In 5 stappen je datastrategie ontwikkelen

Data inzetten is cruciaal voor elke organisatie. In deze blog geef ik een stappenplan voor het ontwikkelen van een datastrategie. Ik gebruik hiervoor het voorbeeld van een zorginstelling. Maar het maakt niet uit of je een zorginstelling bent of niet; een datastrategie is relevant voor elke organisatie.

Benieuwd waarom? In deze blog lees je 6 belangrijke redenen waarom iedere organisatie een datastrategie moet opzetten. En daarna is het tijd om het in de praktijk te brengen.

📖 Whitepaper: Hoe je concurrentievoordeel behaalt met datamanagement

Stap 1: identificeer de organisatiedoelstellingen
Stap 2: identificeer de datadoelstellingen
Stap 3: zoom in op de verschillende onderdelen van de organisatie
Stap 4: identificeer overkoepelende kansen
Stap 5: prioriteer kansen op een concrete backlog

Stap 1: Identificeer de organisatiedoelstellingen

Identificeer eerst de doelstellingen van de organisatie:

• Wat probeert je organisatie te bereiken?

Een handige tip is om het Business Model Canvas te gebruiken. Met dit model zie je in één oogopslag hoe je waarde creëert. En je identificeert dan wat je organisatie echt belangrijk vindt. Je ziet verbanden tussen onderdelen als klanten, partners, resources, kosten en kernactiviteiten.

Stap 2: Maak een inventarisatie van de huidige stand van de business intelligence

Nadat je de bedrijfsdoelstellingen hebt gedefinieerd, kijk je naar de huidige stand van zaken van de business intelligence (BI) van jouw organisatie. Hoe volwassen is jouw organisatie op dit gebied? Wat heeft jouw organisatie al klaarstaan aan modellen, Excelsheets en software? Je gebruikt voor deze stap het BI Maturity Canvas.

Het doel van deze stap is om te bepalen wat jouw organisatie al in huis heeft aan data en systemen om een datastrategie op te zetten. Zo hoef je geen dubbel werk te doen.

Lees ook: whitepaper 'De 6 belangrijkste ict-trends voor 2022'

Stap 3: Zoom in op verschillende onderdelen van de organisatie

Je gaat niet in één keer van bedrijfsdoelstellingen naar concrete stappen die je wilt zetten met je datastrategie. Kijk eerst naar de doelstellingen en de situatie per afdeling. Hiervoor gebruik je het Business Value Canvas (zie onder).

Je vraagt hierbij aan elke afdeling afzonderlijk:

• Hoe voegen jullie waarde toe aan de organisatie(doelstellingen)?
• Welke data en systemen willen jullie gebruiken?

Bij deze stap moet je weten wat er technisch mogelijk is. Daarvoor kan het handig zijn om een BI-consultant in te huren.

Let op: je hoeft echt niet álle afdelingen of locaties van je organisatie mee te nemen. Maar zorg er in elk geval voor dat je een representatief deel van de organisatie ondervraagt.

Uit deze stap komen kansen om te weten welke data een afdeling nodig heeft om succesvol te zijn:

• Wat heeft deze bepaalde afdeling nodig? Je kunt dan vragen stellen als: ‘welke systemen en tools gebruiken jullie? Welke Key Performance Indicatoren (KPI’s) hebben jullie?’
• Waarmee zouden de afdelingen geholpen zijn?

Noteer deze kansen die hieruit komen. En stel hierbij de volgende vragen:

• Wat is het doel van deze kans?
• Wat brengt deze kans op?
• Wat kost het ongeveer om deze kans te realiseren?

Stap 4: Identificeer overkoepelende kansen

Bij de vierde stap kijk je of er overkoepelende kansen zijn. Door te kijken naar overkoepelende kansen haal je het maximale uit je tijd. Want het komt vaak voor dat afdelingen dezelfde data nodig hebben voor hun subdoelstellingen.

Wanneer je dit niet meeneemt, voeren afdelingen dubbel werk uit zonder dat ze dit van elkaar weten. Zonde, want dit kost je organisatie extra tijd en moeite. Het delen en hergebruiken van data is juist zo waardevol. Daarnaast zorg je op deze manier voor de juiste documentatie en interpretatie van de data. Je zet immers de data niet alleen op in individuele bronnen, maar door je organisatie heen.

Kijktip: bekijk de on-demand webinar over artificial intelligence 

Hoe je start:

• Noteer de overkoepelende kansen die je hebt meegenomen uit gesprekken met verschillende afdelingen.
• Neem hierbij ook risico’s, kosten en andere factoren van deze kansen mee.

Let op: staar je ook weer niet blind op een kans die voor meerdere afdelingen geldt. Soms heb je een prioriteit die zeer belangrijk is en slechts voor één afdeling geldt. Denk aan een doelstelling van Recruitment om meer ervaren kandidaten binnen te halen. Dit lijkt op het eerste gezicht een doelstelling van Recruitment alleen, maar in feite hebben alle afdelingen hier indirect profijt van.

Stap 5: Prioriteer de kansen op een concrete backlog

Je plaatst de kansen op een backlog en vervolgens prioriteer je ze. De belangrijkste kansen pak je eruit. Wanneer je de kansen hebt geselecteerd is het tijd om ze verder uit te werken.

Doe dit bijvoorbeeld via een Minimum Viable Product (MVP). Dit is iets tastbaars voor je organisatie waar je aan vast kunt houden. Hiermee lever je iets tastbaars op wat waarde toevoegt aan je hele organisatie.

Een paar tips om zo’n MVP op te stellen:

• Stel jezelf de vraag: ‘wat is het minimale dat we moeten doen om de organisatie waarde te bieden, maar niet eindeloos bezig te zijn?’
• Neem het budget mee in de prioritering van je MVP.
• Zorg dat je weet waar je heen wilt. Soms is het niet nodig om tot in detail te weten wat je wilt, maar is het eerst goed om in grote lijnen je weg uit te stippelen. Als je nog niet precies weet waar je naar toe wilt met je MVP, kun je hem het beste zo klein mogelijk houden.

Je zou de MVP kunnen zien als de roadmap voor de datastrategie. De MVP toont duidelijk hoe je stapsgewijs de juiste kant op beweegt. Deze prioritering en de juiste weg naar succes zijn onmisbaar in een goede datastrategie:

Als je deze stappen hebt doorlopen, is het tijd om concrete stappen te definiëren waarmee je naar een datagedreven organisatie gaat.

Let wel op: een datastrategie ontwikkelen is een cyclisch proces. Evalueer deze strategie zo nu en dan, bijvoorbeeld één keer per jaar.

Aan de slag met datagedreven werken

Datagedreven werken start met goed datamanagement. Want datamanagement helpt je organisatie om gegevens optimaal te gebruiken en te beheren. Dat schept de basis om met data waarde toe te voegen aan je organisatie. Wij schreven hierover een whitepaper. In deze whitepaper lees je over het belang van datamanagement en hoe je datamanagement goed inricht.

Aan het einde van deze whitepaper weet je:

• waarom sterk datamanagement belangrijk is;
• 6 redenen waarom datamanagement jouw organisatie concurrentievoordeel geeft;
• hoe je datamanagement inricht op basis van de 5 belangrijkste tips;
• hoe je met datamanagement succesvol wordt in jouw sector.