Wat is de rol van ict in de employee experience, het werkgeluk en de productiviteit van jouw medewerkers?

Wat maakt dat we elke dag die wekker zetten en ons werk volhouden? Het antwoord is niet eenduidig: we moeten onze rekeningen betalen, we hebben een plichtsbesef en dan is er natuurlijk werkgeluk. Werkgeluk houdt ons productief en gezond en bevordert creativiteit en probleemoplossing. Het leidt tot minder werkstress, hogere omzet en tevreden klanten. Als werkgever wil je natuurlijk het liefste dat je medewerkers naar het werk komen omdat ze hun werk leuk en zinvol vinden. Die kans kun je vergroten door te investeren in de juiste ict-ondersteuning voor de employee experience.

Het is natuurlijk niet perse zo dat ik zelf elke maandagochtend dansend uit bed spring. Sterker nog, elke zondagavond komt er een moment dat ik treurig bedenk dat ik nog maar tien uurtjes weekend over heb, inclusief acht uur slaap. Maar als het maandagochtend is, accepteer ik langzaam dat de werkweek begint. Na twee koffies en een banaan zit ik meestal rond 10:00 uur weer in mijn werkritme.

Maar dat ik er op maandagochtend snel weer in zit heeft zeker iets maken met hoe mijn werkgever de employee journey vormgeeft met hulp van ict. Dus werd ik nieuwsgierig naar de rol van ict in medewerkerservaring en werkgeluk, ook wel Employee Technology Experience (ETX) genoemd. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat organisaties veel in ict investeren, maar vaak niet evalueren op welke manier ict een bijdrage levert of misschien zelfs een blokkade is in het werkplezier van een medewerker.

Tijd voor een uitgebreide zoektocht naar het antwoord op de vraag wat het verband is tussen ict en de employee experience. Ik las talloze onderzoeken en sprak met experts binnen en buiten onze organisatie. In deze blogreeks ‘ict, werkgeluk en employee experience’ deel ik mijn bevindingen. In dit eerste deel lees je wat de algemene invloed van ict op het werkgeluk is.

Leestip: 5 tips om de employee experience te verbeteren 

Werkgeluk uitgelegd

Voor de definitie van werkgeluk ga ik naar Ruben Koppert, casemanager Welzijn en Vitaliteit bij OGD. Ruben geeft trainingen aan teamleiders over het 'perfecte evenwicht' tussen uitdaging en werkdruk; een evenwicht dat invloed heeft op het werkgeluk.

Daarnaast adviseert hij OGD op het gebied van de medewerkersbeleving en neemt hierin ook de invloed van ict mee. "Werkgeluk betekent plezier en uitdaging vinden in je werk, en de mogelijkheid hebben om te groeien. En werkgeluk betekent ook dat je productiever bent. Ik merk zelf ook dat ik veel meer dingen gedaan krijg als ik lekker in mijn werk zit. En door dat afstreepeffect voel ik me nog gelukkiger.”

Volgens Ruben is een positieve werkomgeving cruciaal. “Dit is een omgeving waarin veel ontwikkeling mogelijk is, waar je fijn met je collega’s werkt en open kunt zijn over hoe je je voelt in je werk.”

Ook benadrukt hij het belang van het inzetten van ict-middelen. "Ict faciliteert ons allemaal, het helpt ons enorm in het meegaan in nieuwe ontwikkelingen en productief zijn. Denk aan de juiste applicaties, dashboards, datavoorzieningen en goed kunnen schakelen met collega’s, ook op afstand.”

“Maar mensen merken het pas als er iets misgaat", zegt Ruben.

"We kennen allemaal wel situaties waarin je lekker bezig bent, terwijl juist dan je laptop updates gaat uitvoeren. Of het moment dat je een belangrijk Teams-gesprek wilt voeren en dat precies dan je headset uitvalt. Dat soort dingen zijn not done voor medewerkers en matchen niet met hun hoge verwachtingen van ict. Ict moet gewoon werken.”

“Ict moet gewoon werken.” – Ruben Koppert

Ict als facilitator

Als ik Ruben mag geloven is ict vooral een storende factor in het werk, wanneer het niet werkt. Verder gaan mensen er vooral vanuit dat het gewoon werkt.

Dennis van der Laan, kwartiermaker ogd.ervaring met een duidelijke visie op gebruikerservaring, zegt iets soortgelijks: “De kern van ict moet echt zijn om het leven van medewerkers zo makkelijk mogelijk te maken. Mensen met elkaar verbinden, eenvoudig samen te laten werken en een duidelijk platform te bieden waar werk gebeurt. We moeten technologie echt plaatsen in de context van de behoeften van de medewerkers. Ict draagt bij aan het feit of iemand lekker werkt en tevreden is met zijn werk.”

En eigenlijk is dat ook precies wat ik tegenkom in verschillende onderzoeken. Goed werkende ict is voor 54% van de werkende Nederlanders de belangrijkste vereiste om productiviteit op de werkvloer te stimuleren.

Mensen vinden ict belangrijk voor hun werkgeluk en productiviteit en verschillende onderzoeken ondersteunen dat goede ict bevorderlijk is voor de employee experience. In een onderzoek van Qualtrics geeft 61% van de respondenten aan dat ze langer bij een bedrijf willen werken wanneer ict zorgt voor hogere productiviteit.

Digitale wrijving

Maar dan lees ik iets opvallends in een ander onderzoek. Uit een onderzoek van Scalable blijkt dat bijna een derde (29%) van de onderzochte medewerkers hun baan wil verlaten door slechte digitale ervaringen. Want juist door de snelle opkomst van hybride werkmodellen is de digitale wrijving steeds groter geworden.

Huh, investeren in ict is toch juist goed? Het onderzoek concludeert dat technologische ontwikkelingen complex zijn en vaak slecht geïntegreerd zijn in organisaties. Medewerkers worden daardoor belast met teveel apps. Ze weten dan vaak niet eens hoe of waarom ze die moeten gebruiken.

Als ik verder lees, ontdek ik dat veel digitale tools helaas niet goed functioneren voor mensen die remote werken. Dit komt doordat ze oorspronkelijk voor traditionele kantooromgevingen zijn gemaakt, en niet voor hybride werkomgevingen. Bedrijven gebruiken vaak verouderde producten, terwijl ze betere, geïntegreerde oplossingen nodig hebben. Het is belangrijk dat bedrijven de juiste technologieën gebruiken om het werken op afstand gemakkelijker en efficiënter te maken.

Onderzoek van Gartner onderstreept dit. 47% van de medewerkers heeft moeite met het vinden van informatie om hun werk effectief uit te voeren. Respondenten geven in dit onderzoek aan dat ze te maken hebben met een wildgroei aan digitale applicaties, waardoor ze informatie juist moeilijker kunnen vinden. Zo blijkt uit het Otka’s Business at Work-rapport dat een bedrijf met meer dan 2.000 medewerkers gemiddeld 187 apps heeft in de hele omgeving.

Ict als randvoorwaarde

Laat dat nog maar eens even op je inwerken. Ik vind het nogal wat. Je organisatie investeert in ict, maar vervolgens zorgt het voor veel verwarring voor de medewerkers. Dennis is niet verbaasd. Hij is van mening dat je ict pas goed kan inzetten wanneer je de medewerkers en hun werk goed begrijpt. “Pas als je de mensen en hun werkpatronen begrijpt, haal je ict erbij om ze prettiger en productiever te laten werken. Je moet niet zomaar een nieuw snufje in huis halen en verwachten dat je daarmee met minder mensen hetzelfde werk kunt doen.”

Ict en ETX

Oké, stand van zaken tot nu toe: goed werkende ict is een randvoorwaarde om productief te zijn. Het minimaliseert de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het oplossen van digitale problemen en zorgt voor een soepele werkervaring. Dit draagt direct bij aan een positieve medewerkerservaring, wat leidt tot hogere tevredenheid en loyaliteit onder medewerkers. “Het is de taak van de organisatie de medewerker te faciliteren met de juiste, prettig werkende werkplek”, verzekert Dennis me. 

Ik heb wat antwoorden gekregen. Organisaties moeten investeren in ict, maar het stopt niet bij de aanschaf van de juiste ict. Maar daar komt een hoop denkwerk vooraf bij kijken en daarnaast is de nazorg achteraf minstens zo belangrijk. Maatwerk is dus belangrijk. Maar wat bedoelt Dennis precies met “Pas als je de mensen en hun werkpatronen begrijpt, haal je ict erbij om ze prettiger en productiever te laten werken.” Hoe zorg je hiervoor en wat komt daar allemaal bij kijken? Dat lees je in de deze blog over adoptie en ict.

Dit is het eerste deel van de reeks ‘ict, werkgeluk en employee experience’. In de volgende delen gaan we verder in op de specifieke aspecten van hoe ict bijdraagt aan werkgeluk, inclusief concrete voorbeelden en inzichten van experts. Blijf ons volgen voor meer waardevolle inzichten en praktische tips!