We horen of lezen vaak dat legacy-systemen het digitale blok aan het been van organisaties in de industriële sector zijn. Is dit zo? Hoe nadelig zijn deze legacy-systemen en hoe belangrijk is moderniseren? Ik was nieuwsgierig, en ging op zoek naar antwoorden. Rob Pierweijer, consultant, hielp me hierbij. In dit artikel lees je meer over wat legacy-systemen zijn, waarom ze soms vervangen moeten worden, en wat de drijvende krachten zijn achter verandering en modernisering.
Ik richt me daarbij vooral op oudere systemen die de kernprocessen van de industrie ondersteunen, want met de kantoorautomatisering zit het vaak wel goed.
Wat is legacy?
Volgens Rob wordt de term legacy te pas en te onpas gebruikt en vaak in negatieve zin: “Je hoort vaak uitspraken als: 'Maken jullie nog gebruik van legacy-systemen? Wij hebben alles al in de cloud.' En: 'Die techniek is zo oud, dat kan tegenwoordig toch veel makkelijker met moderne systemen?'”
Helaas is het vaak niet zo simpel. Rob: “In legacy-systemen heb je als bedrijf iets opgebouwd dat waarde heeft, dat werkt, wat vertrouwd is en je organisatie misschien wel uniek maakt. Het is resultaat van jarenlange ervaring, kennis, optimalisatie en investeringen.”
Het zijn keuzes uit het verleden die toen juist waren. Vaak werken ze nu nog steeds. Volgens Rob spreken we pas van legacy als systemen niet meer worden onderhouden of ondersteund. Ze vormen dan een belemmering voor groei of een gevaar voor continuïteit. Rob: “Nieuwe technieken zijn niet altijd beter, zelfs als ze hip zijn.”
Vooral in de industriële sector zie je een aantal grote uitdagingen op het gebied van legacy. Rob: "Er zijn veel ERP-systemen en gespecialiseerde software geïntegreerd met machines die essentieel zijn voor productie- en operationele processen. Deze systemen hebben een lange levensduur en vereisen aanzienlijke investeringen."
Juist in de kernapplicaties zitten vaak maatwerkaanpassingen. Daardoor kun je ze niet zomaar vervangen door een nieuwe versie of een ander systeem en vervolgens verwachten dat alles werkt. Je moet rekening houden met de compatibiliteit, veiligheid, kwaliteit en efficiëntie van het productieproces of de operatie. Vervanging of upgrade zijn dan ook complexe en risicovolle projecten."
Veel legacy-systemen en technologieën werken daarnaast nog steeds goed. “Ze zijn lang niet zo modern en gebruiksvriendelijk als de nieuwste systemen, koppelen niet zo makkelijk en kosten geld. Maar ze doen wat ze moeten doen en hebben bewezen stabiel te zijn. Ook moet je niet vergeten dat het vervangen van een legacy-systeem veel meer kan kosten dan het oplevert.”
Maar er zijn toch zeker redenen dat legacy vervangen moet worden? Ik heb niet voor niks statistieken gezien dat modernisering van verouderde systemen ict-infrastructuurkosten tot wel 74% kan verlagen.
Wanneer is het dan wel tijd om afscheid te nemen van je legacy-systemen en over te stappen naar modernere systemen?
Rob: “Dat verschilt per situatie en organisatie. Soms moet je wel, omdat je anders niet meer concurrerend kunt zijn, niet kan voldoen aan de klantvraag of simpel gezegd omdat er geen ondersteuning meer te verkrijgen is.
In dat geval kunnen legacy-systemen je bedrijfscontinuïteit in de weg zitten, zeker als je bijvoorbeeld van een ‘built-to-stock' naar een 'built-to-order' model gaat. Jouw klant heeft andere verwachtingen van het koopproces en daar moet je systeem bij passen.
Of misschien gebruiken je concurrenten nieuwe technologieën om slimmer te werken, iets anders aan te bieden, goedkoper te produceren of een hogere kwaliteit te leveren. Dan kun je niet achterblijven. In de industrie gaan deze trends meestal alleen wat langzamer, omdat het vaak de gehele keten is die nog gebruik maakt van de verouderde technologie. Zo is het niet uitzonderlijk om nog processen tegen te komen die via mail of fax lopen. Maar ook daar is digitalisering nodig en dat doet nu zijn intrede.
De belangrijkste vraag is: hoe lang blijf je doen wat je doet? Waar wil je heen met je bedrijf en wat doet je omgeving? Als je wilt innoveren en voorop wilt lopen, is het onverstandig om te vertrouwen op een verouderde versie van je ERP-systeem of een applicatie uit de jaren negentig. Je moet mee met de markt, en daarvoor heb je moderne technologieën nodig. Dit betekent meer dan alleen de infrastructuur veranderen.”
Welke afwegingen moet je meenemen bij het vervangen van legacy-systemen?
“Voordat je besluit om je legacy-systemen te vervangen, is het belangrijk om de voors en tegens zorgvuldig af te wegen. Stel jezelf hierbij de volgende vragen:
- Wanneer begint het legacy-systeem je groei te beperken?
- Brengt het legacy-systeem continuïteits-, veiligheids- of andere risico’s met zich mee?
- Wat zijn de ontwikkelingen in de markt, zowel in de keten als bij de klant?
Stel, je hebt een machine met een levensduur van twintig jaar, en je zit nu op jaar vijftien, maar de software is verouderd. Ga je de machine vervangen, of probeer je de laatste vijf jaar nog uit te zitten? Dit dilemma speelt in veel organisaties.
Denk aan een fabriek met productiemachines die nog steeds draaien op een oud systeem. Deze machines functioneren nog en kunnen technisch gezien nog jaren mee zonder problemen. Maar de werkstations zijn kwetsbaar voor storingen, hardware is moeilijk te krijgen en koppelingen maken is niet mogelijk. Blijf je dan vasthouden aan deze machine om kosten te besparen of investeer je alleen in nieuwe werkstations? Of ga je zelf ontwikkelaars inhuren om nieuwe aansturingssoftware te ontwikkelen en het zo toekomstbestendig maken?
Een ander voorbeeld komt uit Duitsland, waar een aantal fregatten (oorlogsschepen) nog gebruikmaakt van 8-inch floppy drives. Moderniseren is gewenst. Maar het is nog niet wenselijk om deze schepen of systemen compleet te vervangen. Dat is op dit moment te duur, en daarom wordt er gekozen voor een emulatie-richting. Dit betekent dat je met de oude systemen blijft werken, maar nieuwe technologie gebruikt om problemen op te lossen. Je accepteert wel de beperkingen van de oude systemen.
Rob: “Bovenstaande voorbeelden laten zien hoe lastig het kan zijn om met legacy om te gaan. Soms lijkt vasthouden aan het oude de makkelijkste keuze, of juist helemaal vervangen, maar vaak is het niet zo zwart-wit. Het is belangrijk om mee te nemen wat het op de lange termijn betekent voor je groei, flexibiliteit en concurrentievermogen.”
Tot slot: Hoe vervang je legacy?
“Het vervangen of moderniseren van legacy-systemen is geen eenvoudige opgave, omdat het vaak gaat om complexe, geïntegreerde en gespecialiseerde systemen die een grote investering zijn. Bovendien leidt het vervangen van een legacy-systeem vaak tot verstoringen of risico's in de productie, operatie of levering. Daarom is het belangrijk om een doordachte strategie te hebben om deze systemen te moderniseren en tegelijkertijd de bedrijfscontinuïteit te waarborgen.
Een goede aanpak begint met een grondige inventarisatie: welke legacy-systemen heb je, waarvoor gebruikt je organisatie ze, wat moet er veranderen en welke gevolgen of impact heeft dit op het gehele proces? Identificeer waar de noodzaak voor verandering ligt, wat de drijvers voor verandering zijn en bepaal welke componenten je als eerste aanpakt. Probeer niet alles in één keer te doen maar kies voor een gefaseerde aanpak om de impact op je bedrijfsvoering te minimaliseren.
Een voorbeeld: je wilt als organisatie een e-commerce website lanceren voor de build-to-order-behoefte van klanten en daarmee een nieuw bedrijfsmodel opzetten naast het huidige build-to-stock. De kernvraag is dan: wat heb je nodig om dat te realiseren? Wat betekent dit voor je legacy-componenten, zoals het ERP-systeem? En wat pak je als eerste aan?
Het is dan ook cruciaal dat de drijvende kracht achter modernisatie vanuit de business komt en niet vanuit de techniek. De business moet een duidelijke visie hebben op wat ze wil bereiken en welke voordelen de verandering oplevert. De techniek moet deze visie ondersteunen met de juiste oplossingen. De uitdagingen bij het moderniseren van legacy-systemen zijn groot. Maar met een goede samenwerking tussen business en techniek kun je je organisatie future-proof maken zonder de continuïteit in gevaar te brengen.
Meer weten? Lees ook deze blogs over de sector industrie:
