Van werkdruk naar werkgeluk: productiviteit verbeteren bij de overheid

Sinds de coronacrisis krimpt de arbeidsproductiviteit jaarlijks met 0,2 procent, vooral binnen de overheidssector. De belangrijkste reden is dat automatisering in deze sector moeilijk door te voeren is.

Toch biedt ict mogelijkheden om dit tij te keren. Productivity consultant Jacqueline Rodenburg legt uit dat de overheid door de informatiehuishouding en regelgeving unieke uitdagingen heeft op het gebied van productiviteit. Maar door te focussen op drie pijlers—techniek, processen en mens—is het wél mogelijk om efficiënter te werken.

Dit artikel laat zien hoe overheidsinstellingen productiever kunnen worden, ondanks de complexiteit van hun werk.

Uitdagingen binnen de overheidssector

Een van de grootste uitdagingen voor overheidsorganisaties is de werkdruk en het gebrek aan tijd om nieuwe vaardigheden te leren of bestaande werkmethoden te verbeteren. Jacqueline: “Medewerkers hebben vaak te maken met een hoge werkdruk, waardoor er weinig ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en het aanleren van nieuwe digitale vaardigheden. Hierdoor worden productiviteitsverbeteringen vaak op de lange baan geschoven.”

Veranderingen doorvoeren binnen de overheid gaat moeizaam. “Nieuwe tools en technologieën moeten eerst grondig worden gecontroleerd op beveiliging en goedgekeurd door verschillende lagen van de organisatie, voordat ze kunnen worden geïmplementeerd”, zegt Jacqueline. “Dit proces kan maanden duren, wat de adoptie van nieuwe technologieën vertraagt.”

Een ander probleem is de informatiehuishouding. “Overheidsorganisaties moeten voldoen aan strikte regelgeving rond archivering en beveiliging van gegevens. Zonder een goed beleid en duidelijke werkwijzen kan dit leiden tot inefficiëntie en veiligheidsrisico's. Hierdoor moeten medewerkers soms juist door extra hoepels springen. Denk aan het toevoegen van een classificatie aan hun documenten voordat ze verder kunnen.”

Het drieluik: techniek, processen en mens

Om deze uitdagingen aan te pakken, kunnen overheidsorganisaties zich richten op het drieluik techniek, processen en mens. Organisaties verbeteren hun productiviteit aanzienlijk wanneer zij deze drie elementen in balans brengen. Jacqueline: “Het is belangrijk om te focussen op dit drieluik omdat deze drie elementen samen de kern vormen van een productieve organisatie. Techniek zorgt voor de juiste tools, processen bieden structuur en efficiëntie en de mens is de drijvende kracht achter elke succesvolle organisatie.”

Techniek

De juiste ict kan een wereld van verschil maken voor de productiviteit. “Iedereen die mij een beetje kent, weet dat ik fan ben van Microsoft-producten”, zegt Jacqueline. “Overheidsorganisaties die gebruikmaken van een Microsoft-omgeving hebben toegang tot een breed scala aan tools die helpen bij het verbeteren van de productiviteit en het waarborgen van de veiligheid van gegevens.

Als je de beveiliging en regelgeving technisch op de achtergrond goed instelt, verliezen medewerkers geen kostbare tijd meer met simpele taken, zoals gegevensinvoer en documentbeheer. Hetzelfde geldt natuurlijk voor de producten van andere cloudproviders als AWS en Google.”

Processen

Naast de juiste ict is het optimaliseren van processen noodzakelijk voor het verbeteren van de productiviteit. “Je gelooft het misschien niet”, zegt Jacqueline, “maar nog steeds zijn er organisaties die werken met papier en handtekeningen. Stel je eens voor.”

“Met de kantoorautomatisering zit het meestal wel goed. Toch is er 'slimme winst' te behalen in bedrijfsprocessen, bijvoorbeeld door het gebruik van automatische documentherkenning. Inkomende formulieren worden dan direct digitaal verwerkt en handmatige verwerking is niet meer nodig is. Of het gebruik van digitale workflows voor vergunningsaanvragen, wat het goedkeuringsproces versnelt en voorkomt dat dossiers onnodig blijven liggen."

Jacqueline: “Overheidsorganisaties kunnen hun processen analyseren en optimaliseren door gebruik te maken van methodologieën zoals Lean. Je organisatie kan tijd en middelen besparen door te kijken waar de verspilling zit en zo processen efficiënter in te richten.”

Vooral oplossingen binnen het Power Platform werken uitstekend om goedkeuringsprocessen te automatiseren. “In plaats van fysieke handtekeningen te verzamelen, kunnen medewerkers eenvoudig een digitaal formulier invullen en goedkeuringen automatisch naar de juiste persoon mailen. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten.”

Mens

Hoewel technologie belangrijk is, blijft de mens de bepalende factor voor het succes van digitalisering. “Je kunt de nieuwste technieken introduceren, maar als mensen er niet mee willen werken, komt er weinig van terecht,” zegt Jacqueline. “Het draait om de mensen die de technologie gebruiken.”

Het succes van ict-implementaties hangt vooral af van hoe goed medewerkers met de technologie kunnen werken. “Een goede CIO begrijpt dat het niet alleen gaat om tools implementeren, maar vooral om gedragsverandering en vaardigheden ontwikkelen,” legt Jacqueline uit. “Dit begint bij het in kaart brengen van wat medewerkers écht nodig hebben en hen daarin ondersteunen en de digitale werkomgeving daar op af te stemmen. Het is belangrijk om hun werkwijze, behoeften en struikelblokken in kaart te brengen voordat je oplossingen implementeert.

Door te begrijpen wat de werkwijze is van je medewerkers en wat hun behoeftes en struikelblokken zijn, kun je digitale tools en processen veel effectiever afstemmen op de praktijk. Stem hierop de oplossing en adoptiestrategie op af. Dit zorgt niet alleen voor een hogere productiviteit, maar ook voor meer draagvlak bij het gebruik van nieuwe technologie.”

Investeren in training en cultuur

Om technologische innovaties te laten slagen, is het essentieel dat medewerkers de juiste training en ondersteuning krijgen. “Adoptietrajecten en continue educatie zijn daarbij cruciaal,” benadrukt Jacqueline. Organisaties realiseren dit door regelmatig trainingen aan te bieden, nieuwe tools in het onboardingproces te integreren, en een cultuur van continue verbetering en leren te bevorderen.

“Een cultuur van constante verbetering zorgt voor meer bereidheid om nieuwe vaardigheden te leren,” zegt ze. Regelmatige opfriscursussen en het combineren van nieuwe werkwijzen met bestaande processen helpt medewerkers beter aan te haken bij digitale transformatie. Adoptietrajecten en continue educatie zijn hierbij onmisbaar,” benadrukt Jacqueline.

De menselijke factor in adoptie

De bereidheid om technologie te omarmen varieert per persoon en wordt beïnvloed door factoren zoals leeftijd en ervaring. “De overheidssector is relatief vergrijsd, wat invloed heeft op de adoptie van ict,” geeft Jacqueline aan. Het is belangrijk dat organisaties hier rekening mee houden en hun adoptiestrategieën daarop aanpassen.

Leiderschap als motor van verandering

Teamleiders spelen een centrale rol bij het stimuleren van technologische adoptie. “Door regelmatig digitale tips en updates te geven tijdens teamvergaderingen, blijven medewerkers op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen”, zegt Jacqueline. “Maak deze sessies toegankelijk, bijvoorbeeld door ze te combineren met een lunch. Mensen komen altijd op eten af”, lacht ze.

Concreet aan de slag

Naast het verbeteren van werkwijzen en het stimuleren van een leercultuur zijn er ook praktische tools die direct bijdragen aan hogere productiviteit. “Dit is geen reclame voor Microsoft, maar mijn eigen ervaring,” benadrukt Jacqueline. “Met deze voorbeelden wil ik laten zien hoe technologie daadwerkelijk de productiviteit kan verhogen.”

Whitepaper: alle Microsoft-applicaties op een rij

Microsoft Purview biedt bijvoorbeeld een reeks beveiligings- en compliance-tools, zoals sensitivity labeling en bewaarbeleid, die helpen om gegevens veilig te houden en ervoor zorgen dat medewerkers de juiste procedures volgen.

Voor betere samenwerking en communicatie binnen teams zijn OneNote en Microsoft Teams uitstekende opties. OneNote is perfect voor het maken van notities en het bijhouden van vergaderingen, terwijl Teams een centrale hub is voor zowel samenwerking als communicatie.

Daarnaast kunnen tools binnen het Power Platform, zoals Power Apps en Power Automate, processen automatiseren en repetitieve taken verminderen. Dit stelt medewerkers in staat zich te richten op belangrijkere werkzaamheden, waardoor zowel de werkdruk als de kans op fouten afneemt.

De app To Do helpt medewerkers bij het organiseren en prioriteren van hun taken. Dankzij herinneringen en meldingen kunnen belangrijke taken niet over het hoofd worden gezien, wat bijdraagt aan een efficiëntere werkwijze.

“En vergeet Microsoft 365 Copilot niet,” voegt Jacqueline toe. “Hoewel het gebruik daarvan binnen de overheid nog wat genuanceerder ligt, werken ze daar aan een eigen versie van Copilot, die waarschijnlijk vergelijkbaar zal zijn met de bestaande tool.”

Meer weten over de verschillende handige Microsoft-tooling? Lees deze blog.

Concreet stappenplan voor productiever werken binnen de overheid 

Concreet kan je overheidsorganisatie de volgende stappen nemen:

1. Implementeer de juiste tools: Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot tools zoals Microsoft Purview, OneNote, Teams en het Power Platform. Deze tools kunnen helpen bij het verbeteren van de samenwerking, het automatiseren van processen en het waarborgen van de veiligheid van gegevens.
2. Optimaliseer processen: Analyseer bestaande processen en identificeer waar verbeteringen mogelijk zijn. Gebruik methodologieën zoals Lean om verspilling te verminderen en processen efficiënter in te richten.
3. Investeer in adoptie en training: Geef je medewerkers de juiste training en ondersteuning om nieuwe technologieën en werkwijzen te omarmen. Organiseer regelmatig trainingen en updates tijdens teamvergaderingen en bied periodieke opfriscursussen aan.
4. Creëer een cultuur van continue verbetering: Moedig medewerkers aan om nieuwe vaardigheden te leren en zichzelf te blijven ontwikkelen. Integreer nieuwe tools en werkwijzen in de onboardingprocessen en bied incentives aan om deelname aan trainingen te stimuleren.

Door deze stappen te volgen, kunnen overheidsorganisaties hun productiviteit verbeteren en beter inspelen op de uitdagingen van de moderne tijd. Natuurlijk zie je de resultaten niet binnen een dag, maar het is de moeite waard.

Jacqueline sluit af met: "Verwacht niet dat je morgen al resultaten ziet. Het duurt vaak minimaal een jaar, en soms nog langer, voordat je echt een verschil merkt. Maar dat is juist bemoedigend: het betekent dat je organisatie de tijd krijgt om rustig te groeien, de veranderingen te verwerken en op de lange termijn echt te verbeteren."

Meer weten over productief werken?