3 manieren waarop je productiever thuiswerkt en taken automatiseert met Office 365

De periode van thuiswerken en de COVID-19- maatregelen vragen om creatieve oplossingen. Gelukkig voldoe je al snel aan de nieuwe werkwijze als jouw organisatie Office 365 gebruikt. We geven je graag een aantal voorbeelden van hoe je de verschillende applicaties van Microsoft combineert en inzet om meerwaarde te creëren voor je organisatie en medewerkers.

Microsoft biedt veel standaard bouwblokken aan. Daardoor klik je allerlei oplossingen zelf vrij gemakkelijk in elkaar. Een bijkomend voordeel is dat je hierdoor geen extra kosten betaalt voor de applicaties en het ontwikkelen van de extra oplossingen goedkoop is.

Meer weten over de mogelijkheden van Office 365? Download onze whitepaper.

Reserveringssysteem voor 1,5-meter-proofwerkplekken

Veel scholen sloten de afgelopen maanden tijdelijk hun deuren vanwege corona. Zo ook onze klant, een Nederlandse kunstacademie. Nu de maatregelen langzaam versoepelen, mag er weer een beperkt aantal studenten op de academie werken. Maar de academie moet natuurlijk goed in de gaten houden dat er niet teveel mensen tegelijk aanwezig zijn en dat zij altijd 1,5-meter afstand kunnen houden.

Voor deze klant hebben wij een app gemaakt in Office 365PowerApps. Hierin reserveren studenten tijdssloten voor de bibliotheek en werkruimtes. Op deze manier regelt de academie automatisch dat er nooit te veel studenten tegelijkertijd aanwezig zijn.

SharePoint toont op basis van de PowerApp dagelijks alle gegevens van de inschrijvingen. Zo zien medewerkers en receptionisten precies wie wanneer op locatie is. Het systeem ververst deze lijst elk dag automatisch.

En een extra bonus: studenten kunnen bij hun reservering via de app direct aanvragen of een bepaalde docent in de ruimte aanwezig kan zijn. Het systeem plant dan automatisch een afspraak met de betreffende docent. Dit scheelt een hoop tijd, communicatie en gedoe met agenda’s.

In dit deel van de app boeken studenten intuïtief een tijdstip voor de bibliotheek.

Deze oplossing maakt gebruik van:

• PowerApps
• SharePoint
• Outlook

De meerwaarde van de oplossing:

• Het automatiseren van de stappen voor reserveren en afspraken levert efficiëntie op voor studenten én medewerkers.
• Studentenzorgen zelf dat zij regelmatig op locatie kunnen werken, terwijl de beperkingen gelden. Er is geen tussenkomst nodig van de receptie, de facilitaire-of ict-afdeling.
• Er is een duidelijk en realtime overzicht van de bezetting van de afdelingen. Deze voldoet aan de AVG en de maatregelen van de regering.

Digitale formulieren met online handtekeningen

Een van onze klanten-een fabrikant- printte een fte-aanvraag voorheen uit om deze te laten tekenen door verschillende managers en HR-medewerkers. Soms moest de fte-aanvraag bovendien tussentijds nog worden aangepast, om deze opnieuw uit de printen en te laten ondertekenen. Daarna publiceerde de klant deze aanvraag pas digitaal als vacature. Een tijdrovend en niet zo efficiënt proces.

Het thuiswerken vroeg versneld om een modernisering van dit proces. Het was immers niet te doen om iedereen thuis te bezoeken voor een handtekening. Voor deze klant hebben wij het fte-aanvraagformulier digitaal gemaakt via Microsoft Forms. Dit bespaart HR direct al tijd om de informatie te ordenen en te digitaliseren. Vervolgens worden de gegevens in het formulier opgeslagen in een lijst op SharePoint. Deze gegevens zijn gebruiksvriendelijk aan te passen via een PowerApp.

Zodra alle informatie goed staat start het systeem een aantal ‘goedkeuringsflows’ met de managers die moeten tekenen. Via een e-mail met de knoppen ‘goedkeuren’ of ‘afkeuren’ fiatteren zij digitaal. Extra handig: dit kan dus ook makkelijk vanuit huis. Zo raken er geen papiertjes meer kwijt, hoeft niemand te printen en gaat het proces een stuk vlotter.

Deze Powerapp geeft HR één duidelijk overzicht van de vacaturedetails. Hierin kunnen HR-medewerkers en managers makkelijk aanvragen aanpassen, goedkeuren en ondertekenen.

Deze oplossing maakt gebruik van:

• Forms
• PowerApps
• PowerAutomate
• SharePoint

De meerwaarde van de oplossing:

• Tijdsbesparing en minder frustratie: managers hoeven niet meer te worden nagejaagd voor een fysieke handtekeningen aanpassingen in het document zijn veel makkelijker door te voeren.
• Het proces kan tijdens het thuiswerken gewoon doorgaan, zonder dat iemand fysiek op locatie aanwezig is.
• De oplossing zorgt voor één digitaal overzicht van alle aanvragen en vacatures bij elkaar.

Veilig online incidenten melden

In een paar uur een aantal dagen werk ‘wegautomatiseren’ met Office 365? Dit was het geval bij een oplossing die OGD bouwde voor een grote landelijke hulporganisatie. Deze organisatie werkt met vrijwilligers die incidenten kunnen melden die ze meemaken tijdens hun werk. Eerder kwamen deze meldingen allemaal los binnen via de mail. Het resultaat warenvolle mailboxen, weinig overzicht en ontzettend veel werk.

Deze klant vroeg ons daarom om de meldingen op een behapbare manier te laten binnenkomen. Eisen hierbij waren dat de meldingen anoniem bleven. Daarnaast moest het melden mogelijk zijn voor vrijwilligers (externen van de organisatie). Microsoft Forms voldoet aan deze eisen.

We hebben in Microsoft Forms invullijsten aangemaakt waarmee de vrijwilligers meldingen kunnen doen. Het systeem slaat de ingevulde informatie op in een aparte lijst per regio, afhankelijk van de locatiewaar de vrijwilliger werkt. Alle regiomanagers hebben nu dus eigen, overzichtelijke lijsten met incidenten die zij beheren. Daarnaast is de inhoud van de meldingen veel overzichtelijker. Alle benodigde informatie staat in de invullijsten duidelijk op een rij; mails doorspitten is dus niet meer nodig.

Extra fijn: de regiomanagers kunnen de meldingen via Forms geanonimiseerd op een overkoepelend overzicht plaatsen voor totaalrapportages via PowerAutomate. Bovendien kun je in SharePoint de rechten zo instellen dat alleen de juiste persoon bij bepaalde informatie mag. Zo borg je de privacy van je medewerkers optimaal.

Dit invoerformulier gebruiken vrijwilligers voor meldingen, klachten en complimenten.

Deze oplossing maakt gebruik van:

• SharePoint
• Forms
• PowerAutomate

De meerwaarde van de oplossing:

• Meer overzicht: alles is centraal geborgd, in plaats van dat je honderden mailtjes moet ordenen en door spitten.
• Makkelijker werken vanuit één lijst, met de benodigde gegevens op een rij.
• Deze oplossing voldoet aan de privacywetgeving: de formulieren zijn anoniem en je kunt selectief zijn in welke gegevens je meeneemt in de eindrapportage.

Automatiseer je taken vanuit huis

Dit zijn een aantal voorbeelden van hoe je efficiënter en effectiever werkt door goed gebruik te maken van Office 365. Binnen een aantal uur of een paar dagen kun je dit soort werkzaamheden al automatiseren. Microsoft zet er steeds meer op in om dit soort mogelijkheden beschikbaar te maken voor iedereen. Je kunt er dus vaak zelf al direct mee aan de slag. Ook voor thuiswerken biedt dit veel oplossingen!

Benieuwd hoe Microsoft Forms, PowerApps en PowerAutomate werken en wat je eraan hebt? Bekijk dan eens deTips van Thijs.

Of wil je nog meer weten hoe je álles uit Office 365 haalt? Lees dan zeker deze whitepaper.