(Digitale) transformaties. Elke CIO krijgt ermee te maken. Toch weten we dat 70% van de digitale transformaties mislukt. En hierin is ook juist een belangrijke rol voor de CIO weggelegd. Hoe zorg je als CIO voor een succesvolle transformatie, en wat is daar voor nodig? Naast een goede architectuur, goed programmamanagement en een duidelijke visie, is aandacht voor de menselijke kant onmisbaar. In onderstaand interview met Tom de Boer, Consultant bij OGD hebben wij het vooral over de menselijke kant van digitale transformaties.
Hoe pak je als CIO een digitale transformatie aan, waar start je?
“Het is een open deur, maar zorg dat je een doel hebt met de transformatie. Want zonder doel weet je nooit wanneer het project klaar is. En daardoor kun je ook nooit weten wanneer de transformatie succesvol is afgerond. Juist die definitie van succes heb je nodig om het ‘waarom’ van de verandering te vertellen aan je medewerkers.
Het is belangrijk dat je heel goed snapt wat je gaat veranderen en wat de impact daarvan is op mensen. Verandering kan ingrijpend zijn voor je mensen.
Een voorbeeld: je organisatie stapt over naar de cloud. Medewerkers kunnen dan niet meer op hun oude computer werken, maar krijgen laptops die ze overal kunnen gebruiken: thuis, in de trein, of op kantoor. Ze leren ook met nieuwe applicaties werken in plaats van de vertrouwde desktopapplicaties.
Dit heeft invloed op je medewerkers. Ze kunnen zich afvragen: Kan ik dit wel? Ben ik nog steeds goed in mijn werk? Hoe beïnvloedt dit mijn beoordeling en mijn rol in het team? Transformaties gaan dus niet alleen om de technische kant, maar vooral om het omgaan met de weerstand.”
“De eerste stap is altijd om te begrijpen waar staan we nu, en wat wordt het straks, en wat is de impact daarvan op mijn medewerkers?” – Tom de Boer
Oké, en hoe ga je het beste om met die weerstand bij je mensen?
“Begrijp eerst de impact van verandering voor je mensen door de transformatie. Dit inzicht helpt bij het ontwikkelen van gerichte strategieën om weerstand te verminderen. Denk dan aan je medewerkers betrekken bij het proces, het bieden van trainingen en het creëren van feedbackkanalen.
Besteed veel aandacht aan het onderzoek naar de zorgen van medewerkers rondom de verandering. En zorg dat je hun perspectieven goed begrijpt. Ga echt in de schoenen van de gebruiker staan. En zorg daarnaast voor open communicatie en neem de zorgen van je medewerkers serieus. Zo vergroot je de acceptatie en het succes van de verandering binnen je organisatie.
Een voorbeeld waarbij dit niet gebeurde was een bedrijf dat besloot over te stappen naar een nieuw digitaal platform dat beloofde de efficiëntie te verbeteren. Na de implementatie bleek alleen dat het nieuwe systeem niet dezelfde gebruiksvriendelijkheid had als het oude systeem. Medewerkers hadden frustraties doordat hun dagelijkse taken veel omslachtiger werden. Dat zorgde voor fouten en verminderd werkplezier.
Dit voorbeeld laat zien dat technologische veranderingen niet alleen moeten voldoen aan de technologische eisen, maar ook moeten aansluiten bij de werkervaring van medewerkers. Zonder deze afstemming kan een technologische transformatie meer problemen veroorzaken dan oplossen.”
Waarom is het vooronderzoek zo belangrijk voor een digitale transformatie?
“Anders kunnen tijdens het transformatietraject onverwachte problemen opduiken. En dat kost tijd en geld én het schaadt het vertrouwen van je mensen. En dat is funest voor volgende transformaties.
Juist het succes van voorgaande transformaties helpt je om weerstand te verminderen. Bijvoorbeeld: "Tijdens onze vorige transformatie hebben we grondig onderzoek gedaan, de juiste strategieën geïmplementeerd, en het was succesvol. We gaan nu dezelfde aanpak gebruiken voor de volgende fase." Zulke communicatie voorkomt fouten en bouwt vertrouwen bij je medewerkers op.”
Hoe bereik je met je communicatie de meeste personen in het project?
“Maak in ieder geval gebruik van persona’s om je doelgroep te begrijpen: wie zijn ze, wat voor werk doen ze, en hoe beïnvloedt de verandering hen? Je kunt deze persona’s groeperen op basis van kenmerken zoals functie, afdeling, en hun houding ten opzichte van de verandering om te zien waar de weerstand hoog of laag is.
Stem je communicatie af op deze groepen en leg niet alleen uit wat er verandert, maar ook waarom. Als jij de why voor iedereen hetzelfde houdt kan je de plank misslaan. Het gaat erom dat je de juiste boodschap naar de juiste doelgroep bepaalt.
Daarnaast maakt het uit wie waarover communiceert. Stem de communicatie af op zowel de zender als de ontvanger. De effectiviteit van communicatie hangt af van zowel de zender als de ontvanger.
Projectteams kunnen hun eigen veranderingen ondermijnen door verkeerde boodschappen via verkeerde mensen te laten overbrengen. Mensen willen belangrijke berichten horen van specifieke personen: strategische boodschappen van senior leiders en directe implicaties van hun eigen managers.”
En dan het verloop van het traject: hoe leid je dat in de juiste banen?
“Praat met managers om te achterhalen of er nog zorgen zijn die je kunt wegnemen. Zorg dat zij de weerstand bij hun teams weg kunnen nemen, voordat je naar de volgende fase gaat. Als alles in orde is, kun je als CIO de eindbeslissing nemen om verder te gaan.
Als CIO ben je de opdrachtgever en beslisser. Je bepaalt wanneer het traject naar de volgende fase gaat door te vragen: "Bereiken we ons doel met dit project?" Je baseert je keuze op input van medewerkers en maakt soms een ingecalculeerd risico. Uiteindelijk ligt de beslissing bij jou als C-level leidinggevende.”
Blog: Organizational Change Management: zo maak je verandering succesvol
Hoe ga je als CIO om met budgetbeperkingen?
“Het omgaan met budgetbeperkingen in een transformatietraject vereist een strategische aanpak. Zoals een kosten-batenanalyse. Denk bijvoorbeeld aan een investering waarbij je legacy-systemen naar de cloud transformeert. Zorg dat je uitzoekt waar je kosten op bespaart, zoals licenties en hardware, en ook wat je investering is. Zo haal je het maximale uit je beperkte budget.
Naast financiële overwegingen is het cruciaal om de strategische impact te begrijpen. Hoe draagt deze digitale transformatie bij aan de bredere bedrijfsstrategie?
Bijvoorbeeld, voor een logistiek bedrijf kan het gebruik van software om vrachtwagens efficiënter te plannen direct bijdragen aan operationele doelen. Als CIO moet je dus niet alleen de technische aspecten begrijpen, maar ook hoe deze bijdragen aan de bedrijfsdoelen.
Het gaat erom dat je als CIO het grotere plaatje ziet en de juiste keuzes maakt om waarde toe te voegen aan de organisatie. Zo kun je veranderen op een manier die aansluit bij de strategische richting van het bedrijf, met oog voor zowel technische efficiëntie als bredere bedrijfsdoelstellingen.”
Ict blijft mensenwerk
Ict draait vooral om mensen. Het succes van technologie hangt af van hoe goed mensen ermee kunnen werken. Een goede CIO begrijpt dat het niet alleen gaat om nieuwe tools implementeren, maar ook om gedrag veranderen en medewerkers nieuwe vaardigheden aanleren. Het begint bij begrijpen wat medewerkers nodig hebben.
Meer weten over een succesvolle digitale transformatie?
Lees ook deze content:
