Business-it alignment: op naar cocreatie!

Ik was laatst met mijn tante op pad om een tweedehandsauto te kopen. Ze had net haar rijbewijs gehaald en stond te popelen om een autootje te kopen. Eenmaal bij de autodealer werden we wat minder enthousiast; de gelikte verkoper wilde ons meteen een specifieke auto aansmeren, terwijl wij nog niet eens wisten wat mijn tante nodig had. Hij had het over alle voordelen van deze flitsende Kia en strooide met termen als ‘CVVT’ en ‘nog maar veertigduizend op de teller’. Na de beste man vier keer op het hart gedrukt te hebben dat we nog wat tijd nodig hadden, dropen we met lege handen af.

Ict-aankopen: vervullen ze een behoefte?

Wat dit met business-it alignment te maken heeft? Net als dat mijn tante bij het kopen van een auto niet weet wat ze moet vragen, weten organisaties vaak niet goed wat ze moeten vragen om de juiste ict te krijgen. Niet voor niets zoeken zowel consumenten als organisaties massaal op het internet naar de best passende oplossing. Bedrijven lezen daar over de nieuwste snufjes en trends en komen die ook nog eens tegen op congressen.

Niet zo gek dus als ze vervolgens op kantoor komen met aankopen waarvan de wenkbrauwen van de ict-afdeling heel snel omhoogschieten. Zo hebben wij eens meegemaakt dat een zorginstelling met een robot terugkwam. Dat klinkt natuurlijk heel hip en modern, maar wie weet hoe je hem in gebruik neemt en onderhoudt? En is het apparaat überhaupt veilig? (Het antwoord was: nee.)

De hamvraag in dit soort situaties is: hoe kom je erachter welke behoefte achter de aankoop zit? En hoe zorg je dat je voortaan op de hoogte bent van dit soort behoeftes? In deze blogpost bespreken we het belang van de juiste samenwerking tussen business en ict en hoe je hiervoor het gesprek met de business aangaat.

Business-it alignment: samen is slimmer

Waarom is business-it alignment belangrijk? Het gaat natuurlijk niet alleen om het voorkomen van ict-aankopen die niet afgestemd zijn met de ict-afdeling. Uiteindelijk wil je dat de business goed met ict samenwerkt, omdat jullie gemeenschappelijke belangen en doelen hebt. Je wilt beide dat je organisatie optimaal functioneert, of dat nu goede dienstverlening, veel winst of tevreden medewerkers betekent. Om als bedrijf succesvol te zijn, hebben jullie zowel de juiste bedrijfsvoering als goede ict-ondersteuning nodig.

Daarnaast wil iedereen wel kosten besparen. Door als ict goed met de business samen te werken, kun je de organisatie helpen effectiever te werken en daarmee kosten te verlagen. Ook gaan de kosten van ict-middelen omlaag wanneer deze slimmer ingezet worden. Om ze slim in te zetten moet je goed weten wat de business écht nodig heeft. En daar kom je alleen achter door, jawel, goed samen te werken!

Zet de waarde voor de business centraal

Business-it alignment is dus ook voor jouw organisatie belangrijk. Stel, je salesafdeling is zonder overleg gaan werken in een ander CRM. Vraag niet waarom ze die aanschaf hebben gedaan, maar welke behoefte het CRM vervult. Biedt dit systeem andere mogelijkheden? En welke waarde voegen die mogelijkheden toe? Oftewel, focus het gesprek op de gewenste functionaliteiten en de waarde die ze aan het bedrijf toevoegen.

In dit voorbeeld kan het zomaar eens zijn dat accountmanagers onderweg en op locatie toegang willen hebben tot het CRM, maar dat dit niet mogelijk is met het huidige systeem. De meerwaarde voor de medewerkers is efficiënter werken en die tijdsbesparing levert het bedrijf weer geld op.

Aan jou dus nu de taak om de behoeftes van de business te vertalen naar de juiste technische oplossing. Misschien zou het oude CRM met wat aanpassingen wel voldoen aan de wensen van de salescollega’s. Is er een SaaS-variant van het oude systeem of kunnen jullie met low-code een oplossing bouwen om toegang ‘on the go’ toch mogelijk te maken? Door samen met de business op zoek te gaan naar alternatieve oplossingen, laat je zien dat je niet zonder reden hun initiatieven afschiet maar hun behoeftes ook echt serieus neemt.

Neem het voortouw en word geen kostenpost

Je bent nu met de business in gesprek en de eerste stappen zijn gezet. Mooi, maar je bent er nog niet. De volgende uitdaging is om als ict te gaan aansluiten op de strategische plannen van de business. De eerste keer dat je naar hun doelstellingen vraagt word je misschien raar aangekeken. Het is helaas in nog maar weinig organisaties normaal dat ict betrokken is bij de plannen van de business. Op directieniveau spreekt men nog al te vaak alleen van ict als kostenpost.

Om daar verandering in te brengen vraag je naar de jaarplannen en vertaal je deze plannen en ambities naar uitgangspunten voor ict-oplossingen. Want als jij het niet doet, loopt de business vroeg of laat tegen obstakels aan. Dan krijg je te maken met frustratie en zegt de business dat ict niet meegroeit met de organisatie.

Voorkom dit door het voortouw te nemen en je te verdiepen in wat de business doet en wat hun plannen zijn. Misschien wil de organisatie wel meer op locatie gaan werken. Dan kan ict natuurlijk zorgen voor goed ingerichte tablets zodat medewerkers ook buiten de deur hun werk kunnen doen! Door je ict-middelen en -ondersteuning aan te sluiten bij de strategie van de business word je een partner in plaats van een kostenpost.

Strategieën vertalen is ook een vak

Als je nu denkt: “ja dit weet ik wel, maar dit lukt ons niet”, dan ben je in goed gezelschap. Veel ict-afdelingen realiseren zich dat hun business-it alignment niet optimaal is, maar vinden het lastig om daar verandering in aan te brengen. Het contact is er wel, maar het blijkt lastig om stelselmatig bij de strategieën van de business aan te sluiten. Het vertalen van deze strategieën naar uiteindelijk ict-oplossingen blijft vaak een uitdaging. Vandaar dat de volgende stap tweeledig is: het inrichten van een business-it alignment proces en het aanstellen van een information manager of demand manager.

Het business-it alignment proces roep je in het leven om aan beide kanten voor eigenaarschap zorgen. Aan de business vraag je om eigenaarschap op functioneel gebied; zij zijn verantwoordelijk voor het bepalen van de gewenste functionaliteiten, dus voor het beantwoorden van de vraag: "Wat moet de ict-oplossing doen?". Bij de ict-afdeling ligt natuurlijk het technisch eigenaarschap; ict moet zorgen dat de oplossing doet wat het moet doen. Daarvoor moet je als ict jaarlijks op de jaarplannen aansluiten en tijdig op de hoogte zijn van organisatieveranderingen of grote projecten. Om van elkaars plannen en wensen op de hoogte te blijven, maak je afspraken over periodiek overleg.

De information manager of demand manager speelt hier een grote rol in. Hij of zij staat aan de businesskant maar weet ook wat er aan de ict-kant speelt. Hij fungeert als tolk tussen de business en ict aangezien hij in staat is om de behoeftes van de business te vertalen naar ict-vraagstukken. Deze manager vormt dus de schakel tussen de CIO en de directie van de organisatie. Doordat je jullie partnerschap nu procesmatig en met de juiste mensen aanpakt, ben je frustraties voor en kun je aantonen dat je een volwaardige partner bent.

Co-creatie is niet alleen een modewoord

Je bent nu niet alleen met de business in gesprek, je hebt ook gezorgd voor een proces van periodiek contact waardoor je met ict continu aansluit op de doelen van de business. Je hebt dus gezorgd voor goede business-it alignment want je bent een echte partner geworden van de business.

De heilige graal bereikt? In mijn ogen is het uiteindelijk doel niet partnerschap, maar cocreatie. Het is een modewoord van de laatste tijd, maar wel met reden. Want als je als ict een enabler van de business wordt, ga je dus samen waarde toevoegen aan het bedrijf. Je gaat met elkaar om tafel zitten om met behulp van ict de organisatie te verbeteren. Dan werk je niet alleen vanuit de behoeftes van de business, maar ook met het oog op de toekomst; hoe kunnen we de organisatie vooruithelpen?

Je kunt het vergelijken met een verbeterde situatie voor mijn tante en de autoverkoper. Hierin weet mijn tante uit te leggen wat ze wil en heeft de autodealer het niet alleen over de technische kwaliteiten van de auto maar legt ook uit waarom deze auto de beste keuze is voor mijn tante.

In een partnerschap bekijken ze elk jaar samen of dit nog steeds de juiste auto is of dat de behoeftes van mijn tante zijn veranderd en de dealer dus een andere oplossing kan bieden.

In het geval van co-creatie zou de dealer samen met mijn tante achterhalen waar zij echt behoefte aan heeft, en op basis daarvan een compleet nieuwe auto ontwerpen. Of misschien zou blijken dat ze helemaal geen auto nodig heeft, maar een motor. Zo heeft mijn tante het juiste voertuig en is ook de autodealer tevreden met zijn verkoop. Want samen creëren betekent samen succesvol zijn!

Geloof jij ook in cocreatie? Neem dan contact op met onze business consultants!