De reboarding komt nu echt dichtbij: we kunnen vanaf volgende week weer (deels) structureel naar kantoor. Voor veel medewerkers zal dit een grote verandering zijn; het is zo lang geleden dat we hele dagen op kantoor doorbrachten! Deze omschakeling brengt leuke en goede dingen met zich mee, maar werknemers kunnen het ook spannend of uitdagend vinden.
Als bedrijf is het belangrijk om nu al te bedenken hoe je deze transitie zo prettig mogelijk maakt voor je medewerkers. Dit kun je doen door een ‘employee journey’ uit te denken. Daarmee neem je hen stap voor stap mee door de verandering, alsof je ze meeneemt op een reis. De sleutels tot succes zijn hierin empathie en sterke communicatie.
Waarom een employee journey bij reboarding?
De reboarding is een nieuw hoofdstuk in de totale ‘werkreis’ of employee journey die medewerkers bij jouw organisatie doormaken. Een employee journey bestaat uit de betekenisvolle contactmomenten die werknemers met hun organisatie hebben. Dit zijn bijvoorbeeld het sollicitatiegesprek, interne bijeenkomsten en het exitgesprek. De employee journey beïnvloedt het werkplezier, de betrokkenheid en de tevredenheid van je mensen.
Kijktip: bekijk onze on-demand webinar over reboarding.
Ook in de reboarding kun je allerlei betekenisvolle contactmomenten inbouwen. Zo kom je tot een employee journey die mensen ondersteunt, zodat ze deze transitie met vertrouwen aangaan.
6 tips voor de employee journey bij reboarding
Hieronder bespreken we zes tips om tot een goede employee journey te komen bij de terugkeer naar kantoor.
Tip 1: Weet wat je medewerkers verwachten en nodig hebben
Tip 2: Laat de employee journey bij je organisatie passen
Tip 3: Zorg voor effectieve communicatie
Tip 4: Heb aandacht voor de emoties van medewerkers
Tip 5: Doe een gezamenlijke inspanning
Tip 6: Maak het werken op kantoor aantrekkelijk
Tip 1: Weet wat je medewerkers verwachten en nodig hebben
De basis is dat je weet waar je medewerkers behoefte aan hebben bij de reboarding. Alleen dan kun je een employee journey samenstellen die écht voor hen werkt. Denk aan het ontvangen van de juiste informatie op het juiste moment, maar ook aan de wens om inspraak te hebben in de gang van zaken, om samen te evalueren en om maatwerk te krijgen.
Zorg dat je in deze fase antwoord krijgt op vragen als:
- Wat verwachten mijn medewerkers van een (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor?
- Wat hebben ze nodig om deze verandering goed door te maken?
- Hoe worden zij het liefst op de hoogte gesteld van nieuws?
- Zijn er bij ons verschillende typen medewerkers te onderscheiden die duidelijk verschillende behoeftes hebben (bijvoorbeeld mensen met specifieke functies of ouders met jonge kinderen)?
Het beste is om de antwoorden op deze vragen niet zelf in te vullen, maar deze op te halen bij je mensen. Dit kan met een (herhaaldelijke) enquête, maar ook via gesprekken met teamleiders of een forum op Yammer.
Houd er rekening mee dat behoeften snel kunnen veranderen. Vraag mensen dus voor, tijdens en na het proces meerdere malen om hun mening. Medewerkers delen tegenwoordig graag hun wensen en meningen, vooral als dit snel kan en er echt iets mee gebeurt.
Tip 2: Laat de employee journey bij je organisatie passen
De employee journey zal in veel gevallen bepalend zijn voor de manier waarop je mensen de verandering ervaren en accepteren. Richt deze dus in op een manier die past bij de behoeften van werknemers en de bedrijfscultuur. Houden jullie van cijfers en grafieken? Deel dan regelmatig updates in deze vorm. Organiseren jullie graag feestjes? Maak die dan zeker tot onderdeel van de reboarding.
Maak een plan op basis van de input van je medewerkers. Bekijk goed welke impact de reboarding op hen heeft en welke stappen er te onderscheiden zijn in deze verandering. Vervolgens bepaal je hoe je er als organisatie in al die stappen voor hen kunt zijn. De juiste employee journey zit hem in de inhoud, vorm en frequentie van de communicatie (zie tip 3), maar bijvoorbeeld ook in de hoeveelheid maatwerk die je levert en de snelheid waarmee je de transitie doorvoert.
Lees hier wat het doel is van een bedrijfscultuur en hoe deze ook op afstand bloeit.
Tip 3: Zorg voor effectieve communicatie
De employee journey bij reboarding valt of staat met effectieve communicatie. Neem mensen mee in het nieuwe verhaal, help ze betekenis te geven aan de verandering. Schets er een duidelijk beeld van, waarin centraal staat wat het de organisatie – en de individuen daarin – oplevert. Deel daarnaast de juiste informatie op het juiste moment met je medewerkers, en controleer of zij deze begrijpen en accepteren. Op basis daarvan kun je de koers van de reboarding eventueel bijstellen.
Praktisch betekent effectieve communicatie bij reboarding het volgende:
- Laat het medewerkers steeds ruim van tevoren weten wanneer er een verandering op komst is, waarom dit zo is en welke impact deze op hen heeft. Zo geef je mensen tijd om te wennen aan het feit dat dingen gaan veranderen.
- Stel de juiste contact- en informatiemomenten (touchpoints) vast binnen de reboarding en koppel hier effectieve communicatie aan. Een globaal voorbeeld:
Wanneer: Wat: zo lang mogelijk van tevoren - een aankondiging dat de reboarding eraan komt
- behoeften van medewerkers peilen met een enquête
zo lang mogelijk van tevoren - het delen van de plannen in een organisatiebrede videoboodschap en/of teammeeting
- een persoonlijk gesprek tussen werknemer en teamleider over de individuele reboardingssituatie
1 week voor de reboarding - het verzenden van een checklist met alles wat mensen kunnen verwachten van het werken op kantoor
de eerste werkdag op kantoor - een warm welkom bij binnenkomst
- een teammeeting om samen stil te staan bij de reboarding en de afgelopen tijd
1 maand na de reboarding, en doorlopend - een evaluatie van hoe het (gedeeltelijk) op kantoor werken bevalt en wat er beter kan
- Houd in de gaten hoe de communicatie bij werknemers binnenkomt. Ga bijvoorbeeld bij teamleiders na wat de reacties op de werkvloer zijn. En geef mensen de mogelijkheid om mee te denken, te reageren en vragen te stellen.
- Denk na over de vorm van de communicatie. Videoboodschappen zijn – naast persoonlijke gesprekken - tegenwoordig bij veel werknemers favoriet voor belangrijke organisatieberichten. En (digitale) gesprekken met de teamleider kunnen zorgen voor een gevoel van betrokkenheid en erkenning.
Tip 4: Heb aandacht voor de emoties van medewerkers
Bij een grote verandering als deze is het belangrijk om aandacht te besteden aan de gevoelens van medewerkers. Naast dat veel medewerkers opgelucht en blij zullen zijn kan verandering ook weerstand oproepen. En het kost mensen tijd om te wennen aan een nieuw normaal. Het kan hen rust geven als je dit erkent, waardoor zij makkelijker verder kunnen. En als je weet waar de pijnpunten zitten kun je relevante interventies en initiatieven opzetten om mensen verder te helpen.
Het kan per medewerker verschillen hoe iemand zich voelt bij de reboarding. Denk bijvoorbeeld aan:
- de collega die niet kan wachten om zijn teamleden elke werkdag te zien;
- de jonge ouder die zijn schema in de zorg voor de kinderen (weer) moet zien om te gooien;
- het teamlid dat zin heeft in de terugkeer, maar concentratieproblemen krijgt vanwege het rumoer op kantoor;
- de medewerker die bang is om besmet te raken op de werkvloer.
Je kunt op verschillende manieren aandacht besteden aan de emoties van medewerkers. Denk aan:
- het vragen naar gevoelens en struikelblokken in een periodieke enquête;
- een teammeeting waarin je stilstaat bij hoe het met iedereen is en hoe zij tegenover de reboarding staan;
- een toespraak of nieuwsbericht waarin een directielid stilstaat bij de betekenis van de verandering voor medewerkers;
- een centraal aanspreekpunt bij vragen of opmerkingen over de reboarding.
Tip 5: Doe een gezamenlijke inspanning
Een goede employee journey vraagt om gebundelde krachten binnen de organisatie. HR, Marketing, Communicatie én de teamleiders zijn allemaal nodig voor een effectieve planning en uitvoering. Zij bereiken de werknemer allen op hun eigen manier. Als zij dit doen vanuit een eenduidig plan en ‘geluid’ zijn medewerkers meer geneigd de veranderingen te begrijpen en accepteren.
Daarnaast zijn voor één goed contactmoment in de employee journey vaak ook de verschillende afdelingen nodig. HR signaleert bijvoorbeeld aan welke boodschap medewerkers op een specifiek moment behoefte hebben, Communicatie buigt zich over de bewoording ervan en het Marketingteam giet er een aantrekkelijk sausje overheen. De teamleiders controleren vervolgens hoe effectief de communicatie is en of mensen nog vragen hebben.
Tip 6: Maak het werken op kantoor aantrekkelijk
Veel kantoorruimtes zullen er nu nog wat verloren bij staan. Halflege kamers, afgeplakte werkplekken, rood-witte linten… Het spreekt voor zich dat mensen straks weer in een mooi en gezellig kantoor willen zitten. En de (hernieuwde) eerste indruk is een belangrijk moment in de reboarding. Denk dus na over hoe je jouw medewerkers kunt ontvangen in prettige en ontspannen ruimtes, waar zij toch de juiste afstand en looprichting aanhouden.
Kijk daarnaast of je de pluspunten van het samenzijn op kantoor kunt versterken. Voor veel mensen zit hem dit vooral in de sociale kant; het ontmoeten van collega’s. Zorg dus voor goede overleg- en ontmoetingsruimtes. Maar roep bijvoorbeeld ook een tafeltenniscompetitie in het leven, of organiseer een spellenavond na werktijd. Ook dat zijn momenten in de reboardingsreis die ervoor kunnen zorgen dat mensen de verandering extra waarderen.
Lees hier hoe je een aantrekkelijk kantoorpand creëert dat het nieuwe werken ondersteunt.
Maak iets moois van de terugkeer naar kantoor
Met een sterke employee journey zijn je medewerkers goed geïnformeerd en voelen zij zich betrokken bij de verandering. Op die manier maak je de reboarding zo prettig en effectief mogelijk voor iedereen. En vergeet niet de employee journey in te zetten om iets moois te maken van de terugkeer naar kantoor. Want dat we elkaar weer in het echt kunnen zien is wel een feestje waard!
Verder lezen?
Delen
De voor- en nadelen van hybride werken
7 tips voor een bloeiende bedrijfscultuur op afstand
