Nooit meer onderuitgezakt: zo vergader je effectief

We kennen allemaal het beeld van een vergaderruimte vol onderuitgezakte mensen. Een paar mensen discussiëren met elkaar, terwijl de rest toekijkt of ergens anders mee bezig is. Achteraf klagen meerdere collega’s over het doodsaaie overleg. Wanneer de ene collega de ander nog wat vraagt, verzucht zij dat ze weer naar een volgende meeting moet.

Ik ben denk ik niet de enige die vindt dat we in Nederland veel te veel vergaderen. Daarbij zijn de meetings veel te lang; niemand kan zijn aandacht urenlang bij een overleg houden. Zo zijn we eindeloos aan het vergaderen en krijgen we weinig gedaan.

Waarom we hier allemaal maar genoegen mee nemen, is mij een raadsel. Natuurlijk staat het internet al vol met tips om minder, korter en beter te vergaderen, maar blijkbaar werkt het nog niet. Waarom? Omdat er niet één methode is die voor iedereen werkt. Er is niet één magische methode om effectiever te vergaderen.

Daarnaast is een vergadering pas echt effectief wanneer iedereen er honderd procent van de tijd bij betrokken is. Je moet als organisatie, als team en als persoon dus vinden wat voor jou werkt. En dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe zorg je voor een energiek en betrokken overleg? Ga aan de slag met de tips hieronder. Speel met de adviezen die je aanspreken en vind zo een methode die voor jou werkt.

1. Vergader korter

Als je een sterke vergadercultuur hebt binnen jouw bedrijf, dan is het lastig om meteen minder te gaan vergaderen. Begin dan met korter vergaderen. Plan meetings in van maar twintig minuten. Waarom twintig? Omdat het voor de meeste mensen lastig is om meer dan twintig minuten hun aandacht erbij te houden. En je zult versteld staan van hoeveel je in deze tijd kunt bespreken, wanneer je weet dat je maar kort de tijd hebt. Je komt dan sneller tot de kern en je blijft niet nog die laatste tien minuten hangen omdat die toch al voor de meeting stonden gereserveerd.

Door korter te vergaderen houd je meer tijd over voor je werk en zijn de meetings zelf ook prettiger. Wees je er wel van bewust dat korter vergaderen niet het doel is maar het middel. Een middel om voor een energieke vergadering te zorgen waar alle deelnemers bij betrokken zijn.

Hoe je dit doet? Plan maar twintig minuten in en houd je eraan. Vinden jij of je collega’s dit moeilijk? Zet een timer. En ben je na de afgesproken tijd echt nog niet uitgepraat? Plan dan nog een korte meeting in op een later tijdstip om het onderwerp verder te bespreken.

2. Zorg voor afwisseling

Kort bij elkaar komen kan helpen om de energie van je team hoog te houden en zo effectiever te vergaderen. Maar vaak ben je er met alleen korter vergaderen nog niet. Dan raad ik aan om voor zoveel mogelijk afwisseling te zorgen. Speel met waar je vergadert en hoe je vergadert. Kies een keer een andere ruimte in het gebouw, ga naar buiten of zoek zelfs een andere locatie op. Wissel ook met de opstelling. Willen jullie in een kring of liever in een u-vorm zitten? En waarom niet een keer staand vergaderen?

Nu denk je misschien ‘leuk, maar dat is toch niet vol te houden?’ Je gaat natuurlijk niet dagelijks buiten vergaderen, maar het is wel belangrijk om uit je vergaderstramien te komen. Dit doe je onder andere door zoveel mogelijk afwisseling op te zoeken. Zo zorg je niet alleen voor nieuwe energie, maar kom je er ook achter wat voor jullie wel en niet werkt.

Lees hier hoe je inspeelt op het nieuwe samenwerken.

3. Laat iedereen bijdragen

Effectief vergaderen betekent niet zo snel mogelijk vergaderen, maar zorgen voor een meeting waarin je ieders tijd optimaal benut. Dat kan alleen als iedereen is betrokken bij de vergadering en een bijdrage eraan levert. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen bijdraagt? Creëer een sfeer waarin niemand zich bezwaard voelt om een bijdrage te leveren; maak dus afspraken over zaken zoals feedback geven en collega’s laten uitpraten. Ook is het wenselijk dat iedereen zich heeft voorbereid en dus al weet wat zijn of haar bijdrage gaat zijn.

Tijdens de vergadering kan het lastig zijn om iedereen te motiveren die bijdrage ook echt te leveren. Zo kun je iedereen vragen om zijn of haar mening te delen. Dat kan werken, maar het kan ook veel standaardantwoorden opleveren zoals “Ja, daar ben ik het mee eens” en "Ik sluit me aan bij mijn collega”. Je moet dus echt op zoek naar een methode die voor jou en jouw team werkt.

Een eerste stap in de goede richting is transparant notuleren; maak je aantekeningen in een applicatie zoals OneNote. De rest van het team kan op deze manier meelezen en, indien nodig, de notulen meteen corrigeren of aanvullen. Zo zorg je meteen voor actieve deelname aan de meeting.

Wil je meteen weten hoe je OneNote gebruikt voor je vergadering? Bekijk deze aflevering van Tips van Thijs!

Geef deelnemers daarnaast letterlijk iets te doen; in mijn ervaring is dit de beste methode om mensen te activeren. Een methode die dit heel goed doet is Lego Serious Play (LSP).  Hierbij bouwt iedereen namelijk een model om zijn of haar mening mee uit te beelden en te delen. Hierdoor hebben alle deelnemers dus automatisch een actieve houding én leveren ze hun bijdrage aan de meeting. In onderstaande afbeeldingen zie je duidelijk het verschil tussen een traditionele vergadering, en een overleg aan de hand van LSP.

Wil je meer weten over het inzetten van Lego Serious Play om beter te overleggen en samen te werken? 

4. Neem je eigen tijd serieus

Niets is zo vervelend als vastzitten in een vergadering waar je niets te zoeken hebt. Je voelt je dan bezwaard om de ruimte uit te lopen, maar dat is wel wat je zou moeten doen. Mijn advies: maak hier goede afspraken over. Nodig collega’s zovee

l mogelijk ‘optioneel’ uit. Zit je in de meeting en is deze niet van toegevoegde waarde voor jou? Spreek af dat je op zulke momenten gewoon weg kunt lopen, zonder dat iemand zich beledigd voelt.

Neem je eigen tijd dus serieus. Niemand heeft er iets aan als je een vergadering uitzit en jouw waardevolle tijd verloren gaat. En alleen wanneer je zelf je tijd serieus gaat nemen, kun je zorgen dat je op een energieke en betrokken manier aan je belangrijke meetings deelneemt.  

Voel je ook verantwoordelijk voor de vergaderingen waar je aan bijdraagt. In veel organisaties klagen mensen over de vele vergaderingen en hoe weinig ze eraan hebben, maar niemand doet er wat aan. Ik ben van mening dat elke verandering begint je bij jezelf. Neem alleen deel aan nuttige meetings, zorg voor een (voorbereide) bijdrage en doe suggesties om de vergaderingen te verbeteren. Plan bijvoorbeeld zelf alleen meetings van maximaal twintig minuten in en nodig alleen mensen uit waarvan je weet dat ze een bijdrage kunnen leveren.

Zo kom je wél uit de vergadercultuur

Effectiever vergaderen betekent zorgen voor een energieke houding en betrokkenheid vanuit alle deelnemers. Er zijn veel manieren om dit doel te bereiken. Belangrijk is dat je een methode vindt die voor jou en jouw collega’s werkt. Overweeg bovenstaande adviezen en vind daarin je eigen weg. Zo lang je het doel goed voor ogen houdt en zelf ook verantwoordelijkheid neemt, is het zeker mogelijk om uit de huidige vergadercultuur te komen. En heb je hulp nodig om de juiste methodes te vinden? Dan kan een training daar goed bij helpen!