We videobellen wat af met z’n allen. Het is fijn dat dit kan, want het houdt ons actief en verbonden. Met video bootsen we de situatie van vóór de pandemie zo goed mogelijk na. Maar het heeft ook een keerzijde. De meeste mensen beginnen er goed moe van te worden. En ook uit onderzoek blijkt dat videobellen veel energie kost.
Waarom zijn videovergaderingen soms zo vermoeiend? En met welke tips haal je er wél het beste uit?
Waarom videobellen vermoeiend is
Hieronder lees je waarom videobellen zo vermoeiend is, en wat je er per uitdaging aan kunt doen.
Uitdaging 1: gebrek aan non-verbale input
Via video mis je veel non-verbale signalen van je gesprekspartners, zoals ademhaling of trommelende vingers. Hierdoor is het lastiger om goed in te spelen op de sociale situatie: begrijpt je gesprekspartner jou? Is ze in voor een gezellig praatje voordat jullie beginnen, of wil ze snel door? Dit maakt videobellen intensief.
Je hersenen proberen de ontbrekende informatie namelijk alsnog compleet te maken. Je let ter compensatie bijvoorbeeld veel intenser op gezichtsuitdrukkingen en intonatie.
Wat je eraan kunt doen
Bekijk of jouw organisatie intern advies kan delen over het instellen van de camera. Wanneer je gesprekspartners voldoende afstand hebben tot de camera, zie je zowel hun gezichten, torso’s, als handen. Dit verkleint het gebrek aan non-verbale input iets.
Overweeg daarnaast per vergadering of het belangrijk is dat elke deelnemer constant zijn camera aanheeft. Zeker wanneer de groep groot is en niet iedereen veel aan het woord is. Met een grotere groep gebruik je namelijk vaak de galerijweergave en deze geeft de gezichten heel klein weer. Het gebrek aan non-verbale input wordt dan nog groter.
Daarnaast is de galerijweergave een uitdaging voor het centrale gezichtsvermogen. Je moet zoveel mensen tegelijk ontcijferen, dat niemands uitingen echt sterk binnenkomen. Het is dan rustiger als de meeste camera’s uitstaan.
Uitdaging 2: constant oogcontact
Tijdens het videobellen lijken je gesprekspartners je bijna constant aan te kijken. Of je nu aan het woord bent of niet. Dat is onnatuurlijk, en het kan je onbewust zelfs een angstig gevoel geven. Het feit dat gezichten op een onnatuurlijk formaat en dichtbij je worden weergegeven versterken dit effect. Het verwerken van deze ongebruikelijke en onbewust intimiderende prikkels kost energie.
Wat je eraan kunt doen
Gebruik alleen video als dit echt meerwaarde heeft. Binnen veel organisaties is het nu de norm om bij elk overleg te videobellen, omdat dit de ‘normale’ situatie het beste nabootst. Begrijpelijk, alleen nu we weten wat de nadelen zijn is dit niet meer altijd logisch. Bekijk per meeting of videobellen belangrijk is. Zo niet, laat de videofunctie uit.
Uit verschillende onderzoeken blijkt dat gewoon bellen minder vermoeiend en stressvol is dan videobellen. Ook hier mis je non-verbale informatie, maar het aantal prikkels is kleiner en je bent minder bezig met hoe je overkomt. En al overleggend kun je zelfs buiten een wandeling maken.
Vergaderingen waarbij videobellen sterke toegevoegde waarde heeft:
- één-op-één meetings tussen teamleden en managers;
- een vergadering waarbij mensen elkaar feedback geven;
- het bespreken van een zeer belangrijk of complex onderwerp;
- kennismakingsgesprekken.
Vergaderingen die meestal best zonder video kunnen:
- een dagelijkse opstartmeeting met het team;
- een wekelijkse project-update;
- een brainstormsessie;
- een interview met iemand die je kent.
Uitdaging 3: je doet extra je best
Ben je veel aan het woord tijdens een videovergadering? Dan wil je mensen waarschijnlijk interesseren of overtuigen. Op afstand is dit lastiger. Je toehoorders zien je lichaamstaal minder goed en online zijn ze sneller afgeleid. Daarnaast speel je moeilijker spontaan op hen in; je ziet aan hun piepklein weergegeven gezichten nauwelijks hoe hun pet staat. Daarom doe je al snel extra je best om enthousiast of duidelijk over te komen. En daar word je moe van.
Wat je eraan kunt doen
Gebruik ten eerste ook op video regelmatig handgebaren terwijl je praat. Uit onderzoek naar online TED Talks blijkt dat de best bekeken sprekers twee keer zoveel handgebaren gebruiken als de minder populaire. Zorg er wel voor dat je gebaren goed zichtbaar zijn en niet te dicht bij de camera komen.
Overweeg daarnaast of het delen van je scherm - bijvoorbeeld voor een PowerPointpresentatie - echt nodig is. Zodra je je scherm deelt zien mensen jou automatisch heel klein. Daarmee kom jij (en je verhaal) minder duidelijk en levendig over. En je houd de andere deelnemers meer betrokken door regelmatig om hun mening te vragen, door hen taken te geven in de meeting en door energizers in te zetten.
Uitdaging 4: stressvol om jezelf te zien
Het is een nieuwe ervaring: je ziet tijdens elke meeting jezelf. Je ziet hoe je erbij zit, hoe je lacht, hoe je iets presenteert. En hoe leuk je gezicht misschien ook is, uit onderzoek blijkt dat mensen hierdoor kritischer op zichzelf worden en dat dit stress geeft.
Wat je eraan kunt doen
Deze oplossing is simpel: zorg dat je jezelf niet ziet tijdens het videobellen. De meeste gespreks-applicaties hebben hier een aan-en-uitknop voor.
Uitdaging 5: steeds naar een scherm staren
Nog niet zo lang geleden waren vergaderingen, trainingen en conferenties een welkome afleiding van je werk achter de computer. Je was in een andere ruimte, had face-t0-face contact en was even verlost van het blauwe licht.
Maar nu we alleen nog overleggen via video geldt dat natuurlijk niet meer. Je kijkt nu bijna de hele werkdag naar een scherm. En dat is een uitdaging voor je lichaam. Het kan zelfs problemen geven als hoofdpijn, wazig zicht en slapeloosheid. Videobellen is dus niet alleen ‘vermoeiend op zich’, maar ook doordat je in de overige werkuren óók naar je scherm kijkt.
Wat je eraan kunt doen
Houd de dynamiek erin. Zit niet continu stil naar het scherm te staren. Met een draadloze koptelefoon kun je tijdens het gesprek af en toe even opstaan. Strek je benen of kijk uit het raam. Het is belangrijk voor je ogen om regelmatig in de verte te kijken. Zorg wel dat je in beeld blijft, dan weten je gesprekspartners dat je nog luistert. En probeer voor en na het videobellen standaard even weg te lopen van je scherm.
Houd videogesprekken daarnaast zo kort mogelijk. Het vermoeiende aan deze vorm van overleggen is uiteindelijk niet helemaal te omzeilen. Door het kort te houden blijft iedereen energiek en is het overleg effectiever. Maak hierbij wel steeds een bewuste keuze of je de tijd neemt om een sociaal praatje te maken. Dit hoeft natuurlijk niet elke keer, maar het is wel belangrijk voor je gevoel van verbondenheid met collega’s en de organisatie.
Meer weten over online werken en effectief vergaderen?
Delen
Zo versterk je het welzijn van medewerkers in deze digitale tijd
De impact van Corona: hoe techniek jouw bedrijf kan helpen
