Waarom Office 365 niet optimaal werkt binnen jouw bedrijf

Steeds meer bedrijven schakelen over op het online softwarepakket van Microsoft: Office 365. De software biedt veel nieuwe mogelijkheden in de vorm van applicaties en bijbehorende toepassingen. Als organisatie wil je natuurlijk het (voor jou) optimale uit deze mogelijkheden halen. Maar hoe weet je of je dit doet? Lees hier drie manieren waarop je kunt merken dat je nog niet alles uit Office 365 haalt.

1. Je gebruikt externe opslag of USB-sticks als back-up

Loop je nog weleens rond met USB-sticks, of gebruik je een extern platform om online back-ups van je bestanden te maken? Dan betekent dit vaak dat je bepaalde mogelijkheden van Office 365 nog niet benut. Office 365 biedt namelijk OneDrive for Business en SharePoint. Hier sla je onbeperkt persoonlijke data op in de cloud van Microsoft. Je bestanden zijn dan sterk beveiligd, los van de hardware die je gebruikt. En het handige is dat OneDrive en Sharepoint direct zijn geïntegreerd met je gebruikersaccount. Zo sla je al je data simpel en veilig op in de cloud, terwijl deze ook met één klik beschikbaar blijft vanaf elke device waarop je inlogt. Ook thuis en onderweg. Dit maakt het gebruik van USB-sticks en externe opslagplatforms als Google Drive en Dropbox overbodig.

2. Je mailt bestanden over en weer naar elkaar

Als je met meerdere mensen aan één document werkt wil je elkaar op de hoogte houden van de laatste aanpassingen. Eerder was het daarom nodig het document na elke wijziging opnieuw naar elkaar te mailen. Dit kost tijd en het levert snel een volle inbox op. Bovendien geeft dit het risico dat je op een gegeven moment toch elk in een andere versie van het bestand werkt. Dit kan verwarring en dubbel werk opleveren.

Binnen Office 365 kun je met meerdere mensen tegelijk samenwerken in één bestand. Hierbij krijgt iedereen steeds vanzelf de meest actuele versie van het bestand te zien. Wijzigingen die iemand aanbrengt in het document worden live bijgewerkt, zodat dit meteen zichtbaar is voor de andere auteurs. Bestanden die je op de OneDrive opslaat kun je delen met specifieke collega’s. Hierbij kun je aanvinken dat zij het bestand alleen mogen lezen of dat ze het ook kunnen bewerken. Bestanden die je opslaat op SharePoint zijn toegankelijk voor je hele team of organisatie. Dit is afhankelijk van wie je toegang geeft tot een bepaalde SharePoint-pagina.

Met Office 365 hoef je dus niet meer eindeloos bestanden rond te mailen, terwijl de foutgevoeligheid kleiner is. En is er een aanpassing gedaan in een bestand die je wilt terugdraaien? Wijzigingen zijn gemakkelijk ongedaan te maken doordat alle eerdere versies van het bestand automatisch in de cloud worden opgeslagen.

3. Applicaties als Planner, OneNote en Teams klinken onbekend of roepen frustratie op

Zit je met je handen in het haar bij het uitvogelen van Planner? Nooit eerder gehoord van OneNote? Of vraag je je af hoe Microsoft Teams samenwerken ooit efficiënter maakt in plaats van ingewikkelder? Grote kans dat deze applicaties nieuw voor je zijn en dat zij hun meerwaarde nog niet aan je hebben kunnen bewijzen.

Bij het overschakelen naar Office 365 blijven veel dingen hetzelfde. Je kunt gewoon op dezelfde manier tekstverwerken, mailen en presentaties maken. Maar er is veel meer mogelijk, en deze nieuwe mogelijkheden bieden ontzettend veel voordelen. Het maken van gezamenlijke interactieve to-do-lijsten, het omzetten van handgeschreven notities in digitale tekst zodat je hierin kunt zoeken en het krijgen van inzage in de actuele workload van elk teamlid zijn hiervan voorbeelden.

Om deze mogelijkheden voor je te laten werken biedt Microsoft online korte filmpjes aan met uitleg. Verder kun je ook gebruikmaken van dit handige stappenplan om Office 365 te implementeren. Op deze manier zorg je ervoor dat je medewerkers graag met de nieuwe software werken. En nóg productiever worden.