“Every company is a software company”, zegt Satya Nadella, CEO van Microsoft herhaaldelijk. En daar kunnen we weinig tegenin brengen. Een groot deel van de kenniswerkers spendeert elke dag uren achter zijn computer. Zelf heb ik ook weleens vierkante ogen na een thuiswerkdag. Maar je raakt eraan gewend. Ict is ondertussen zo verweven met ons werkleven.
Blog: wat is de rol van ict in het werkgeluk en de productiviteit van jouw medewerkers?
Ik ontdekte dat het aandeel van ict in ons werkleven alleen maar is gestegen sinds de covid-crisis. Het aantal applicaties is bijvoorbeeld verdubbeld en door hybride werken zijn we nóg afhankelijker geworden van ict. Maar betekenen meer ict-middelen ook altijd meer productiviteit en een verhoogde employee experience?
Niet per se, als je verschillende onderzoeken mag geloven. Zo blijkt uit onderzoek dat 39% van medewerkers die nieuwe businessapplicaties gebruikt, meer dan 30 minuten per dag spendeert aan het uitvogelen hoe die applicaties werken (chatbots vragen, naar de servicedesk, zelf documenten lezen of internet raadplegen). Op jaarbasis is dat meer dan drie weken. Ik kan mijn ogen niet geloven. Dan komt ict de employee experience en productiviteit natuurlijk niet ten goede.
De uitdaging om applicaties op de juiste manier te gebruiken
Ik heb een hoop vragen. Snappen mensen dan niet hoe ict werkt? Is ict te chaotisch geworden? Hoe kunnen mensen nog prettig werken met al deze verschillende applicaties? Hoe draagt digitale adoptie bij aan het medewerkersgeluk en de productiviteit van medewerkers?
Ik ga te rade bij adoptie-consultant Jacqueline Rodenburg. Zij pleit voor het juiste gebruik van digitale middelen, onder andere door goede adoptie. “Dit kost tijd en investering”, zegt zij altijd. “Maar het is onmisbaar om je investering in ict terug te krijgen en je mensen prettig en efficiënt te laten werken.”
Ik steek gelijk van wal. “Wist jij, Jacqueline, dat zo veel mensen tijd kwijt zijn aan het juiste gebruik van ict en apps?”
“Jazeker, voor kenniswerkers is ict een belangrijk onderdeel van de werkplek. Ik hoor van klanten altijd: “Ik wil een laptop die werkt.” Het is fijn als ict prettig werkt, maar ict zorgt vooral voor grote frustraties als het niet werkt. Medewerkers raken gefrustreerd, zijn veel tijd kwijt aan het oplossen ervan, en stellen daardoor taken uit. Het heeft dan z’n weerslag op de employee experience en productiviteit.”
Waarom aandacht voor adoptie belangrijk is
Volgens Jacqueline valt ict voor medewerkers meestal pas op als het niet werkt. “Maar”, vervolgt ze: “Hippe ict alléén gaat je medewerkers ook niet meteen verder helpen. Daar is meer voor nodig.”
Ik denk dat ik weet waar Jacqueline naartoe wil: wereldwijd mislukt over het algemeen 84% van de digitale transformatieprojecten, wat onder andere veroorzaakt wordt door te weinig aandacht voor de digitale adoptie. Alleen al in de Verenigde Staten bijvoorbeeld, wordt 30 miljard dollar verspild aan technologieën.
“Dat zal vergelijkbaar zijn met de situatie Europa”, is haar antwoord. “Daarom is het zo belangrijk dat organisaties aandacht besteden aan digitale adoptie en investeren in de digitale volwassenheid van de medewerkers. Want dan alleen werkt ict goed en verbeter je de employee experience.”
“Ict heeft alles te maken met mensen”, vervolgt ze. “Je moet eerst luisteren naar wat ze nodig hebben en hen daarna helpen de tools op de juiste manier in gebruik te nemen. Je test met de stakeholders of een bepaalde tool bij ze past. En als dan blijkt dat het een goed product is dat hun werkzaamheden ondersteunt, implementeer je het.”
Valkuilen van nieuwe ict
Jacqueline vertelt me dat de grootste valkuil is dat transformatieprojecten eindigen bij de livegang. “Maar dan begint het adoptietraject pas. Mensen moeten met de nieuwe ict werken, ze lopen tegen dingen aan. Het is belangrijk dat je daar op inspeelt.
Ook slechte communicatie is een probleem. Vaak weten medewerkers niet eens dat er een nieuwe tool is, of hebben ze geen goede instructies gehad en doen ze maar wat. Je kunt nieuwe ict niet als een steen in het water gooien en dan maar hopen dat het goed terecht komt.”
Daar is echt wel meer voor nodig. “Ict-implementaties zijn duur. Als je geen adoptie faciliteert weet je vrijwel zeker dat ict niet gaat werken voor je mensen, en dat het hun werkplezier en de productiviteit negatief beïnvloed. En dat is zo zonde.”
“Je kunt nieuwe ict niet als een steen in het water gooien en dan maar hopen dat het goed terecht komt.” - Jacqueline Rodenburg
Niet alleen een technische focus
“Hoe kan het dat er zo weinig aandacht voor adoptie is in organisaties?” vraag ik aan Jacqueline. “Helaas vergeten organisaties nog vaak de menselijke kant, CIO’s focussen vaak op techniek, maar zij moeten daar wel de menselijke kant bij betrekken.
Het is onmisbaar om met medewerkers te praten en te kijken wat zij van de techniek vinden. De CIO moet weten hoe het er aan de gebruikerskant op de werkvloer aan toegaat.”
Ontdek wat medewerkers willen
Jacqueline: “Onderzoek de wensen en behoeften van je medewerkers; weet wat er gebeurt op de werkvloer. Tegen welke problemen lopen gebruikers aan? En schaf niet gelijk ict aan. Mensen zitten niet op een wildgroei aan apps te wachten. Dat zorgt alleen maar voor onzekerheid en chaos bij mensen. Ze hebben overal tools en applicaties voor, maar weten niet goed waar je wat voor inzet.
Ik krijg bijvoorbeeld zo vaak terug van gebruikers dat er zoveel verschillende tools zijn voor planners. We hebben de Microsoft-applicaties via To Do, Planner en Outlook, maar soms hebben bedrijven ook nog extra tools als Trello en Asana. Mensen weten dan echt niet meer waar ze het moeten zoeken.”
Ik lees inderdaad dat grote bedrijven (met meer dan 2.000 medewerkers) gemiddeld 187 apps hebben in de hele omgeving. Jacqueline: "Zonde. Ik hoor dit zoveel terug bij klanten. Het is cruciaal dat je een probleem bij je medewerkers oplost wanneer je investeert in ict. Dat doe je niet door lukraak ict aan te schaffen. Vertel ze hoe deze tool dat probleem oplost."
Mensen moeten weten wat een tool ze oplevert. “De what’s it in for me”, verduidelijkt Jacqueline. “Dan pas staan ze ervoor open om te leren. Dus het gebruik van ict begint bij communicatie erover, en het laten zien van succesverhalen."
Opleiden
En dan begint het opleiden. Niet gemakkelijk volgens Jacqueline, gezien de steeds kortere aandachtspanne van de mens. “Op dit moment ontwikkel ik een speciale e-learning voor mensen om in korte tijd de praktische toepassing van bepaalde tools te leren. We werken ook met andere leermiddelen zoals hele korte videoreeksen van twee minuten per video, met praktische instructies. Of we delen tweewekelijkse tips.”
Mensen vinden hands-on trainingen vaak praktisch en fijn, maar die passen niet altijd in hun agenda. Dan is het fijn dat je ze persoonlijk benadert.”
“Herken je dat niet?” vraagt ze mij. Ik knik. Ik ga meestal ook liever gewoon door met mijn normale werkzaamheden. Een training voelt al snel als een verplicht nummer. Ik ben blij als leidinggevenden zoiets dan gewoon inplannen, dan kan ik er niet omheen.
Learning culture
Niets is zo veranderlijk als ict, dat blijkt elke dag opnieuw. Technologieën komen en gaan. “En vergeet ook niet de nieuwe features die continu verschijnen”, zegt Jacqueline. “Het is zaak dat je medewerkers de nieuwe werkwijze vasthouden en regelmatig hun kennis bijspijkeren. Daarom is een learning culture zo belangrijk. Je mensen houden elkaar dan ook op de hoogte en helpen elkaar onderling. Dat werkt het beste.”
Een learning culture zorgt ervoor dat medewerkers snel nieuwe technologieën adopteren en efficiënter werken. Het vermindert weerstand tegen verandering en stimuleert innovatie binnen het team.
Bovendien verhoogt het werkplezier en motivatie, wat de algehele employee experience verbetert. Hierdoor blijven medewerkers langer bij de organisatie en zijn ze beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen.
Verschillende leervormen
Het werkt goed om je medewerkers verschillende leervormen aan te bieden, zodat je de verschillende typen medewerkers aanspreekt in de adoptie. Jacqueline: Wij werken nu bijvoorbeeld ook met koffiemomentjes van 15 minuten. Waarbij we vertellen over een onderwerp tijdens een bakje koffie. Koffie of thee drinkt iedereen tenslotte toch”, zegt ze met een glimlach.
Je kunt ook denken aan lunchsessies. Jacqueline: “Wij doen dat veel met masterclasses. Online hoor”, zegt ze. “We laten mensen daar echt niet meer speciaal voor naar kantoor komen. Gewoon even inbellen, en ze zijn weer bijgepraat. Zolang het maar past bij de behoeften van de medewerkers en bijdraagt aan hun employee experience.”
Toch merkt Jacqueline ook een andere belangrijke ontwikkeling: behoefte aan diepgaande trainingen. “We hebben ons eerst gefocust op korte trainingen en video’s, maar juist ook die langere trainingen vallen in de smaak. Met oefeningen erbij, en dat mensen vragen kunnen stellen. Daar is echt behoefte aan.”
Ze vervolgt: “Het ligt allemaal aan de vorm van ict die je implementeert. Soms is een korte tip al voldoende.”
Adoptie en ict gaan hand in hand
Adoptie, inclusief een learning culture, is essentieel voor de goede implementatie van ict. Alleen door aandacht te besteden aan de menselijke kant en effectieve communicatie kunnen medewerkers de voordelen van nieuwe tools ervaren. Dit verbetert niet alleen de productiviteit, maar ook de employee experience.
Over de implementatie van nieuwe ict tools gesproken: genAI gaat ook verandering opleveren voor onze werkwijze. In de volgende blog lees je wat dit betekent voor onze employee experience en het werkgeluk.
Dit is het tweede deel van de reeks ‘ict, werkgeluk en employee experience’. In de volgende delen gaan we verder in op de specifieke aspecten van hoe ict bijdraagt aan werkgeluk, inclusief concrete voorbeelden en inzichten van experts. Blijf ons volgen voor meer waardevolle inzichten en praktische tips!
