als ze hun rapportages op een centrale plek willen raadplegen, laat je ze in hun Team een tabblad Power BI toevoegen. 

Op deze manier kun je ze stap voor stap begeleiden bij het in gebruik nemen van Teams. Zo is de meerwaarde van Microsoft Teams voor de gebruikers duidelijk zonder dat je ze met onnodig veel informatie overspoelt.

Extra tip: korte video's helpen goed om je medewerkers stapsgewijs te laten wennen aan het gebruik van Teams. Maak gebruik van deze videoreeks waarin onze Office 365-specialisten alle functionaliteiten van Office 365 (inclusief Teams) uitleggen. 

4. Zet Microsoft Teams stapsgewijs in

Je kunt niet verwachten dat je medewerkers Microsoft Teams meteen in zijn geheel inzetten. Het is zoals gezegd een complexe tool die heel veel kan. Begin dus klein. Laat een team bijvoorbeeld eerst wennen aan het chatten binnen Teams, voordat ze een heel project in de app moeten bijhouden. Houd dus rekening met een overgangsperiode en stel de verwachtingen van de gebruikers waar nodig bij.

Nadat je jouw mensen hebt uitgelegd hoe (een gedeelte van) Teams werkt, kun je ze laten experimenteren of een opdracht geven. Het voordeel van een opdracht is dat het makkelijker is om het resultaat te evalueren.

Laat een team bijvoorbeeld een keer een week lang al hun documenten en de gerelateerde gesprekken in Teams opslaan. Aan het eind van de week kunnen ze feedback geven. Wat vonden ze wel en niet fijn aan deze manier van werken? Hierbij kun je ze meteen tips geven voor het werken met Teams. Op deze manier nemen ze steeds meer functionaliteiten van Teams in gebruik en krijgen ze de tijd om te wennen aan het werken met de applicatie.

Nog meer tips om je medewerkers snel mee te krijgen in de verandering? Bekijk onderstaande video.

5. Maak van je teamleiders Microsoft Teams-ambassadeurs

Je wilt je gebruikers dus stap voor stap aan Teams laten wennen. Dit kost natuurlijk meer tijd en moeite dan het geven van een standaard training of handleiding. Nu vraag je je misschien af waar je die tijd vandaan gaat halen. Een slimme tip is om hiervoor de teamleiders in te zetten. Laat de teamleiders binnen jouw bedrijf de opdrachten geven en ook monitoren hoe het hiermee gaat. Uiteraard kunnen ze bij jou terecht met vragen en evalueren jullie hoe Teams bij deze groep bevalt. Zo krijgt de applicatie ook sneller draagkracht bij het team.

Zowel de teamleiders als het management moeten natuurlijk wel het goede voorbeeld geven door zelf gebruik te maken va MS Teams. Dit stimuleer je door ze een aparte training voor teameigenaars te geven waarin je extra aandacht besteedt aan de voordelen voor hen en hun team.

Ook kun je ze use cases laten uitwerken. Hierbij denken ze na over situaties binnen hun team en hoe het inzetten van Teams hierbij kan helpen. Zodra ze die use cases hebben uitgewerkt, kunnen ze hun team ook beter bij dit soort situaties helpen. Zo maak je van de teamleiders echte Microsoft Teams-ambassadeurs.

6. Controleer of Microsoft Teams bevalt

Nu jouw medewerkers Microsoft Teams gebruiken, wil je bijhouden of het werken met het programma bevalt. Je wilt dan natuurlijk weten hoeveel de applicatie wordt gebruikt. Welke functionaliteiten gebruiken je medewerkers veel of juist weinig? Dit kun je achterhalen door in Teams te navigeren naar het Admin Center. Hier vind je rapportages en analyses waarin je precies kunt zien hoe Microsoft Teams wordt gebruikt. Zo kun je bijvoorbeeld per gebruiker zien hoeveel berichten zij op een dag versturen.   

Nadat je de gegevens in het Admin Center hebt geanalyseerd, kun je gerichtere vragen stellen om te achterhalen waar gebruikers tegenaan lopen. Bijvoorbeeld door te vragen waarom ze de chatfunctie zo weinig gebruiken. Hebben ze die niet nodig of gebruiken ze hiervoor nog steeds een andere applicatie, zoals Skype voor bedrijven? Vraag je mensen om feedback, zodat je ze kan helpen om nog meer uit Microsoft Teams te halen.

Conclusie

Het is niet altijd makkelijk om je medewerkers te overtuigen om met Microsoft Teams te werken. Maar het is zeker niet onmogelijk en erg de moeite waard. Door goed te luisteren naar de behoeftes van je gebruikers en hierop in te spelen, kun je een hoop bereiken. Als je bovenstaande adviezen volgt, zullen ook jouw medewerkers MS Teams in gebruik gaan nemen. Meer weten? Download dan onze whitepaper over productief werken met Office 365.