Is thuiswerken wel zo veilig? Een paar handige tips voor jouw organisatie

Jouw teamleden werken thuis. Of dat nu is vanwege een coronavirus of omdat zij geen oppas konden regelen; zij beschikken ineens over een heel andere werkplek. De koffie is - waarschijnlijk - beter en zij hebben misschien een éxtra geliefde 'collega' naast zich zitten. Maar er is ook iets om goed op te letten: hoe zorg je voor de juiste informatiebeveiliging als iedereen vanuit huis werkt?

Lees hier hoe je de informatiebeveiliging óók waarborgt als jouw team werkt vanuit 'vestiging thuis'.  

5 tips voor een veilige thuiswerkplek

1. Zorg dat medewerkers ook thuis hun computer vergerendelen als zij even weglopen (windowstoets+L). Better safe than sorry.
   
   
2. Thuiswerkcomputers moeten netjes up-to-date zijn. Vraag je mensen alert te zijn op het gebruik van antivirussoftware en het vermijden van discutabele programma's. Ook is het belangrijk dat zij hun computer direct herstarten als er nieuwe updates zijn geïnstalleerd.
   
   
3. Vraag medewerkers om hun apparatuur niet in het zicht te leggen. Dit is natuurlijk minder relevant als zij op de 18e verdieping wonen. Maar het doel is de bedrijfsmiddelen zo min mogelijk tot doelwit van diefstal te maken. 
   
   
4. Sla bestanden op een veilige plek op. Maakt je organisatie al gebruik van een goede cloudopslag, bijvoorbeeld Office 365? Dan zijn bestanden vaak beter beveilgd dan op een lokale fileserver. Andere voordelen van een goede cloudopslag: jouw team kan vanaf elke plek en op elk apparaat de juiste bestanden inzien en bewerken. En mensen kunnen tegelijkertijd samen aan één bestand werken. 
   
   
5. Laat medewerkers geen gevoelige informatie bespreken waar anderen hen kunnen horen. Denk bijvoorbeeld aan een open raam of buiten bellend vergaderen, waardoor voorbijgangers gesprekken kunnen opvangen.
   

4 tips voor het veilig werken in bestanden via Office 365

Naast algemene beveiligsregels is het nuttig om kritisch te kijken naar de manier waarop mensen werken in bestanden en hoe zij deze met elkaar delen. Ook hier kunnen namelijk beveiligingslekken ontstaan.

1. Vraag medewerkers om alleen applicaties te gebruiken die door jouw organisatie in beheer zijn. Dit is vooral belangrijk als het gaat om onderlinge communicatie en het opslaan of delen van gevoelige bestanden. Je weet namelijk niet wat andere partijen doen met jouw informatie als je content opslaat in hun applicaties. En als er dan iets mis gaat ben je van hen afhankelijk.
   
   
2. Maak een speciale Teams-omgeving voor de samenwerking met externen.  Hier verzamel je de relevante documenten, links en communicatie. Je bepaalt  zelf wie hier toegang tot heeft en houdt het beheer ervan binnen je eigen organisatie. 
   
   
3. Vraag mensen documenten niet rond te mailen als bijlage, maar deze alleen te delen met een deellink. Dit is veiliger dan het document mailen, omdat de toegang tot de locatie waar het document staat dan is vastgesteld. Mocht de deellink in handen van derden komen dan hebben zij alsnog geen toegang, omdat het document niet officieel met hen is gedeeld.
   
   
4. Zorg dat medewerkers documenten alleen delen met een externe als zij hier 'alleen lezen-rechten' aan toekennen. Zo kunnen ontvangers het bestand alleen inzien, maar missen zij de mogelijkheid om het document te downloaden of verder door te mailen. Zo blijft het veilig binnen jouw organisatie.

Zó haal je alles uit Office 365

Hoe werk je efficiënter en productiever? Door Office 365-tools slim en effectief in te zetten. Daarom schreven onze experts een whitepaper over productiviteit verhogen met Office 365. Je vindt in deze whitepaper alles over de mogelijkheden en voordelen van Office 365. En daarnaast vind je een praktisch stappenplan met best practices om Office 365 op de juiste manier te implementeren. Ga nu aan de slag!