In 5 stappen je datastrategie ontwikkelen

Data inzetten is cruciaal voor elke organisatie. In deze blog geef ik een stappenplan voor het ontwikkelen van een datastrategie. Ik gebruik hiervoor het voorbeeld van een zorginstelling. Maar het maakt niet uit of je een zorginstelling bent of niet; een datastrategie is relevant voor elke organisatie.

Benieuwd waarom? In deze blog lees je 6 belangrijke redenen waarom iedere organisatie een datastrategie moet opzetten. En daarna is het tijd om het in de praktijk te brengen.

Stap 1: identificeer de organisatiedoelstellingen
Stap 2: identificeer de datadoelstellingen
Stap 3: zoom in op de verschillende onderdelen van de organisatie
Stap 4: identificeer overkoepelende kansen
Stap 5: prioriteer kansen op een concrete backlog

Stap 1: Identificeer de organisatiedoelstellingen

Identificeer eerst de doelstellingen van de organisatie:

  • Wat probeert je organisatie te bereiken?

Een handige tip is om het Business Model Canvas te gebruiken. Met dit model zie je in één oogopslag hoe je waarde creëert. En je identificeert dan wat je organisatie echt belangrijk vindt. Je ziet verbanden tussen onderdelen als klanten, partners, resources, kosten en kernactiviteiten.

Model canvas

Een voorbeeld:

Een zorginstelling krijgt door het Business Model Canvas een helder beeld van zijn kosten, klanten en partners. De instelling heeft een hoop verschillende doelen, maar door het Business Model Canvas selecteert de organisatie één belangrijk doel: persoonlijke en kwalitatieve zorg bieden op een kostenefficiënte manier. Zo wordt de zorg goedkoper, terwijl deze ook van hoge kwaliteit blijft. Dit is nodig om de gestegen concurrentie het hoofd te bieden en te blijven voldoen aan de verwachtingen van particulieren.

 

Stap 2: Maak een inventarisatie van de huidige stand van de business intelligence

Nadat je de bedrijfsdoelstellingen hebt gedefinieerd, kijk je naar de huidige stand van zaken van de business intelligence (BI) van jouw organisatie. Hoe volwassen is jouw organisatie op dit gebied? Wat heeft jouw organisatie al klaarstaan aan modellen, Excelsheets en software? Je gebruikt voor deze stap het BI Maturity Canvas.

BI maturityHet doel van deze stap is om te bepalen wat jouw organisatie al in huis heeft aan data en systemen om een datastrategie op te zetten. Zo hoef je geen dubbel werk te doen.

Een voorbeeld:

De zorginstelling kijkt naar de BI-systemen die ze al gebruiken. De instelling werkt onder andere met verschillende HR- en boekhoudpakketten waarin een schat aan data staat. De financiële afdeling werkt voornamelijk met rapporten die gemaakt zijn in Excel. De verpleegafdeling verzamelt veel data, maar heeft niet het idee dat andere afdelingen gebruikmaken van deze data. Ook hebben ze Elektronisch Patiënten Dossier (EPD)-data beschikbaar vanuit alle afdelingen. Daarna kijkt de zorginstelling welke inzichten ze hier nu uit halen en hoeveel moeite het eigenlijk kost om die inzichten op te halen.

Stap 3: Zoom in op verschillende onderdelen van de organisatie

Je gaat niet in één keer van bedrijfsdoelstellingen naar concrete stappen die je wilt zetten met je datastrategie. Kijk eerst naar de doelstellingen en de situatie per afdeling. Hiervoor gebruik je het Business Value Canvas (zie onder).

Business value
Je vraagt hierbij aan elke afdeling afzonderlijk:

  • Hoe voegen jullie waarde toe aan de organisatie(doelstellingen)?
  • Welke data en systemen willen jullie gebruiken?

Bij deze stap moet je weten wat er technisch mogelijk is. Daarvoor kan het handig zijn om een BI-consultant in te huren.

Let op: je hoeft echt niet álle afdelingen of locaties van je organisatie mee te nemen. Maar zorg er in elk geval voor dat je een representatief deel van de organisatie ondervraagt.

Uit deze stap komen kansen om te weten welke data een afdeling nodig heeft om succesvol te zijn:

  • Wat heeft deze bepaalde afdeling nodig? Je kunt dan vragen stellen als: ‘welke systemen en tools gebruiken jullie? Welke Key Performance Indicatoren (KPI’s) hebben jullie?’
  • Waarmee zouden de afdelingen geholpen zijn?

Noteer deze kansen die hieruit komen. En stel hierbij de volgende vragen:

  • Wat is het doel van deze kans?
  • Wat brengt deze kans op?
  • Wat kost het ongeveer om deze kans te realiseren?

Een voorbeeld:

De zorginstelling selecteert een aantal afdelingen op het hoofdkantoor. Deze afdelingen vertellen hun doelen. Uit deze gesprekken komen verschillende kansen:

  • Finance heeft er profijt van als zij sneller en accurater hun kosten declareren naar zorgverzekeringen. Hierdoor krijgen ze geld sneller binnen. Daarnaast willen ze kosten besparen.
  • De verpleegafdeling kampt met een personeelstekort. Ze zijn op zoek naar een manier om hun resources zo efficiënt mogelijk in te zetten. Ze zouden gebaat zijn bij het voorspellen welke zorg nodig is op een bepaald moment. Dan kunnen ze hierop inspelen.
  • HR wil ziekteverzuim en burn-outs verminderen. Zij verwachten dit beter te voorspellen als ze het juiste inzicht hebben en eerder kunnen ingrijpen.
  • Het Management Team (MT) wil duidelijk rapporteren hoe de instelling presteert. Daarnaast willen ze een voorspelling hebben wat het komende jaar gaat brengen.
  • De technische dienst haalt periodiek bepaalde apparatuur uit de roulatie voor onderhoud. Met een inschatting van de zorgbehoefte van de komende periode kunnen ze dit onderhoud plannen met minimaal effect op de zorglevering.

Stap 4: Identificeer overkoepelende kansen

Bij de vierde stap kijk je of er overkoepelende kansen zijn. Door te kijken naar overkoepelende kansen haal je het maximale uit je tijd. Want het komt vaak voor dat afdelingen dezelfde data nodig hebben voor hun subdoelstellingen.

Wanneer je dit niet meeneemt, voeren afdelingen dubbel werk uit zonder dat ze dit van elkaar weten. Zonde, want dit kost je organisatie extra tijd en moeite. Het delen en hergebruiken van data is juist zo waardevol. Daarnaast zorg je op deze manier voor de juiste documentatie en interpretatie van de data. Je zet immers de data niet alleen op in individuele bronnen, maar door je organisatie heen.

Kijktip: bekijk de on-demand webinar over artificial intelligence 


Hoe je start:

  • Noteer de overkoepelende kansen die je hebt meegenomen uit gesprekken met verschillende afdelingen.
  • Neem hierbij ook risico’s, kosten en andere factoren van deze kansen mee.

Let op: staar je ook weer niet blind op een kans die voor meerdere afdelingen geldt. Soms heb je een prioriteit die zeer belangrijk is en slechts voor één afdeling geldt. Denk aan een doelstelling van Recruitment om meer ervaren kandidaten binnen te halen. Dit lijkt op het eerste gezicht een doelstelling van Recruitment alleen, maar in feite hebben alle afdelingen hier indirect profijt van.

Een voorbeeld:

De zorginstelling is op de hoofdlocatie in gesprek geweest met alle afdelingen. Hieruit bleken een aantal combinaties van kansen:

  • Inzicht in de verwachte zorgbehoefte: verpleging, directie en technische dienst.
  • Inzicht in gemaakte uren: finance en verpleging.
  • Een overzicht van het ziekteverzuim (aangevuld met data over gemaakte uren): HR.

Deze doelstellingen hebben overlap met elkaar. Daarom beslist de zorginstelling dat het eerst met de doelstellingen van deze drie afdelingen aan de slag gaat.

Stap 5: Prioriteer de kansen op een concrete backlog

Je plaatst de kansen op een backlog en vervolgens prioriteer je ze. De belangrijkste kansen pak je eruit. Wanneer je de kansen hebt geselecteerd is het tijd om ze verder uit te werken.

Doe dit bijvoorbeeld via een Minimum Viable Product (MVP). Dit is iets tastbaars voor je organisatie waar je aan vast kunt houden. Hiermee lever je iets tastbaars op wat waarde toevoegt aan je hele organisatie.

Een paar tips om zo’n MVP op te stellen:

  • Stel jezelf de vraag: ‘wat is het minimale dat we moeten doen om de organisatie waarde te bieden, maar niet eindeloos bezig te zijn?’
  • Neem het budget mee in de prioritering van je MVP.
  • Zorg dat je weet waar je heen wilt. Soms is het niet nodig om tot in detail te weten wat je wilt, maar is het eerst goed om in grote lijnen je weg uit te stippelen. Als je nog niet precies weet waar je naar toe wilt met je MVP, kun je hem het beste zo klein mogelijk houden.

Je zou de MVP kunnen zien als de roadmap voor de datastrategie. De MVP toont duidelijk hoe je stapsgewijs de juiste kant op beweegt. Deze prioritering en de juiste weg naar succes zijn onmisbaar in een goede datastrategie:

Als je deze stappen hebt doorlopen, is het tijd om concrete stappen te definiëren waarmee je naar een datagedreven organisatie gaat.

Let wel op: een datastrategie ontwikkelen is een cyclisch proces. Evalueer deze strategie zo nu en dan, bijvoorbeeld één keer per jaar.

Een voorbeeld:
 
De zorginstelling heeft een roadmap gemaakt met stappen voor:
  • Slimme inzet van personeel door de benodigde hoeveelheid zorg te voorspellen, gebaseerd op EPD-data.
  • Beslisondersteuning om de best mogelijke en gepersonaliseerde behandeling te geven. De zorginstelling maakt hierbij gebruik van data uit uitkomsten, interventies en patiënt-karakteristieken.
  • Real-time waarschuwingssignalen voor finance om het personeelsbestand en de hoge verloop- en recruitmentkosten in de gaten te houden.

Aan de slag met het ontwikkelen van een datastrategie

Een datastrategie opzetten in 5 stappen. Het kan dus. Maar je moet wél weten wat er technisch mogelijk is in je organisatie. Wat zijn de BI-mogelijkheden voor jouw organisatie en wat is wel en niet te realiseren met BI-oplossingen? En wat leveren de kosten en moeite je eigenlijk op? Je kunt er dan ook zeker voor kiezen om een BI-specialist in te huren die samen met jouw organisatie naar de mogelijkheden kijkt.

BI-specialist

 

Nog geen reacties

Reageer als eerste

Ben jij al bekend met ITIL 4?

Kom vrijdag 19 april naar de ITIL 4 kennissessie en laat je meenemen op een tour langs alle verandering en mogelijkheden van ITIL 4.

> Meld je nu aan!

In 5 stappen je datastrategie ontwikkelen

Posted by Wouter Gielen on 13-jul-2021 13:58:22

Data inzetten is cruciaal voor elke organisatie. In deze blog geef ik een stappenplan voor het ontwikkelen van een datastrategie. Ik gebruik hiervoor het voorbeeld van een zorginstelling. Maar het maakt niet uit of je een zorginstelling bent of niet; een datastrategie is relevant voor elke organisatie.

Benieuwd waarom? In deze blog lees je 6 belangrijke redenen waarom iedere organisatie een datastrategie moet opzetten. En daarna is het tijd om het in de praktijk te brengen.

Stap 1: identificeer de organisatiedoelstellingen
Stap 2: identificeer de datadoelstellingen
Stap 3: zoom in op de verschillende onderdelen van de organisatie
Stap 4: identificeer overkoepelende kansen
Stap 5: prioriteer kansen op een concrete backlog

Stap 1: Identificeer de organisatiedoelstellingen

Identificeer eerst de doelstellingen van de organisatie:

  • Wat probeert je organisatie te bereiken?

Een handige tip is om het Business Model Canvas te gebruiken. Met dit model zie je in één oogopslag hoe je waarde creëert. En je identificeert dan wat je organisatie echt belangrijk vindt. Je ziet verbanden tussen onderdelen als klanten, partners, resources, kosten en kernactiviteiten.

Model canvas

Een voorbeeld:

Een zorginstelling krijgt door het Business Model Canvas een helder beeld van zijn kosten, klanten en partners. De instelling heeft een hoop verschillende doelen, maar door het Business Model Canvas selecteert de organisatie één belangrijk doel: persoonlijke en kwalitatieve zorg bieden op een kostenefficiënte manier. Zo wordt de zorg goedkoper, terwijl deze ook van hoge kwaliteit blijft. Dit is nodig om de gestegen concurrentie het hoofd te bieden en te blijven voldoen aan de verwachtingen van particulieren.

 

Stap 2: Maak een inventarisatie van de huidige stand van de business intelligence

Nadat je de bedrijfsdoelstellingen hebt gedefinieerd, kijk je naar de huidige stand van zaken van de business intelligence (BI) van jouw organisatie. Hoe volwassen is jouw organisatie op dit gebied? Wat heeft jouw organisatie al klaarstaan aan modellen, Excelsheets en software? Je gebruikt voor deze stap het BI Maturity Canvas.

BI maturityHet doel van deze stap is om te bepalen wat jouw organisatie al in huis heeft aan data en systemen om een datastrategie op te zetten. Zo hoef je geen dubbel werk te doen.

Een voorbeeld:

De zorginstelling kijkt naar de BI-systemen die ze al gebruiken. De instelling werkt onder andere met verschillende HR- en boekhoudpakketten waarin een schat aan data staat. De financiële afdeling werkt voornamelijk met rapporten die gemaakt zijn in Excel. De verpleegafdeling verzamelt veel data, maar heeft niet het idee dat andere afdelingen gebruikmaken van deze data. Ook hebben ze Elektronisch Patiënten Dossier (EPD)-data beschikbaar vanuit alle afdelingen. Daarna kijkt de zorginstelling welke inzichten ze hier nu uit halen en hoeveel moeite het eigenlijk kost om die inzichten op te halen.

Stap 3: Zoom in op verschillende onderdelen van de organisatie

Je gaat niet in één keer van bedrijfsdoelstellingen naar concrete stappen die je wilt zetten met je datastrategie. Kijk eerst naar de doelstellingen en de situatie per afdeling. Hiervoor gebruik je het Business Value Canvas (zie onder).

Business value
Je vraagt hierbij aan elke afdeling afzonderlijk:

  • Hoe voegen jullie waarde toe aan de organisatie(doelstellingen)?
  • Welke data en systemen willen jullie gebruiken?

Bij deze stap moet je weten wat er technisch mogelijk is. Daarvoor kan het handig zijn om een BI-consultant in te huren.

Let op: je hoeft echt niet álle afdelingen of locaties van je organisatie mee te nemen. Maar zorg er in elk geval voor dat je een representatief deel van de organisatie ondervraagt.

Uit deze stap komen kansen om te weten welke data een afdeling nodig heeft om succesvol te zijn:

  • Wat heeft deze bepaalde afdeling nodig? Je kunt dan vragen stellen als: ‘welke systemen en tools gebruiken jullie? Welke Key Performance Indicatoren (KPI’s) hebben jullie?’
  • Waarmee zouden de afdelingen geholpen zijn?

Noteer deze kansen die hieruit komen. En stel hierbij de volgende vragen:

  • Wat is het doel van deze kans?
  • Wat brengt deze kans op?
  • Wat kost het ongeveer om deze kans te realiseren?

Een voorbeeld:

De zorginstelling selecteert een aantal afdelingen op het hoofdkantoor. Deze afdelingen vertellen hun doelen. Uit deze gesprekken komen verschillende kansen:

  • Finance heeft er profijt van als zij sneller en accurater hun kosten declareren naar zorgverzekeringen. Hierdoor krijgen ze geld sneller binnen. Daarnaast willen ze kosten besparen.
  • De verpleegafdeling kampt met een personeelstekort. Ze zijn op zoek naar een manier om hun resources zo efficiënt mogelijk in te zetten. Ze zouden gebaat zijn bij het voorspellen welke zorg nodig is op een bepaald moment. Dan kunnen ze hierop inspelen.
  • HR wil ziekteverzuim en burn-outs verminderen. Zij verwachten dit beter te voorspellen als ze het juiste inzicht hebben en eerder kunnen ingrijpen.
  • Het Management Team (MT) wil duidelijk rapporteren hoe de instelling presteert. Daarnaast willen ze een voorspelling hebben wat het komende jaar gaat brengen.
  • De technische dienst haalt periodiek bepaalde apparatuur uit de roulatie voor onderhoud. Met een inschatting van de zorgbehoefte van de komende periode kunnen ze dit onderhoud plannen met minimaal effect op de zorglevering.

Stap 4: Identificeer overkoepelende kansen

Bij de vierde stap kijk je of er overkoepelende kansen zijn. Door te kijken naar overkoepelende kansen haal je het maximale uit je tijd. Want het komt vaak voor dat afdelingen dezelfde data nodig hebben voor hun subdoelstellingen.

Wanneer je dit niet meeneemt, voeren afdelingen dubbel werk uit zonder dat ze dit van elkaar weten. Zonde, want dit kost je organisatie extra tijd en moeite. Het delen en hergebruiken van data is juist zo waardevol. Daarnaast zorg je op deze manier voor de juiste documentatie en interpretatie van de data. Je zet immers de data niet alleen op in individuele bronnen, maar door je organisatie heen.

Kijktip: bekijk de on-demand webinar over artificial intelligence 


Hoe je start:

  • Noteer de overkoepelende kansen die je hebt meegenomen uit gesprekken met verschillende afdelingen.
  • Neem hierbij ook risico’s, kosten en andere factoren van deze kansen mee.

Let op: staar je ook weer niet blind op een kans die voor meerdere afdelingen geldt. Soms heb je een prioriteit die zeer belangrijk is en slechts voor één afdeling geldt. Denk aan een doelstelling van Recruitment om meer ervaren kandidaten binnen te halen. Dit lijkt op het eerste gezicht een doelstelling van Recruitment alleen, maar in feite hebben alle afdelingen hier indirect profijt van.

Een voorbeeld:

De zorginstelling is op de hoofdlocatie in gesprek geweest met alle afdelingen. Hieruit bleken een aantal combinaties van kansen:

  • Inzicht in de verwachte zorgbehoefte: verpleging, directie en technische dienst.
  • Inzicht in gemaakte uren: finance en verpleging.
  • Een overzicht van het ziekteverzuim (aangevuld met data over gemaakte uren): HR.

Deze doelstellingen hebben overlap met elkaar. Daarom beslist de zorginstelling dat het eerst met de doelstellingen van deze drie afdelingen aan de slag gaat.

Stap 5: Prioriteer de kansen op een concrete backlog

Je plaatst de kansen op een backlog en vervolgens prioriteer je ze. De belangrijkste kansen pak je eruit. Wanneer je de kansen hebt geselecteerd is het tijd om ze verder uit te werken.

Doe dit bijvoorbeeld via een Minimum Viable Product (MVP). Dit is iets tastbaars voor je organisatie waar je aan vast kunt houden. Hiermee lever je iets tastbaars op wat waarde toevoegt aan je hele organisatie.

Een paar tips om zo’n MVP op te stellen:

  • Stel jezelf de vraag: ‘wat is het minimale dat we moeten doen om de organisatie waarde te bieden, maar niet eindeloos bezig te zijn?’
  • Neem het budget mee in de prioritering van je MVP.
  • Zorg dat je weet waar je heen wilt. Soms is het niet nodig om tot in detail te weten wat je wilt, maar is het eerst goed om in grote lijnen je weg uit te stippelen. Als je nog niet precies weet waar je naar toe wilt met je MVP, kun je hem het beste zo klein mogelijk houden.

Je zou de MVP kunnen zien als de roadmap voor de datastrategie. De MVP toont duidelijk hoe je stapsgewijs de juiste kant op beweegt. Deze prioritering en de juiste weg naar succes zijn onmisbaar in een goede datastrategie:

Als je deze stappen hebt doorlopen, is het tijd om concrete stappen te definiëren waarmee je naar een datagedreven organisatie gaat.

Let wel op: een datastrategie ontwikkelen is een cyclisch proces. Evalueer deze strategie zo nu en dan, bijvoorbeeld één keer per jaar.

Een voorbeeld:
 
De zorginstelling heeft een roadmap gemaakt met stappen voor:
  • Slimme inzet van personeel door de benodigde hoeveelheid zorg te voorspellen, gebaseerd op EPD-data.
  • Beslisondersteuning om de best mogelijke en gepersonaliseerde behandeling te geven. De zorginstelling maakt hierbij gebruik van data uit uitkomsten, interventies en patiënt-karakteristieken.
  • Real-time waarschuwingssignalen voor finance om het personeelsbestand en de hoge verloop- en recruitmentkosten in de gaten te houden.

Aan de slag met het ontwikkelen van een datastrategie

Een datastrategie opzetten in 5 stappen. Het kan dus. Maar je moet wél weten wat er technisch mogelijk is in je organisatie. Wat zijn de BI-mogelijkheden voor jouw organisatie en wat is wel en niet te realiseren met BI-oplossingen? En wat leveren de kosten en moeite je eigenlijk op? Je kunt er dan ook zeker voor kiezen om een BI-specialist in te huren die samen met jouw organisatie naar de mogelijkheden kijkt.

BI-specialist

 

Topics: Business Intelligence